Doc-it-Easy Startershandleiding www.wolterskluwer.be/business-software
Inhoudsopgave INLEIDING... 3 DOELSTELLING:... 3 WAT U VOORAF MOET WETEN:... 3 HOE DOC-IT-EASY GEBRUIKEN?... 4 HOOFDSCHERM (HOME)... 5 FAVORIETEN... 6 MENUBALK... 8 NAVIGATIESCHERM... 8 ZOEKSCHERM... 9 STATUSBALK... 10 GEBRUIK... 10 VERKOOP... 11 AANMAKEN KLANT... 11 AANMAKEN OFFERTE... 12 AANMAKEN FACTUUR... 13 FACTUUR VERZENDEN... 15 AANKOOP... 16 BOX... 20 MEER WETEN... 22 TAX ADVISOR... 22 Startershandleiding Doc-it-Easy 2
Inleiding Doelstelling: Doel van deze handleiding is de startende zelfstandige of kmo een beknopte uitleg geven over: de eerste stappen in het gebruik hoe we klanten, artikels, offertes, facturen, herinneringen aanmaken hoe we leveranciers aanmaken en facturen verwerken Wat u vooraf moet weten: Doc-it-Easy is bedoeld voor de zelfstandige of kmo die zijn documenten wil digitaliseren om de communicatie met de Tax Advisor te vergemakkelijken, maar zich niet in de boekhoudkundige aspecten wil verdiepen. Naar klanten toe kunt u: - klanten beheren - artikels beheren - offertes maken en verzenden - facturen maken en verzenden - facturen aanduiden als betaald - herinneringen sturen Naar leveranciers toe kunt u: - documenten inscannen - leveranciers aanmaken - documenten controleren en verwerken Naar de Tax Advisor toe: - bij de Tax Advisor zullen de documenten op regelmatige basis verwerkt kunnen worden 3 Startershandleiding Doc-it-Easy
Hoe Doc-it-Easy gebruiken? - Doc-it-Easy opstarten via URL: www.dociteasy.be/login - Inloggen met de gegevens die u via mail ontvangen hebt. (Voor Tax Advisors : deze gegevens zijn niet de logingegevens van de connector!) Tip : Op deze pagina vindt u meteen ook een knop naar de FAQ-pagina. Dit is de pagina met de Knowledge documenten waarin u steeds alle informatie over het gebruik in Doc-it-Easy kan terug vinden. Aangezien deze geopend wordt in een apart venster, kan u deze openzetten terwijl u in Doc-it-Easy werkt, zodat u steeds makkelijk nog eens deze gegevens kan raadplegen. Indien u uw paswoord bent vergeten of u heeft meerdere keren een verkeerd paswoord ingegeven, kan u via paswoord vergeten? een reset van uw paswoord opvragen. U zal dan opnieuw moeten aanloggen met uw oorspronkelijke login-gegevens. Startershandleiding Doc-it-Easy 4
Hoofdscherm (Home) U krijgt volgend hoofdscherm: 1. Uw gebruikersnaam en code van uw omgeving 2. Naam van uw dossier en mogelijkheid om te switchen tussen uw dossiers 3. Pijltje waarmee u het navigatiescherm kunt openklappen zodat duidelijk wordt waarvoor de onderstaande icoontjes dienen (afhankelijk van de schermresolutie) 4. Menubalk 5. Zoekscherm waarmee u gemakkelijk uw menu s kunt terugvinden 6. Mogelijkheid om een 2 e scherm te openen, alerts, Het vraagteken is niet van toepassing voor Belgische gebruikers. 7. Knop naar gebruikersgegevens, wachtwoord wijzigen en uitloggen. Bij het werken in Doc-it-Easy zult u voornamelijk werken met de menubalk en het zoekscherm. 5 Startershandleiding Doc-it-Easy
Favorieten Indien u bepaalde toepassingen frequent gebruikt, kan u opteren om een eigen favorieten menu aan te maken met de toepassingen waar u op elk moment snel toegang toe wenst. U klikt daarvoor op bewerken waardoor u een extra knop verkrijgt Door op die knop te klikken krijgt u vervolgens een dialoogscherm : Via optie kan u ingeven welke toepassing u wenst toe te voegen : Startershandleiding Doc-it-Easy 6
In titel geeft u vervolgens de naam die u wenst te zien verschijnen in uw favorieten. Via opslaan wordt de favoriet geactiveerd. Via het potloodje kan u een favoriet bewerken (naam aanpassen). Via het vuilnisbakje kan u een favoriet verwijderen. Door een tegel te verslepen kan u de volgorde van uw favorieten bepalen. 7 Startershandleiding Doc-it-Easy
Menubalk Via Home komt u te allen tijde terug op uw startscherm. Via Verkoop kunt u alles beheren wat met verkopen te maken heeft. Via Aankoop kunt u alles beheren wat met aankopen te maken heeft. Via BOX kunt u alle andere documenten opladen die u aan uw Tax Advisor wenst te bezorgen. Navigatiescherm In veel menu s zal het ook nog mogelijk zijn om naar een ander menu te switchen via het navigatiescherm. Dit bevindt zich dan rechts van het scherm. Voorbeeld in het scherm van verkoopfacturen. 1. Navigatiescherm. Afhankelijk van de schermresolutie kan dit open- en dichtgevouwen worden (gerelateerd). 2. Indicatie gevolgde menu. Startershandleiding Doc-it-Easy 8
Zo kan van in het menu Verkoop Facturen in één klik doorgegaan worden naar volgende gerelateerde menu s: Nieuwe factuur E-mailsjabloon factuur Factuursjabloon E-mailsjabloon aanmaning Aanmaningssjabloon Artikels Zoekscherm U kunt in het zoekscherm meteen (een gedeelte van) het menu ingeven waarnaar u op zoek bent. De menu s waarin deze omschrijving voorkomen, zullen worden voorgesteld. Bij het aanklikken van het voorgestelde menu, wordt u er meteen naartoe geleid. 9 Startershandleiding Doc-it-Easy
Statusbalk Door op één van deze knoppen te klikken, worden alle documenten met deze status verkregen. Gebruik 1. Links kunt u sorteren op klant, datum of bedrag. Rechts kunt u zoeken op informatie, mee bepaald door de sortering links en de status rechts. Er kan ook op bedrag gezocht worden. 2. Icoon van het document: door op dit icoon te klikken, wordt het document geopend. Dit icoon geeft meteen ook de status van het document weer. 3. Naam van de tegenpartij: door op de naam te klikken gaat u respectievelijk naar de klantenfiche (bij verkopen) of de leveranciersfiche (bij aankoop). Startershandleiding Doc-it-Easy 10
Verkoop Aanmaken klant Via Verkoop Nieuwe klant Om een nieuwe klant aan te maken, volstaat het de klantnaam in te geven en op Aanmaken te klikken. Het kan aangewezen zijn om minstens volgende velden na te kijken: - Taal - E-mailadres voor facturatie - Adres voor factuur waarbij de landcode niet vergeten mag worden (buitenlandse klanten!) - Btw-nummer indien van toepassing (formaat met landcode BE, NL, en zonder puntjes, streepjes of spaties) - Betalingscondities De andere gegevens kunnen naar behoefte aangevuld worden. Bij bankgegevens - wordt de controle pas doorgevoerd bij het aanmaken van de klant. - moet de rekeninghouder worden ingevuld (een puntje volstaat). - is het aangewezen om het rekeningnummer niet in te vullen maar wel IBAN en BIC. Enkel IBAN is verplicht. - formaat IBAN BExx xxxx xxxx xxxx met of zonder spaties. - indien BIC wordt ingevuld, moet dit in hoofdletters zijn. Het is mogelijk om extra banken en adressen toe te voegen via de knop. Opslaan doet u via de knop Aanmaken rechts onderaan het scherm. Tip : Het is mogelijk om klanten te importeren uit een Excel bestand dat beantwoordt aan de opgelegde vereisten : consulteer hiervoor het Knowledge artikel over importeren van klanten. 11 Startershandleiding Doc-it-Easy
Aanmaken offerte Via Verkoop Nieuwe offerte Via het navigatiescherm (gerelateerde menu s) kan de lay-out van de offerte en van de mail aangepast worden. Selecteer een klant. Merk op dat u deze ook hier meteen kunt aanmaken als de klant nog niet bestaat. Stel de offertedatum en de vervaldatum in. Klik op Voeg lijnen toe, geef het aantal in, geef in wat er verkocht werd, de eenheidsprijs en selecteer de btw-code. (Lijnen zult u pas kunnen aanmaken als er een klant werd geselecteerd.) Of maak er meteen een artikel voor aan via. Bij Omzetsoort geeft u de soort in die u het meest logisch lijkt. De Tax Advisor zal dit later correct toewijzen. Voeg eventueel extra lijnen toe via. Via de paperclip kunnen bijlages toegevoegd worden. Via Aanmaken bewaart u de offerte, maar wordt deze nog niet verzonden. Via E-mail met link verzenden wordt de offerte aangemaakt en naar de klant verzonden. Tip : Het is mogelijk om artikels te importeren uit een Excel bestand dat beantwoordt aan de opgelegde vereisten : consulteer hiervoor het Knowledge artikel over importeren van artikels. Startershandleiding Doc-it-Easy 12
Aanmaken factuur Via Verkoop Nieuwe factuur De werkwijze is nagenoeg identiek aan de aanmaak van een nieuwe offerte. Toch enkele belangrijke aandachtspunten : - Het documentnummer wordt pas toegekend bij het verzenden van het document. Tot dan kan u het document nog wijzigen. Eens verstuurd kan een document niet meer gewijzigd worden. - Enkel bij het versturen van het eerste document zal de nummering kunnen bepaald worden. Nadien wordt de nummering automatisch opgehoogd tot het volgende kalenderjaar. - Op basis van het documentnummer wordt de OGM bepaald. Dit is nuttig bij het verwerken van de betalingen via elektronische bankafschriften (CODA). - Voor u factureert kan u best de lay-out aanpassen. Voor bestaande documenten wordt de layout immers niet gewijzigd. De richtlijnen hiervoor vindt u terug in onze knowledge documenten - Als u facturen electronisch verstuurd past u best het e-mailadres van de verzender aan naar uw e-mail adres. 13 Startershandleiding Doc-it-Easy
Startershandleiding Doc-it-Easy 14
Factuur verzenden Het is mogelijk een of meerdere facturen af te drukken of te verzenden via e-mail met link of via mail met pdf in bijlage : 15 Startershandleiding Doc-it-Easy
Aankoop Er zijn verschillende methodes mogelijk om facturen in te lezen. 1. Als u beschikt over pdf- of UBL-bestanden kunt u die via drag and drop (verslepen) overbrengen naar het overzicht van de facturen. 2. Een enkel document kunt u ophalen via klikken op Nieuwe factuur. 3. U kunt uw leverancier vragen u uw aankoopfacturen te mailen in PDF-formaat. Het e-mailadres dat hiervoor gebruikt kan worden vindt u terug onder de gebruikersinstellingen. Het onderwerp van de mail moet voorafgegaan worden door [PNV] (inclusief vierkante haakjes). U kan uw mails op dezelfde manier ook doorsturen naar dit basecone adres. 4. U kan documenten doorsturen via de Doc-it-Easy App, toegankelijk op iedere iphone en Android Phone. Via Aankoop Facturen slepen en neerzetten of bladeren Tip: via de combinatie ctrl-a kunt u alle documenten in een map in één keer selecteren, via Open worden deze dan opgeladen. Startershandleiding Doc-it-Easy 16
Opgelet: Het importeren van de facturen kan enige tijd duren waardoor u de indruk kunt hebben dat er niets gebeurt. Het is mogelijk om dezelfde bestanden meermaals in te lezen. Bij vergissing kunt u deze echter weer verwijderen zolang ze niet gecontroleerd werden. Na het inlezen staan ze bij de status Te Controleren. Als de leverancier nog niet bekend is in Doc-it-Easy staat er bij de naam Onbekend. Door het document open te klikken, krijgt u de visualisatie van de factuur en kan de leverancier bepaald worden (en eventueel van hieruit aangemaakt), het nummer van de factuur (nummer van de leverancier zoals die op de factuur vermeld staat!), de datum, de vervaldatum, de uitgavensoort (kies de meest logische), het btw-percentage en het bedrag. 17 Startershandleiding Doc-it-Easy
Het is belangrijk in deze velden zoveel mogelijk op te vullen, aangezien deze velden gebruikt zullen worden om de leverancier te herkennen. Andere velden (zoals het banknummer) kan u nadien ingeven in de leveranciersfiche. Indien u in de mededeling een gestructureerde mededeling ingeeft, zal deze kunnen gebruikt worden bij het automatisch boeken van betalingen via CODA-bestanden. In dit veld kan u ook een willekeurig andere mededeling ingeven, die dan echter niet zal meegegeven worden in het UBL-bestand voor uw boekhouder. Startershandleiding Doc-it-Easy 18
In factuuromschrijving kan u een algemene informatie ingeven over de factuur. In het veld uitgave specifiëren zal u de uitgavensoort kunnen selecteren. U kan deze ook wijzigen via de menu uitgavensoorten in het gedeelte Aankoop Het is belangrijk deze aanpassingen door te voeren in overleg met uw Taxs Advisor en deze niet willekeurig te wijzigen. Eventueel kan u deze aankoop nog meer detailleren via het veld omschrijving (Wat heb je gekocht?) Het is mogelijk dat er in het ingavegedeelte gescrold moeten worden om de lijnen te kunnen uitsplitsen door een nieuwe lijn toe te voegen. Als alle velden zijn aangevuld, klikt u op Goedkeuren om het document naar de Tax Advisor te sturen. Zolang een document niet is goedgekeurd, zal het document niet worden doorgestuurd naar de Tax Advisor Tips: Het is aangewezen om minstens een lijn aan te maken per btw-percentage. Dit vereenvoudigt het werk van uw Tax Advisor. Om de factuur te kunnen boeken, volstaat het dat de leverancier wordt aangemaakt met enkel de naam en landcode en eventueel het btw-nummer. Zolang een document niet is goedgekeurd, zal het document niet worden doorgestuurd naar de Tax Advisor Het is mogelijk om leveranciers te importeren uit een Excel bestand dat beantwoordt aan de opgelegde vereisten : consulteer hiervoor het Knowledge artikel over importeren van leveranciers. 19 Startershandleiding Doc-it-Easy
BOX Via Box kunt u uw documenten opladen die u aan uw Tax Advisor wenst te bezorgen en die geen aankoopfacturen of verkoopfacturen zijn. Bv.: Aflossingstabellen, Afrekening btw, Deze documenten worden integraal gedownload bij uw Tax Advisor. Aankoopdocumenten kunnen worden opgeladen, maar worden nadien verder behandeld bij de aankopen. De Tax Advisor zal het document dan 2x ontvangen (eenmaal via box en na goedkeuring eenmaal via aankopen). Van de documenten in Box worden geen UBL-bestanden aangemaakt. De Tax Advisor kan ze dan wel manueel ingeven in zijn boekhouding. Om veiligheidsredenen worden bestanden die virussen kunnen bevatten zoals mp4 en exe s niet aanvaard. U kunt het document openen door er dubbel op te klikken. Vervolgens krijgt u, indien mogelijk, een overzicht van het document of kunt u het downloaden om het te bekijken of verwijderen. En kunt u volgende gegevens meegeven: - een onderwerp toevoegen - een categorie bepalen - commentaar toevoegen. Startershandleiding Doc-it-Easy 20
U kan uw documenten op elk moment terug opzoeken via het zoekveld Het zoekveld wordt bepaald door de parameter sorteren op en het selectieveld naast het zoekscherm : 21 Startershandleiding Doc-it-Easy
Vind meer informatie op onze website Meer Weten U kan daar onder meer ook terug vinden hoe u herinneringen kan versturen! En nog veel meer zoals : Wat is er nieuw in de toepassing Algemene vragen Specifieke opstart vragen Tax Advisor Bij de Tax Advisor worden alle documenten gedownload : Verzonden verkoopfacturen Goedgekeurde aankoopfacturen Documenten uit Box Daarvoor wordt een connector geïnstalleerd door onze diensten. Deze bestaat uit een adapter en een monitor. De service van de adapter moet werken om te kunnen downloaden. Aanloggen op de monitor lanceert het download proces. Voor het aanloggen op de monitor worden de aparte login gegevens gebruikt die u via mail ontving. Meer weten? Ga naar onze FAQ-website en scroll naar beneden tot het gedeelte voor de Tax Advisor Startershandleiding Doc-it-Easy 22