Producten- en dienstencatalogus 2017 UBR HIS
Van, voor en door de overheid. Dat is UBR. Als collega s kennen we de ontwikkelingen en zien we de trends op het gebied van bedrijfsvoering. Met het delen van onze kennis, kunde en capaciteit dragen wij bij aan een effectieve en efficiënte overheid. UBR laat de overheid beter presteren. Zo maken wij het verschil. UBR HIS Partner in inkoop. www.ubrijk.nl PDC 2017 2
De Producten- en Dienstencatalogus 2017 (PDC) beschrijft op hoofdlijnen de diensten die wij aanbieden en is onlosmakelijk verbonden aan de dienstverleningsafspraak (DVA) die met uw organisatie voor 2017 is afgesloten. De wijze waarop wij diensten uitvoeren, is beschreven in werkprocessen. Maatwerk is niet opgenomen in de PDC. Wanneer u hier behoefte aan heeft, maken wij voor u een offerte. Standaarddiensten Standaarddiensten zijn diensten die al onze klanten van ons afnemen. Denk aan het uitvoeren van inkooptrajecten en het voorzien in de Klachtencommissie. Business alignment Door ons vroegtijdig te betrekken bij de ontwikkeling van uw businessplannen of portfolioplannen zijn wij in staat u te adviseren over de momenten en over de wijze waarop u de markt zodanig kunt betrekken dat deze u maximaal ondersteunt. Sourcingstrategie Wij lopen samen met u door uw businessplannen en portfolioplannen heen en analyseren welke momenten nuttig zijn om de leveranciersmarkt te betrekken (en op welke wijze) of om eventuele marktbenaderingen te starten (zoals de voorbereiding voor het opstellen van specificaties). Europese aanbestedingen Europese aanbestedingen zijn inkooptrajecten waarbij de geraamde opdrachtwaarde hoger is dan de Europese drempelwaarde. Wij maken samen met u een plan van aanpak en wij helpen u bij het in kaart brengen van uw behoefte. In deze zogeheten specificatiefase heeft u een belangrijke rol want hier kunt u als expert specificeren wat u nodig heeft en wat u wilt inkopen. Wij helpen u daarbij door het stellen van de juiste vragen. Als extra materiedeskundigheid nodig is dan kijken wij samen met u of deze kennis binnen het Rijk of op de markt beschikbaar is. Daarnaast betrekken wij in veel gevallen ook de markt om mee te denken. Deze fase is cruciaal voor een succesvolle aanbesteding en vraagt daarom veel tijd en inzet van u en ons. De doorlooptijd van deze fase is vooral afhankelijk van de complexiteit van de vraag, de juiste input uit uw organisatie (of elders) en hoe u deze input intern verzamelt. De doorlooptijd kan daarom variëren. Het resultaat van deze fase noemen we het Programma van Eisen. Daarna volgt de aanbestedingsfase, waarin wij samen met u bepalen aan welke criteria de geschikte aanbieders moeten voldoen en wie de beste aanbieding heeft. Dit leggen wij vast in het zogenaamde Beschrijvend Document. De aanbestedingsfase is afgerond op het moment dat we de aanbesteding voor u publiceren en duurt gemiddeld 2 tot 6 weken. Na publicatie kunnen leveranciers vragen stellen. Wij beantwoorden vragen over proces en procedure, vragen over de inhoud leggen wij aan u voor. Na de wettelijk voorgeschreven termijn van ongeveer 1,5 maand openen wij gezamenlijk de aanbiedingen en start de beoordelings- en gunningsfase. Deze fase duurt ongeveer een maand. Wij beoordelen de procedurele documenten en om de wettelijk vereiste zorgvuldigheid te bewaken ook de aangeboden prijzen. U beoordeelt de inhoud en wij begeleiden u hierbij in verband met de vereisten over objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Gedurende het traject zorgen wij waar nodig voor juridische ondersteuning en advies, vooral bij complexe en bijzondere inkoopopdrachten en bij uitzonderingssituaties. Wij zorgen ervoor dat nieuwe contracten worden geregistreerd in het contractenregister en voor zover relevant in DigiInkoop, en bewaken de ontvangst van het tweezijdig getekende contract. PDC 2017 3
Voor de begeleiding van een Europese aanbesteding kunnen wij de rol van de procesbegeleider of projectleider vervullen. In beide gevallen voeren wij de hierboven genoemde activiteiten uit. In de rol van procesbegeleider zijn wij adviserend ten aanzien van het proces en ligt de verantwoordelijkheid voor het managen van de aanbesteding bij u als opdrachtgever. In het tweede geval managen wij ook de aanbesteding en mobiliseren namens en met mandaat van u, de mensen en de middelen in uw organisatie. De duur van een aanbestedingstraject en onze inzet is afhankelijk van de complexiteit van het traject. De complexiteit heeft vooral invloed op de specificatiefase. In het plan van aanpak proberen we deze complexiteit te bepalen en te onderbouwen. De rest van het traject, van aanbestedingsfase tot en met het opstellen van het contract, duurt gemiddeld 4 maanden. In het plan van aanpak nemen we een inschatting van de doorlooptijd op. Goed inkopen vereist nauwe samenwerking, uw bijdrage is daarom van invloed op de doorlooptijd en inzet. Onze inzet is daarnaast afhankelijk van uw keuze voor een inkoopadviseur of een inkoopprojectleider. Onze inzet Startmoment Complexe Europese aanbesteding Gemiddelde Europese aanbesteding Eenvoudige Europese aanbesteding Een aanbesteding typeren wij als complex wanneer er sprake is van hoge politieke gevoeligheid, een onvolwassen of vechtersmarkt, een groot aantal marktpartijen, meerdere deelnemers aan de aanbesteding, meerdere percelen, de behoefte aan een innovatief product of dienst, beperkt mogelijke inzet van uw organisatie, of een combinatie van deze zaken. Een aanbesteding typeren wij als gemiddeld wanneer er sprake is van geen tot weinig politieke gevoeligheid, u en wij bij start weinig risico s voorzien gezien de aard van het product of dienst, de te volgen procedure en de markt en dergelijke. Wij typeren een aanbesteding als eenvoudig wanneer er geen sprake is van bovengenoemde factoren en een zeer overzichtelijke procedure. Tussen 20 en 60 werkdagen, gemiddeld 40. Tussen 12 en 40 werkdagen, gemiddeld 28. Tussen 5 en 30 werkdagen, gemiddeld 13. Circa 9 maanden Circa 7 maanden Circa 5 maanden Offertetrajecten Wanneer sprake is van een opdracht waarvan de geraamde waarde lager is dan de Europese drempelwaarde of van een opdracht onder een bestaande raamovereenkomst, dan spreken we over een offertetraject. Aan de hand van diverse criteria zoals de geraamde opdrachtwaarde en of er een bestaande raamovereenkomst van toepassing is, bepalen wij de juiste procedure. Wij begeleiden u gedurende het gehele inkooptraject en voorzien u daarbij van inkoopadvies. In veel situaties kunnen wij de inkoopopdracht direct uit voeren, vaak in het geval van de aanwezigheid van raamovereenkomsten. In andere situaties adviseren wij u over de inkoopstrategie en starten wij pas na overeenstemming over de aanpak. Bij grotere trajecten stellen wij samen met u een plan van aanpak op. Wij zorgen waar nodig voor additionele juridische ondersteuning en advies. Wij zorgen er ook voor dat nieuwe contracten worden geregistreerd in het contractenregister en voor zover relevant in DigiInkoop, en bewaken de ontvangst van het tweezijdig getekende contract. U heeft in alle gevallen een belangrijke rol bij de bepaling van uw behoefte want u weet wat u nodig heeft. Wij helpen u daarbij door het stellen van de juiste vragen. Als extra materiedeskundigheid nodig is dan kijken wij samen met u of deze kennis binnen het Rijk of op de markt beschikbaar is. Wij begeleiden u daarnaast bij het zorgvuldig beoordelen van de aanbiedingen. Goed inkopen vereist nauwe samenwerking, uw bijdrage is daarom van invloed op de doorlooptijd en inzet. PDC 2017 4
Onze inzet Startmoment Meervoudig offertetraject Enkelvoudig offertetraject Nadere overeenkomst Wijzigingsovereenkomst Wij begeleiden u bij het uitzetten van uw opdracht in de markt. Bij een meervoudige procedure vragen wij namens u bij meerdere marktpartijen een offerte op. Wij adviseren en begeleiden u gedurende het hele traject: van behoeftebepaling, het opvragen en beoordelen van offertes tot het contracteren van een leverancier. Bij een enkelvoudige procedure vragen wij namens u een offerte op bij een enkele leverancier. Wij begeleiden u gedurende het gehele traject tot en met het vastleggen van het contract. Als uw behoefte past binnen een bestaande raamovereenkomst dan voeren wij uw inkoopopdracht uit binnen de kaders van de betreffende raamovereenkomst tot en met het opstellen van een nadere overeenkomst. Wanneer u binnen de kaders een bestaande overeenkomst wilt wijzigen dan voeren wij dit voor u uit. Tussen 36 en 44 uur. Tussen 12 en 16 uur. Tussen 12 en 36 uur, afhankelijk van complexiteit. Tussen 8 en 10 uur. Contractbeheer Contractbeheer zorgt voor adequate informatie over de status van afgesloten overeenkomsten ten behoeve van de contracteigenaren en ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces. Circa 2 maanden Circa 2 maanden Circa 2 maand voor gewenste Circa 2 maanden Contractbeheer Nadat inkooptrajecten zijn afgerond registeren wij de contracten in het contractenregister en voor zover relevant in DigiInkoop, en bewaken de ontvangst van het tweezijdig getekende contract. Daarmee zorgen we voor een compleet en actueel overzicht van de afgesloten contracten. Wij kunnen u dan door middel van een mailnotificatie tijdig signaleren en u adviseren in het geval van verlenging, indexering of opnieuw contracteren. Verder draagt contractbeheer bij aan de volledigheid en actualiteit van het inkoopdossier. PDC 2017 5
Contractmanagement analyse Met contractmanagement zorgen we ervoor dat u in staat bent afgesloten contracten optimaal te benutten door het systematisch monitoren en sturen op de in de overeenkomst vastgelegde afspraken. Het ene contract is echter het andere niet. Bij bepaalde contracten zijn contacten met een leverancier nauwelijks nodig en beperkt het contractmanagement zich tot het corrigerend ingrijpen als dat nodig is (ad hoc regime). Bij andere contracten is intensiever contact wenselijk om deze maximaal te benutten. Dit hangt onder andere af van de aard van de goederen en diensten, de kenmerken van het leveringsproces en de mate waarin de betrokken leverancier gedurende de looptijd de bedrijfsvoering kan helpen ontwikkelen (basis regime en wat zwaarder volledig regime). Analyse en regime voorstel Wij analyseren de contracten waarbij we onder meer kijken naar de aard en het belang van de goederen en diensten die u afneemt en maken een inschatting in welke mate intensief contact met de leverancier tijdens de looptijd toegevoegde waarde oplevert. Die waarde kan zitten in geboden oplossingen, proces of kosten/opbrengsten. Wie welk contact dient te onderhouden varieert eveneens per contract: soms volstaat periodiek contact tussen leverancier met iemand van de inkoop, terwijl in andere gevalleen intensief contact met medewerkers van een beleidsafdeling noodzakelijk is. Op basis van de analyse adviseren we welk regime passend is bij welke contracten en valideren dat vervolgens samen met u. U bepaalt welk regime voor welke contracten u wilt toepassen. Per contract werken wij uit welke activiteiten door wie en op welke wijze uitgevoerd worden. Op basis van deze uitwerking bepaalt u of u zelf het contractmanagement uitvoert of dat u dat samen met ons wilt doen. Adviezen en Klachtencommissie Adviezen Klachtencommissie Al voor de start van een inkooptraject, kunnen wij u adviseren over de te volgen strategie of wijziging van een overeenkomst. Waar nodig, maken wij samen met u al een voorlopig plan van aanpak. Indien daar aanleiding toe is, geven wij ook de CDI-functie van uw organisatie gevraagd en ongevraagd adviezen. Inschrijvers op aanbestedingen hebben de wettelijke mogelijkheid een klacht in te dienen die betrekking heeft op door ons verzorgde aanbestedingsprocedures. De Klachtencommissie stelt u en de CDI-functie van uw organisatie direct op de hoogte en handelt op zorgvuldige wijze de klacht namens u af. PDC 2017 6
Plusdiensten Plusdiensten zijn gestandaardiseerde diensten die u optioneel kunt afnemen. In deel B van de DVA leggen we vast van welke Plusdiensten u gebruik maakt. Eerstelijns Functioneel Beheer DigiInkoop Een aantal departementen werkt samen op het gebied van eerstelijns functioneel beheer ten behoeve van DigiInkoop. Voor deze organisaties hebben we een team functioneel beheer samengesteld zodat er sprake is van kennisbundeling, continuïteitswaarborgen en gestandaardiseerd werken. Basispakket (Operationele werkzaamheden) De operationele werkzaamheden hebben betrekking op het traject van bestellen tot en met factureren. Binnen het basispakket leveren we uitvoerende functioneel beheertaken ten behoeve van uw organisatie en ter ondersteuning van de aansluiting van uw leveranciers. Op hoofdlijnen zijn dat de volgende werkzaamheden: Ondersteuning ingebruikname: we ondersteunen u bij de ingebruikname van het systeem DigiInkoop. Indien gewenst, voeren wij onze werkzaamheden binnen uw organisatie uit; Mutatiebeheer: we zorgen voor de verwerking en het beheer van mutaties (waaronder eenmalig invoeren/toevoegen van organisatie-, personeels- en leveranciersgegevens) en we lossen voor u, in de eerste lijn, problemen en verstoringen op; Op uw verzoek ondersteunen wij uw leveranciers wanneer zij vragen hebben over de inrichting en het gebruik van het leveranciersportaal; Gebruikersopleidingen: we verzorgen standaardopleidingen en trainingen (on-the-job). Het gaat daarbij om standaardopleidingen voor financiële adviseurs, inkoop aanvragers / bestellers en prestatieverklaarders; Gebruikershulp: we ondersteunen uw gebruikers en leveranciers bij vragen of problemen met DigiInkoop; Nieuwe releases: we testen nieuwe releases en nemen deel aan gebruikers acceptatietesten; Expertise: we adviseren over producten en processen rondom DigiInkoop en denken actief mee over de ontwikkeling, implementatie en ondersteuning. We stellen ons op als regisseur van ketens en houden een brede integrale blik op inkoop-, contract- en financiële processen; Inrichten in DigiInkoop van catalogi en punch-out van overeenkomsten; Regievoering en procesbewaking over de gehele dienstverlening van Opdrachtnemer inzake DigiInkoop; Het opzetten en invullen van incident- en problemmanagement zodat aan de hand van analyses procesverbeteringen en efficiency verbeteringen gerealiseerd kunnen worden. Hoe wij deze werkzaamheden uitvoeren leggen we samen met u vast in een apart Dossier Afspraken en Procedures (DAP). In januari starten we met een tweewekelijks overleg waarin wij met u naar het werkaanbod kijken, verbetermogelijkheden bespreken en prioriteiten stellen. In het eerste kwartaal stellen we een plateauplanning op voor de groei en ontwikkeling van functioneel beheer en stellen we het DAP vast. U kunt daarnaast extra ondersteuning bij ons afnemen. Dit is maatwerk dat u gedurende het jaar bij ons kan inkopen. Maatwerk wordt in rekening gebracht op basis van een offerte. Het kan gaan over bijvoorbeeld de volgende onderwerpen: Adviezen over het gebruik van DigiInkoop en stimulering daarvan; Adviezen over uw procesinrichting en de organisatie van inkoop; Inrichting van uw processen en organisatie om te komen tot een eenmalige verbeterslag; Regie op de keten en koppelvakken. PDC 2017 7
Contractmanagement uitvoering De analyse van de contracten, de regimebepaling en het daaruit voortvloeiende voorstel, inclusief een uitwerking van rollen en activiteiten, zijn standaarddiensten. Op basis van ons voorstel bepaalt u of u zelf het contractmanagement uitvoert of dat u dat met ons wilt doen. Uitvoering door ons is een plusdienst waarvoor u een aparte opdracht verstrekt. Uitvoeren van contractmanagement Het per contract uitvoeren van de specifieke activiteiten die wij volgens het uitgewerkte regime kunnen uitvoeren. De ene activiteit vereist meer samenwerking en overleg tussen u en ons dan andere. Afhankelijk van regime en specifieke kenmerken kunnen wij de volgende werkzaamheden uitvoeren: Contractimplementatie en migratie: we nemen informatie over nieuw afgesloten (raam)overeenkomsten en aanbestedingen vanuit het project in ontvangst, verstrekken relevante informatie aan de juiste contactpersonen in uw organisatie, houden het contractregister bij en signaleren acties die nodig zijn bij de implementatie van contracten en stemmen deze met u af; Prestatiebewaking: wij zorgen ervoor dat leveranciers gemaakte afspraken (zoals leveringen, continuïteit, realiseren KPI s en marktconformiteit) nakomen en voeren periodieke overleggen met leveranciers; Communicatie: we halen en brengen met regelmaat informatie bij en naar leveranciers. Dit kan door periodieke overleggen en het organiseren van bijeenkomsten. We beantwoorden tevens uw vragen over het contract; Incidentmanagement: we signaleren incidenten, escaleren indien nodig en handelen deze af in samenspraak met u en leverancier; Managementrapportages: we analyseren managementrapportages en zetten indien nodig acties uit ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening; Verlenging, decharge en evaluatie: we adviseren u met betrekking tot verlengingen en zetten deze op basis van uw beslissing ook in gang. Indien geen verlengingen meer mogelijk zijn, zorgen wij voor afsluiting van eventuele bestelmogelijkheden en verzamelen we met u de Lessons Learned ten behoeve van de nieuwe aanbesteding en het daaruit voorkomende contract; Aanbesteding: tijdens een aanbesteding adviseren wij u en de inkoopadviseur bij het opnemen van SMART afspraken, KPI s, bonus/ malus regelingen en mandaat in het nieuwe contract zodat effectieve sturing mogelijk is. Als er sprake is van een uit categoriemanagement voortkomend contract waar decentraal contractmanagement voor u toegevoegde waarde heeft dan zijn mogelijk ook de volgende additionele werkzaamheden van toepassing: Communicatie met categorieën: wij halen en brengen namens u regelmatig informatie bij en naar de categorie. Dit kan door periodieke overleggen met de categorie, het bijwonen van deelnemersbijeenkomsten en het zitting nemen in klantenraden. We houden u op de hoogte van relevante ontwikkelingen; Incidentmanagement: bij structurele tekortkomingen van een leverancier informeren wij de categoriemanager; Managementrapportages: we analyseren de managementrapportages van de categorie. Daarnaast leveren wij namens u feedback aan de categorie ten behoeve van het opstellen van adviesrapporten ter bepaling van verlenging; Decharge en evaluatie: we leveren namens u input aan de categorie voor de nieuwe aanbesteding. PDC 2017 8
Overige Plusdiensten Tenderboard Spendanalyse In een Tenderboard organiseren we samen met u eigen tegenspraak op inkooptrajecten door het bijeen brengen van interne en externe deskundigheid. Een Tenderboard toetst en adviseert vooraf de strategische keuzes in sourcing- en inkooptrajecten. Dit leidt tot het vergroten van de kwaliteit van de aanbestedingen, meer rekening houden met de (on)mogelijkheden in de markt, het beteugelen van de risico s van ongewenste aanbestedingsuitkomsten en uitloop in de doorlooptijd en het adviseren op het gebied van weging en prioritering bij conflicterende doelstellingen. We analyseren voor u alle inkoopgebonden uitgaven. Na deze analyse doen wij u voorstellen ter verbetering van control, vermindering van maverick buying en vraagbundeling. Rijksbreed categoriemanagement Categoriemanagement Departementen die verantwoordelijk zijn voor een inkoopcategorie hebben de uitvoering daarvan belegd bij hun inkoopcentrum. De categoriemanagers ontwikkelen een rijksbrede visie en daaruit voortvloeiende inkoopstrategieën en toetsen deze met hun stakeholders zoals de klantenraad van de categorie. De diensten onder categoriemanagement die wij namens enkele departementen uitvoeren, variëren per categorie en leveren wij aan de gehele Rijksoverheid. Categoriemanagement Beleid: we identificeren de rijksbehoefte, passen relevant rijksbeleid toe, stellen het categorie(jaar)plan inclusief begroting op en stemmen deze af met de categoriehouder, borgen de bestuurlijke lijnen en governance (zoals eventuele stuurgroep(en) en klantenraad), toetsen keuzes aan beleid, onderzoeken en realiseren waar mogelijk vraagbundeling en zorgen voor kwaliteits- en kennisborging; Strategie: we stellen een plan van aanpak op, analyseren spendgegevens, voeren marktonderzoek uit, stellen de sourcingstrategie op, informeren en commiteren deelnemers en richten een eventuele stuurgroep in; Aanbesteding: we fungeren als (gedelegeerd) opdrachtgever bij aanbestedingen en maken daarbij zoveel mogelijk gebruik van de kennis en capaciteit van het eigen IUC. We stellen binnen de eigen governance structuur het inkoopplan en de aanbestedingsdocumenten vast, bewaken samen met de inkoopadviseur/projectleider het inkoopproces en informeren doorlopend de deelnemers. We zorgen daarnaast voor de benodigde materiedeskundigheid en zorgen ervoor dat het beschrijvend document de verplichting bevat aan te sluiten op DigiInkoop en te voldoen aan e-facturen. We leggen daarbij helder uit wat de consequenties hiervan zijn voor de leverancier; Contractperiode: we informeren wanneer nodig de bestuurlijke lijn, bewaken op hoofdlijnen de prestaties, bewaken het rijksbelang, zijn een escalatiepunt voor categorie contractmanagers, afnemers en dienstverleners, hebben de regie over besluitvorming betreffende verlengingen en dragen zorg voor de evaluatie/uitfasering. PDC 2017 9
Categorie contractmanagement De door de categorie gekozen inkoopstrategieën leiden uiteindelijk tot nieuwe contracten. Dit kunnen rijksbrede en interdepartementale contracten zijn maar soms ook contracten voor een specifiek departement. Afhankelijk van het type contract, aantal deelnemers, marktsituatie en specifieke categoriekenmerken kan het contractmanagement dat direct onder de categorie valt de volgende werkzaamheden uitvoeren: Input voor aanbestedingen: we vragen lopende departementale contracten op, analyseren deze en zorgen voor spendgegevens; Input voor nieuwe contracten: we inventariseren gewenste en haalbare KPI s en borgen dat afspraken, KPI s, instrumenten en mandaat vastgelegd zijn in de nieuwe contracten; Contractimplementatie en migratie: we nemen het inkoopdossier in ontvangst van het inkoopteam, bewaken de implementatie afspraken, stellen DVA-/NOK-templates op voor deelnemers en coördineren eventuele migraties; Rijksbreed contractbeheer: we leggen contractinformatie vast en houden deze bij in het Rijksinkoopregister. We leveren deelnemers tevens de noodzakelijke informatie ten behoeve van vastlegging van de contractinformatie in DigiInkoop; Communicatie met (contractmanagement van) deelnemers: we maken nieuwe overeenkomsten bekend, zorgen ervoor dat deelnemers op passende wijze geïnformeerd blijven en stellen een contracthandleiding op; Incidentmanagement: we coördineren en (bege)leiden escalaties wanneer sprake is van een categorie of bestuurlijke belang. Dit doen we tevens op verzoek van de decentrale contractmanager van de deelnemer; Strategisch sturing: we bewaken de naleving van gemaakte strategische keuzes en passen deze eventueel aan; Prestatiebewaking: we zorgen op categorieniveau ervoor dat leveranciers gemaakte afspraken zoals leveringen, continuïteit, KPI s en marktconformiteit nakomen, voeren periodieke overleggen met leveranciers en voeren audits uit; Managementrapportages: we stellen managementrapportages op ten behoeve van deelnemers/opdrachtgevers en stellen adviesrapporten over verlenging op ten behoeve van de opdrachtgever; Decharge en evaluatie: we sluiten bestelmogelijkheden af, informeren de deelnemers hierover en leveren input aan voor de nieuwe aanbesteding (Lessons Learned). PDC 2017 10
Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg 52 2595 an Den Haag Postadres Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk Postbus 20011 2500 ea Den Haag www.ubrijk.nl December 2016 97605