<Koptekst> Transparantie in Transporttarieven Handleiding voor transporteursv.1.0 2014
Inhoudsopgave Algemene informatie... 3 Registreren van een account... 3 Inloggen... 3 Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten?... 3 Uitleg inlog menu... 3 Invoeren van tarieven... 5 Algemene informatie... 5 Stap 1: Zones aanmaken per land... 5 Nieuwe tarieftabellen maken... 6 Lading zones aanmaken... 7 Preview tarieftabel... 7 Opslaan of volgend land?... 8 Tarieftabellen voor alle landen aangemaakt?... 8 Stap 2: Tarieven uploaden... 8 Invullen van de tarieven... 8 Feedback... 8 Tarieven koppelen... 9
Algemene informatie Deze handleiding is ondersteund transporteurs bij het koppelen van offertes in de online applicatie van Transport Tender. De handleiding is met zorg samengesteld, mocht u desondanks vragen hebben of iets onduidelijk zijn, neem dan contact met ons op via 0172-740090 of info@transporttender.nl Veel succes met het koppelen van uw offertes in de online applicatie! Transport Tender Registreren van een account Via degene die u heeft uitgenodigd voor de tender heef u een unieke link ontvangen. Deze dient gebruikt te worden voor het koppelen van uw offertes aan de tender. Link niet ontvangen? Neem dan contact op met degene die u heeft uitgenodigd voor de tender. Als u nog geen account van Transport Tender heeft, dient u deze eerste aan te maken. Een account registreren is kosteloos, u kunt dit doen door via de unieke link te kiezen om de tarieven met een nieuw account te koppelen. Zodra u de volgende gegevens heeft ingevuld kunt u uw account registreren: - Voorletter(s) - Achternaam - Gebruikersnaam - E- mailadres - Wachtwoord Inloggen Als u een account heeft geregistreerd kunt u inloggen bij Transport Tender. Heeft u dit nog niet gedaan? Dit kan van de knop log in rechts bovenin de website. Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten? Geen nood. In het log in scherm treft u de link wachtwoord vergeten? aan. Klik hierop en u kunt door het opgeven van uw e- mail adres het wachtwoord aan uzelf toe laten sturen. Uw e- mail adres dient tevens als gebruikersnaam. Uitleg inlog menu Zodra u een account aangemaakt heeft en ingelogd bent, ziet u aan de linkerzijde een navigatie menu. Hieronder volgt een uitleg van de informatie die u hier kunt vinden.
Overzicht menu Overzicht Tender: Deze pagina geeft een overzicht van alle actieve Tenders. Dit is tevens het openingsscherm <Uw naam> zodra u ingelogd bent. U ziet hier ook de tenders waarvoor u bent uitgenodigd deel te nemen. Persoonlijke gegevens: U kunt hier uw gegevens bekijken, aanvullen en wijzigen. Tender- en tarievenhistorie: Hier staan alle door u afgeronde tenders Handleiding: Download hier de handleiding Nieuwe tender starten: Hiermee kunt u eventueel ook zelf een nieuwe tender starten.
Invoeren van tarieven Algemene informatie In het tenderoverzicht treft u de tenders aan waarvoor u uitgenodigd bent te offreren. Door te klikken op de link Tarieven invoeren kunt u de tarieven voor een tender invoeren. Het invoeren van tarieven verloopt in 2 stappen. Ten eerste dienen uw tarieftabellen nagemaakt te worden in de applicatie. De tabellen bestaan uit verschillende postcode- en ladingzones. Voor ieder land wordt er een tabel nagemaakt. Zodra de tarieftabellen gemaakt zijn, genereert de applicatie templates. Deze kunnen in stap 2 gedownload, ingevuld en vervolgens weer geüpload worden. Hieronder volgt een uitleg per stap: Stap 1: Zones aanmaken per land Hier ziet u welke landen er in de tender zitten. Per land dienen er tarieftabellen gemaakt te worden. Tender nummer en ronde Uw naam Tender naam+nr. ronder
Nieuwe tarieftabellen maken Postcode zones aanmaken: Klik op het land waarvoor u zones aan wilt maken. U ziet nu een scherm voor het land dat geselecteerd is. In de linker kolom staan alle postcode gebieden van het land en in het rechter gedeelde kunnen zones aangemaakt worden. 1. Klik op nieuwe zone toevoegen (rechts onderaan de tabel). Er zal in de rechterkolom een nieuwe zone gecreëerd worden, oplopend van zone 1, 2, 3 enz.. 2. Selecteer in de linker kolom de postcode(s) die u in de geselecteerde zone van de rechterkolom wilt toevoegen. Gebruik het pijltje à tussen de twee kolommen om de postcodes toe te voegen aan de zone. Zodra u alle postcodes voor de desbetreffende zone heeft ingevoerd kunt u een nieuwe zone aanmaken. Herhaal dit proces totdat alle postcodes in zones verwerkt zijn. Tip: selecteer een reeks postcodes door shift + klikken of selecteer meerdere postcodes met ctrl + klikken. Postcode in verkeerde zone? Selecteer de postcode die niet in de zone hoort en klik op het pijltje ß om de postcode terug te plaatsen in het postcode overzicht. Vervolgens kunt u de zone selecteren waar u de postcode in toe wilt voegen. Klik vervolgens op het pijltje à en de postcode zal in de door u geselecteerde zone geplaatst worden.
Lading zones aanmaken Afhankelijk van de tendervoorwaarden kunt u hier invullen welke ladingzones gehanteerd dienen te worden. Bij kilogrammen zal dit zijn op basis van kilo s, bij laadmeters op laadmeter en bij pallets zullen de zones op basis van pallets verwerkt worden. Kies de bovengrens per zone en de applicatie doet de rest. Voorbeeld ladingzones Preview tarieftabel Onder de aan te maken lading zones kunt u zien hoe de template eruit komt te zien. Voorbeeld preview
Toeslag bij ADR Indien er zendingen met ADR in het zending portfolio zitten kunt u hier aangeven hoeveel de toeslag is. De verhoging kunt u in procenten aangeven met een bovengrens en ondergrens. Als er geen vracht met ADR in het portfolio zitten kunt u overal de waarde 0 invoeren. Opslaan of volgend land? U kunt op ieder moment op opslaan klikken om de informatie die verwerkt is tussentijds op te slaan. Desgewenst kan gestopt worden met het verwerken van informatie en kunt u uitloggen. Zodra u verder wilt gaan met het opzetten van de tender hoeft u alleen maar in te loggen op de website van Transport Tender. Dit kan vanaf iedere computer, alles is immers online opgeslagen. Door te kiezen voor volgende land rond u de stap waar u zich in bevindt af en kan doorgegaan worden met het aanmaken van tarieftabellen voor de resterende landen. Tarieftabellen voor alle landen aangemaakt? Als u alle tarieftabellen aangemaakt heeft kunt u door te klikken op naar volgende stap de templates downloaden. Stap 2: Tarieven uploaden Invullen van de tarieven Na het downloaden van de templates in de stap tarieven uploaden dienen de tarieven ingevoerd te worden. De templates zijn.csv bestanden, deze bestanden zijn in een willekeurig spreadsheet programma te gebruiken. Vul de tarieven voor de betreffende zones in en sla het bestand weer als.csv bestand op. U kunt vervolgens per land de tarieven uploaden in de applicatie. Feedback Na het uploaden van alle tarieven geeft de applicatie feedback over de ingeladen tarief informatie. Wanneer data niet herkent wordt, geeft het systeem foutmeldingen aan. Onder feedback wordt duidelijk aangegeven in welke regel een foutmelding is ontstaan. U kunt vervolgens de foutmeldingen corrigeren. Belangrijk: Alle postcode- / ladingzone tarieven dienen ingevuld te zijn.
Tarieven koppelen Nadat alle tarieven verwerkt zijn kunt u de tarieven koppelen. Zodra de tarieven gekoppeld zijn krijgt u hier een bevestiging van te zien. Hier eindigt het proces van tarieven verwerken en zal degene die de tender gestart is zo spoedig mogelijk bij u terug komen.