BEST/Syndic in de Cloud

BEST/Syndic in de Cloud Productvoorstelling www.cloudsyndic.com A. Dorp 37, 2861 Onze-Lieve-Vrouw-Waver T. +32 15 75 30 58 F. +32 15 75 21 42 E. info@cloudsyndic.com 1

BEST/Syndic BEST/Rentm Voor beheer van onroerend goed van eigenaars SYNDIC.web Online platform om te allen tijde documenten te delen met huurders en eigenaars SYNDIC.av Voor een vlot verloop van de algemene vergaderingen SYNDIC.workflow Inscannen, beheren en verwerken van documenten BEST/Syndic 2

BEST/Syndic in de Cloud - Flow 3

Algemeen

Aanmelden Aanmelden gebeurt op een beveiligde website. Deze is gepersonaliseerd voor uw firma. Gebruikers: Aanmelden met gebruikers- ID en paswoord. 5

Startscherm Menu: Applicatie is onderverdeeld in een aantal hoofdmenu s (zelf te bepalen). Gewenste actie selecteren in handig dropdown menu. Meldingen: De software geeft automatisch meldingen betreffende: - Activeren voorschotten - Openstaande posten - Programma: Geeft aan in welk programma u aan het werken bent. Menu is doorheen de hele applicatie hetzelfde Kan verschillen per gebruiker Inloggegevens: - Ingelogde gebruikers - Datum en tijd log-in - Mogelijkheid tot uitloggen Hier kunnen eventueel ook systeemmededelingen e.d. komen Home: Vanuit elke scherm terugkeren naar dit scherm 6

Selectiescherm Gebouwenoverzicht Standaard functionaliteiten: Ook standaard functies kunnen uitgevoerd worden. Zelfs creëren van een nieuw gebouw is mogelijk Export naar Excel: Huidige overzicht exporteren naar Excel. Historiek: Historiek van alle wijzigingen wordt bijgehouden. Tabel: Het is steeds mogelijk om te filteren in de tabel en om de gegevens van een kolom opof aflopend te sorteren. 7

Detailscherm Tabbladen: Gegevens worden overzichtelijk gegroepeerd. Ook wisselen van tabbladen kan via sneltoetsen op het toetsenbord (alt+nr) Vergrootglas: Gegevens opzoeken via de zoekknop. Klikken opent een overzicht met alle mogelijke opties. Filteren in de kolommen is steeds mogelijk als ook opof aflopend sorteren. Kalender: Selecteren van de gewenste datum via de kalender knop 8

Detailscherm Algemeenheden Herhaal: Gegevens van de huidige record bewaren in een buffer. Deze worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe record. Historiek: Ook hier kan de historiek opgevraagd worden. 9

Detailscherm Documenten Door het systeem gegenereerde document die relevant zijn voor het gebouw worden automatisch gekoppeld aan het gebouw. Het is ook mogelijk dat u zelf documenten koppelt. Voorbeeld: Word, PDF, Afbeeldingen, Linken: Bestaande documenten in de applicatie linken aan dit gebouw. Uploaden: Zelf een document uploaden. Loskoppelen: Het geselecteerde document blijft nog wel bestaan, maar zal niet meer gekoppeld zijn aan dit gebouw. Nieuwe versie: Het geselecteerde document vervangen door een ander. Versie nummer in tabel zal veranderen. 10

Gebouwen + Panden & Eigenaars

Gebouwen Tabblad Algemeen Het eerste tabblad bevat de algemene gegevens van het gebouw: - Benaming en adres - informatie over provisie- en reservefonds, voorschotten, - Genorm. Rekeningst.: Geef aan of het een gebouw is dat werkt met een genormaliseerd rekeningstelsel of niet. 12

Gebouwen Tabblad Bankgegevens Geeft een overzicht van alle rekeningen die gekoppeld zijn aan het gebouw. Gegevens kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. 13

Gebouwen Tabblad Kostencodes Geeft een overzicht van alle kostencodes van dit gebouw. Kostencodes kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. 14

Gebouwen Tabblad Kostencodes Detailoverzicht van de gegevens van een kostencode. Type: Verschillende kostencodetypes zijn mogelijk 15

Gebouwen Tabblad Panden Geeft een overzicht van alle panden binnen dit gebouw. Panden kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden. 16

Gebouwen Panden Tabblad Algemeen Er is ook een apart programma Panden met dezelfde mogelijkheden. De informatie van de panden is onderverdeeld in tabbladen. In dit tabblad kunnen eigenaars (en zijn bijhorende gegevens) gekoppeld worden aan het pand. Het tabblad bevat ook een aantal andere algemene gegevens zoals: aantal garages e.d. 17

Gebouwen Panden Tabblad Facturatie Dit tabblad bevat de facturatiegegevens voor dit pand. Hier kan eventueel een andere eigenaar (of dezelfde eigenaar met andere adresgegevens) gekoppeld worden aan het pand Verder moet ook aangegeven worden: - Of er rappels moeten verstuurd worden - De huidige stand van provisie- en reservefonds - Het voorschot/maand Wordt hier geen eigenaar geselecteerd, dan zal automatisch de eigenaar uit het vorige scherm ingevuld worden 18

Gebouwen Panden Tabblad Oproep In dit tabblad bevat de oproepgegevens voor dit pand. Hier kan eventueel een andere eigenaar (of dezelfde eigenaar met andere adresgegevens) gekoppeld worden aan het pand Wordt hier geen eigenaar geselecteerd, dan zal automatisch de eigenaar uit het vorige scherm ingevuld worden Deze gegevens worden gebruikt voor het versturen van de uitnodigingen van de algemene vergadering. Verder moet ook aangegeven worden: - Of de eigenaar lid is van de raad van beheer - Hoe de uitnodigingen verstuurd moeten worden (post / email / aangetekend) 19

Gebouwen Panden Tabblad Kostencodes In dit tabblad moet aangegeven worden wat het aandeel van dit pand is in elke kostencode van het gebouw. 20

Gebouwen (Panden - ) Eigenaars Wanneer bij een pand op het vergrootglas geklikt wordt naast Eigenaar zal een selectiescherm met alle reeds aanwezige eigenaars in het systeem getoond worden Vanuit dat scherm kunnen de standaardacties doorgevoerd worden. 21

Gebouwen Eigenaars Tabblad Algemeen Er is ook een apart programma Eigenaars met dezelfde mogelijkheden. In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden. Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten. 22

Gebouwen Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het gebouw Gegevens: Geef voor zowel de eerste als de 2 de rappel het boetebedrag en/of boetepercentage in. Geef ook aan na hoeveel dagen elke rappel verstuurd moet worden. 23

Gebouwen Technische info Hier kan gebouwspecifieke informatie toegevoegd worden. 24

Gebouwen Technische info (voorbeelden) Verzekeringen 25

Leveranciers

Leveranciers Tabblad Algemeen Geeft een overzicht van de algemene gegevens van de leverancier 27

Leveranciers Tabblad Bankgegevens Geeft een overzicht van alle bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier 28

Leveranciers Tabblad Grootboekrekening Per leverancier kunnen een aantal grootboekrekeningen gekoppeld worden. Dit vergemakkelijkt de ingave van de facturen. 29

Facturen

Facturen Na selecteren van een gebouw moet een leverancier geselecteerd worden voor wie u facturen wenst aan te maken Type factuur: Er zijn 2 verschillende types voor factuur. 31

Facturen Niet genormaliseerd zonder BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag : Het factuurbedrag Coderen of Opslaan: Facturen kunnen meteen gecodeerd worden. Maar ze kunnen ook eerst opgeslagen worden voor latere verwerking. Huurder/Eigenaar: Geef aan of de factuur voor de huurder of de eigenaar bestemd is. Dit vergemakkelijkt een eventuele latere splitsing van de afrekening. 32

Facturen Niet genormaliseerd met BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag BTW: Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden. 33

Facturen Wel genormaliseerd zonder BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Tabbladen: De factuuringave is verdeeld over 2 tabbladen 34

Facturen Wel genormaliseerd zonder BTW Verdeel het factuurbedrag over de gewenste grootboekrekeningen Voorgestelde rekeningen: Indien aan de leverancier reeds grootboekrekeningen gekoppeld waren, zullen deze hier voorgesteld worden. Toevoegen: Andere grootboekrekeningen kunnen hier nog steeds toegevoegd worden 35

Facturen Wel genormaliseerd met BTW Vul hier de gegevens van de factuur in. Bedrag BTW: Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden. 36

Facturen Wel genormaliseerd met BTW Verdeel het factuurbedrag over de gewenste grootboekrekeningen BTW-bedrag: Ook het BTW-bedrag moet ingevoerd worden. Door Het percentage in te vullen zal dit automatisch berekend worden. 37

Facturen Opslaan Na klikken op opslaan krijgt u een overzicht van de ingegeven factuur Nieuw factuur: Om de snelheid van ingave van facturen te optimaliseren kan hier gekozen worden om een nieuw factuur in te geven met dezelfde: - Leverancier - Leverancier en gebouw - Gebouw - Omschrijving 38

Coderen

Coderen Niet genormaliseerd Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw Creatie & wijzigen: Facturen kunnen hier nog steeds gewijzigd of gecreëerd worden. Nummeren: De facturen die gecodeerd moeten worden moeten een volgnummer krijgen. Twee lijnen met dezelfde nummer worden samengevoegd. 40

Coderen Niet genormaliseerd Kostencode: Het volledige factuurbedrag verdelen volgens 1 kostencode 41

Coderen Niet genormaliseerd Combinatie: Het factuurbedrag verdelen over twee of meer kostencodes. Verdeling: De verdeling over de verschillende kostencodes kan zowel procentueel als volgens bedrag gebeuren. 42

Coderen Niet genormaliseerd - Combinatie Kostencodes: Verdeel het factuur bedrag over de gewenste kostencodes 43

Coderen Niet genormaliseerd - Privatief Panden: Ken het factuurbedrag toe aan een specifieke eigenaar 44

Coderen Wanneer alle genummerde facturen gecodeerd zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm. Bevestigen: Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren. 45

Coderen Wel genormaliseerd Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw 46

Coderen Wel genormaliseerd Kostencode/combinatie: Ook hier heeft u de keuze om het bedrag te verdelen over 1 of meerdere kostencodes. Grootboekrekening: De gebruikte grootboekrekeningen zijn hier steeds zichtbaar. 47

Coderen Wel genormaliseerd - Combinatie Grootboekrekening: Verdeling gebeurd hier per geselecteerde grootboekrekening Kostencodes: Verdeel het factuur bedrag over de gewenste kostencodes 48

Coderen Wanneer alle genummerde facturen gecodeerd zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm. Bevestigen: Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren. 49

Rapporten gecodeerde facturen (voorbeeld) 50

Afrekeningen

Afrekeningen Herafdruk: Deze gegevens kunnen ingevuld worden voor een herafdruk van een bepaalde afrekening. Via E-mail: De aangemaakte documenten kunnen eventueel per e-mail verstuurd worden. Afdruk: Bepaal welke documenten u mee wenst af te drukken 52

Afrekeningen Documenten Lijst facturen 53

Afrekeningen Documenten Verdeling facturen 54

Afrekeningen Documenten Lijst eigenaars 55

Afrekeningen Documenten Individuele afrekening 56

Afrekeningen Documenten Overschrijvingen 57

Afrekeningen Documenten BTW splitsing 58

Afrekeningen Splitsing Koper/Verkoper 59

Afrekeningen Splitsing Huurder/Eigenaar 66

Afrekeningen Splitsing Huurder/Eigenaar 67

Open posten + Rappels

Open posten Dit scherm geeft een overzicht van alle openstaande posten van de eigenaars van het geselecteerde gebouw Open posten kunnen steeds gewijzigd of toegevoegd worden. 69

Activeren Maandvoorschotten Selecteer voor welk gebouw u de maandvoorschotten wenst te activeren. Hier zal ook automatisch op gecontroleerd worden bij het aanmelden. 70

Rappels In dit scherm kunt u voor de openstaande posten rappels aanmaken. Opvullen: Het programma zal op basis van de instellingen van het gebouw de juiste rappeltypes toekennen aan de openstaande posten. Info: Lijnen: Rode lijnen zijn vervallen open posten en kunnen gerappelleerd worden. 71

Rappels - Documenten 72

Banken

Banken - Betalingsopdrachten Selecteer welk type betaling je aan een betalingsopdracht gaat toevoegen: - Facturen - Tegoeden eigenaars - Diverse Afrekeningen Open Posten Banken Balans Dagboeken Documenten 74

Banken - Betalingsborderel Bestand: Hiermee kan het betalingsbestand gedownload worden. 75

Banken Inlezen bankbestand 76

Banken - Dagafschriften Dagafschriften wordt gebruikt om de transacties van op de rekeninguittreksels te kunnen verwerken in het systeem. Na het selecteren van een gebouw, moet u nog selecteren voor welke bankrekening van dat gebouw u de dagafschriften wenst in te voeren. 77

Banken Dagafschriften - Overzicht Wanneer op overzicht geklikt wordt, krijgt u een lijst van alle tot dan toe toegewezen bedragen. 78

Banken Dagafschriften - Afdruk Na het inboeken krijgt u een afdruk met alle lijnen. 79

Balans

Balans Niet genormaliseerd Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van het geselecteerde gebouw. Detail van de posten kan bekeken worden. Actief/Passief Selecteer of u de actiefof passiefzijde van de balans wilt bekijken. 81

Balans Niet genormaliseerd De lijnen die op een balanspost staan. Elke lijn kan verder in detail bekeken worden. 82

Balans Niet genormaliseerd Detailoverzicht van een lijn. 83

Balans Niet genormaliseerd - Afdruk 84

Balans Wel genormaliseerd Bij de balans van het genormaliseerd kunt u eerst een aantal selectiecriteria invoeren Toon: Hier kan aangegeven worden tot welk niveau de gegevens getoond moeten worden. 85

Balans Wel genormaliseerd Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van het geselecteerde gebouw. Detail van de lijnen kan bekeken worden. Niveau: Er wordt meegegeven op welk niveau in de balans u zich bevindt. 86

Balans Wel genormaliseerd 87

Balans Wel genormaliseerd - Afdruk 92

Dagboeken

Dagboeken Voor gebouwen met genormaliseerd rekeningstelsel zijn volgende dagboeken ter beschikking: - Aankoop dagboek - Afrekeningen dagboek - Financieel dagboek - Divers dagboek 96

Documenten

Documenten De software bevat een aantal meegeleverde standaard documenten. 98

Documenten Uitnodiging algemene vergadering Document voorbeeld van uitnodiging algemene vergadering. Document informatie: Informatie die gebruikt zal worden om het document op te stellen. Agendapunten: Ingave agendapunten van de algemene vergadering 99

Documenten Uitnodiging algemene vergadering Uitnodiging voor de vergadering wordt opgesteld voor alle eigenaars van het gebouw. 100

SYNDIC.web & SYNDIC.av

SYNDIC.web & SYNDIC.av SYNDIC.web Online platform om te allen tijde documenten te delen met huurders en eigenaars SYNDIC.av Voor een vlot verloop van de algemene vergaderingen BEST/Rentm Voor beheer van onroerend goed van eigenaars SYNDIC.workflow Inscannen, beheren en verwerken van documenten BEST/Syndic 102

SYNDIC.web & SYNDIC.av Voor meer informatie omtrent deze softwarepakketten verwijzen wij u graag door naar onze website SYNDIC.web SYNDIC.av 103

Contacteer ons! info@cloudsyndic.com