Management Themakatern: 3PL 30 Illustratie: Erik Kriek
Verladers houden producertouwtjes in handen Van logistiek dienstverlener wordt steeds meer regie verwacht Het karakter van logistieke uitbesteding verandert. Verladers willen steeds vaker de vinger aan de pols houden. Bovendien wordt van dienstverleners veel meer verwacht dan alleen logistiek. We willen een partij die kritisch is naar ons toe, zodat de prestaties verbeteren. Dat maakt deel uit van ons Continuous Improvement Programma, zegt Theo Goutier, international logistics manager bij koffieproducent Sara Lee. Door Feico Houweling Maarten Sluyter, die als operations director van Bugaboo verantwoordelijk is voor de logistiek van kinderwagenproducent Bugaboo, verlangt ook meer dan transport alleen. De logistiek moet bijdragen aan het imago van het bedrijf. Sluyter: De KPI s met onze logistiek dienstverlener zijn in overleg vastgesteld. Ze moeten realistisch zijn, maar ook ambitieus. Dat hoort bij een A-merk, dat ook in zijn logistiek innovatief en kwalitatief hoogwaardig wil zijn. Gerwin van Harskamp, European distribution program manager bij het farmaceutische bedrijf Merck Serono, vindt dat het woord uitbesteden de lading niet meer dekt. Het gaat veel meer om een partnerschap, zegt Van Harskamp over de samenwerking met zijn logistiek dienstverlener. Ik denk dat wij een heel open communicatie naar elkaar toe hebben. Er is een gezamenlijke inspanning om onze processen te verbeteren. Dat doen we aan de hand van een set van KPI s die we gezamenlijk maandelijks rapporteren. Op kwartaalbasis maken we een technische review, waarbij we samen om tafel zitten en kijken naar de performance van de afgelopen maanden en wat er verder speelt. Sara Lee, Bugaboo en Merck Serono zijn drie voorbeelden van internationaal opererende verladers die de logistiek weliswaar outsourcen, maar de teugels strak houden. De logistiek moet bijdragen aan de bedrijfsvoering in de breedste zin van het woord. En er moet wederzijdse betrokkenheid zijn. Terughalen Bedrijven lijken minder geneigd om de logistieke regie volledig de deur uit te doen, zoals bij sommige 4PL-concepten. Wij merken een trend dat de verladers die ooit pionier waren met 4PLcontracten, nu dat stuk weer inhouse halen, zegt Roy Lenders, vice president global supply chain management bij Capgemini Nederland. Wij zien daarvoor veel zogenaamde Control Towerprojecten waarbij verladers weer intern een dergelijke organisatie, processen en IT opzetten. Volgens Lenders leidt 4PL vaak niet tot de gewenste resultaatverbeteringen. Over het algemeen is de ervaring met de 4PLdiensten van logistiek dienstverleners vrij slecht, zo stelt hij. Dat komt mede doordat logistiek dienstverleners vaak te veel executie-georiënteerd bezig zijn, omdat ze vaak de vereiste capaciteiten niet in huis hebben om het 4PL-stuk te leveren en ook de onafhankelijkheid niet kunnen leveren die bij 4PL hoort. Als voorbeeld noemt Lenders de gewoonte om eigen trucks te gebruiken in plaats van het goedkoopste transport in te kopen. 31
V.l.n.r. Gerwin van Harskamp, European distribution program manager bij Merck Serono. Maarten Sluyter, operations director van Bugaboo. Theo Goutier, international logistics manager bij koffieproducent Sara Lee. Een logistiek dienstverlener als Rhenus Contract Logistics zou in principe wel 4PL kunnen uitvoeren. Maar dat gebeurt weinig, zegt Ton van den Oetelaar, manager business development. 3PL komt daarentegen veelvuldig voor. Volgens Van den Oetelaar neemt Rhenus vaak wel de complete logistieke coördinatie van een verlader over. Horizontaal Het zijn vooral 3PL-contracten die de toon aangeven. De verlader stelt zich daarbij niet passief op, maar luistert naar wat zijn dienstverlener te melden heeft en kijkt ook zelf of er bijvoorbeeld mogelijkheden zijn voor horizontale samenwerking. Een voorbeeld daarvan is het bundelen van logistieke activiteiten van diepvriesproducten van Douwe Egberts, Masterfoods en Unipro Bakery. In 2006 werd daarvoor, samen met logistiek dienstverlener C. van Heezik, de Logimatch Award gewonnen. Theo Goutier: Sara Lee Nederland beschikte tot februari 2007 over een eigen warehouse voor koffie en thee onder eigen operatie op Lage Weide onder de naam Douwe Egberts Transport en Expeditie, Detrex. Dat is naar Kuehne+Nagel gegaan. Die operatie is begin dit jaar verhuisd naar Nieuwegein. Van daaruit worden deze Sara Lee-producten samen met babyvoeding van Nutricia gedistribueerd. In overleg met Nutricia wordt nu gekeken of de samenwerking kan worden uitgebreid en dat heeft rechtstreekse gevolgen voor de dienstverlener. Goutier: Een van de belangrijkste criteria is in hoeverre de dienstverlener bereid is met andere partijen samen te werken. Wij zien multiclient warehouses als de toekomst. Met Nutricia Nederland gaan we met een aantal verschillende vrachtwagens per dag naar de retailers. Het is onze bedoeling om dat aantal op te voeren, zolang we daar synergie uit kunnen halen, zowel voor de retailer als voor onszelf. Geprobeerd wordt bijvoorbeeld om de leveringen te synchroniseren. Dat betekent iedere dag dezelfde tijdstippen afleveren, zodat met dezelfde wagen kan worden gereden. Dat is een belangrijke voorwaarde, benadrukt Goutier. Krijg je dat niet voor elkaar dan wordt het moeilijk om te combineren, want dat kan dan alleen nog op basis van opportuniteit. Wat bij elkaar kan, stop je bij elkaar. Die afstemming gaat vrij ver, tot programma s waarbij Sara Lee aan retailers vraagt om gezamenlijk hun bestellingen te doen. Goutier: Dat doen we bijvoorbeeld in Frankrijk. Cadbury chocola en onze koffie gaan gezamenlijk in de vrachtwagen naar de dc s van de grote retailers als Carrefour en Auchan. Die geven ons via hun gecumuleerde winkelbehoeftes door wat wij moeten aanvullen en ronden dat op hele wagens af. Alleen de verhoudingen variëren. De ene keer hebben we voor Douwe Egberts tien pallets en voor Cadbury twintig en de andere keer andersom. Specialistisch Bij het op Schiphol-Rijk gevestigde Merck Serono ligt horizontale samenwerking minder voor de hand. We hebben het hier over biotech-producten, zegt Gerwin van Harskamp, European Logistieke uitbesteding 32 Wel of geen malus? Een bonus/malus-regeling helpt volgens Van Harskamp van Merck Serono om de prestaties op te voeren. Een dienstverlener vindt het niet leuk om te moeten betalen. Dat is een keuze en erg afhankelijk van de logistieke partner en hoe zij daarmee omgaan. Sara Lee daarentegen doet niet meer aan malus-regelingen. Daar heeft niemand iets aan, vindt Theo Goutier. Belangrijk is onze ogen dat je een bonusstructuur hebt. Alles is financieel gedreven. Een bonus stimuleert veel beter. En verder eisen we van onze dienstverleners een bepaalde bodemgarantie voor wat betreft de serviceniveaus en die moeten meetbaar zijn. Aansprakelijkheid, schades, wat vind je in een normale operatie aan schade aanvaardbaar? Dat wordt duidelijk vastgelegd. Prijs voor succesvolle samenwerking De Logimatch Award is een prijs die jaarlijks wordt uitgereikt voor succesvolle samenwerking tussen verladers en logistiek dienstverleners. De LogiMatch Award 2008 is dit jaar toegekend aan Sierra Nova, TNT Post en Ceva Logistics voor een nieuw logistiek concept, waarbij sinds januari 2007 medicijnen kunnen worden besteld en bezorgd via de internetsite nationale-apotheek.nl. Eerdere prijswinnaars waren: 2007: Rotra en Gazelle 2006: Douwe Egberts, Unipro Bakery en Masterfoods C. van Heezik 2005: ACR Logistics, Kimberly-Clark en Lever Fabergé
Bugaboo eist operational excellence, vooral op IT-gebied Distribution Program Manager. Dat zijn allereerst heel dure producten, die bovendien onder geconditioneerde omstandigheden vervoerd moeten worden, van twee tot acht graden. Dat is erg specialistisch werk. De producent van farmaceutische producten en chemicaliën wil snelheid en kwaliteit, maar die combinatie bleek niet makkelijk te vinden. Na een request for quotation kon een shortlist van kandidaten worden samengesteld, maar die bleken bij nadere beschouwing niet allemaal aan de eisen te kunnen voldoen. Van Harskamp: De Good Distribution Practices voor de farmaceutische industrie bleken een bottleneck. Vooral de leadtime van het warehouse naar onze klanten was een probleem. Wij leveren gewoonlijk ruim binnen 24 uur, wat bijzondere eisen stelt aan de locatie van het warehouse en de bereikbaarheid van de markt. Er zijn heel veel dienstverleners die binnen 24 uur kunnen leveren en ook heel veel die onder de juiste omstandigheden kunnen werken, maar de mix van beide is niet zo ruim aanwezig. Zeker omdat wij willen werken met één Europese partner, die zowel de juiste warehouses heeft als binnen 24 uur kan leveren. Die zijn wel heel erg dun gezaaid. Uiteindelijk kwam Merck Serono uit bij DHL, dat in Nijmegen een gespecialiseerde vestiging heeft waarmee een veertigtal internationale health care-klanten worden bediend. Alle warehousing- en distributieactiviteiten voor heel Europa zijn uitbesteed aan deze dienstverlener en Van Harskamp meldt dat de dochter van Deutsche Post in alle Europese landen de logistiek zal gaan verzorgen. Bugaboo is een jong en snelgroeiend bedrijf in Amsterdam- Zuidoost, dat naam heeft gemaakt met het vervaardigen van lichte en makkelijk hanteerbare kinderwagens, autostoeltjes en accessoires. Aan CEVA Logistics werd onlangs een meerjarig contract gegund dat warehousing, transport & freight management, spare parts logistics en value-added services omvat. Vanuit Wijchen verzorgt CEVA de distributie in Europa en bovendien organiseert en controleert CEVA van hieruit de intercontinentale logistiek. Groeifilosofie Bij Bugaboo speelde de groei een belangrijke rol. De producten worden gemaakt in Taiwan. Er werd samengewerkt met een logistiek dienstverlener op Europese schaal. Dat bedrijf had in Rotterdam een loods waar de wagens, accessoires en onderdelen werden opgeslagen, waarna in een Amsterdamse garage de bestellingen werden samengesteld. Maar door de snelle groei moesten nieuwe oplossingen worden gezocht. Sluyter: Op zich konden we in die tijd heel snel schakelen, maar toen we begonnen te groeien was het duidelijk dat er op logistiek gebied een en ander moest gebeuren. Op een gegeven moment kwam er elke ochtend een vrachtwagen binnen en konden we het niet meer aan. We gingen op zoek naar een bedrijf dat met ons mee kon groeien. Toen zijn we gaan praten met logistiek dienstverleners. Wie met een verlader als Bugaboo wil samenwerken, moet meer kunnen dan alleen logistiek. De dienstverlener moet mee kun- Klanten vragen vaker om duurzaamheid Bugaboo heeft sinds kort een manager voor Quality Compliance (QC) en Corporate Social Responsibility (CSR) in dienst. Maarten Sluyter: Een van de speerpunten is het integreren van maatschappelijk verantwoord ondernemen, iets waar wij met Bugaboo al jaren mee bezig zijn en nu extra vaart mee willen maken. Bugaboo is zich bewust van de carbon footprint en de verantwoordelijkheid van bedrijven hierin. De komende jaren zullen wij projecten initiëren om onze carbon footprint te minimaliseren. Sara Lee streeft bewust naar duurzaamheid door middel van synergie. Het ontlasten van het milieu is een van de doelstellingen van de samenwerking met Nutricia, zo geeft Theo Goutier aan. Het project moet leiden tot het efficiënter uitvoeren van de leveringen aan de retailsector. Capgemini ziet meer aandacht voor duurzaamheid ontstaan. Lenders: TNT staat er bijvoorbeeld bekend om dat het momenteel veel nadruk op duurzaamheid legt. Men schat in dat dit nu en in de toekomst één van de grote onderscheidende factoren zal worden. Niemand heeft echter nog een heel erg goed verhaal rondom duurzaamheid op dit gebied, aangezien er toch altijd veel olie en benzine benodigd zal zijn in deze branche. Op milieugebied is Rhenus Contract Logistics bezig met het halen van de milieunorm ISO 14.001. Van den Oetelaar: Dit is heel klantgedreven. We merken dat de grotere partijen er vaker om gaan vragen en dat er steeds meer restricties komen. Het is goed dat hier een algemeen bewustzijn ontstaat. 33
Een van de belangrijkste criteria is in hoeverre de dienstverlener bereid is met andere partijen samen te werken nen in de groeifilosofie. We willen een strategisch partnership, zegt Sluyter. Een belangrijke eis aan de logistieke partner is de internationale dimensie. Gezien onze expansie in de rest van de wereld willen we de mogelijkheid van een wereldwijd contract. Inzichtelijk Daarnaast eist de kinderwagenproducent operational excellence, vooral op IT-gebied. Sluyter: Het hele systeem moet vanaf de orderinvoer worden geautomatiseerd. In bijvoorbeeld EMEA moeten we zo 3.500 tot 4.000 orders per maand verwerken. Als die processen en de bijbehorende IT niet inzichtelijk zijn, is het proces niet te managen. Ook voor Sara Lee is IT een belangrijk selectiecriterium, benadrukt Theo Goutier. Voor Merck Serono blijkt een goede automatisering essentieel. De houdbaarheidsdatum van de producten moet goed worden bewaakt en alle gegevens moeten op een overzichtelijke manier worden gearchiveerd. Logistiek dienstverleners realiseren zich al langer dan ze zich vooral door hun IT-capaciteiten kunnen onderscheiden, stelt Roy Lenders van Capgemini vast. Desondanks is de automatisering maar al te vaak een ondergeschoven kindje. Lenders: Het moeilijke is dat dienstverleners vanuit de historie een veelheid van verschillende WMS-, TMS- en andere systemen hebben en dat hun klanten niet willen betalen voor consolidatie van deze systemen aan de kant van logistiek dienstverleners. Vaak zie je dan ook dat het IT-landschap bij logistiek dienstverleners niet echt een sterk punt is. Probleem is vaak dat IT bewust laag wordt ingecalculeerd qua kosten om het contract maar binnen te halen. Vervolgens is er te weinig geld beschikbaar na het winnen van het contract om echt iets goeds neer te zetten. Een eeuwige commerciële spagaat dus. Uitgekristalliseerd Ook op IT-gebied nemen uitbesteders vaker zelf het initiatief. Sara Lee bijvoorbeeld heeft in het project met Nutricia een vierde partij betrokken, die de logistieke activiteiten afstemt en administreert. Maar Theo Goutier ziet dat grotere dienstverleners op dat punt aan de weg timmeren. Goutier: In principe zou K+N dat ook kunnen aanbieden en je ziet wel dat partijen daarover nadenken. De grote dienstverleners zijn zelf met dit 35
Merck Serono hanteert drie contracten: een commercieel contract, een technical agreement en een service level agreement soort softwareontwikkeling bezig. Norbert D Entressangle biedt zo n concept aan in de markt. Veel dienstverleners hebben de handen vol aan het ontwikkelen van IT. Op het gebied van onafhankelijke Warehouse Management Systemen is al veel uitgekristalliseerd, dus daar hoeft niet veel meer ontwikkeld te worden, vindt Van den Oetelaar van Rhenus Contract Logistics. Maar op het gebied van douanemanagement probeert Rhenus zelf oplossingen te ontwikkelen. Het bedrijf vindt namelijk dat het aanbod op de softwaremarkt niet voldoende mogelijkheden biedt voor wat betreft de sterk veranderende regelgeving. Verder heeft Rhenus onder meer eigen systemen ontwikkeld voor carrier management en het documentgedeelde, inclusief webgebaseerde interfaces voor de klanten. Gecompliceerd De verhoogde eisen van de uitbesteders zijn terug te vinden in de opzet en de inhoud van de contracten. Bugaboo heeft een 3PL-contract met CEVA Logistics, dat alle logistiek omvat. Dat heeft te maken met het streven naar overzichtelijkheid. Sluyter: Anders moet je contracten afsluiten met vervoerders, magazijnen, zee- en luchtvrachtvervoerders enzovoort. Dat maakt het allemaal enorm gecompliceerd en uiteindelijk ben je waarschijnlijk duurder af met minder kwaliteit. Een nadeel hierbij is de afhankelijkheid van de provider. Sluyter: Als de 3PL het niet goed doet kun je het niet zo eenvoudig zelf overnemen. Daarnaast is het overstappen in een bestaande operatie complex en je mag niet stil komen te liggen. Dus er zit ook een risico aan vast. Daarom is de relatie zo belangrijk en het strategische partnership. Je moet een win-winsituatie creëren, dat is voor beide partijen het belangrijkste. De belangrijkste incentive voor CEVA is verlenging van het contract. Daartoe is, in de woorden van Sluyter, een hele rits aan Key Performance Indicators (KPI s) vastgelegd, waar de dienstverlener aan moet voldoen. De meest concrete KPI s zijn inbound accuracy, delivery performance, outbound order fill rate en stock count accuracy. Centraal staat de service aan de klant, want die wil niet zonder vervoer komen te zitten als er iets kapot is. Sluyter: Het ergste wat je als producent kan gebeuren, is dat de klant het vertrouwen kwijtraakt in je bedrijf. Dan moet je niet vier tot vijf weken nodig hebben om een onderdeel te leveren en daarom hebben wij 24 uur-service ingevoerd. Ben je op vakantie op Ibiza en gaat er een wieltje stuk, dan kan de klant ons rechtstreeks bellen en er komt geen discussie, maar de volgende dag arriveert er met UPS een nieuw wieltje. Tarieven Merck Serono hanteert bij het uitbesteden van logistiek een set van drie contracten. Van Harskamp: In de eerste plaats is dat het commerciële contract waarin de tarieven en dergelijke vastliggen. Wij sluiten dan meestal een Europees contract voor drie jaar af. Daaraan hangen we een technical agreement waarin we kwaliteitsaspecten vastleggen zoals opslagcondities. In de farmacie is bijvoorbeeld de recall van een product belangrijk. Hoe snel kunnen we een product in noodgevallen van de markt halen? Verder gaat het om het archiveren van gegevens, het bewaken van de houdbaarheidsdatum en aansprakelijkheid. Daarnaast is er nog een service level agreement, waarin bijvoorbeeld openingstijden van de warehouses, time to market, leveringsbetrouwbaarheid, KPI s en een bonus-malusregeling zijn opgenomen. Voorbeelden van de KPI s die Merck Serono hanteert zijn outbound shipment accuracy, stock loss tolerance, perfect order indicator en warehouse management system uptime Het zijn allemaal zaken die Van Harskamps collega Theo Goutier samenvat onder de noemer meten is weten. En ook dat doe je als uitbesteder niet alleen. Goutier: Er zijn diverse methoden om de vinger aan de pols te houden, maar voorop staat, dat je samen meet. Tevredenheid met 3PL performance Belangrijkste verbeterpunten 36 Slecht Lager dan verwacht Graphic: S MC 31% 2% 7% 50% 10% Uitstekend Hoger dan verwacht Goed (n=328) Bron: Eye for transport (2007) Graphic: S MC Vaststellen van goed gedefinieerde benodigdheden en procedures Verbeteren van communicatie op alle niveaus Verbeteren van toewijding van resources en verminderen van onzekerheden Overig 0 10 20 30 40 50 60 70 Bron: Eye for transport (2007)