Nota van Inlichtingen Adviesgroep Inkoop Wmo Westerkwartiergemeenten: gestelde vragen en antwoorden Van : Ambtelijke werkgroep Inkoop Wmo Datum : woensdag 16 september 2015 Adviesgroep inkoop Wmo Vraag Antwoord Toelichting 16 september 2015 Website Algemene vragen In hoofdstuk 4.2 Plan van Aanpak Ïnkoop Wmo 2015-2020 is schematisch weergegeven een opsomming van de Wmo taken die worden meegenomen bij de inkoop Wmo Westerkwartier. Nummer 9 behandelt de Hulp bij het huishouden. De maatwerkvoorziening betreft slechts HH2, aangezien HH1 per 1 januari 2015 niet meer is opgenomen in de Wmo. Er wordt voorgesteld om de bestaande contracten voor HH2 in 2015 met 1 jaar te verlengen ( dus tot en met 2016). Is dit voorstel aangenomen en zijn de contracten reeds verlengd? Zo ja, betekent dit dat er over 2016 geen ruimte is voor nieuwe aanbieders van HH2? In hoofdstuk 5.6 wordt gemeld dat op basis van het advies van de werkgroep Inkoop en aanbesteding voor 2015 een budget is gereserveerd van 2,4 miljoen voor HH2, waarvan de helft bestemd is voor afbouw van de HH1 in 2015. Mag ik hieruit de conclusie trekken dat het budget voor HH2 in 2016 min of meer wordt gehalveerd naar rond 1,2 miljoen? En blijft de bestaande algemene voorziening voor HH1 ( voor mensen met medische beperking en een inkomen tot 120% van het bijstandsniveau) over 2016 gehandhaafd? De colleges in het Westerkwartier hebben op 7 juli jl. besloten om de huidige contracten voor HH2 niet te verlengen maar dit mee te nemen in de inkoop Wmo middels bestuurlijk aanbesteden. Hiermee maakt HH2 volledig deel uit van het inkoopproces volgens het bestuurlijk aanbesteden. Wat betreft budget is dit een voorbarig conclusie aangezien we nog maar in het 3 e kwartaal van 2015. Definitie zicht op het budget hebben we daarmee niet De stelling dat HH1 als algemene voorziening blijft is niet juist. HH1 is in het Westerkwartier geen algemene voorziening. Wel kennen we in het Westerkwartier voor 2015 voorzieningen in de vorm van een compensatieregeling, een basispakket HH, alsmede de Hulp bij het Huishouden Toelage (HHT). Deze voorzieningen blijven gehandhaafd in 2016 1
Adviesgroep Deelovereenkomst Art. 4 Bijlage 2 Art.1.1 Is er ruimte in 2016 voor nieuwe aanbieders van HH2 via de inkoop door zorgvragers van HH2 via een PGB? Zo ja, aan welke eisen moeten deze aanbieders voldoen? Is de duur van de deelovereenkomst inmiddels al bekend? Binnen welke termijn starten met dienstverlening? Ontvangt de aanbieder bij de opdrachtverstrekking ook het integrale plan van de cliënt? Dit inzake privacy? Het bieden van PGB blijft een mogelijkheid. De voorwaarden kunt u vinden in de verordening Wmo van de Gemeente en in de Nadere Regels. Het beleid van de Gemeente is er wel op ingericht om ZIN voor te laten gaan op PGB, tenzij.zie voorwaarden. De gemiddelde duur ligt tussen de 3 en 5 jaar. Het advies aan het College zal zijn om ook de deelovereenkomst voor een zo lang mogelijke periode aan te gaan. Dit voorstel moet nog naar het College. Afgesproken wordt dat we vooralsnog geen termijn afspreken. Als de gemeente merkt dat dat toch niet handig is, gaan we daarover met elkaar in gesprek om toch een termijn af te spreken. De Wmo consulent moet de vinger aan de pols houden of de ondersteuning daadwerkelijk is gestart. Het is niet de bedoeling dat het integrale plan van de cliënt naar de aanbieder wordt gestuurd. Art. 1.4 Art. 1.5 Art. 1.6 Kan er vanaf 1 januari 2016 gewerkt worden met de Iwmo-codes? Werkt het systeem dan? In de tekst wordt gerefereerd naar sociale teams. Er zijn in het Westerkwartier geen sociale teams actief. Sommige gemeenten nemen een consultatiefunctie op in hun tarieven. Is dat in het Westerkwartier ook een idee? Ten aanzien van de iwmo codes wordt aangegeven dat gestreefd wordt om het per 1 januari 2016 gereed te hebben. Er wordt in Westerkwartier toegewerkt naar één toegang. Er zal een voetnoot worden opgenomen over de toegang nu en dat er wordt toegewerkt naar één toegang per gemeente. Dit onderdeel zal besproken worden bij het onderdeel resultaten en activiteiten. De Werkgroep inkoop zal de Discussiepunt meenemen in de bespreking van het 2
Wat zijn de gronden waarop een aanbieder zich kan beroepen als hij gemotiveerd onder de acceptatieplicht uit wil. mogelijkheden bespreken. Gekeken wordt of er voor het Westerkwartier een zorgweigeringsprotocol moet worden opgesteld. Hierbij wordt gekeken naar de protocollen van andere gemeenten. onderdeel Resultaten en activiteiten. Art. 1.9 Hoe vindt controle plaats op de toewijzing van cliënten naar de aanbieders. Een Wmo consulent moet niet alle cliënten naar dezelfde aanbieder verwijzen. Convenant marktconform tarief wordt deze code op de tarieven toegepast? Wordt het driegesprek, de afstemming tussen consulent, client en aanbieder beschreven in het werkproces van de Toegan(en)? Dit vraagt om een onafhankelijk positie van de consulent. Naast deze onafhankelijke functie kan ook via het administratieve proces (zorgtoewijzingen) gecontroleerd worden. Deze code is inmiddels in bezit van de werkgroep. Bestuurlijk moet er nog een uitspraak worden gedaan over het onderschrijven van deze code. Mocht blijken dat onze tarieven niet passen binnen de code, dan gaan we hierover met elkaar in gesprek. Het driegesprek moet worden opgenomen in het werkproces van de Wmo consulent. In de definitielijst moet worden opgenomen wat de rol is van de consulent. Afgesproken wordt vanaf nu de tem consulent te gebruiken. Art. 1.10 De inspanningsplicht van de aanbieder bij eenzijdige opzegging door de client met zorgmijdend gedrag om te voorkomen dat hij/zij in een risicovolle situatie belandt, is te scherp aangezet. Er zal een tekstvoorstel voor de laatste zin van 1.10 Met een eenzijdige situaties belanden. Hier moet worden verwezen naar het artikel over de zorgweigering. Aanpassen in Bijlage 2, art. 1.10 Art. 2.2 Het Zorgkantoor heeft de eis van bepaalde certificering losgelaten. Zie het Koffie-arrest. Als een aanbieder aantoonbaar kan voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en dit met externe Dit wordt nog uitgezocht! Koffie-arrest i.r.t. eis van certificering uitzoeken en artikel eventueel aanpassen. 3
Art. 2.7 Art. 2.8 audits kan ondersteunen, dan mag een gemeente geen certificering verplicht stellen. In het hele document moet gewerkt worden met perioden van vier weken in plaats van kalendermaanden. Welk verantwoordingsprotocol wordt hier bedoeld? Dit artikel inzake spoedzorg roept vragen op Niet duidelijk is wat we er onder verstaan. Wat valt onder de Wmo in geval van crisis? De periode van vier weken i.p.v. kalandermaanden zal door het hele document consistent worden gebruikt. Het verantwoordingsprotocol Wmo van de Groninger gemeenten wordt naast de deelovereenkomst gelegd. De werkgroep inkoop moet bepalen of dit vergelijkbaar met Groningen wordt opgenomen of dat we hierin maatwerk willen. Besloten wordt dit artikel te laten staan en een kader op te nemen wat wordt verstaan onder spoedzorg in de Wmo. Aanpassen in hele document. Toelichtingskader spoedzorg (Wmo) opstellen. Basisovereenkomst Art. 5 lid 3 In de basisovereenkomst staat dat de gemeente de volgende documenten kan opvragen bij de aanbieder: Gedragsverklaring Aanbesteden (en in het geval geen sprake is van een rechtspersoon: een Verklaring Omtrent Gedrag ), een verklaring van de Belastingdienst en een uittreksel uit het Handelsregister, voor zover de wet dit voorschrijft. Deze documenten mogen steeds niet ouder zijn dan zes kalendermaanden gerekend vanaf het moment dat Gemeente deze bij Aanbieder opvraagt. Aangegeven wordt dat voor de Gedragsverklaring Aanbesteden een termijn geldt van twee jaar in plaats van zes kalendermaanden. De laatste zin wordt iets soepeler omschreven. De duur van twee jaar geldt alleen voor de zogenaamde gedragsverklaring aanbesteden, daarbij geldt dat deze wettelijk gezien 2 jaar geldig is vanaf datum afgifte. Dat staat idd in de Aanbestedingswet. Echter dat artikel is niet van toepassing bij 2B diensten. Kortom, de verklaring van de belastingdienst en het uittreksel KvK mogen wel maar 6 maanden oud zijn, de gedragsverklaring aanbesteden 24 kalendermaanden. De consequentie is dat de gedragsverklaring aanbesteden ingeleverd mag worden, indien deze niet ouder dan 2 jaar is. Voor de verklaring van de belastingdienst en het uittreksel KVK blijft Aanpassen formulering laatste zin. Artikel anders toe passen, geen aanpassing in basisovereenkomst. 4
Waar vind ik de formulieren o.a. verklaring van de belastingdienst? Adviesgroep 2 september 2015 Basisovereenkomst Op welk moment is de basisovereenkomst beschikbaar? De website is nog niet goed ingericht. De inkoopdocumenten zijn moeilijk te vinden. Op welke wijze kunnen de deelnemers van het inkoopnetwerk de verslagen van de bijeenkomsten van de adviesgroep lezen? Is er een deadline voor ondertekening van de Basisovereenkomst? Wat is de rol van de (WMO) adviesraden in de adviesgroep. Het is toch niet zo dat zij ook de vertrouwelijk (financiële) informatie kunnen inzien? Wat wordt geregeld in de Basisovereenkomst? Klopt het dat bijlage 1 van de wel de duur van 6 maanden staan. Op de website staan de veel gestelde vragen. Hier staat toegelicht welke formulieren worden bedoeld en hoe u ze op kunt vragen. De basisovereenkomst is vanaf 1 september 2015 digitaal beschikbaar op de website www.westerkwartier.nl/inkoopwmo De indeling van de website zal aangepast worden. Het verslag van deze bijeenkomsten van de adviesgroep komen onder een tab: adviesgroep. Er is een deadline afgesproken voor ondertekening van de Basisovereenkomst door zorgaanbieders en dat is 1 oktober 2015. Dit is bedoeld om vanaf de start al een bepaalde basis van gecontracteerde partijen te creëren. Later kunnen ook nog partijen zich aanmelden of afmelden. De (Wmo)adviesraden zijn onderdeel van de adviesgroep met de rol om het cliënt perspectief in te brengen in de discussie en in de onderhandelingen. Binnen de adviesgroep wordt niet gesproken over de vertrouwelijke gegevens van een individuele organisatie en ook niet over de tariefopbouw per organisatie. De gemeente ziet toe op het vertrouwelijk behandelen van deze gegevens op organisatieniveau. De procesafspraken, Hoe gaan we met elkaar om, en kan gezien worden als minigrondwet. Ja, dat klopt. Deze bijlage wordt gevuld 5
basisovereenkomst nog niet beschikbaar is. Deelovereenkomst Pagina 3 Nemen in aanmerking - A, hier staat nog en jeugdwet hoort dit hier wel te staan het betreft immers de deelovereenkomst Wmo? Bij D wordt de term visie genoemd. Kan duidelijk benoemd worden welke visie hier wordt bedoeld? Het verzoek wordt gedaan om de bijlagen een duidelijke titel mee te geven op de website, zodat goed te herleiden is bij welk hoofddocument de bijlage behoort. Art. 3 lid 2 lid 2 gelden de algemene inkoopvoorwaarden Westerkwartier voor alle 4 de deelnemende gemeenten? Artikel 5.2. Dit artikel regelt de overname van verplichtingen bij beëindiging overeenkomst. Betekent dit je als aanbieder gedwongen kan worden om verplichtingen van een aanbieder over te nemen, ook als je die diensten niet levert? Artikel 5.2 Wordt hier de Deelovereenkomst of de Basisovereenkomst bedoeld? Artikel 5 lid 4. Is een besluit hetzelfde als de opdrachtverstrekking? met de namen van de organisaties die de Basisovereenkomst hebben ondertekend. Het is een dynamische lijst die door de gemeente wordt bijgehouden. De Basisovereenkomst is opgesteld voor zowel de Wmo als de Jeugdhulp. Dit artikel (A) verwijst naar de Basisovereenkomst. Hier staat het goed vermeld. Het klopt dat deze Deelovereenkomst (zie ook de titel) enkel gaat over de inkoop van de maatwerkvoorziening Wmo. Hier wordt de visie op het sociale domein bedoeld van de Westerkwartiergemeenten. Dit zal in de tekst aangepast worden. Dit wordt toegezegd. Ja, dat klopt. Nee, dat kan niet. In de eerste plaats kan geen enkele aanbieder gedwongen worden om verplichtingen over te nemen. Al helemaal niet als het diensten betreft niet tot het huidige dienstenpakket van de aanbieder behoort. Hier wordt bedoeld de Deelovereenkomst, maar de Deelovereenkomst hangt onder de Basisovereenkomst. Dit hoeft niet expliciet benoemd te worden, maar kan geen kwaad. Als tekstwijziging opgenomen in de Deelovereenkomst. Nee, de Gemeente neemt een Besluit of een Inwoner wel of niet in aanmerking 6
Bijlage 2 Artikel 5 lid 4. Deze Deelovereenkomst geldt voor alle oude producten uit de AWBZ en maatwerkvoorzieningen. Betekent dit dat er per dienst/product een overeenkomst wordt opgesteld? Artikel 5.4. De gemeente kan de overeenkomst met een aanbieder beëindigen, als deze drie keer in een kalenderjaar een individuele opdrachtverstrekking terugtrekt bij dezelfde aanbieder. Kan hier ook de term verwijtbaar opgenomen worden. Art 9. Wat betekent dit? Is in de bijlage opgenomen binnen welke termijn de dienstverlening moet starten. 1.1 In het kader van privacy is het niet wenselijk om het integrale Plan van de cliënt mee te sturen naar de Aanbieder. Hoe gaan we daar mee om? komt voor een Maatwerkvoorziening. Dit Besluit gaat in de vorm van een beschikking (brief) naar de Inwoner. De Opdrachtverstrekking is gericht aan de Aanbieder waarin hij de opdracht krijgt om voor betreffende inwoner een Maatwerkvoorziening te leveren. Nee, er wordt net als de Basisovereenkomst een Deelovereenkomst opgesteld, waarin alle diensten/producten die vallen onder de Maatwerkvoorziening worden opgenomen. Na ondertekening kan elke aanbieder in de etalage aangeven op welk terrein zijn expertise zit en welke producten hij kan leveren. Dit wordt voorgelegd aan Tim Robbe en wordt als wijzigingsvoorstel opgenomen in de deelovereenkomst. Mocht door veranderde wetgeving een gedeelte van de deelovereenkomst niet meer van toepassing zijn, dan is alleen dat deel nietig. De overige onderdelen blijven gewoon van kracht. De deelovereenkomst kan op dat betreffende onderdeel daarna in gezamenlijkheid aangepast worden. Deze termijn is niet expliciet opgenomen. Bespreken of we dit willen toevoegen en welke termijn we willen hanteren. Opgenomen als wijzigingsvoorstel in de bijlage 2. Hier moeten we kritisch naar kijken en tekstuele aanpassingen maken waar nodig. Er zullen tekstuele wijzigingsvoorstellen worden gedaan in de Deelovereenkomst. 7
Art. 1.4 Is de Iwmo tijdig ingericht? Hoe houden we rekening met de privacy-regels? 1.5 Woord vertrouwenspersoon is in deze context onduidelijk. Kan dit anders worden geformuleerd? Art. 1.6 voor een feitelijke opdracht mag er dan al contact zijn tussen inwoner, consulent en aanbieder. Omdat aanbieder nog geen opdracht heeft zou dit niet mogen. Voor het invullen van het plan zou het best voordelen kunnen hebben om een zorgvraag zo goed mogelijk in te kunnen vullen. Maar dit wordt dan beschouwd als een voorfinanciering en voor wie zijn de kosten dan. 1.6 woord acceptieplicht heeft vanuit de zorgverzekeringswet een andere lading. Kan dit anders worden geformuleerd? 1.6 deze werkwijze vraagt wel om een onafhankelijke casemanager t.o.v. de De verwachting is dat iwmo niet eerder klaar is dan 1 januari 2016 en de kinderziekten er niet eerder dan 1 juli 2016 uit zijn. Er zullen tijdelijke oplossingen nodig zijn. De privacy wetgeving is hierbij een groot aandachtspunt. In deze context wordt vertrouwenspersoon geduid als als iemand uit het netwerk van de cliënt. Wordt tekstueel aangepast. Hier wordt gedoeld op het afstemmingsgesprek tussen cliënt, gemeente en aanbieder. Dit is een mogelijkheid om de integraliteit in de aanpak te bevorderen en de maatwerkvoorziening af te stemmen op de behoefte van de cliënt. Deze voorinvestering zal door de Aanbieder niets extra s kosten aangezien er altijd sprake is van een intake bij de aanbieder. Deze intake heeft in het afstemmingsgesprek al grotendeels plaatsgevonden. De context die hier wordt bedoeld is te regelen dat cliënten er binnen alle redelijkheid er op aan kunnen dat zij bij de betreffende aanbieder terecht kunnen. Zonder motivatie kan een aanbieder niet weigeren. Dit wordt ook verderop in het artikel geregeld. Er kunnen nadere afspraken worden gemaakt waaraan deze motivatie dan moet voldoen. Bijv. zorgweigeringsprotocol. Het advies is om het woord acceptieplicht niet te vervangen. Het klopt dat de consulent vanuit een onafhankelijk positie samen met cliënt tot 8
Via website aanbieders. Op welke wijze is dit geborgd? Vraag over reële kosten, TSN heeft een convenant afgesloten, in convenant staan tarieven met betrekking HH1/HH2. Is de Gemeente hiervan op de hoogte? Er wordt een vraag gesteld over de toegang en hoe die is geregeld bijvoorbeeld met betrekking tot vrij- toegankelijke en niet vrijtoegankelijke zorg gekomen. Geen een keuze moet kunnen komen voor een aanbieder. De beschrijving van het werkproces van de huidige toegangen moet hierin voorzien. Opgemerkt moet worden dat de toegang binnen de gemeente volop in ontwikkeling is. Deze opmerking zal binnen deze ontwikkeling moeten worden uitgewerkt. De gemeente geeft aan dat tarieven binnen kaders van beschikbare budgetten horen te vallen. Gemeente kent het document niet en komt hierop terug. Bij het bespreken van bijlage 2 is de organisatie van de Toegang georganiseerd. De discussie inzake de definiëring en concretisering van de termen vrijtoegankelijke zorg en niet-vrij toegankelijke zorg komt terug bij bespreking onderdeel resultaten en activiteiten. Er is een definitielijst ontwikkeld door de werkgroep Welzijn. Deze zal door de ambtelijke werkgroep Inkoop naast de huidige definitielijst gelegd worden en komen met een voorstel terug. 9