Inzicht in prestaties door benchmarking van ICT-kosten BENCHMARK BVE Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) info@mxi.nl

Transcriptie

1 Inzicht in prestaties door benchmarking van ICT-kosten met IMPRESSIE andere instellingen ICT BENCHMARK BVE 2011 Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) info@mxi.nl

2 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting 3 2 Kennismaking met een aantal resultaten Kostenverdeling in de sector Kengetal 2: ICT-kosten per deelnemer/leerling 5 3 Verdiepende kengetallen en eigen bijlage 6 4 ICT-volwassenheid en dienstverlening 7 Bijlage A: Deelnemende onderwijsinstellingen Bijlage B: Inhoudsopgave eindrapportage Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 2 van 9

3 1 Managementsamenvatting Deze impressie van ICT Benchmark BVE geeft een indruk van de resultaten uit de derde editie die is gehouden in De getoonde grafieken zijn slechts een beperkte selectie uit een omvangrijke set grafieken in de rapportage. De aangeleverde cijfers worden vanuit verschillende invalshoeken geanalyseerd. De benchmarkcijfers zijn gebaseerd op boekjaar De ICT Benchmark brengt de ICT-kosten van ROC/AOC onderwijsinstellingen in kaart op basis van een specifiek voor de branche ontwikkeld Total Cost of Ownership model (TCO-model). In totaal hanteert de ICT Benchmark 2011 zes basis kengetallen. In voorgaande jaren werden minder kengetallen gehanteerd. De volgende kengetallen zijn in de derde editie gecalculeerd: Kengetal 1: jaarlijkse ICT-kosten per ICT-werkplek. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2010: 1.237,-. Kengetal 2: jaarlijkse ICT-kosten per deelnemer. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2010: 399,-. Kengetal 3: jaarlijkse ICT-kosten per medewerker (in fte). Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2010: 5.339,-. Kengetal 4: jaarlijkse ICT-kosten per gebruiker. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2010: 371,-. Kengetal 4: jaarlijkse ICT-kosten als percentage van de instellingsbegroting. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2010: 5.6%. Kengetal 5: jaarlijkse infrastructuurkosten per ICT-werkplek. Gewogen gemiddelde voor boekjaar 2010: 460,-. Het TCO-model gaat uit van een aantal duidelijk te onderscheiden ICT-objecten (werkplekken, software, personeel, etcetera) en geeft inzicht in het jaarlijkse kostenniveau voor het in stand houden en/of vervangen van de ICT-objecten. Daarbij worden kosten voor clouddiensten of software as a service meegenomen maar ook outsourcing van datacommunicatie of serverpark. Het jaarlijkse kostenniveau wordt bepaald door de optelsom van de kapitaalslasten en de exploitatielasten. De deelnemende onderwijsinstellingen hebben zelf de kosten in kaart gebracht. De resultaten zijn gevalideerd in een individueel gesprek tussen de betreffende onderwijsinstelling en een adviseur van M&I/Partners en daarnaast tijdens een groepsvalidatie. De groepsvalidatie is dit jaar als extra controlestap ingebouwd en heeft zijn toegevoegde waarde bewezen. De kwaliteit van de gegevens in de rapportage is hoog te noemen. De conceptrapportage is ter controle van de juiste verwerking van de aangeleverde gegevens aan de onderwijsinstellingen voorgelegd. De laatste fase van de benchmark bestaat uit twee kringbijeenkomsten. Alle deelnemers worden uitgenodigd om onder leiding van M&I/Partners de resultaten te bespreken, verschillen te analyseren, kennis uit te wisselen en verdieping aan te brengen. Er zijn tijdens de tweede kringbijeenkomst twee thema s nader verdiept en besproken: 1. Het niveau van dienstverlening en veranderende dienstverleningsconcepten. 2. De trend van Bring Your Own Device. De resultaten in deze impressie zijn geanonimiseerd. Het is op geen enkele wijze mogelijk om op basis van dit materiaal de link te leggen naar een specifieke deelnemer. Om een zinvolle discussie in de kringbijeenkomsten mogelijk te maken is tijdens deze bijeenkomsten de anonimiteit voor deelnemers tijdelijk opgeheven. Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 3 van 9

4 2 Kennismaking met een aantal resultaten 2.1 Kostenverdeling in de sector Figuur 1 geeft de procentuele verdeling van kosten weer over de 7 kostencomponenten in de benchmark. Met deze figuur kunnen individuele deelnemers een vergelijking maken met de eigen kostenverdeling. 1% 17% 42% 21% 1. Werkplek 2. Software 3. Datacomm 4. Servers 5. Spraak 6. Personeel 7. Faciliteiten 6% 3% 10% Verdeling van ICT-kosten over de 7 objecten Te zien is dat de personeelskosten veruit de grootste kostenpost is. Dit is in alle edities een vrij constant beeld. Daarna vormen softwarekosten en werkplekkosten procentueel een groot deel van de Total Cost of Ownership. Dit jaar zijn de werkplekkosten duidelijk gedaald ten opzichte van vorige jaren. Interessant is of dit zich komende jaren gaat voortzetten. Het is duidelijk dat diverse onderwijsinstellingen stevig inzetten op het kunnen ondersteunen van elk apparaat ongeacht de herkomst of het beheer van apparatuur. Er wordt ingespeeld op de trend dat zowel studenten als medewerkers eigen apparaten zoals laptops, smartphones en tablets meenemen waarmee gebruik wordt gemaakt van zowel infrastructuur als applicaties van de onderwijsinstelling. Dit jaar hebben we bij een aantal deelnemers geconstateerd dat het aantal onderwijs PC s duidelijk hoger lag dan gemiddeld in de sector. Gekoppeld aan de ontwikkeling van het gebruik van eigen apparaten is dit voor deze instellingen een aandachtspunt. Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 4 van 9

5 2.2 Kengetal 2: ICT-kosten per deelnemer/leerling In de managementsamenvatting zijn zes basis kengetallen vermeld. In de benchmark rapportage wordt ieder kengetal nader uitgewerkt door per deelnemende instelling te laten zien op welke wijze het kengetal is opgebouwd en hoe zich dit verhoudt tot de andere deelnemende instellingen. In deze impressie laten we aan de hand van een voorbeeld zijn hoe dat er uit ziet. Een interessant kengetal is het kostenniveau per leerling. Voor dit kengetal worden de totale ICT-kosten (kapitaallasten + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal deelnemers/leerlingen per onderwijsinstelling dit geeft een grafiek zoals in het onderstaande voorbeeld is getoond , , , ,00 800,00 600,00 400,00 200,00 - A B C D E 7. Faciliteiten 6. Personeel 5. Spraak 4. Servers 3. Datacomm 2. Software 1. Werkplek ICT-kosten per deelnemer In de verdieping per kengetal wordt altijd het gewogen en ongewogen gemiddelde berekend en de hoogste en laagste scores van de deelnemende instellingen. Daarmee kan gelijk ook een indruk worden gekregen van de schaalvoordelen. Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 5 van 9

6 3 Verdiepende kengetallen en eigen bijlage In de ICT Benchmark BVE wordt naast de basiskengetallen nadere analyse van de resultaten uitgevoerd. Bovendien krijgt iedere deelnemer een eigen bijlage waarin we nog verder inzoomen op de eigen resultaten versus de resultaten als geheel. Met de eigen bijlage geven we aanvullende analyses over de uitkomsten en vooral enkele specifieke aanbevelingen voor de betreffende instelling. We sommen een aantal voorbeelden van verdiepende analyse op: Aantal deelnemers per medewerker (in fte) Aantal ICT-werkplekken per deelnemer Aantal ICT-werkplekken per ICT-medewerker Verdeling van personele kosten, centraal decentraal Verdeling van softwarekosten In het onderstaande een voorbeeldgrafiek van het totaal aantal ICT-werkplekken per deelnemer en de gemiddelde lijn. 0,45 0,40 0,35 0,30 0,25 0,20 0,15 0,10 0,05 0,00 A B C D E Totaal ICT werkplekken per deelnemer gemiddelde Ook van alle verdiepende kengetallen worden gewogen en ongewogen gemiddelden bepaald. Verder wordt er steeds gekeken naar de opvallende zaken. Zo heeft deelnemer C in deze grafiek duidelijk meer werkplekken per student dan gemiddeld. Daarnaast vergelijken we de uitkomsten met die van vorige jaren. Houdt een kengetal gelijke tred met eerdere jaren of is er sprake van een trendbreuk. En hoe komt dat dan? Is er een of meerdere instellingen met een duidelijk afwijkend kostenpatroon of is er bij alle deelnemers een verschuiving van kosten waar te nemen. Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 6 van 9

7 4 ICT-volwassenheid en dienstverlening Een deel van de verklaring voor een hoog of een laag ICT-kostenniveau kan liggen in het kwaliteitsniveau van de informatievoorzieningorganisatie. Er is daarom gezocht naar een manier om kwaliteit/volwassenheid van de ICT-organisatie te meten. Om dit te operationaliseren is een model ontwikkeld waarmee het ICT-volwassenheidsniveau wordt gemeten en de ICTdienstverlening. De onderwijsinstellingen hebben zelf het bepalen van de volwassenheidsniveaus uitgevoerd, waarbij M&I/Partners de resultaten tijdens het individuele gesprek valideert. Daarnaast zijn de onderwijsinstellingen aangemoedigd de volwassenheid vanuit diverse invalshoeken (lees: meerdere personen) binnen de eigen organisatie te benaderen. In de onderstaande grafiek een weergave van de som van scores per instelling totaal gemiddelde A B C D E ICT-volwassenheid per onderwijsinstelling De score op de dienstverlening wordt gemeten door de eigen score af te zetten tegen de score van alle deelnemers samen. In de onderstaande grafiek een voorbeeld van de score in de branche op het gebied van 1 ste lijnondersteuning/helpdesk. doelgroep ondersteuning deelnemerlaptops 1 0 openingstijden biedt ook ondersteuning Resultaten dienstverlening helpdesk Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 7 van 9

8 Bijlage A: Deelnemende onderwijsinstellingen 2011 Zeven onderwijsinstellingen hebben dit jaar deelgenomen aan de ICT Benchmark voor BVE sector. Het betreft de volgende onderwijsinstellingen in willekeurige volgorde: Clusius College, Alkmaar ID College, Gouda Da Vinci College, Dordrecht Albeda College, Rotterdam Arcus College, Heerlen Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 8 van 9

9 Bijlage B: Inhoudsopgave eindrapportage Managementsamenvatting 3 2 Kennismaking met een aantal resultaten Kostenverdeling in de sector Kengetal 2: ICT-kosten per deelnemer/leerling 5 3 Verdiepende kengetallen en eigen bijlage 6 4 ICT-volwassenheid en dienstverlening 7 Bijlage A: Deelnemende onderwijsinstellingen Bijlage B: Inhoudsopgave eindrapportage Impressie ICT Benchmark BVE 2011 Pagina 9 van 9