Woordvoerder FUNCTIEBESCHRIJVING //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Jongerenwelzijn werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): WOORDVOERDER (M/V) Afdeling: Strategie en Ondersteunende Diensten Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Niveau: A2 Graad: adviseur Standplaats: Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// FUNCTIECONTEXT Jongerenwelzijn is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het beleidsdomein gaat voor welzijn en gezondheid als sleutel voor levenskwaliteit van jong tot oud in Vlaanderen en Brussel. Jongerenwelzijn heeft als missie om samen met zijn partners, op grond van een behoefte of een vraag, een continuüm van zorg aan te bieden aan de doelgroep om zo de ontplooiingskansen van de doelgroep te vrijwaren. Bij de uitvoering van zijn missie stelt het agentschap de volgende uitgangspunten centraal: - respect tonen voor de rechten van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; - maximaal een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; en - zich richten op het behoud of het herstel van de maatschappelijke integratie van de personen die deel uitmaken van de doelgroep, en hun participatie aan de samenleving. De doelgroep bestaat uit jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd, personen voor wie pleegzorg georganiseerd wordt en de ouders, opvoedingsverantwoordelijken van voornoemde en betrokken anderen. De afdeling Strategie en Ondersteunende Diensten bepaalt in nauw overleg met de leidend ambtenaar de strategie van het agentschap en biedt ondersteuning bij de interne en externe dienstverlening. Communicatie is een opdracht van de afdeling Strategie en ondersteunende diensten. De communicatiedienst omvat drie medewerkers: de woordvoerder die tevens mee instaat voor de externe communicatie, in het bijzonder de persrelaties, een medewerker interne en externe communicatie en een webmaster. Er is sprake van nauw overleg en intensieve samenwerking tussen de medewerkers. Het team communicatie heeft een zeer heterogeen takenpakket met het oog op de interne en externe communicatie van het agentschap. Het team bepaalt het communicatiebeleid en voert dit ook zelf uit, staat in voor de verschillende vormen van communicatie digitaal (websites, intranet, nieuwsbrieven), publicaties (jongerenbrochures, jaarverslag, folders )-, voert communicatiecampagnes en biedt ondersteuning aan de afdelingen van Jongerenwelzijn bij de planning en realisatie van communicatieprojecten. pagina 1 van 8
Woordvoerder Het team communicatie maakt deel uit van het ruimere team communicatie en organisatie. Dit ruimere team omvatook HR, organisatieontwikkeling en juridische ondersteuning en wordt aangestuurd door het afdelingshoofd. Daarnaast bestaat de afdeling Strategie en ondersteunende diensten uit nog 2 teams: het team kinderbijslag en financieel beleid en beheer, en het team ICT en gegevensdeling. De afdeling Strategie en Ondersteunende Diensten heeft volgende opdrachten: - in nauw overleg met de administrateur-generaal in eerste instantie en vervolgens ook met de directieraad het bepalen van een aantal strategische keuzes voor het agentschap inzake HRM, communicatie en documentatie, kwaliteit en organisatiebeheersing, juridische ondersteuning, proces- en informatiebeheer, ICT, kinderbijslagregeling en financieel beleid en beheer; - wat de kinderbijslagregeling betreft: het garanderen van de volledigheid van de opbrengsten en terugvorderingen kinderbijslag binnen het Fonds Jongerenwelzijn bij de toepassing van art. 70 van de samengeordende wetten op de kinderbijslag voor loonarbeiders; en de omzetting van de regelgeving naar een geautomatiseerde, correcte en tijdige verwerking van de inning van de kinderbijslag die aan het Fonds Jongerenwelzijn toekomt voor de op laste van een bevoegde overheid in een instelling geplaatste kinderen; - het beheer van het Fonds Jongerenwelzijn (intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid); en het aansturen van de opdrachten die Jongerenwelzijn ondersteunen zoals communicatie en documentatie, HRM en personeel, proces- informatiebeheer en ICT, logistiek en ondersteuning, financieel beleid en beheer, kwaliteit en organisatiebeheersing, juridisch team en kinderbijslag door medewerkers van de afdeling of door expertise aanwezig in de andere afdelingen. Volgende omgevingsfactoren hebben een invloed op het functioneren: - Gezien het maatschappelijk karakter van de opdrachten van Jongerenwelzijn is het agentschap gevoelig aan de publieke opinie inzake jeugdhulp voor jongeren in moeilijke leefsituaties en voor jongeren die een delict pleegden. De complexe realiteit moet bevattelijk en begrijpelijk gecommuniceerd worden. Jongerenwelzijn wil meer de toon zetten in de publieke opinie, deze laatste wordt gekleurd door casuïstiek. - Jongerenwelzijn is de spil voor de organisatie van de jeugdhulp. Behalve de organisatie van de eigen dienstverlening, het erkennen en subsidiëren van private voorzieningen en de pleegzorg heeft Jongerenwelzijn door het inbedden van de intersectorale toegangspoort in het agentschap een belangrijke taak inzake integrale jeugdhulp en bijgevolg inzake doorgedreven samenwerking met andere entiteiten binnen en buiten het beleidsdomein. Deze samenwerking doet zich op het inhoudelijke voor maar evenzeer op het organisatorische en het financiële. - Jongerenwelzijn heeft de opdracht van de organisatie van de intersectorale pleegzorg, waardoor het agentschap ook op deze opdracht een intersectoraal karakter krijgt en waardoor de doelgroep verruimt naar meerderjarigen. - In het spoor van het aanbieden van zorg op maat wordt het modulaire karakter van het jeugdhulpaanbod doorgetrokken bij de gemeenschapsinstellingen. Dit vraagt afstemming en het zoeken naar evenwichten met FOD Justitie. - De zesde staatshervorming heeft een grote impact op het agentschap, op vlak van het justitieel beleid. DOEL VAN DE FUNCTIE Binnen het kader van het algemeen beleid van Jongerenwelzijn en van de missie en visie van het agentschap ben je als woordvoerder verantwoordelijk voor het overbrengen van (complexe) boodschappen naar een breed publiek op een zo effectief mogelijke manier. Je ontwikkelt een lange termijn persbeleid en zet deze om in korte termijn persplanning en activiteiten. Je draagt bij aan de positionering en profilering van Jongerenwelzijn door strategische inzet van (sociale) media. Je signaleert potentiële kansen en bedreigingen en adviseert het management van het agentschap. Je bouwt een (inter)nationaal persnetwerk uit en onderhoudt dit actief. Je organiseert persconferenties, schrijft persberichten en coördineert het woordvoerderschap voor alle media. De woordvoerder speelt een cruciale rol in crisis- en calamiteitencommunicatie. pagina 2 van 8
RESULTAATSGEBIEDEN Woordvoerder 1. Communicatie en contacten. Je communiceert zowel proactief als reactief, en je onderhoudt perscontacten. Proactief : - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant, informatie verzamelen over (activiteiten van) het Agentschap, verwerken en deze vertalen tot een heldere boodschap voor de betrokken doelgroep - Fungeren als aanspreekpunt met betrekking tot pers gerelateerde aangelegenheden - Feedback vragen aan klanten - Zich profileren en positioneren als opinion leader door het innemen van duidelijke en actuele standpunten via de aangewezen communicatiekanalen (bilaterale perscontacten, persbericht, opiniestuk, sociale media ) - Verzorgen van het imago en PR van Jongerenwelzijn. Je ontwikkelt initiatieven die de zichtbaarheid van het agentschap vergroten. Je verzorgt een positief imago van de organisatie in de buitenwereld en de sector. - Aanreiken van expertise i.v.m. communicatie - Zorgen voor een intern draagvlak voor berichten aan de pers - Opmaak van een dynamisch perscommunicatieplan (rekening houdend met een jaaroverzicht van de activiteiten van het Agentschap en zijn partners, van activiteiten van de sector, van communicatie van externe belanghebbende partijen, van inhoudelijke mijlpalen agentschap, Reactief : - Vragen media beantwoorden(vragen i.v.m. beleid Agentschap, ivm inhoudelijke thema s, en i.v.m. het welzijnsbeleid van de Vlaamse Regering - Aanvragen media opvolgen voor medewerking aan porgramma s, reportages of interviews - Signaleren en corrigeren van onjuiste persberichten Netwerking : - Met media: contactgegevens media up-to-date houden en rechtstreekse contacten onderhouden op regelmatige basis om een vlotte uitwisseling van informatie te bewerkstelligen (vertrouwensrelatie). - Met politieke overheid, kabinet voor een goede afstemming van de communicatie - Met collega-woordvoerders binnen de Vlaamse Overheid - Met experts binnen het agentschap - Met partners van het agentschap, vb koepelorganisaties binnen WVG, enz. - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies 2. Kennis met betrekking tot het vakgebied. Je houdt kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied actief bij en wisselt ze uit teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied pagina 3 van 8
Woordvoerder 3. Adviesverlening Je adviseert interne klanten, zowel op vraag als proactief, vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren 4. Behoefteanalyse Je analyseert de behoeften van de organisatie en de interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 5. Beleidsvoorbereiding Je draagt bij, vanuit het vakgebied en de ervaring, tot het maken van beleidsvoorstellen en adviezen, om het strategisch beleid van Jongerenwelzijn mee vorm te geven. Op vraag of op eigen initiatief adviezen of beleidsvoorstellen formuleren Luisteren naar voorstellen van klanten en medewerkers Signaleren van relevante signalen uit het werkveld, etc. Vanuit de eigen ervaring peilen naar trends, (maatschappelijke behoeften, kansen tot mogelijke nieuwe dienstverleningen, etc.) 6. Dienstverlening uitbouwen Je definieert, implementeert en stuurt de dienstverlening binnen het functioneel domein bij op basis van het beleid en de behoefteanalyse, teneinde de klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Organiseren van overleg over de dienstverlening/werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is Je draagt samen met het team zorg voor een duidelijk beleid inzake externe communicatie Je ontwikkelt kanalen om de externe communicatie naar de doelgroepen te faciliteren Je ondersteunt de buitendiensten in hun externe communicatie pagina 4 van 8
AGENTSCHAP SPECIFIEKE WAARDEN. Woordvoerder De manier waarop Jongerenwelzijn wil werken, wordt samengevat in acht waarden. Ze zijn bedoeld als toetssteen om te gebruiken in de eigen werkomgeving. Door ze op een evenwichtige manier toe te passen, maken we het werken en communiceren vanuit de centrale kracht van Jongerenwelzijn duidelijk en eenvoudig. Zo bouwt Jongerenwelzijn een krachtige cultuur uit die intern en extern voor een duurzame manier van werken zorgt. 1. Integer. - Waarderend omgaan met elkaar en met cliënten, onpartijdig en rechtmatig beslissen, hanteren van principes in onze relaties, respecteren van de ideologische, filosofische en godsdienstige overtuigingen in onze samenleving. 2. Engagement De inzet van iedereen in het bijzonder en de betekenis van het agentschap in het algemeen. 3. Team spirit - Sterke aanmoediging van de samenwerking tussen partners in de hulpverlening, het nemen van beslissingen in team, samen bouwen aan het welzijn van onze cliënten. 4. Open - Streven naar vernieuwing die perspectieven openen, correcte en tijdige verantwoording over de uitvoering van opdrachten, informatie en communicatie. 5. Deskundig - Inschatten van maatschappelijke noodzaken en het ontwikkelen van antwoorden hierop, uitwerken, aansturen, aanbieden, uitvoeren van het hulpaanbod en planmatig werken. 6. Verbindend - We hechten veel belang aan de leefomgeving, indien mogelijk aan het herstellen ervan, de aandacht voor het sociale netwerk. 7. Gedreven - Niet inhouden. Volharden als het moet. Engagement tonen op een integere manier 8. Doe gewoon - In de taal van de klant, rechtdoor en planmatig werken, loslaten van eigen, persoonlijke overtuigingen en normen. PROFIEL DIPLOMA Je bent in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau A, zoals bepaald in de Vlaamse Overheidsdienst, met uitzondering van de interne kandidaten die al tot niveau A of gelijkgesteld niveau behoren ERVARING Je beschikt over minstens 6 jaar relevante beroepservaring in welzijn en/of communicatie. TECHNISCHE COMPETENTIES Je communiceert empatisch en duidelijk. Je hebt een grondig inzicht in de jeugdhulp Je hebt een grondig inzicht in communicatiebeleid Je hebt inzicht in de specifieke omgeving: linken met andere sectoren binnen en buiten het beleidsdomein alsook linken met Justitie,, Je hebt inzicht in de structuur van de Vlaamse overheid en in de positie die Jongerenwelzijn binnen deze context inneemt Je hebt inzicht in de organisatiestructuur van Jongerenwelzijn Je beschikt over een brede kennis van de organisatie en de ontwikkeling van de jeugdhulp, in Vlaanderen. Je hebt door ervaring - een algemeen inzicht in de organisatie van de gezondheids- en welzijnssector in Vlaanderen en in de complexe werkingsprocessen, of je moet kunnen aantonen dat je deze inzichten op korte termijn kan verwerven. pagina 5 van 8
Woordvoerder Je hebt een relevant persnetwerk en kennis van het medialandschap, of je bent in staat dat op te bouwen. Kennis van en ervaring met sociale media is een pluspunt. Je kan snel (re)ageren, bent stressbestendig en je durft complexe uitdagingen aan te gaan. Als deel van de calamiteitenorganisatie kan je onverwacht worden ingeschakeld, ook buiten de normale werkuren. Daarbij behoud je de rust en het overzicht in soms hectische omstandigheden, en ben je in staat om snel de nodige prioriteiten te stellen. Je kan aantonen hiervoor over de nodige ervaring met crisissituaties te beschikken en je hebt reeds bewezen daarin effectief te kunnen opereren. Je boekt resultaat en je werkt graag in teamverband. Je bent een netwerker met sterke adviesvaardigheden en je bent diplomatisch aangelegd Je bent een strategisch analytisch denker en een echte doener. Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling, en je bent vertrouwd met de nieuwste communicatiestrategieën en technieken. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1. Communiceren: Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Niveau 3 Communiceert vlot met verschillende doelgroepen, ook over complexe onderwerpen - Geeft abstracte of complexe materie op een inzichtelijke wijze weer - Bouwt zijn betoog op een gericht gestructureerde wijze op - Communiceert selectief vanuit zijn inzicht in de situatie, om zo sneller zijn doel te bereiken - Zoekt aansluiting bij het publiek en gebruikt voor hen relevante en overtuigende redeneringen, argumenten, voorbeelden en vergelijkingen - Hanteert een rijk en gevarieerd taalgebruik 2.Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes,mondelinge enquêtes, ) - Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden - Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 3. Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af - Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken - Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft pagina 6 van 8
Woordvoerder 4.Analyseren: Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 3 Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken - Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen - Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader - Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten - Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse 5.Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie - Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie - Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties - Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen - Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit 6.Visie: Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Niveau 1 Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader - Schat de ruime consequenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in - Denkt disciplineoverschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit - Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie 7.Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse - Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie - Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in - Motiveert en beargumenteert zijn standpunt 8.Netwerken: Ontwikkelen en bestendigen van professionele relaties, allianties en coalities en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen Niveau 2 Legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn - Legt contacten en onderhoudt ze - Kent de juiste personen om doelen te realiseren en wordt door hen gekend - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds organisatiebelang - Legt contacten met andere afdelingen als zijn opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact, ) - Legt contacten (met andere entiteiten) om de slaagkansen van zijn project te vergroten (informatie, expertise, cocreatie, steun) pagina 7 van 8
9.Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Woordvoerder Niveau 3 Neemt initiatieven om op gebeurtenissen en ontwikkelingen te anticiperen (proactief) - Signaleert kansen en onderneemt hier actie op - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Zoekt actief naar kansrijke ontwikkelingen voor de organisatie en pakt deze op - Zorgt voor een werkklimaat waarbinnen voldoende autonomie bestaat om initiatieven te nemen pagina 8 van 8