SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN INZICHT IN KOSTEN EN BATEN. ICT in perspectief

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN INZICHT IN KOSTEN EN BATEN ICT in perspectief

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 1 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN In 2005 nam M&I/Partners samen met enkele gemeenten het initiatief tot de ICT Benchmark Gemeenten. Sindsdien is de ICT Benchmark Gemeenten elk jaar uitgevoerd en staan we aan de vooravond van de tiende editie. Tijd om de balans op te maken van kosten en baten van ICT voor gemeenten en de ervaringen van benchmarking met u te delen! >

/ 2 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN INLEIDING OVER DE ICT BENCHMARK PAGINA 3 PAGINA 6 KEYNOTE EGON BERGHOUT TERUGBLIK UITKOMSTEN ICT BENCHMARK PANELDISCUSSIE SEMINAR PAGINA 10 PAGINA 14 PAGINA 26 DEELNEMERS ICT BENCHMARK GEMEENTEN OVER M&I/PARTNERS PAGINA 33 PAGINA 34

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 3 INLEIDING Gemeenten zijn sterk aan het veranderen. De centrale overheid legt steeds meer taken bij gemeenten (decentralisaties). Daarnaast stelt de samenleving steeds hogere eisen aan gemeenten: een betere dienstverlening en een integrale aanpak van maatschappelijke problemen. Dit alles binnen een beperkter financieel kader. Vooral de laatste jaren wordt het absorptievermogen van gemeenten voor veranderingen en vernieuwingen zwaar op de proef gesteld. Denk hierbij aan i-nup, verlengd lokaal bestuur zoals de RUD-vorming en de drie decentralisaties. Men wil een excellente gemeentelijke organisatie die in staat is burgers en bedrijven op een efficiënte en klantvriendelijke wijze diensten en producten te leveren. De rol van de gemeente wordt daarin in toenemende mate die van regievoerder in plaats van uitvoerder. Van: Naar: Maatschappelijke kosten Admininstratieve lasten Uitvoeringskosten = + + + + = ICT-kosten Maatschappelijke kosten Admininstratieve lasten Uitvoeringskosten ICT-kosten Figuur 1: Dimensies kosten in relatie tot ICT-kosten

/ 4 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN De informatievoorziening speelt een cruciale rol in het realiseren van de veranderingen. De verwachtingen die men van ICT heeft, zijn echter moeilijk waar te maken. Het wordt dan ook steeds belangrijker om niet alleen duidelijk te maken wat ICT kost, maar ook wat de bijdrage is aan het beter en efficiënter functioneren van de gemeente. TOEKOMST VAN DE ICT BENCHMARK GEMEENTEN Bij de ICT Benchmark Gemeenten staat het verhaal achter de cijfers centraal. Het doel is om op basis van inzicht in kosten en baten van ICT en het uitwisselen van ervaringen tussen deelnemers en adviseurs te komen tot het delen van inzichten en best practices. In de voorgaande jaren hebben we de ICT Benchmark Gemeenten zien ontwikkelen van een vergelijking op TCO-objecten (Total Cost of Ownership) naar een inzicht op verschillende dimensies; waaronder TCO, ICTvolwassenheid en kwaliteit van de geleverde dienstverlening. Wij zijn voortdurend bezig het instrument van de benchmark door te ontwikkelen om zo gemeenten steeds beter te ondersteunen. De laatste jaren zijn kwalitatieve aspecten zoals de dialoog tussen ICT en bedrijfsvoering en i-nup onderdeel geworden van de benchmark. Daarnaast rapporteren we niet alleen op de kosten van de ICT-objecten maar ook in geleverde diensten zoals ICT-kosten op de primair processen (bijvoorbeeld het sociale domein). Met deze ontwikkelingen gaan we de komende jaren door! SEMINAR ICT BENCHMARK Tijdens het seminar hebben we gekeken naar het verleden maar ook naar de toekomst. Welke ontwikkelingen zien we sinds de start van de ICT Benchmark Gemeenten? Wat is het verhaal achter die ontwikkelingen? Tevens is prof. dr. Egon Berghout ingegaan op de (wetenschappelijke) ontwikkelingen op het vakgebied van IT-economics.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 5 Is het mogelijk om scherpe relaties te leggen tussen de kosten van ICT en de meerwaarde ervan voor de organisatie? Tot slot is een panel in discussie gegaan over het belang van inzicht in kosten en baten in de gemeentelijke organisatie. Met dit boekje kijken we terug op een geslaagd seminar en delen we graag de uitkomsten hiervan met u. Wij hopen u de komende jaren regelmatig te begroeten als deelnemer aan de ICT Benchmark Gemeenten. Patrick van Eekeren, Partner Jos Smits, Principal adviseur Wilfred van der Schaaf, Adviseur Scan de QR-code voor meer informatie over de ICT Benchmark Gemeenten

/ 6 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN OVER DE ICT BENCHMARK

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 7 De ICT Benchmark Gemeenten van M&I/Partners is gebaseerd op een gedegen model voor het benchmarken van kosten en baten/kwaliteit van ICT. De ICT Benchmark Gemeenten levert vergelijkbare gegevens op en maakt het verhaal achter de cijfers zichtbaar. Bijeenkomsten met de deelnemende gemeenten bieden een platform om gegevens te kunnen vergelijken, het verhaal achter de cijfers te bespreken en te komen tot best practices. Dit helpt de deelnemers bij de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en bij het efficiënter en effectiever werken van de ICT-organisatie. In 2013 kreeg de Benchmark voor de zesde achtereenvolgende keer het KING Benchmark Keurmerk. Met dit keurmerk geeft KING aan welke benchmarks gemeenten goed kunnen helpen bij het verdiepen van hun kennis en het leren van elkaar. Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen en op basis daarvan verbeterpunten in kaart te brengen. Daarbij gaat het bij benchmarking, zoals de ICT Benchmark Gemeenten, om drie stappen. 1 Plaatsbepaling: het in kaart brengen en het vergelijken van de eigen positie om vervolgens te vergelijken met de situatie van de andere organisaties. 2 (Zelf)normering: het analyseren van de (eventuele) verschillen tussen de organisaties door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit de verschillen bestaan. 3 Op weg naar verbetering : het kunnen verbeteren en het verkrijgen van grip op ICT-kosten aan de hand van de informatie die is verworven tijdens het benchmarkproces.

/ 8 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN GEVALIDEERDE AANPAK EN TCO-MODEL De gedegen aanpak door M&I/Partners garandeert dat de resultaten van de ICT Benchmark valide en betrouwbaar zijn. De meetprincipes in het gebruikte TCO-model zijn helder en eenduidig en de deelnemende gemeenten worden begeleid bij het verzamelen van gegevens. Bovendien worden de aangeleverde gegevens getoetst in validatiegesprekken. De resultaten van de ICT Benchmark Gemeenten ontvangen de deelnemers in een (management)rapportage. Daarnaast krijgen de deelnemers de resultaten gepresenteerd in een gezamenlijke kringbijeenkomst. Deelnemer: Doordat de ICT Benchmark Gemeenten uitgaat van de werkelijke kosten ontstaat een goed beeld van wat we werkelijk besteden. Hiermee is benchmark veel krachtiger dan een snelle, op de begroting georiënteerde uitvraag. M&I/Partners ontwikkelde het TCO-model in samenwerking met een aantal (middel) grote gemeenten. Met dit model kunnen we de ICT-kosten voor uw eigen organisatie in kaart brengen en maken we de vergelijking met andere gemeenten. Het TCO-model gaat uit van het principe van Total Cost of Ownership van ICT: de kosten die worden gemaakt om de totale ICT-voorziening in stand te houden. De ICT Benchmark Gemeenten richt zich echter niet alleen op de ICT-kosten, ook de kwaliteit en baten van ICT komen aan bod in de ICT Benchmark. De scope van de ICT Benchmark Gemeenten is in figuur 2 weergegeven.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 9 ICT-kosten ICT-werkplek Software Netwerk & data Servers & Storage Telefonie Personeel Faciliteiten Primair processen Kwaliteit / Baten van ICT ICTvolwassenheid Business-ICT Alignment ICT-trends i-nup Kenmerken ICT-infrastructuur Figuur 2: Scope van de ICT Benchmark Gemeenten INTERESSE IN DEELNAME AAN DE ICT BENCHMARK? Neem contact op met Jos Smits of Wilfred van der Schaaf. Via (033) 4 220 220, jos.smits@mxi.nl of wilfred.van.der.schaaf@mxi.nl. Scan de QR-code voor meer informatie of om u aan te melden.

/ 10 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN KEYNOTE EGON BERGHOUT

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 11 Prof. dr. Egon Berghout is aan de Rijksuniversiteit Groningen verbonden met de leerstoel Business & ICT. Daarnaast is hij geassocieerd partner bij M&I/Partners. Zijn vakgebied en interesse richten zich op kosten en baten van ICT. Ook wetenschappers zijn onderhevig aan benchmarks, via Google Scholar is inzichtelijk gebracht dat hij de meest geciteerde wetenschapper is in de vakgebieden IT-economics en IT-auditing. BENCHMARKING IS ONVERMIJDELIJK In een wereld waarin bestuurders steeds meer verantwoording moeten afleggen en waarin steeds meer data wordt verzameld, is benchmarking onvermijdelijk. Een bijverschijnsel is echter dat er altijd een beste en een slechtste is aan te wijzen, aldus prof. dr. Egon Berghout. Daarom is juist het verhaal achter de cijfers zo relevant. Bovendien heeft een benchmark pas waarde als hieraan een aantal jaren wordt meegedaan: veel verbeteringen worden dan pas zichtbaar. Verder geldt: terugkijken is aardig, maar vooruitkijken is nog veel interessanter. En bij benchmarking houdt dit niet op bij het verkrijgen van inzicht in de kosten. Het gaat om de lessen die je leert en de verbeteringen die je hiermee in gang kunt zetten.

/ 12 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN KOSTEN EN BATEN, EEN WERELD VAN VERSCHIL Het is fascinerend dat informatie over kosten en baten heel verschillend door onze hersenen wordt ontvangen en verwerkt. Kosten komen in de hersenen voor in de insula, het pijncentrum van de hersenen. Baten daarentegen komen voor in de nucleus accumbens, het centrum van verlangen. Verkopers van ICT hebben, volgens Berghout, om die reden veel meer kans van slagen als ze hun verhaal ondersteunen met aansprekend, beeldend materiaal. Associeer ICT daarom met het bereiken van doelen die verder reiken dan de ICT zelf. Bijvoorbeeld hogere veiligheid, meer betrokkenheid van burgers of het versterken van de democratie. Ook de oorzaak van het feit dat veranderingen vaak weerstand oproepen, is terug te voeren op de werking van de hersenen. Kosten (pijn) en baten (verlangen) worden op zo n andere manier benaderd door de hersenen dat dit in het brein een conflictsituatie oproept. Berghout concludeert echter: Benchmarken is bij uitstek een instrument om veranderprocessen op gang te brengen.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 13 Human brains are not helping in Economics prof.dr. Egon Berghout

/ 14 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN TERUGBLIK UITKOMSTEN ICT BENCHMARK

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 15 Tijdens het seminar hebben we teruggekeken op de uitkomsten van de ICT Benchmark Gemeenten van voorgaande jaren. In de onderwerpen hieronder volgt een korte impressie van deze terugblik. ONTWIKKELING ICT-KOSTEN PER INWONER Over de periode 2005 2013 zijn de ICT-kosten per inwoner binnen een bandbreedte van circa 64,- tot 77,- gebleven. Ondanks de toename van het belang en het gebruik van ICT binnen gemeenten, zijn gemeenten blijkbaar in staat om ICT efficiënter in te zetten. De kosten zijn niet evenredig met het belang en gebruik van ICT toegenomen. 80 70 60 Lage kosten netwerk en datacommunicatie Software back-office meeste kosten. Wel verschuiving aanwezig 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Gemeentelijke bezuinigingen Daling op de ICT-objecten ICT-werkplek en Spraak Stijging Servers & Storage (inhaalslag) Virtualisatie: verschuiving kosten van ICT-werkplek naar Servers & Storage Stijging van het aandeel softwarekosten Fr ont- en mid-office toepassingen nog in ont wikkeling > lage kosten Lage kosten software; lagere kapitaallasten door uitstellen investeringen Toename in kosten midoffice Sterke stijging kosten ICTinfrastructuur (ICTwerkplek, netwerk en datacommunicatie en servers en storage Figuur 3: Ontwikkeling ICT-kosten per inwoner

/ 16 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN ONTWIKKELING ICT-FORMATIE Tot circa 2008 stond ICT vooral nog in het teken als (technisch) hulpmiddel, vaak gericht op de interne processen en producten van de gemeente. De I&A-organisaties van gemeenten leggen steeds meer de focus op de informatisering : het informatiedomein. De automatisering van ICT (de techniek) wordt weliswaar complexer, maar kan efficiënter worden beheerd of wordt in toenemende mate als dienst afgenomen bij externe partijen. ICT komt meer in het gebied van outsourcing dan zelf doen. Deze constatering wordt bevestigd door de uitkomsten van de ICT Benchmark. Gemeenten zitten midden in de fase van het op orde brengen van de informatievoorziening, waarbij het bijvoorbeeld gaat om het stroomlijnen van de primair processen, het optimaliseren van (het gebruik van) de applicaties en de inrichting en het gebruik van de basisregistraties. De inzet op de I-kant neemt als gevolg van deze ontwikkelingen toe. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 A-kant I-kant Figuur 4: Ontwikkeling inzet personeel beheer en innovatie

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 17 ICT Beheer (A-kant) Leidinggeven Bedrijfsbureau Helpdesk Applicatie beheer Technisch beheer Gegevensbeheer Telefoniebeheer ICT Innovatie en ontwikkeling (I-kant) Informatiemanagement Beleidsvoorbereiding Projectuitvoering Functioneel beheer ICT-KOSTEN PRIMAIR PROCESSEN Met het inzichtelijk maken van de ICT-kosten per primair proces willen we de discussie over ICT-kosten vanuit een andere invalshoek benaderen. Ieder primair proces heeft een bepaald belang binnen de gemeente. Het heeft volgens M&I/Partners daarom meerwaarde om de ICTkosten óók vanuit de verschillende primair processen te benaderen. Een belangrijk primair proces vraagt bijvoorbeeld om meer investeringen dan een minder complex en minder belangrijk primair proces. In het bijzonder hebben de ontwikkelingen in het sociale domein (decentralisaties) de komende periode impact op gemeenten en daarmee ook op het ICT-domein van gemeenten. Daar waar gemeenten nu al voor een groot gedeelte ICT-kosten hebben in het sociale domein, blijkt uit de analyse op de ICT-kosten primair processen, gaat dit de komende jaren alleen maar toenemen is de verwachting. Het inzicht in de ICTkosten per primair proces is gebaseerd op de softwarekosten per primair proces en daarnaast de personeelskosten voor functioneel- en applicatiebeheer op de software behorende bij de primair processen (zowel personeelskosten eigen formatie als inhuur).

/ 18 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN Financiën & bedrijfsvoering 19,4% Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 14,1% Overig 11,2% Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 18,7% Algemeen bestuur 16,1% Openbare orde en veiligheid 1,2% Verkeer, vervoer en waterstaat 2,9% Economische zaken 10,4% Onderwijs 1,2% Volksgezondheid en milieu 2,5% Cultuur en recreatie 2,4% Figuur 5: Verdeling ICT-kosten over de primair processen ICT Benchmark Gemeenten 2013 ICT-kosten primair proces per inwoner: 19,-

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 19 ICT-KOSTEN IN RELATIE TOT SCHAALGROOTTE GEMEENTEN De vraag naar het effect van schaalgrootte is een relevante en terugkerende vraag. Het meest voor de hand liggende kengetal voor de beantwoording van deze vraag is de ICT-kosten per inwoner. Onderstaand figuur geeft de ICT-kosten per inwoner weer voor alle deelnemers van alle benchmarkrondes afgezet tegen het aantal inwoners, inclusief een trendlijn. 140 120 100 80 60 40 20-0 50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000 Figuur 6: ICT-kosten per inwoner versus aantal inwoners

/ 20 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN Uit figuur 6 blijkt dat er geen schaalvoordeel is voor de grotere gemeenten. Ten opzichte van de middelgrote gemeenten is zelfs een licht nadeel waar te nemen. Uit een nadere analyse van de kostenobjecten blijkt: dat de kosten van ICT-personeel, de werkplekkosten en de kosten voor datacommunicatie positief variëren met het aantal inwoners; dat de kosten van software opvallen; deze reageren neutraal op de omvang van gemeenten in termen van aantallen inwoners. Dit geldt ook voor de kosten voor server & storage capaciteit; dat de kosten van spraakcommunicatie en faciliteiten neutraal zijn. KWALITEIT EN BATEN VAN ICT In de kern draait het om de vraag wat kost ICT en wat staat hier tegenover in kwalitatieve zin? Enkel en alleen een beeld van de ICT-kosten is niet volledig; het gaat er ook om wat de meerwaarde is van ICT binnen de organisatie. De constatering dat een gemeente goedkoop of duur is qua ICT-kosten is te eenzijdig en doet geen recht aan de bijdrage van ICT aan de organisatie. Het kwaliteitsniveau van de ICT-organisatie, informatievoorziening en (interne) ICT-dienstverlening verklaart deels het niveau van de ICT-kosten. In de ICT Benchmark Gemeenten wordt daarom het aspect van kwaliteit in kaart gebracht door analyse op onder andere: de ICT-volwassenheid van de beheer- en besturingsprocessen van ICT; de mate van dialoog tussen de bedrijfsvoering en ICT; voortgang e-overheid (dekkingsgraad NUP-bouwstenen); ICT-trends die op de agenda s hebben gestaan of komen te staan de komende jaren en het verwachte kosteneffect van deze ICT-trends.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 21 Hieronder geven we een toelichting op ICT-volwassenheid en de dialoog tussen bedrijfsvoering en ICT. ICT-volwassenheid De beoordeling van de ICT-volwassenheid is gebaseerd op een gedegen model (COBIT) om de ICT-volwassenheid binnen de ICT-organisatie te analyseren en te beoordelen. Dit gebeurt onder andere op het gebied van organisatie, besturing én beheersing van de ICT-organisatie. De beoordeling van de ICT-volwassenheid stelt de gemeente in staat de huidige én de gewenste positie te bepalen. Bovendien maakt deze beoordeling het voor de ICT-organisatie mogelijk om zichzelf te vergelijken met de best practices en de richtlijnen. De toetsing van de ICT-volwassenheid bestaat uit een analyse en beoordeling van onder andere 22 processen (zie kader). Het proces met de hoogste ICT-volwassenheid is het proces Beveiliging. Niet vreemd, gezien de berichtgeving op het gebied van ICT-beveiliging. Beveiliging van gegevens en de ICT-infrastructuur is een serieus aandachtspunt. Gemeenten geven hier terecht prioriteit aan. In de ICT benchmark van vorig jaar stond het proces 'Beveiliging' op een derde plaats Processen ICT-volwassenheid: 1 Architectuur 2 Beheersbaarheid van werkzaamheden en projectmanagement 3 Beschikbaarheid van ICT 4 Beveiliging 5 Compliance 6 Configuratiebeheer 7 Educatie en training van eindgebruikers 8 Evaluatie van ICT-dienstverlening 9 Gebruik van Service Levels (SLA's) naar eindgebruikers 10 Gegevensbeheer (kwaliteit van data) 11 Governance 12 Hulp voor eindgebruikers (helpdesk) 13 ICT-management en planning 14 ICT-performance en capaciteitmanagement 15 Identificatie en allocatie van kosten 16 Incident- en probleembeheer 17 Leverancierbeheer 18 Operationele ICT-planning en samenwerkingscultuur 19 Professionalisering werkprocedures 20 Projectmatig werken 21 Veiligheidsbeheer en risicobeperking 22 Wijzigingsbeheer (change management)

/ 22 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN 4 Architectuur 3 Beveiliging 2 1 0 2009 2010 2011 2012 2013 ICT-management en -planning ICT-performance en capaciteitmanagement Incident- en probleembeheer Wijzigingsbeheer (change management) Figuur 7: Ontwikkeling scores ICT-volwassenheid (selectie van 22 processen in totaal) Afstemming tussen bedrijfsvoering en ICT ICT is niet weg te denken uit de dagelijkse bedrijfsvoering van gemeenten. In de dienstverlening aan burgers en bedrijven en voor de interne bedrijfsvoering neemt het belang van ICT steeds meer toe. ICT maakt steeds vaker integraal deel uit van het beleid van de gemeente. Gemeenten streven als gevolg van deze ontwikkelingen naar verdergaande integratie van ICT in de bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 23 Een en ander vraagt van gemeenten dat hierop wordt ingespeeld en dat heeft consequenties voor de wijze van organiseren van de ICT binnen de gemeente; zoals de ICT-functie, de inrichting van de ICT-infrastructuur en het ICT-beleid. Deze wijze van organiseren van ICT vindt zijn weerslag in een goede afstemming tussen de bedrijfsvoering en de inzet van ICT (door de ICT-afdeling). Het doel van deze afstemming tussen bedrijfsvoering en ICT is om voor de gehele organisatie te komen tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, sturing en verantwoording om haar organisatiedoelstellingen te bereiken. Communicatie Toegevoegde waarde Governance/ sturing Mate van dialoog tussen bedrijfsvoering en ICT Partnership Scope en architectuur ICTinfrastructuur Competenties Figuur 8: Dimensies dialoog bedrijfsvoering en ICT

/ 24 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN Skills en competenties medewerkers Effectiviteit van communicatie bedrijfsomgeving en ICT 100% 80% 60% 40% 20% 0% Meten van toegevoegde waarde ICT Scope en architectuur van de ICT-infrastructuur Governance/sturing Partnership tussen ICT en bedrijfsfuncties Figuur 9: Scores afstemming bedrijfsvoering en ICT Effectiviteit van communicatie bedrijfsomgeving en ICT: uitwisselen van ideeën, kennis en informatie tussen bedrijfsvoering en ICT. Meten van toegevoegde waarde ICT: beschikbaarheid van instrumenten en gegevens voor inzicht in de toegevoegde waarde van ICT voor de bedrijfsvoering. Governance / sturing: besluitvormingsprocessen over de inzet van ICT (prioritering, allocatie) zijn cruciaal voor het op elkaar afstemmen van gemeente- en ICT-strategie. Partnership tussen ICT en de bedrijfsfuncties: in welke mate is sprake van een écht partnership tussen bedrijfsvoering en ICT (gebaseerd op wederzijds vertrouwen, het delen van risico s en beloningen)? Scope en architectuur van de ICT-infrastructuur: in welke mate helpt ICT de gemeente te excelleren, effectiever en efficiënter werken? Skills en competenties medewerkers: in welke mate beschikken medewerkers over de benodigde vaardigheden om effectief te zijn.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 25 De invalshoek Scope en architectuur van de ICT infrastructuur heeft de hoogste score wat betreft de mate van afstemming van ICT op de bedrijfsvoering, namelijk 61%. De invalshoek Effectiviteit van communicatie bedrijfsomgeving en ICT volgt daarop met 57%. Scope en Architecture van de ICT-infrastructuur staat voor in hoeverre ICT in staat is om: de organisatie transparante ondersteuning te bieden met een flexibele infrastructuur; nieuwe technologieën te evalueren en effectief toe te passen; aanpasbare oplossingen voor de eisen en wensen van de business te bieden; afgesproken standaarden na te leven en af te dwingen.

/ 26 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN PANELDISCUSSIE SEMINAR

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 27 In een paneldiscussie is ingegaan op het belang van inzicht in kosten en baten van ICT in de gemeentelijke organisatie. Aan de hand van vier stellingen hebben Peter Jager (directeur ISZF), Paul Prooij (CIO gemeente Haarlemmermeer) en Egon Berghout (Rijksuniversiteit Groningen) hun visie gegeven op enkele stellingen, onder leiding van Jos Smits (principal adviseur, M&I/Partners). De deelnemers aan het seminar hebben actief deelgenomen aan de dicussies.

/ 28 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN INZICHT IN KOSTEN VERSTERKT MIJN POSITIE BINNEN DE GEMEENTE Peter Jager: Inzicht in de ICT-kosten is een noodzakelijk kwaad. Het gevaar ontstaat dat de discussie zich gaat concentreren op alleen maar de ICT-kosten. Paul Prooij: Je moet weten waar de ICT-kosten voor staan. Het gaat erom dat je inzicht krijgt in de wereld achter de kosten. Inzicht hebben is één, uitleg kunnen geven bij de kosten is een tweede. Er kan echter een negatief neveneffect optreden als gevolg van dat inzicht in de ICT-kosten: als zichtbaar wordt dat je met minder budget toekunt, kan dit leiden tot ongewenste bezuinigingen. Egon Berghout: Je moet in control zijn op ICT. Inzicht op de kosten van ICT is hierbij nodig. De eisen met betrekking tot in control zijn nemen steeds meer toe. Het is geen vrijheid meer. Vergelijk de SOXA door SEC voor beursfondsen in de Verenigde Staten. Als bestuurder ga je de gevangenis in als je niet weet hoe het staat met je ICT en daar horen kosten zeker bij als onderdeel van in control statement. Daarvoor is SOXA- COBIT raamwerk samengesteld.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 29 INZICHT IN KOSTEN VERSTERKT MIJN POSITIE BINNEN DE GEMEENTE Jos Smits: Het inzicht in ICT-kosten ontbreekt vaak bij bestuurders. Alleen al het feit dat de ICT-werkplek op het bureau nog geen 25% van de kosten veroorzaakt is voor velen een eye opener. Zaal: Inzicht in de ICT-kosten is nodig om inzichtelijk te krijgen waar bezuinigd kan worden op de ICT-kosten.

/ 30 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN IK STUUR NIET OP KOSTEN MAAR OP BUDGET Peter Jager: Het begint met sturen op kosten, daarna komt sturen op budget. Paul Prooij: Het budget is de richtlijn, daar probeer je onder te blijven. Bestuurders zouden meer op kosten moeten sturen dan op budget. Bij gemeenten is sturen op budget gebruikelijk. Uitgangspunt bij vernieuwing, projecten en investeringen is vaak het beschikbare budget in plaats van dat wat er nodig is om dan pas te berekenen wat dat kost. Er is op dat gebied nog een hoop te doen. Jos Smits: Bij gemeenten wordt er nog vaak bezuinigd op budget en niet op kosten. Budgetten worden afgeroomd, zonder eerst te kijken waar echt te besparen is op kosten.

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 31 DOOR SCHAALVERGROTING CREËER IK RUIMTE OP MIJN BEGROTING Paul Prooij: Waar ik eerder schaalvoordelen bereikte door centralisatie, zet ik nu in op de schaalvoordelen van de cloud. Peter Jager: Om ruimte op de begroting te krijgen en efficiënt te werken heb je volume nodig en moet je slim sourcen. Daarnaast zijn flexibele samenwerkingen van belang. Egon Berghout: Schaalvergroting is nuttig. Binnen de universiteit is de schaal van aantrekken van medewerkers vergroot naar een wereldwijde: de juiste mensen hoeven niet per definitie een Nederlandse achtergrond te hebben, maar kunnen net zo goed uit andere landen afkomstig zijn. Daarbij geeft dit internationale perspectief ook het inzicht dat in Nederland voor relatief weinig inwoners veel overheidsinstanties zijn. Samenvoeging en schaalvergroting zouden hierin kunnen leiden tot een hogere servicegraad van de burger door de overheid. Jos Smits: Schaalvergroting impliceert een afname van de keuzevrijheid van gemeenten. Zaal: Ruim 400 gemeenten hebben allemaal de mogelijkheid om eigen oplossingen te verzinnen. De efficiënte oplossing is om één landelijk systeem te maken.

/ 32 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN INVESTEREN IN ICT LEVERT DE GEMEENTE EEN BESPARING OP Egon Berghout: Je ziet niet direct de effecten van een individuele besparing. Echter, automatiseren levert geld op. Paul Prooij: Het initiatief voor de investeringen in ICT ligt bij de business. Peter Jager: In een veranderende wereld met schuivende panelen is het lastig om hard te maken welke baten zijn gerealiseerd. Is een kosten/baten analyse ook niet vaak meer een excuus om iets te gaan doen? Wel van mening dat investeren in ICT een besparing aan de gemeente als potentieel heeft.

/ 33 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN DEELNEMERS ICT BENCHMARK GEMEENTEN Aan de ICT Benchmark Gemeenten hebben onder andere deelgenomen:

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 34 OVER M&I/PARTNERS M&I/Partners is al meer dan 25 jaar actief op de Nederlandse markt als zelfstandig en onafhankelijk adviesbureau. Wij zijn een middelgroot adviesbureau met zo n 60 deskundige en toegewijde adviseurs. Meer informatie vindt u op www.mxi.nl. Strategische keuzes hebben bijna altijd implicaties voor de organisatie en de wijze waarop zij ondersteuning krijgt van ICT. Juist op dat cruciale snijvlak van organisatieinrichting en informatievoorziening acteert M&I/Partners. Op strategisch, tactisch en operationeel niveau combineren wij technisch inhoudelijke ICT-expertise en -ervaring op managementniveau. Onze focus in opdrachten is gericht op het totale speelveld van ICT en informatievoorziening. Met scherpe analyses brengen we de logische samenhang in beeld tussen mensen, processen en systemen. Kosten en baten van ICT M&I/Partners voert uiteenlopende opdrachten uit waarin duidelijkheid wordt verlangd over de kosten en baten van ICT. Denk bijvoorbeeld aan vraagstukken rondom outsourcing en samenwerking. Hoe verschillend de opdrachten ook zijn, ze worden altijd uitgevoerd met veel oog voor het verhaal achter de feiten. Kijk voor meer informatie op onze website www.mxi.nl en neem een kijkje op: www.mxi.nl/ictbenchmark

M&I/Partners en benchmarking Vanaf de oprichting in 1985 is M&I/Partners actief met ICT Benchmarking. Sinds 2000 voeren wij specifieke sectorbenchmarks uit voor de ICT-functie voor woningcorporaties, gemeenten, ziekenhuizen, BVE- en GGZinstellingen. Onze kennis van en ervaring met benchmarking, de betreffende processen, alsmede de specifieke sector vormen hierbij een toegevoegde waarde voor de klant. M&I/Partners Sparrenheuvel 32 3708 JE Zeist (030) 2 270 500 info@mxi.nl www.mxi.nl Uitgave M&I/Partners, november 2013 Basistekst Jos Smits, principal adviseur Sanneke van der Linden, senior adviseur Wilfred van der Schaaf, adviseur Tjalke de Jong, adviseur Coördinatie Veerle Leenders, communicatiemedewerker M&I/Partners, november 2013 Overname uit deze publicatie is alleen toegestaan met bronvermelding en na melding aan M&I/Partners