Veelgestelde vragen over facturatie - juli 2015
Veelgestelde vragen over facturatie In dit document vindt u de veelgestelde vragen omtrent facturatie van de afgelopen zes maanden. Vragen: 1) Wat is het verschil tussen een geplande en een gerealiseerde prijs? 2) Hoe kan ik een uitdraai maken van alle mailadressen die gebruikt worden voor facturering? 3) Wat moet ik doen als er een factuur overgeslagen wordt? 4) Kan ik een (foute) factuur verwijderen? 5) Wat is een correctie factuur? 6) Kan ik meerdere maanden tegelijk factureren? 7) Wat houden de verschillende factuurstatussen in? 8) Kan ik een incassobestand terugdraaien? 9) Waar kan ik de mandaat code invoeren? 10) Waar kan ik het klantnummer invoeren dat uiteindelijk op de factuur terechtkomt? 11) Waarom klopt mijn incassobestand niet? 12) Hoe krijg ik een factuur niet in het incassobestand? 13) Worden credit facturen meegenomen in het incassobestand? 14) Hoe kan ik een rekeningnummer wijzigen nadat ik een factuur aangemaakt heb? 15) Hoe factureer ik een kindje dat (bijvoorbeeld) midden in de maand stopt? 16) Hoe kan ik extra kosten (zoals luiers, maaltijden etc.) in rekening brengen? 17) Waar stel ik de factuurnummeropbouw in en hoe telt deze? 18) Kan ik deelbetalingen verwerken in Bitcare? 19) Naar welke boekhoudpakketten heeft Bitcare een koppeling? 20) Uit welke soorten factuur lay-out kan ik kiezen? Wij wensen u veel succes en plezier bij het facturen! Het Bitcare Team 2
Veelgestelde vragen facturatie 1) Wat is het verschil tussen een geplande en een gerealiseerde prijs? De prijs die u invoert kan gepland of gerealiseerde prijs zijn. Facturen worden opgemaakt op basis van deze prijs. Een geplande prijs is gebaseerd op basis van de planning. Deze prijs wordt vaak gebruikt bij een vast maandbedrag en bij kinderen met een vaste planning. De ouder betaalt voor de dagen dat het kindje ingepland is, ongeacht of het kindje wel of niet komt. Ziekte en verlof worden dus ook in rekening gebracht. Een gerealiseerde prijs is gebaseerd op de gerealiseerde uren, oftewel de daadwerkelijke aanwezigheid van de kinderen. Deze prijs wordt vaak gebruikt bij kindjes met een flexibel contract, maar kan zeker ook gebruikt bij een vast contract. De ouder betaalt voor de dagen of tijden dat het kindje in- en uitgecheckt wordt. 2) Hoe kan ik een uitdraai maken van alle mailadressen die gebruikt worden voor facturering? Met het rapport 'Klant factuurinstellingen' kunt u controleren wat de factuurinstellingen van de klanten zijn. In dit rapport vindt u ook de gebruikte e-mail instellingen voor de factuur. 3
In het scherm Klant factuurinstellingen kiest u de locatie en een periode. Als u klikt op verversen krijgt u een rapport waar alle e-mail adressen van de klanten instaan die gefactureerd zijn binnen de gekozen periode. U kunt het rapport exporteren naar Excel of een PDF document van maken om de e-mail adressen te kopiëren. 3) Wat moet ik doen als er een factuur overgeslagen wordt? Wanneer een factuur overgeslagen wordt kan het zijn dat er iets niet goed is ingesteld bij het kindje. Hieronder vindt u een opsomming van veel voorkomende oorzaken die wij tegenkomen en die u kunt controleren: Er is geen prijs ingevoerd Er is een verkeerde prijs ingegeven, bijvoorbeeld gerealiseerde prijs in plaats van een geplande prijs of een extra prijs in plaats van een prijs voor aanwezigheid Er is toekomstige prijs ingegeven De prijs is niet meer geldig Contract is niet meer geldig Historisch contract wordt geselecteerd Flexibele planning ingegeven bij een kindje met een geplande prijs. Flexibele planning wordt in dit geval niet in rekening gebracht. Het bankrekeningnummer is onjuist U kunt ook het rapport 'Kind gefactureerd' uitdraaien om te zien welk kindjes wel en niet gefactureerd zijn. 4) Kan ik een (foute) factuur verwijderen? Alleen concept facturen kunnen verwijderd worden, maar facturen met een andere status niet. Wanneer er een fout in de factuur zit dient u een correctie- of creditfactuur aan te maken. Voor het maken van een creditfactuur verwijzen wij u graag door naar de de volgende helpfile: http://help.bitcare.com/support/solutions/articles/4000050596-hoe-maak-ik-een-creditfactuur-aan-op-het -web- 5) Wat is een correctie factuur? Nadat de concept facturen zijn verwerkt worden ze definitief. De facturen kunnen dan niet langer gewijzigd worden. Als de factuur echter dient te worden gewijzigd, zult u een correctiefactuur moeten aanmaken. Wanneer het kinderdagverblijf te weinig in rekening heeft gebracht, dan kan dit via een 4
correctiefactuur gecorrigeerd worden. Wanneer het kinderdagverblijf te veel in rekening heeft gebracht dan corrigeert u dit via een creditfactuur. 6) Kan ik meerdere maanden tegelijk factureren? Nee, dat is niet mogelijk. Bitcare neemt dan de laatste maand mee in de berekening voor de factuur. 7) Wat houden de verschillende factuurstatussen in? = wanneer de facturen worden aangemaakt komen ze eerst op de status concept te staan. Deze concept facturen kunnen gecontroleerd worden en bewerkt door op het factuurnummer te klikken. Nadat u de facturen heeft gecontroleerd klikt u op verwerken facturen = concept facturen die zijn verwerkt. Deze facturen zijn verwerkt en verzonden naar de ouders die op e-mail staan. Wanneer u wilt incasseren dan klikt op Incasso = wanneer het incassobestand is aangemaakt krijgen de facturen de status Geincasseerd = wanneer u het geld heeft ontvangen kunt u de facturen als Betaald registreren. Dit kan door de factuur/facturen te selecteren en te klikken op Registreer betaling. 5
= wanneer er niet betaald is binnen de vervaldatum dan krijgen de facturen automatisch de status Achterstallig = dit zijn schulden die niet meer te innen zijn bij de ouders = u kunt ervoor kiezen om Niet-inbare schulden de status gesloten te geven 8) Kan ik een incassobestand terugdraaien? Er is geen automatische manier om een incassobestand terug te draaien nadat de batch aangeboden is bij de bank. U kunt het incassobestand wel opnieuw aanmaken. Houdt er wel rekening mee dat bankrekeningen die voor de eerste keer geïncasseerd waren, nu weer terug op Eerste keer gezet dienen te worden. Ook dient u de optie Inclusief al geincasseerde facturen aan te zetten, aangezien alle facturen de status Geincasseerd hebben gekregen. U kunt er ook voor kiezen om de factuur of facturen te heropenen. Dit doet u door de factuur te openen en boven in het scherm te klikken op Heropen. 6
9) Waar kan ik de mandaat code invoeren? Een mandaat code, oftewel kenmerk machtiging, is een unieke tekenreeks zonder spaties die op het formulier staat dat de geïncasseerde heeft ondertekend. Wanneer u geen mandaat codes heeft dan kunt u bijvoorbeeld klantnummers gebruiken. De mandaat code kunt u invullen bij de Bankrekening in het profiel van de ouder die contract verantwoordelijke is. 10) Waar kan ik het klantnummer invoeren dat uiteindelijk op de factuur terechtkomt? Het klantnummer kunt u invullen bij de Persoonlijke informatie in het profiel van de ouder die contract verantwoordelijke is. 7
11) Waarom klopt mijn incassobestand niet? Er zijn een aantal zaken die wij tegenkomen en u kunt controleren: Terugkerende incasso staat niet goed ingesteld. De contractverantwoordelijke staat op Eerste keer (= betaling wordt voor het eerst aangeboden bij de bank) in plaats van op Herhalend (= betaling is al vaker aangeboden bij de bank) of andersom. Het Mandaat, oftewel kenmerk machtiging, is niet ingevuld. Wanneer u geen mandaat codes heeft, dan kunt u bijvoorbeeld klantnummers gebruiken. Geïncasseerde facturen van de vorige maand zijn nog niet veranderd naar betaling registreren. De contract verantwoordelijke heeft dubbele bankrekeningen 12) Hoe krijg ik een factuur niet in het incassobestand? Er zijn een drie manieren om dit te doen: 1) In het contract bij de sectie Details zet u de betaalmethode op 'overschrijving'. In deze situatie komt de factuur niet meer in het incassobestand terecht. Nu dient het bedrag handmatig overgemaakt te worden. 2) Bij het genereren van het incassobestand kunt u facturen handmatig uitschakelen, maar dit dient u elke keer overnieuw te doen. 8
3) Het is ook mogelijk om in een 'Open' factuur de incasso informatie te wijzigen. 13) Worden credit facturen meegenomen in het incassobestand? Credit facturen worden niet meegenomen in het incassobestand. Er zijn twee situaties die voor kunnen komen: Situatie 1: Het incassobestand is verwerkt (aangeboden bij de bank) In dit geval is er een foutje ondekt in de factuur nadat het incassobestand al verwerkt is. U dient een creditfactuur aan te maken. Wij raden aan om het hele bedrag te crediteren en handmatig het bedrag over te maken naar de ouder. Dit omdat SEPA geen credit facturen aanneemt. Situatie 2: Het is incassobestand is nog niet verwerkt In dit geval is er een foutje ondekt in de factuur voordat het incassobestand verwerkt is. U dient een creditfactuur aan te maken. Wij raden aan om het hele bedrag te crediteren en vervolgens een nieuwe factuur aan te maken. Deze nieuwe factuur wordt dan meegenomen wanneer u een nieuw incassobestand aanmaakt. 14) Hoe kan ik een rekeningnummer wijzigen nadat ik een factuur aangemaakt heb? Rekeningnummer wijzigen na aanmaken van concept factuur? U kunt het rekeningnummer als nieuwe rekening toevoegen. De historie van oude facturen blijven dan bestaan. U dient de volgende stappen te doorlopen: 1) Het oude concept factuur kunt u verwijderen 2) Voeg het nieuwe rekeningnummer bij de contract verantwoordelijke toe 3) Zet dit rekeningnummer weer op 'Eerste keer' 4) Stel een nieuwe mandaat code in (gebruik bijvoorbeeld de huidige mandaat en zet er een 2 achter) 5) Stel in dat dit de 'Primaire' rekening is 6) Maak vervolgens het concept opnieuw aan Rekeningnummer wijzigen na aanmaken van een Open of Geincasseerde factuur? Als het om 'open' facturen gaat dan kunt u het rekeningnummer in de factuur niet meer aanpassen. De factuur is definitief en verzonden. U dient de volgende stappen te doorlopen: 1) Voeg het nieuwe rekeningnummer bij de contract verantwoordelijke toe 2) Zet dit rekeningnummer weer op 'Eerste keer' 3) Stel een nieuwe mandaat code in (gebruik bijvoorbeeld de huidige mandaat en zet er een 2 achter) 4) Stel in dat dit de 'Primaire' rekening is 5) a) Als u de factuur nog niet in het incassobestand heeft zitten, crediteert u de factuur en maak de juiste factuur overnieuw aan. Deze zal nu het nieuwe rekeningnummer hebben en meegaan in het incassobestand. b) Mocht de factuur wel al geïncasseerd zijn dan zal deze waarschijnlijk niet door de bank geaccepteerd worden. U kunt in dat geval het beste aan de ouder vragen het bedrag handmatig te betalen en dan gebruikt u de nieuwe rekening de volgende maand. 9
15) Hoe factureer ik een kindje dat (bijvoorbeeld) midden in de maand stopt? Twee manieren om te facturen U kunt kindjes waarvan het contract afloopt op 2 manieren facturen, namelijk Gebaseerd op de planning of op basis van Verhouding. Dit is vast te leggen in de Locatie instellingen bij de sectie Facturatie. Bij kindjes met een vast maandbedrag is het bedrag gebaseerd op het aantal uren per dag, dagen per week en weken per jaar. Het is dus eigenlijk een gemiddelde prijs per maand, omdat sommige maanden meer en sommige maanden minder dagen hebben. Voorbeeld Het kindje Alex stopt op 10 juni 2015 bij uw kinderopvang. Alex komt alle dagen in de week van 7:00 tot 18:00 uur (11 uur per dag) En heeft een vast maandbedrag van 1560 euro (= prijs 6,50 x 240 uur per maand) Manier 1: Gebaseerd op de planning Als een maandprijs niet de totale maand bevat (zoals in dit voorbeeld) dan wordt de factuur gemaakt op basis van de geplande dagen. Voor elke dag wordt op basis van het standaard uurtarief en het aantal uren per dag een dagprijs bepaald. Als de maand veel opvangdagen heeft dan wordt de factuur hoger en kan dit bedrag zelfs hoger zijn dan het normal maandbedrag. In dit voorbeeld zal tot 10 juni de geplande uren per dag in rekening gebracht worden. Voorbeeldberekening methode 1 10
11 uur per dag x 8 dagen aanwezig x 6,50 = 572,- Manier 2: Gebaseerd op verhouding De andere manier is het maandbedrag naar ratio toepassen over de factuur. De ratioberekening is als volgt: Voorbeeldberekening methode 2 Dag waarop het kindje vertrekt Ratioberekening: ------------------------------------------------- = ratio (afronden op 1 decimaal) Het aantal dagen in die maand 10 juni stoppen In dit voorbeeld: ------------------------------------------------- = 0,3 30 dagen in juni 0,3 factor x 1560 maandbedrag = 468,- De ratio wordt uiteindelijk vermenigvuldigd met het vaste maandbedrag en dat bedrag wordt in rekening gebracht. Wat is het verschil tussen de methodes? Methode 1: Gebaseerd op de planning brengt de werkelijke dagen in rekening. Deze methode heeft de volgende kenmerken: a. Elke maand geeft een andere uitkomst b. Geeft een hoger bedrag dan methode 2, omdat er puur gekeken wordt naar de geplande dagen en niet naar de gemiddelde prijs. Methode 2: Gebaseerd op verhouding berekent alles naar ratio. Dit is bij het gebruik van een gemiddeld maandtarief het meest eerlijk, omdat de maandtarieven zijn gebaseerd op hetzelfde opvangplan voor de hele maand. Deze methode heeft de volgende kenmerken: a. Is hoogstwaarschijnlijk beter uit te leggen aan ouders, aangezien ouders bij een gedeelte van de maand een gedeelte van de prijs betalen b. Geeft een veel eenvoudigere (en makkelijker na te tellen) factuur Echter willen wij nog opmerken dat de kinderopvang vrij staat om hier zelf een keuze in te maken welke methode er gebruikt wordt. 16) Hoe kan ik extra kosten (zoals luiers, maaltijden etc.) in rekening brengen? U kunt een prijs voor Activititeiten aanmaken bij het contract van het kindje. 11
Vervolgens kunt u de activiteit selecteren, bijvoorbeeld Luier en de prijs invoeren. Iedere keer als de desbetreffende activiteit wordt geregistreerd op de ipad, zal dit in rekening gebracht worden. Het is ook mogelijk om de prijs in rekening te brengen na x-aantal uren. 12
17) Waar stel ik de factuurnummeropbouw in en hoe telt deze? Als u al eens eerder facturen heeft verstuurd met factuurnummers en op een bepaald punt verder wil gaan, dan kunt u bij de Algemene instellingen de teller instellen. Voorbeeld: het factuurnummer bestaat uit het jaar en daarna een volgnummer en de klant is gebleven bij 20150056 en wil verder gaan vanaf 20150057. Dan voert u bij teller 56 in en klikt u op reset counter, dan zal het volgende nummer automatisch 20140057 zijn. 13
18) Kan ik deelbetalingen verwerken in Bitcare? Dit kan zeker met Bicare. Wanneer ouders maar een deel van het geld over willen/kunnen maken, dan biedt de deelbetaling een oplossing. Hierdoor houdt u gemakkelijk het overzicht op wat er al wel en niet betaald is. U kunt een deelbetaling registreren bij kindjes die via overdracht betalen. Dit doet u door de Open factuur te openen en kiezen voor Registreer betaling. Vervolgens kunt het bedrag dat ouder betaald invoeren. In dit geval 22 euro. 14
In het overzicht van alle facturen ziet u een i-symbool wat de deelbetaling aangeeft. 19) Naar welke boekhoudpakketten heeft Bitcare een koppeling? Op dit moment is er een koppeling met het boekhoudpakket Exact Online en E-muis. Mocht u een andere koppeling willen dan kunt u hierover in overleg gaan met onze developers. U kunt hiervoor mailen naar help@bitcare.com. 15
20) Uit welke soorten factuur lay-out kan ik kiezen? 1) Factuur lay-out: Standaard 16
2) Factuur lay-out: Standaard 2 (= meest gebruikte factuur lay-out) 17
3) Factuur lay-out: Standaard omgekeerd De naam van kind en de organisatie staan hierbij omgekeerd. 18
4) Factuur lay-out: Standaard ouder 19
5) Factuur lay-out: Standaard compact 20
6) Factuur lay-out: Standaard met BTW 21
7) Factuur lay-out: Standaard zonder logo 22
8) Factuur lay-out: Standaard IKG 23
Wij wensen u veel plezier met het gebruik van Bitcare! Mocht u nog vragen of aanvullingen hebben dan kunt u contact met ons opnemen en wij helpen u graag verder. U kunt bellen naar 0031 (0)85 4015151 of mailen naar help@bitcare.com. Het Bitcare Team Hoewel Bitcare zich voortdurend inspant om te zorgen dat de informatie in dit document zo volledig mogelijk en actueel mogelijk is, kan Bitcare geen garanties afgeven omtrent de juistheid, volledigheid of specifieke toepasbaarheid van de gepubliceerde informatie in dit document. c Bitcare B.V. Alle rechten voorbehouden. 24