Veelgestelde vragen over functionaliteiten

Transcriptie

1 Veelgestelde vragen over functionaliteiten - juli 2015

2 Veelgestelde vragen over functionaliteiten In dit document vindt u de veelgestelde vragen over functionaliteiten van de afgelopen zes maanden. 1) Op welke ipad versies werkt de Bitcare App? 2) Kan ik een kindje verwijderen? 3) Wat betekenen de symbooltjes op de ipad bij de kindjes? 4) Hoe werkt de chatfunctie? 5) Hoe voeg ik relaties toe en kan ik ze koppelen aan andere kinderen (bv. broertjes)? 6) Kan er een document (bijvoorbeeld nieuwsbrief) naar meerdere ouders één keer gestuurd worden? 7) Hoe kan ik (kinderopvang) communiceren met ouders via Bitcare? 8) Kan ik op de ipad een foto verwijderen? 9) Hoe kunnen medewerkers van andere medewerkers hun agenda zien? 10) Waarom zie ik gegevens op het web anders dan op de ipad en wat kan ik daar aan doen? 11) Wat moet ik doen als ik geen profielfoto zie bij een kindje op de ipad? 12) Hoe kan ik Bicare automatisch updaten? Wij wensen u veel plezier met het gebruik van Bitcare! Het Bitcare Team 1

3 1) Op welke Ipad versies werkt de Bitcare App? De Bitcare App werkt op de versies vanaf de Ipad 2. Dit houdt in dat de App op de Ipad 2, Ipad 3, Ipad Mini en Ipad Air volledig ondersteunt wordt. Op de Android werkt de Bitcare App niet. 2) Kan ik een kindje verwijderen? Het is niet mogelijk om een kindje helemaal uit Bitcare te verwijderen. Dit doen we vanwege veiligheidsredenen, zodat u ook nooit wat per ongeluk weg zou kunnen gooien. Daarnaast dienen gegevens een aantal jaar bewaard te worden voor de GGD. U kunt het beste het ervoor zorgen dat het kindje de status Inactief krijgt. Dit kunt u doen in het profiel van het kindje of door het contract van het kindje te laten verlopen of te verwijderen. Het kindje komt dan niet meer zichtbaar is in de lijst van actieve kinderen en op de ipad. Mocht u een foutief kind of ouder ingevoerd hebben en deze echt willen verwijderen dan kunt u contact met ons opnemen via 0031 (0) of mailen naar help@bitcare.com. Wij zullen deze dan verwijderen voor u. 3) Wat betekenen de symbooltjes op de ipad bij de kindjes? = Dit kindje is vandaag ziek = Dit kindje heeft verlof = Dit kindje heeft een allergie = Dit kindje heeft medicatie = Dit kindje is jarig 2

4 4) Hoe werkt de chatfunctie? De chat functionaliteit voor ouders is alleen mogelijk op de App. Deze functie werkt als volgt: Chatbericht van kinderopvang naar ouder Als de kinderopvang een bericht naar een ouder stuurt dan ontvangt de ouder direct een 'push' bericht en krijgen ouders daar ook direct een melding van. Chatbericht van ouder naar kinderopvang Als een ouder een bericht naar de kinderopvang stuurt dan kan (nog niet) direct een push bericht gestuurd worden. Dit komt omdat Bitcare niet weet welke ipad op welke groep gebruikt wordt. Een mogelijk gevolg hiervan is dat berichten van u later binnen zou kunnen komen bij de kinderopvang. Berichten komen wel gewoon binnen op de ipad, maar de kinderopvang zal geregeld de berichten op moeten halen door naar het kind te gaan of door eens in de zoveel tijd de data te verversen. 5) Hoe voeg ik relaties toe en kan ik ze koppelen aan andere kinderen (bv. broertjes)? Ouders vult u direct in bij het aanmaken van een kindje. Andere relaties, bijvoorbeeld opa s, oma s, stiefouder, voogd(es), broer/zus, oppas of dokter kunt u toevoegen en koppelen aan een kindje. Deze personen hoeven maar één keer aangemaakt te worden in BItcare en dat kan op de volgende manier. 1) Ga vervolgens naar het kindje en druk op het tabblad Relaties 2) Druk op het 3

5 3) Stel de Relatie en het Type in en selecteer de naam van het contact. Let op: kies bij Type voor een Bestaand als het contact al bestaat. Kies bij Type voor Creëer nieuw als het contact nog niet bestaat en vul de naam van het contact in. 6) Kan er een document (bijvoorbeeld nieuwsbrief) naar meerdere ouders één keer gestuurd worden? Op dit moment is het niet mogelijk om meerdere ouders in één keer een melding / document te sturen. 7) Hoe kan ik (kinderopvang) communiceren met ouders via Bitcare? U kunt op de volgende 4 manieren communiceren met de ouders: 1) U kunt een chatbericht versturen naar een ouder. De ouder ontvangt direct een 'push' bericht en krijgt een melding van het chatbericht. 2) Via het dagboekje van het kindje waar aan de rechterzijde een verhaaltje geschreven kan worden. Hier kunnen ouders ook weer op reageren via de webapp. ( 3) U kunt een document toevoegen bij het kindprofiel bij het kopje documenten. 4) Bij het registreren van de activiteiten kunt u ook een notitie achterlaten 4

6 8) Kan ik op de ipad een foto verwijderen? Op dit moment is het niet mogelijk om foto s te verwijderen op de ipad, u dient dit via de webapp app.bitcare.com te doen. 9) Hoe kunnen medewerkers van andere medewerkers hun agenda zien? Dit kan wanneer een medewerker de rol financieel medewerker of supervisor heeft. Het niveau van de rol, locatie of organisatie, maakt hierbij niet uit. Wanneer u Bitcare Personeel gebruikt dan kan een HR-manager ook de agenda van andere medewerkers inzien. 10) Waarom zie ik gegevens op het web anders dan op de ipad en wat kan ik daar aan doen? Het kan zijn dat er wat vertraging is en dat er daardoor verschil is tussen het web en de ipad. Een wijziging op ipad 1 staat nooit direct op ipad 2. Alles loopt via de centrale Bitcare en een vertraging is dan ook mogelijk. De ipad haalt aangepaste informatie als volgt op: 1) Automatisch wordt uiterlijk elke 2 uur alles ververst 2) Als de locatie ververst wordt met het icoon linksonder 3) Als het profiel van het kindje wordt geopend. Mochten er synchronisatie problemen zich voordoen dan kunt het volgende doen: 1) Een 'refresh' in het hoofdscherm zou genoeg moeten zijn. Dit doet u door sleepbeweging met uw vinger van boven naar beneden in het hoofdscherm. 2) Een alternatief is dat u het kindje waarbij de gegevens niet kloppen opzoek in de contactenlijst en naar het profiel van het kind gaat. In het profiel druk u vervolgens op Verversen (linksonder in beeld). Alle laatste gegevens van het kindje worden dan opgehaald 11) Wat moet ik doen als ik geen profielfoto zie bij een kindje op de ipad? Mocht u geen foto zien bij een kindje dan kunt de volgende stappen ondernemen: 1) Een 'refresh' in het hoofdscherm. Dit doet u door sleepbeweging met uw vinger van boven naar beneden in het hoofdscherm. 2) Een alternatief is dat u het kindje waarbij de foto niet zichtbaar niet is opzoekt in de contactenlijst en naar het profiel van het kind gaat. In het profiel druk u vervolgens op Verversen (linksonder in beeld). Alle laatste gegevens, waaronder de foto s, van het kindje worden dan opgehaald. 12) Hoe kan ik Bicare automatisch updaten? De app kunt u updaten door naar de App Store (iphone) of Google Play (Android) te gaan en hier in uw App overzicht Bitcare te updaten. Bij de instellingen van uw toestel kunt u de functie aanzetten waarmee de App automatisch wordt bijgewerkt. De webapplicatie hoeft niet geüpdate te worden. 5

7 Wij wensen u veel plezier met het gebruik van Bitcare! Mocht u nog vragen of aanvullingen hebben dan kunt u contact met ons opnemen en wij helpen u graag verder. U kunt bellen naar 0031 (0) of mailen naar help@bitcare.com. Het Bitcare Team Hoewel Bitcare zich voortdurend inspant om te zorgen dat de informatie in dit document zo volledig mogelijk en actueel mogelijk is, kan Bitcare geen garanties afgeven omtrent de juistheid, volledigheid of specifieke toepasbaarheid van de gepubliceerde informatie in dit document. Bitcare B.V. Alle rechten voorbehouden. 6