Voorblad raadsavond Wormerland Onderwerp Activiteit Doel Geschatte behandeltijd Beknopte toelichting Vervolg procedure Gevraagde beslissing Bijlage(n) kostendekkendheid begraven Ter informatie Verantwoorden of voldaan is aan de taakstelling begraven en inzicht geven in de mate waarin het onderhoud aan de begraafplaatsen kostendekkend is Geen In 2005 bij de besluitvorming over een structureel sluitende begroting is ook vastgelegd, dat het product begraafplaatsen kostendekkend moet zijn. Op dat moment is een taakstelling opgelegd van 75.000. In bijgaand voorstel wordt aangegeven welke maatregelen zijn getroffen om deze taakstelling te bereiken. Verder wordt aangegeven welke maatregelen getroffen zijn om tot een voldoende hoog dekkingspercentage te komen. Uitwerking door het college van B&W. Kennis nemen van de B&W beslissing Voorstel van B&W. Auteur W. van Gent, w.vangent@wormerland.nl, 075 642 9070
ADVIES BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Datum B&W-vergadering : 11-11-2008 Openbaar Onderwerp : kostendekkendheid begraven Portefeuillehouder(s) : F.J.W. Saelman, Afdelingshoofd/hoofd BMO: W. van Gent Paraaf : Paraaf: Afdeling : Openbare Werken Datum : 10-11-2008 Taakveld : Groen Reg. nr. : Redacteur : W. van Gent Betrokken afd./or : MID SAM Inspraak : Nee Bezwaar/beroep mogelijk : Nee Conceptbesluit: - kennis nemen van de getroffen maatregelen waarmee is voldaan aan de taakstelling begraafplaatsen 2005 ad 75.000 - In te stemmen met de voor 2009 voorgestelde maatregelen en de wijze waarop 100% kostendekkendheid wordt bereikt, te weten: stijging tarief met 12,25.% van 2312 naar 2600 en onttrekking van 31.162 aan reserve - In te stemmen om op basis van het beheer- en uitvoeringsplan begraafplaatsen 2009 een besluit te nemen over de kostendekkendheid van het product begraafplaatsen voor de jaren 2010 en volgend - de raad in een voorronde informeren Paraaf: Akkoord Bespreken Het college heeft besloten: burgemeester Conform advies op : 1e wethouder het advies aan te houden 2e wethouder wijziging(en) aanpassen 3e wethouder besloten met wijziging(en) secretaris Bevoegdheid: Gemeenteraad (voorblad griffie vereist) College van Burgemeester en Wethouders Burgemeester Agenderen raadsavond (voorblad griffie vereist) Delegatie/mandaat Voorhangprocedure: Ja (voorblad griffie vereist) Nee }
Aanleiding en probleemstelling (Analyse) In 2005 bij de besluitvorming over een structureel sluitende begroting is ook vastgelegd, dat het product begraafplaatsen kostendekkend moet zijn. Op dat moment is een taakstelling opgelegd van 75.000. In dit voorstel wordt aangegeven welke maatregelen zijn getroffen om deze taakstelling te bereiken. Verder wordt aangegeven welke maatregelen aanvullend getroffen worden om tot een voldoende hoog dekkingspercentage te komen. Bestaand beleid Het beleid is om tot kostendekkende tarieven te komen. Het onderhoud aan de begraafplaatsen moet een kwalitatief goed niveau hebben. De praktijk is dat de begraafplaatsen intensief worden onderhouden. Oplossingsrichtingen/beoogd resultaat Wij verwijzen u naar de financiële bijlage. Daarop wordt onderstaande toelichting gegeven. Welke maatregelen zijn getroffen: Ombuiging onderhoud 9.000 2005 Inkomsten onderhoud 9.259 algemene graven 2005** Verhogen tarief 2005 16.947 Verhogen tarief 2006 24.111 Verhogen tarief 2007 18.918 Totaal 78.235 **gelijkstellen met onderhoud aan particuliere graven 1. Met het treffen van bovenstaande maatregelen is voldaan aan de taakstelling. 2. Met deze maatregelen is ook de kostendekkendheid van het product begraafplaatsen structureel gestegen: - van 2004 tot en met 2008 loopt het percentage op van 39% naar 70% (dit is exclusief de onttrekking aan de reserve) - aanvullend is/wordt in de jaren 2007 en 2008 jaarlijks 44.000 onttrokken aan de reserve daarmee stijgt de kostendekkendheid van 2007 t/m 2008 van 70% tot 87% 3. Aanvullende maatregelen 2009 3.1. Omdat de reserve in 2009 voor het laatst kan bijdragen aan het kostendekkend begraven is nogmaals bezien of aan de uitgavenkant bezuinigd kan worden. a. Het voorstel is om met instandhouding van de onderhoudskwaliteit van de drie begraafplaatsen te bezuinigen op uren: - in de uren zijn nu begrepen de uren die bestemd zijn voor het onderhoud van de oorlogsmonumenten. Wij zijn van mening dat dit valt buiten het onderhoud van de drie begraafplaatsen en daarom niet betrokken zou moeten zijn bij een kostendekkende exploitatie van de begraafplaatsen; - het kwaliteitsniveau ligt hoog. Een aantal onderhoudstaken kan op een lager niveau worden uitgevoerd. Denkt u aan grootschalige jaarlijkse snoeitaken, die over meerdere jaren kunnen worden gespreid en aan het minder minutieus uitvoeren van het onderhoud. Ook de welwillendheid van de medewerkers om particuliere graven tussendoor te onderhouden, terwijl dit de verantwoording is van de eigenaar, dient te worden vermeden; - voor 2009 kan op deze wijze 700 uur worden bespaard op het onderhoud van de begraafplaatsen; - eind 2009 dient te worden vastgesteld, of het aanzien van de begraafplaatsen in stand is gebleven. De aanname was dat een bezuiniging van 700 uur een financieel voordeel zou opleveren van 43.000 ( 700 x 66,00). Dit is een bedrag dat in overeenstemming is met de onttrekking aan de reserve. Echter: zoals uit de financiële toelichting (blad 2 van de bijlage) blijkt, leidt de begrotingssystematiek en de wijze waarop uurtarieven tot stand komen tot een veel lagere besparing zijnde 18.000.
b. Uit de financiële toelichting (blad 2 van de bijlage) blijkt dat door interne organisatieaanpassingen bij het front office, de daaruit voortvloeiende andere uurtarieven een negatief effect hebben op de toerekening van kosten aan het product begraafplaatsen. Vooralsnog is er een bedrag aan meerkosten van 7.500., (255 uur tegen 120,00 ipv 255 uur tegen 87,00) c. Er kan bezuinigd worden op de perceptiekosten (kosten inning) ten bedrage van 4.700. 3.2 Inkomstenkant/tarief Rekening houdend met de onder 3.1 genoemde effecten op de uitgavenkant rest nog steeds een onderdekking van 50.422 op het product begraafplaatsen. Wormerland hanteert een gemiddeld tarief 2312, dit is inclusief recht van onderhoud voor 10 jaar. Het tarief in Nederland ligt tussen de 400 en 7000. Zaanstad hanteert een tarief van 2780, Purmerend van 2600. Gezien het laatste achten wij het verantwoord om het tarief voor 2009 naast de indexering van 2,25% nog eens met 10% aan te passen van 2312 naar 2600. Het voorstel is om in 2009 de reserve in te zetten om tot 100% dekking van het product begraafplaatsen te komen. Er wordt uitgegaan van 60 begrafenissen per jaar. Op basis van het beheer- en uitvoeringsplan begraafplaatsen (zie hieronder) kan in april 2009 besloten worden hoe de dekking van de kosten het best tot stand kan worden gebracht en in welke mate het tarief in 2010 en volgende jaren dient te worden aangepast. 4. Beheerplan begraafplaatsen 2009 In april 2009 kunt een beheer- en uitvoeringsplan begraafplaatsen tegemoet zien. Dit geeft inzicht in de met het product begraafplaatsen samenhangende baten en lasten.. Op dat moment kan nader besloten worden over het onderhoudsniveau. Ook kan worden vastgesteld welke kosten aan de begraafplaatsen dienen te worden toegerekend Conclusie: - aan de taakstelling van 2005 besparing ad 75.000 is voldaan; - de kostendekkendheid is structureel gestegen van 39% in 2004 tot 70% in 2008, exclusief de onttrekking aan de reserve; - inclusief de onttrekking aan de reserve is het kostendekkende percentage in 2008 87%; - in 2009 zijn maatregelen te nemen, die leiden tot besparingen voor een bedrag van 18.000. - er is een bezuiniging mogelijk op perceptiekosten van 4.700; - de kosten van de afdeling front office, drukkend op het product begraafplaatsen, nemen toe met 7500; - het tarief 2009 kan op basis van de indexering en landelijk en regionaal gehanteerde tarieven stijgen met 12,25%, zijnde van 2312 naar 2600; - de gehele kostendekkendheid van het product begraafplaatsen kan in 2009 worden bereikt door onttrekking aan de reserve ( 31.162); - in april 2009 is het beheer- en uitvoeringsplan begraafplaatsen gereed. Het plan geeft een goed inzicht in uit te voeren werkzaamheden, onderhoudsniveaus en de hiermee samenhangende kosten en baten. Het plan vormt de basis voor definitieve besluitvorming over de kostendekkendheid van het product begraafplaatsen; - tariefstijgingen in 2010 en verdere jaren worden gebaseerd op het beheer- en onderhoudsplan begraafplaatsen.
Conceptbesluit - kennis nemen van de getroffen maatregelen waarmee is voldaan aan de taakstelling begraafplaatsen 2005 ad 75.000 - In te stemmen de voor 2009 voorgestelde maatregelen en de wijze waarop 100% kostendekkendheid wordt bereikt, stijging tarief met 12,25.% van 2312 naar 2600 en onttrekking van 31.162 aan de reserve - In te stemmen om op basis van het beheer- en uitvoeringsplan begraafplaatsen 2009 een besluit te nemen over de kostendekkendheid van het product begraafplaatsen voor de jaren 2010 en volgend - de raad in een voorronde informeren Bevoegdheid Het college van B&W. De raad in een voorronde informeren.
Kostendekkendheid begraven In 2005 is er een taakstelling opgelegd om de kostendekking van het produkt begraafplaatsen te verhogen. Deze taakstelling bedroeg 75.000,= Deze is als volgt ingevuld: Ombuiging onderhoud 9.000,= Onderhoud algemene graven 9.259,= Verhoging tarieven 2005 16.947,=,, 2006 24.111,=,, 2007 18.918,= Totaal: 78.222,= Kijken we nu naar de ontwikkeling van de kostendekkendheid van de afgelopen jaren: Tabel 1 Werkelijk begroot 2007 2008 Begraafplaatsen 206.132 215.151 Begraven 36.927 52.924 Totale lasten 243.059 268.075 Begraafplaatsen 64.417 44.243 Begraven 78.879 144.116 Totale baten 143.296 188.359 Kostendekkendheid 59% 70% Onttrekking reserve 44.000 44.000 Kostendekkendheid incl onttrekking 77,06% 86,68% info: kostendekkendheid 2004 39% 2005 46% 2006 56% Pagina 1 van 3
Kostendekkendheid product begraven 2009 en volgende jaren Een nadere analyse levert de volgende punten op: In 2009 het aantal uren onderhoud terug brengen van 2.753 naar 2.095, dit is zo n 25%. Het aantal geraamde productieve uren ligt in 2009 beduidend lager dan in 2008. Dit komt omdat er veel meer uren zijn geraamd voor werkoverleg, opleiding & cursussen en organisatieontwikkeling & WOL. Door de daling van de productieve uren bij gelijkblijvende afdelingskosten stijgt het uurtarief van 66,= in 2008 naar 78,= in 2009. Bij gelijkblijvend tarief zou de besparing 43.000,= zijn, door het hanteren van het uurtarief van 78,= is dit 18.000,=.(een verschil van 25.000,=) De dames bij de service balie verrichten administratieve werkzaamheden die drukken op het product begraafplaatsen. Voorheen viel de service balie onder Interne Zaken en werd een uurtarief van 87,= gehanteerd. Nu valt de service balie onder samenleving en wordt er een tarief van 120,= gehanteerd. Het effect, gebaseerd op 225 begrote uren, toename kosten product begraafplaatsen 7.500,= Er is een bedrag van 4.700,= geraamd voor perceptiekosten. De afgelopen twee jaar zijn hier geen kosten op geboekt. Deze kosten kunnen worden afgeraamd, een afname kosten drukkend op het product begraafplaatsen van 4.700,= Wanneer we bovenstaande gegevens voor 2009 zouden verwerken komen wij tot de gegevens zoals opgenomen in tabel 2 onder begroot** Pagina 2 van 3
Tabel 2 Lasten Simulatie* Begroot Begroot** Begroot 2008 2009 2009 Begraafplaatsen 215.151 193.155 163.379 Begraven 52.924 49.865 40.865 Totale lasten 268.075 243.020 204.244 Baten Begraafplaatsen 44.243 45.239 45.239 Begraven 144.116 147.359 147.359 Totale baten 188.359 192.598 192.598 Onderdekking 79.716 50.422 11.646 Kostendekkendheid 70% 79% 94% Extra stijging tarief 2009 (10%)19.260 (6%)11.646 Kostendekkendheid 87% 100% Onttrekking reserve 31.162 0 Dekking 2009 100 % 100% * uurtarief personeel OW 66,=, uurtarief service balie 87,= besparing uren OW 700 x 66,=, besparing perceptiekosten 4700,= In tarieven is 2,25% indexering verwerkt Er is uitgegaan van 60 begrafenissen per jaar ** uurtarief personeel OW 78,=, uurtarief service balie 120,= Besparing uren OW 700 = 18.000,=, besparing perceptiekosten 4700,= Toename kosten service balie 7500,= In tarieven is 2,25% indexering verwerkt Er is uitgegaan van 60 begrafenissen per jaar Uit bovenstaande gegevens blijkt dat de voorgestelde maatregelen op basis van de simulatie begroot* tot een 100% kostendekking leiden. Rekening houdend met de gehanteerde uurtarieftoerekening leiden de voorgestelde maatregelenmaatregelen tot een kostendekking van 87%( begroot**). Pagina 3 van 3