Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 1 1 - OVER DEZE HANDLEIDING... 2 2 - SMARTERMAIL ENTERPRISE: SLIMMER DAN ALLEEN MAIL... 3 3 - INLOGGEN OP DE WEBMAIL... 5 4 - EMAIL... 6 4.1 - NIEUW BERICHT... 6 4.2 - VANDAAG... 7 4.3 - INBOX, VERWIJDERDE BERICHTEN, VERZONDEN BERICHTEN... 8 5 CONTACTEN, AGENDA EN TAKENLIJST... 9 5.1 - CONTACTPERSONEN... 9 5.1.1 - Nieuw contact... 10 5.1.2 - Alle contacten... 10 5.1.3 - Toevoegen aan Outlook... 11 5.1.4 - Import/Export... 11 5.2 - AGENDA... 11 5.2.1 - Nieuwe afspraak... 11 5.2.2 - Dagelijks / Wekelijks / Maandelijks... 12 5.2.3 - Aanstaande / Alle afspraken... 13 5.2.4 - Toevoegen aan Outlook... 13 5.3 - TAKEN / NOTITIES... 13 6 - WERKRUIMTE... 14 6.1 - NIEUW RSS KANAAL... 14 6.2 - OPGESLAGEN RSS KANALEN (BOVENSTE FOLDER)... 14 7 - RAPPORTAGES... 15 8 - INSTELLINGEN... 16 8.1 - ACCOUNTINSTELLINGEN... 16 8.1.1 - Wachtwoord wijzigen... 16 8.1.2 - Weergavenaam... 16 8.1.3 - Antwoord-Naar adres... 17 8.1.4 - Initiële pagina na Login... 17 8.1.5 - Automatisch doorsturen... 17 8.1.6 - Handtekening... 17 8.2 - MIJN AUTO-RESPONDER... 17 8.3 - SPAM-FILER INSTELLINGEN... 18 8.4 - DELEN... 18 8.4.1 - Een bron delen... 19 8.4.2 - Een gedeelde bron toevoegen... 19 9 - DE MAIL OPHALEN VIA EEN EXTERN MAILPROGRAMMA... 20 Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 1
1 - Over deze handleiding Deze handleiding is geschreven voor mensen die gebruikmaken van de webmail van de NTFU. U vindt hier een globale beschrijving van de mogelijkheden van de software die NTFU gebruikt voor onze mail diensten. Voor een technische specificatie en of meer configuratie details verwijzen wij u graag naar de gebruikersdocumentatie die u kunt vinden op de website www.smartertools.com. In deze handleiding vindt u voorbeelden, schermafdrukken en instructies. Deze betreffen de onderstaande versie van de software die de NTFU gebruikt: SmarterMail Enterprise (Nederlandse vertaling) Omdat deze handleiding voor zowel beheerders als eindgebruikers is bedoeld, wordt van de lezer geen diepgaande kennis van de techniek gevraagd, al is enige algemene kennis van het gebruik en het instellen van email wel handig. Als u bepaalde opties/instellingen die worden beschreven niet kunt zien dan bent u waarschijnlijk niet geautoriseerd voor deze optie. Als u denkt dat dit onterecht is, neemt u dan contact op met de webmaster van de NTFU (evanderwaal@ntfu.nl). Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 2
2 - Smartermail Enterprise: Slimmer dan alleen mail Als u een mailtje verstuurt via het internet dan is de kans groot dat uw bericht wordt verwerkt via een mail server. De mail server routeert berichten van/naar gebruikers binnen een of meer internetdomeinen. Er zijn diverse soorten en merken mail servers. De NTFU maakt gebruik van de Smartermail Enterprise 5.5 Mail Server. Smartermail biedt een standaard pakket van mogelijkheden zoals: POP3 en IMAP postbussen voor het ontvangen van email. SMTP postbussen voor het verzenden van email (vanaf de server). Een spam filter die de meeste spam berichten op de server voor u verwijdert. De SPAM berichten worden niet doorgestuurd naar uw postbos, u hoeft ze dus niet eerst te downloaden om ze daarna lokaal te (laten) verwijderen. Een virus scanner die berichten die besmet zijn met virussen verwijdert. Een automatische beantwoording functie. Als deze functie is geactiveerd krijgen de verzenders die berichten naar u verzenden een mail met een van te voren gedefinieerd bericht (bijv. Ik ben op vakantie, ben.. weer terug ). Automatisch doorsturen/omleiden van berichten naar een andere emailadres. Agenda en contactpersonen delen met andere gebruikers. Als uw domeingebruikers alleen met Outlook o.i.d. willen werken, dan kunt u alle instellingen eenmalig controleren. Een beschrijving van hoe dit in zijn werk gaat vindt u in hoofdstuk 9. Er is echter meer Dé reden waarom wij Smartermail Enterprise hebben verkozen boven de huidige webmail versie zijn de additionele on-line, synchronisatie en sharing mogelijkheden. Ook erg belangrijk voor deze keuze was het zelf in kunnen stellen hoe SPAM wordt afgehandeld. M.b.v. een standaard internet browser kunt u waar dan ook ter wereld- inloggen en gebruikmaken van al het moois dat SmarterMail Enterpise Webmail biedt (ergo: zonder mail software). De Webmail functionaliteit van Smartermail Enterprise biedt: On-Line On-Line On-Line On-Line On-Line Mail lezen/versturen (incl. opslag van inkomende/uitgaande post) Agenda Notities Contactpersonen Taken De gegevens die on-line zijn opgeslagen kunnen desgewenst met andere on-line én offline gebruikers worden gedeeld, u hoeft hier niet voor ingelogd te zijn/blijven in Smartermail. U kunt zelf instellen wie de gegevens mag zien en/of aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld een evenementen agenda en/of ledenlijst gemeenschappelijk delen en/of bijhouden. Voor gebruikers die mobiel zijn biedt Smartermail diverse manieren om de inhoud van hetgeen er op de server staat (evt. door de lucht) te synchroniseren met uw PC, Laptop, Mac, PDA, Smartphone of iphone. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 3
Wanneer u uw gegevens op de server opslaat, kunt u zowel on-line (via webmail) als offline (via outlook o.i.d.) gebruikmaken van Smartermail. Er zijn grenzen gesteld aan de server opslag capaciteit die u mag gebruiken. Deze grenzen eventueel aan te passen maar zijn nu vastgesteld op 20 mb per mailbox. Speciaal voor gebruikers die van achter een bedrijfs-firewall hun mail willen kunnen lezen hebben wij voorzieningen aangebracht waardoor het webmail verkeer via de normale Internet poort 80 verloopt welke normaal gesproken open staat voor www gebruik. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 4
3 - Inloggen op de webmail Ga naar http://club.ntfu.nl of gebruik de knop op de NTFU website. U ziet nu het volgende scherm. Vul het emailadres van uw club in, dus <verenigingsnummer> @club.ntfu.nl plus het bijbehorende wachtwoord en druk op Enter of klik op de knop Inloggen. Na het inloggen komt u op de pagina Vandaag (screenshot) of de Inbox. Dit is afhankelijk van een door u gemaakte instelling (zie hoofdstuk 8.1.4). Standaard is dit de pagina Vandaag. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 5
4 - Email Aan de linkerkant van het scherm vind u alle iconen. Klik op het Email-icoontje om uw berichten te beheren, de takenlijst van vandaag bekijken en berichten versturen. Tevens wordt het mailboxverbruik helemaal onderin weergegeven in MB s. De totale mailboxgrootte is 47mb! 4.1 - Nieuw Bericht Klik op nieuw om een nieuw emailbericht te maken. Als het goed is verschijnt dan de volgende pop-up: Voer hier de ontvanger, het onderwerp en het daadwerkelijke bericht in. Het bericht zelf kunt u aanpassen door middel van de knoppenbalk bovenaan het berichtvak. Een ontvanger selecteren kan ook via het adresboek door op het woord Aan te klikken. Er moeten dan wel contactpersonen toegevoegd zijn aan het adresboek. Dit geldt uiteraard ook voor Cc & Bcc. Om optioneel bijlagen toe te voegen klikt u op het tabblad Bijlagen toevoegen. Kies een bestand van uw computer en klik vervolgens op Open. Het bestand wordt nu toegevoegd. De voortgang van het uploaden en de reeds toegevoegde bestanden ziet u in een lijstje onderin het nieuwe bericht. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 6
Herhaal deze stappen om meerdere bijlagen toe te voegen aan het bericht. Om een toegevoegde bijlage te verwijderen klikt u op het kruisje naast de toegevoegde bijlage. Als u klaar bent met het bericht te maken klik dan rechts bovenaan op de knop Versturen om het bericht te verzenden. Als u het bericht nog niet wil versturen, maar wel bewaren voor later, sla het bericht dan op als concept. Het bericht wordt dan opgeslagen in de map Drafts. 4.2 - Vandaag De pagina vandaag wordt standaard geopend als u inlogt op de webmail. Hier wordt een overzicht gegeven van alle aankomende gebeurtenissen in de agenda en de takenlijst (mits in gebruik genomen), de limieten en gebruikte schijfruimte en het aantal ongelezen berichten. Ook staat hier een overzicht van de gebruikte schijfruimte en eventuele gefilterde Spamberichten. Bij de laatste RSS items staan de laatste nieuwsberichten van de NTFU weergegeven. Eventuele de door u geselecteerde RSS-feeds worden hier ook weergegeven (zie hoofdstuk 6.1.1). Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 7
4.3 - Inbox, Verwijderde berichten, Verzonden berichten In de Inbox kunt u uw berichten beheren. Nieuwe berichten zijn te herkennen aan de dikgedrukte tekst. Aangezien dit redelijk vanzelfsprekend is voor iedereen die wel eens gebruik heeft gemaakt van een emailprogramma (zowel via een mailprogramma als via webmail) zullen we niet verder ingaan op de Inbox, Deleted Items, Drafts, Sent Items. Wel kunt u op elk gewenst moment controleren of er nieuwe of gewijzigde berichten zijn door op F5 te klikken. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 8
5 Contacten, Agenda en takenlijst In de organizer kunt u de contactpersonen beheren, een agenda en takenlijst bijhouden en notities maken. Deze handleiding zal echter alleen de contactpersonen en de agenda behandelen aangezien deze het meest gebruikt zullen worden. 5.1 - Contactpersonen Als u het tabblad contactpersonen in de linkerkolom opent verschijnen er een aantal opties: Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 9
5.1.1 - Nieuw contact Als u op de link nieuw contact klikt dan opent zicht het volgende popup scherm: Zoals u kunt zien zijn er heel wat invulvelden. Echter is alleen de Weergavenaam verplicht. Uiteraard is het Email Adres ook handig zodat u bij het maken van een nieuw e-mailbericht deze contactpersoon direct aan de lijst met ontvangers kan toevoegen. 5.1.2 - Alle contacten Bij Alle contacten in de linkerkolom ziet u alle contacten die u ingevoerd heeft, of die via een gedeelde lijst van een andere gebruiker zichtbaar zijn. Een handige optie die bij deze lijst beschikbaar is, is een bericht sturen aan alle aangevinkte contacten. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 10
5.1.3 - Toevoegen aan Outlook Tevens kunt u de contactpersonen met de knop Toevoegen aan Outlook, toevoegen aan, u raadt het al, Outlook van Microsoft. Deze worden toegevoegd onder de naam SharePoint-lijsten. Let op: Alle contacten worden toegevoegd, niet alleen degene die geselecteerd zijn. Afhankelijk van uw Outlook-instellingen zal de contactlijst zich synchroniseren met de Webmail versie. 5.1.4 - Import/Export Er kunnen contactpersonen vanuit een externe bron toegevoegd worden aan de lijst met contactpersonen op de webmail via de knop Import/Export. Om contactpersonen te importeren dienen deze in een van de twee volgende bestandsformaten opgeslagen te zijn: Comma Separated File,.CSV (door komma s gescheiden bestand) vcard File,.VCF (Outlook adresbestand) Deze bestanden kunnen ook in een.zip bestand geupload worden naar de server. Als er al een contactpersoon met dezelfde naam bestaat, dan dient er een keuze gemaakt te worden uit een van de volgende drie opties: Als nieuw contactpersoon opslaan De huidige contactpersoon overschrijven Deze contactpersoon overslaan Bij het exporteren van de contactpersonen worden alle contacten als losse vcard bestanden in een zip-bestand geëxporteerd die u vervolgens op uw eigen harde schijf op kunt slaan. 5.2 - Agenda In de linkerkolom vindt u het tabblad Agenda. Als u dit tabblad opent verschijnen er een aantal opties: 5.2.1 - Nieuwe afspraak Als u op de link nieuwe afspraak klikt dan opent zich het volgende popup scherm: Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 11
Voer vervolgens een Onderwerp in voor de afspraak. Dit is het enige verplichte veld. Tevens kunnen de aanwezigen geselecteerd worden, al dan niet uit de lijst met contactpersonen. De datum en tijd kunnen veranderd worden door op de kleine kalender/klok te klikken achter de Start/Eind velden. Indien u een herinnering per email wilt ontvangen, vinkt u het vakje Ingeschakeld aan onderaan de popup. Als dit een terugkerende afspraak is, dan kan dat aangegeven worden op het tabblad Terugkeerpatroon. Standaard staat de afsrpaak op eenmalig. Als dit gewijzigd wordt naar een terugkerende gebeurtenis dan zal de afspraak op alle tegemoetkomende dagen op de kalender weergegeven worden. 5.2.2 - Dagelijks / Wekelijks / Maandelijks Met een van de opties Dagelijks / Wekelijks / Maandelijks bovenin kiest u hoe de kalender wordt weergegeven. Hoe minder dagen er worden weergegeven, des te gedetailleerder worden de dagelijkse afspraken weergegeven. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 12
5.2.3 - Aanstaande / Alle afspraken Bij de Aanstaande afspraken in de linkerkolom worden alleen de afspraken voor de komende drie dagen weergeven. Bij Alle afspraken worden alle afspraken weergeven in lijstvorm. 5.2.4 - Toevoegen aan Outlook Tevens kunnen de afspraken met de knop Toevoegen aan Outlook, toevoegen aan de agenda van Outlook van Microsoft. Deze worden toegevoegd onder de naam Smartermail Agenda. Let op: Alle afspraken worden toegevoegd, niet alleen degene die geselecteerd zijn. Afhankelijk van uw Outlook-instellingen zal de agenda zich synchroniseren met de Webmail versie. 5.3 - Taken / Notities Op ongeveer dezelfde wijze als de hierboven beschreven Contactpersonen en Agenda, kunnen er ook Taken en Notities beheerd worden in Smartermail. Deze zullen echter niet verder behandeld worden in deze handleiding. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 13
6 - Werkruimte In het tabblad werkruimte kunt u RSS kanalen toevoegen of verwijderen die op de beginpagina Vandaag weergegeven worden. 6.1 - Nieuw RSS kanaal Om een nieuw RSS kanaal toe te voegen klikt u op Nieuw RSS kanaal. Vul een naam is voor het kanaal en de bijbehorende URL en klik vervolgend op Opslaan. Het kanaal verschijnt nu ook onder de map Bovenste folder 6.2 - Opgeslagen RSS kanalen (Bovenste folder) Op de pagina Opgeslagen RSS kanalen ziet u een lijst met de door u opgeslagen RSS kanalen. Deze kunt u hier bewerken of verwijderen. Standaard is hier het RSS kanaal van de NTFU website al opgeslagen voor u. Deze kunt u desgewenst verwijderen. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 14
7 - Rapportages Bij rapportages kunt u allerlei soorten rapportages genereren over het mail gebruik en andere zaken. Deze rapportages kunt u vervolgens laten mailen of exporteren. Deze functie is erg uitgebreid, maar niet noodzakelijk voor het goed functioneren van de Webmail en zal daarom niet verder behandeld worden. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 15
8 - Instellingen In het tabblad instellingen kunt u belangrijke aanpassingen doen aan de instellingen van de webmail. In deze handleiding zal niet elk tabblad afzonderlijk behandeld worden, maar alleen de belangrijkste instellingen die nodig zijn voor het goed functioneren. 8.1 - Accountinstellingen In dit tabblad kunt u de meest gebruikte instellingen wijzigen. Hieronder worden er een aantal besproken. 8.1.1 - Wachtwoord wijzigen Om het wachtwoord te wijzigen ga dan naar Accountinstellingen > Gebruiker. Vul vervolgens het huidige wachtwoord in en tweemaal het nieuwe wachtwoord. Na het invullen, klik dan op de knop Opslaan en het wachtwoord is gewijzigd. 8.1.2 - Weergavenaam De weergavenaam (Accountinstellingen > Gebruiker) is de naam die bij verzonden berichten komt te staan. Dit is standaard het emailadres. Handiger is echter hier de naam van uw vereniging van te maken. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 16
8.1.3 - Antwoord-Naar adres Als u een ander adres wilt meesturen met berichten in plaats van het verenigingsemailadres, vul dan het andere emailadres in bij dit veld op Accountinstellingen > Gebruiker. Als uw bericht beantwoord wordt, zal de email ook naar dit adres worden verzonden. 8.1.4 - Initiële pagina na Login Bij Accountinstellingen > Webmail kunt u opgeven welke pagina er na het inloggen weergegeven moet worden. U heeft daarbij de keuze tussen de pagina Vandaag (standaard) en direct naar de Inbox. 8.1.5 - Automatisch doorsturen Om de email direct door te laten sturen naar een emailadres van uw keuze, kunt u dat emailadres opgeven bij Accountinstellingen > Doorsturen. Vul een geldig emailadres is en de mail wordt voortaan daar afgeleverd. Om te voorkomen dat de huidige mailbox te vol wordt, wordt aangeraden de berichten bij het doorsturen te verwijderen zoals aangegeven bij het vinkje. De berichten zullen dan NIET opgeslagen worden op de server! Om meerdere doorstuuradressen op te geven om de binnengekomen emailberichten te ontvangen vult u in dit veld meerdere emailadressen in die gescheiden worden met puntkomma ; Spaties MOETEN verwijderd worden! Voorbeeld: 000000@club.ntfu.nl;info@ntfu.nl 8.1.6 - Handtekening Indien u aan elk verzonden of beantwoord emailbericht een digitale handtekening wilt toevoegen kunt u die op de pagina Accountinstellingen > Handtekening toevoegen of bewerken. 8.2 - Mijn Auto-Responder Indien u elke afzender van een bericht naar u automatisch een berichtje terug wilt laten ontvangen, bijvoorbeeld met de mededeling dat uw vereniging gesloten is tijdens de vakantie en weer bereikbaar is na dd-mm-jjjj, dan kunt u dat hier instellen. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 17
8.3 - SPAM-filer instellingen Smartermail is standaard uitgerust met een modern anti-spam filter. Dit filter is standaard ingesteld door de webmaster van de NTFU. U kunt echter het filter zwaarder afstellen mocht u veel last van spam hebben. Ga dan naar Filtering > Spam filtering. Onder het tabblad Opties moet u eerst de specifieke instellingen voor dit account aanzetten. Vervolgens kan onder het tabblad Acties worden ingesteld wat er per SPAM bericht gedaan moet worden. Let op dat er bij het verwijderen van het bericht geen mogelijkheid bestaat om deze terug te zien. Het beste is om een tekst aan het onderwerp toe te voegen. U kunt ook geavanceerde instellingen om uw berichten op spam te filteren gebruiken onder Inhoudsfiltering, maar dit is echter voor de wat doorgewinterde gebruiker van de webmail. Onder het tabblad Vertrouwde zenders kunt u domeinnamen opgeven die altijd veilig zijn en geen spam zullen versturen. De websites van de NTFU (ntfu.nl, fietssportnederland.nl etc.) hoeft u niet op te geven want die zijn al door de beheerder als veilig gemarkeerd. 8.4 - Delen In het mapje Delen in de linkerkolom kunt u desgewenst uw contactpersonen, agenda of notities delen met andere gebruikers van Smartermail. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 18
8.4.1 - Een bron delen Om een bron te delen klikt u op Delen > Gedeelde bronnen. Selecteer vervolgens om welk soort bron het gaat en klik op Verder. In het volgende veld kunt u kiezen welke gebruikers uw bron mogen bekijken. Door de Control-knop ingedrukt te houden kunt u uit de lijst andere gebruikers selecteren. Indien u alle gebruikers toegang wilt verlenen kunt u dat het beste via groepen > Iedereen doen. 8.4.2 - Een gedeelde bron toevoegen Om een bron toe te voegen die door een andere gebruiker beschikbaar is gesteld, klik dan op Gedeelde bronnen toevoegen. Er verschijnt dan een lijst met gedeelde bronnen. Vink de bron aan waarvan u gebruik wilt maken en klik op toevoegen. Geef eventueel een andere naam voor de bron en klik op Opslaan. Als u geen gebruik van de externe bron wilt maken kunt op de knop Ontkoppelen klikken en de externe lijst zal bij u verdwijnen. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 19
9 - De mail ophalen via een extern mailprogramma Als u of uw vereniging geen gebruik maakt van de webmail, maar wel een mailprogramma op een computer gebruikt kunt u de berichten ook door het desbetreffende programma laten ophalen. Daarvoor heeft u echter de volgende gegevens nodig: Server voor inkomende mail: Gebruikersnaam: Wachtwoord: Server voor uitgaande mail: mail.sportclusteronline.nl <verenigingsnummer>@club.ntfu.nl uw wachtwoord uw eigen mailserver van uw provider, bijv. smtp.hetnet.nl Let op! De bovenstaande afbeelding is voor Microsoft Outlook, voor andere programma s kunnen de veldnamen en omschrijvingen verschillen. Handleiding NTFU Webmail - SmarterMail Professional 11.7 20