Resultaten onderzoek Ricoh Johan Kennis NEVI Erik van Assen April 2015
Tijdens de Contract Management Dag op 12 maart 2015 vond er een live onderzoek plaats naar aspecten van contract management. Tijdens deze dag ging het om de balans tussen relatie en prestatiemanagement. Ricoh en NEVI hebben dit in een onderzoek opgezet en met behulp van BuzzMaster uitgevoerd. BuzzMaster werkt heel simpel en iedereen met een smartphone kon meedoen. Binnen enkele milliseconden was de input van het publiek op het grote scherm te zien. Profiel deelnemers In totaal hebben 190 deelnemers (2/3) van het congres actief deel genomen aan het onderzoek met hun smartphone. Meer dan 35% kwam uit de notforprofit sector Publiek, 2% uit Zorg. Het merendeel van de deelnemers 39% is werkzaam in de Dienstverlening. 13% is werkzaam in een andere categorie. Bij de verdeling naar leeftijdscategorieën valt het overgrote deel 64% in de leeftijdscategorie van 35 55 jaar. 24% in de categorie 25 35 jaar en slechts 5% onder de 25 jaar en 8% boven de 55 jaar. Bijna driekwart van de deelnemers werkt bij een organisatie met meer dan 250 werknemers. 8% is werkzaam als ZZP er en 21% is werkzaam bij een MKB organisatie. Ook werd gevraagd naar de functietitel van de deelnemers. Naast veel contract managers, contract beheerders, inkopers, inkoopadviseurs waren er ook een aantal specialistische functies als contract manager ICT, projectleider, directeur category management, manager contracting, facilitair, leveranciersmanager, service level manager etc. Het domein contract management is daarmee redelijk verdeeld over inkoop en andere business functies. Bij meer dan 30% van de deelnemers bestond hun functie 5 jaar geleden nog niet binnen hun organisatie. Daarmee kunnen we stellen dat het beleggen van contract management in een functie de afgelopen jaren een behoorlijke vlucht heeft genomen.
Aspecten van contract management De meeste deelnemers (>25%) richten zich met name op contracten in het facilitair domein. Gevolgd door Onderhoud en werken en ICT met beide rond de 20%. Deelnemers met contracten gericht op het primair proces zijn met 12% vertegenwoordigd en slechts 2% richt zich op contracten in het sociaal domein. Dit betreft een relatief nieuwe soort contracten vanwege veranderende wetgeving per 2015. Complexiteit van contracten is de reden voor de aandacht van contract management binnen mijn organisatie geldt voor 26%. 23% geeft aan als gevolg van uitbesteding van taken. Voor 18% is de wetgeving, extern toezicht en rapportage een reden om contract management op de kaart te zetten. Kostenreductie geldt voor 16%. Daarna volgt nog risicospreiding met 12% en overige, 6%. Bijna 75% van de deelnemers vindt dat er grote stappen zijn gezet met contract management. Het optimale aantal contracten volgens de deelnemers ligt op rond de 25. Contract management zou voor 36% van de deelnemers binnen de business moeten worden belegd. 34% vindt dat contract management belegd moet worden in een combi. 30% vindt dat contract management bij inkoop thuis hoort.
Trends van contract management Men verwacht dat er de komende jaren meer aandacht komt voor relatie en leveranciersmanagement. Ook is de verwachting dat contract management naar een formele rol toegroeit. Verder wordt er meer governance en compliance verwacht vanwege transparantie en verantwoording. Contract management levert voor de meeste deelnemers (26%) meer grip op risico s op. Het draagt ook bij aan een hogere klanttevredenheid en lagere kosten door minder lekkage, voor beide 24%. Gevolgd door een hogere leverancierstevredenheid (17%) en als laatste transparantie (8%). Volgens onderzoek kan contract management een effectieve besparing van 7 13% opleveren. De deelnemers in dit onderzoek denken dat zij gemiddeld voor 10,8% aan besparingen kunnen realiseren. Het succes van contract management wordt met name bepaald door de prestaties. Hier worden leveranciers ook op gemeten. Terwijl het managen van de interne en externe relaties als belangrijke werkzaamheden voor contract management worden gezien.
Software Contract management is voor het grootste deel procesmatig ingericht, ondersteunt met Excell en inscannen. Er liggen hier nog volop kansen en mogelijkheden voor verdere automatisering van contract management. Werkzaamheden Contract managers zijn de meeste tijd kwijt met het administreren van contracten. Gevolgd door het bewaken van de prestatie en tot stand komen van het contract. En daarna door stakeholdersmanagement en leveranciersmanagement. Contract managers zouden graag aan deze onderwerpen in dezelfde volgorde ook meer aandacht willen besteden. Het opvallende daarbij is het relatieve lage % van meer tijd willen besteden aan leveranciers management. De relatie maakt toch de prestatie? Meer dan de helft van de deelnemers geeft aan dat zij vinden dat zij nog onvoldoende kennis in huis hebben om succesvol contract management te kunnen doen. Waar zou een HRM manager een contract manager op moeten selecteren? Men zou een contract manager selecteren op soft skills, verbindend vermogen, bruggenbouwer, samenwerken, integer, relatie, empathie. Het jaarsalaris voor een contract management functie kwam uit op:
Activiteiten rondom Contractmanagement Opleiding Contract en Leveranciersmanagement (incl. NEVI diploma) Start 7 september 2015 Garderen Start 16 oktober 2015 Garderen Training Contractmanagement in 1 dag 1 oktober 2015 Nieuwegein 2 december 2015 Amersfoort Roundtables Onderzoeken Meer weten over contractmanagement? www.nevi.nl/contractmanagement TWITTER @NEVI_NL #CMDAG15
Presentaties vindt u op www.contractmanagementdag.nl Noteer in uw agenda: Contract Management Dag 17 maart 2016