Handleiding Tijdregistratie TimeTell versie 6.0 TIMETELL BV www.timetell.nl Balen van Andelplein 2 2273 KH, Voorburg +31 (0)70-3114811 info@timetell.nl Helpdesk +31 (0)70-3114810 helpdesk@timetell.nl
Inhoud 1. Inleiding... 4 2. Algemene tips en info... 5 3. TimeTell starten... 10 4. Hoofdmenu en iconen... 12 4.1. Iconen... 12 4.2. Menu Systeem... 13 4.2.1. Open archief... 13 4.2.2. Login als vervanger... 13 4.2.3. Voorkeursinstellingen... 15 4.2.4. Lokale tabellen... 16 4.2.5. Verbinding verbreken... 17 4.2.6. Offline werken... 18 5. De weekstaat... 19 5.1. Registratievormen... 19 5.1.1. Achteraf uren verantwoorden... 19 5.1.2. Chronologische uren verantwoorden... 20 5.1.3. Achteraf uren verantwoorden met kloktijden (combi)... 21 5.1.4. Chronologische uren verantwoorden met kloktijden (combi)... 22 5.2. Een weekstaat bewerken... 23 5.2.1. Activiteiten, projecten en klanten selecteren... 23 5.2.2. Iconen... 24 5.2.3. Kolomtitel menu... 26 5.2.4. Uren details... 27 5.2.5. Kloktijden... 28 5.2.6. Berekeningen... 29 5.2.7. Weekplanning... 30 5.2.8. Saldi... 32 5.2.9. Aanbieden ter accordering... 33 6. Wekenlijst... 34 7. Sjabloonweek... 37 8. Correctieweek... 38 9. Chronologische functies... 39 9.1. Tijd boeking... 39 9.2. Aanmelden... 40 9.3. Afmelden... 40 9.4. Dienstreis... 41 10. Weken achterstand... 42 11. Verlof & Ziekte... 43 11.1. Verlof aanvragen... 43 11.2. Verlof & Ziekte bewerken... 47 12. Persoonlijk rooster... 49 12.1. Rooster bewerken... 50 12.1.1. Weekritme rooster... 51 12.1.2. Dagritme rooster... 52 13. Web interface... 55 13.1. Inloggen via de web-browser... 55 13.2. Registratie... 56 13.2.1. Huidige week... 57 13.2.2. 13.2.3. Weeklijst... 62 Sjabloonweek... 63 13.2.4. Tijd boeking... 64 13.2.5. Aanmelden/Afmelden... 64 13.2.6. Aanvragen verlof... 64 Handleiding Management 2/76 Versie 20 november 2008
14. Mobile interface... 67 14.1. Inloggen via PDA/Telefoon... 67 14.2. Registratie... 68 15. Rapportages... 71 15.1. Rapport verkenner... 71 15.2. Parameters... 72 15.3. Preview... 73 15.4. Afdrukken... 74 Handleiding Management 3/76 Versie 20 november 2008
1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor de medewerker die zelf tijd registreert. De functionaliteiten die in deze handleiding worden behandeld zijn in TimeTell te vinden onder het menu Persoonlijk. Sommige onderdelen die in deze handleiding staan beschreven, zijn alleen beschikbaar als de bijbehorende modules zijn aangeschaft. Waar mogelijk is dit bij de functionaliteit aangegeven met een zgn. checkbox: Basis module Ziekte, Verlof en Overwerk module Projecten module Budget planning module Resource planning module Receptie & Foto module Flexibele rapportage module Koppel module Barcode module Klok module Toegangscontrole module Offline module Database module De modules die vermeld zijn bij de betreffende paragraaf, bieden het gebruik van de daarin vermelde functionaliteiten. Het eerste hoofdstuk van de handleiding bevat algemene tips en informatie die van toepassing is op de meeste van de in deze handleiding beschreven functionaliteiten. Tip: Wanneer dit lampje aanwezig is staat er een handigheidje beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt. Handleiding Management 4/76 Versie 20 november 2008
2. Algemene tips en info Historie en toekomst De meeste selectie schermen hebben bovenin aanvink opties staan om naar historische en/of toekomstige gegevens te kijken. Het is mogelijk om deze vinkjes te combineren en zo zelf te bepalen welke gegevens u wilt zien. Details Door gebruik te maken van de optie details kunt u tijdens het bladeren kijken naar de detailgegevens van de huidige regel. Het detailscherm kunt u alleen lezen, niet wijzigen. Handleiding Management 5/76 Versie 20 november 2008
Bewerken U kunt gegevens bewerken door gebruik te maken van de opties onder het bewerk menu. Zoeken U kunt in de selectie schermen zoeken door te gaan typen, er wordt dan automatisch gezocht in de lijst op gegevens die beginnen met de in getypte letters ( incremental serge ). Als u wilt zoeken naar regels waar een deel van de tekst overeenkomt kunt u gebruik maken van de filter optie bovenin de keuzelijst schermen: In diverse schermen (o.a. activiteiten, projecten) kunt u filteren op kenmerken. Als u bijvoorbeeld vaardigheden van medewerkers vastlegt bij de kenmerken dan kunt u alle medewerkers filteren met bepaalde vaardigheden. Er kan op meerdere kenmerken gefilterd worden. In de medewerkerschermen kunt u met deze knop alle medewerkers selecteren uit een bepaalde tak van de organisatie (inclusief onderliggende). Hierbij wordt default gekeken naar de hoofdafdeling van de medewerker maar door middel van een extra vinkje kan ook worden gekeken naar de extra organisatiedelen. Filter op kolomwaarden In veel schermen treft u bovenin de kolommen een filterknop aan die het mogelijk maakt snel de lijst te filteren op een bepaalde waarde. Deze functie is vergelijkbaar met de autofilter optie van Excel. Handleiding Management 6/76 Versie 20 november 2008
NB. Deze optie is niet beschikbaar in de boomstructuren. Extra titelmenu Door met de rechter muisknop te klikken op de kolomtitels krijgt u in de meeste bewerk en lijstschermen een extra menu met daarop diverse mogelijkheden zoals sorteren, groeperen, kolommen kiezen, etc. In de lijstschermen is in dit menu ook altijd een printoptie opgenomen. NB. Deze optie is niet beschikbaar in de boomstructuren. Groeperen U kunt in de bewerk- en lijstschermen groeperen door kolomtitels op de groepeerbalk te slepen. In de werkbalk vindt u verder knoppen om groepen in- of uit te klappen. NB. Deze optie is niet beschikbaar in de boomstructuren. Boomstructuren De selectieschermen met boomstructuren hebben een ander titelmenu als met de rechtermuisknop op de kolomtitels wordt geklikt: Handleiding Management 7/76 Versie 20 november 2008
Met deze opties kunt u de boomstructuur printen en in of uit laten klappen. In de boomstructuren kunt u op kolommen sorteren door op de kolomtitel te klikken. Er wordt dan op de kolom gesorteerd maar binnen de hiërarchische structuur: dus eerst de gegevens op niveau 1 worden gesorteerd, daarbinnen de gegevens op niveau 2, enzovoorts. N.B. De boom zoekschermen hebben een extra kolom die het volledige pad weergeeft van de items. Hierdoor is zichtbaar waar een item in de boom voorkomt zonder de optie Hele boom te gebruiken. Tip: In de schermen met boomstructuren kunt u door middel van F6 of deze knop de gegevens in een platte lijst weergeven. U heeft dan meer sorteer en filtermogelijkheden. De geselecteerde gegevens uit de platte lijst worden weer meegenomen als selectie in de boomstructuur. Selecteren Als links onderin het scherm de optie zichtbaar is kunt u in dit scherm meerdere regels tegelijk selecteren. U kunt dit doen door het aanklikken van regels terwijl u de Ctrl toets ingedrukt houdt. Als u een heel bereik wilt selecteren dan kunt u eerst de bovenste selecteren en de Shif toets ingedrukt houden als u de onderste aanklikt. Verversen Met de knop F5 kunt u de gegevens in alle lijstschermen verversen. Opslaan Met Ctrl+S kunt u schermen tussentijds opslaan zonder verdere vragen. Handleiding Management 8/76 Versie 20 november 2008
Iconen In diverse schermen komt u onderstaande iconen tegen: Groeperen: Zet de groepeerbalk aan. Dit is de groepeer balk, kolommen waarop men wil groeperen worden hier naar toe gesleept. Velden kiezen: haalt verwijderde velden/kolommen op, zodat deze kunnen worden terug geplaatst in het scherm. Inklappen: hiermee kunnen detail gegevens worden ingeklapt, zodat er een beknopt overzicht over blijft. Uitklappen: met deze button kunnen alle detailgegevens worden getoond. Print scherm Exporteer scherm naar Excel. Handleiding Management 9/76 Versie 20 november 2008
3. TimeTell starten Basis module Als u TimeTell start dan komt u, afhankelijk van uw configuratie, direct in TimeTell terecht. Als u al bent aangemeld in Windows dan wordt u automatisch aangemeld in TimeTell. TimeTell kan ook worden geconfigureerd met een login scherm: In dat geval vult u hier uw TimeTell loginnaam en wachtwoord in. U komt vervolgens terecht in het TimeTell hoofdscherm: Handleiding Management 10/76 Versie 20 november 2008
Rechts onderin het scherm ziet u als wie u bent ingelogd. Afhankelijk van uw configuratie kunt u bij het opstarten een melding krijgen als u een achterstand heeft in uw tijdregistratie. De weken die ontbreken of niet op Ingevoerd zijn gezet worden in een lijst getoond. Handleiding Management 11/76 Versie 20 november 2008
4. Hoofdmenu en iconen Basis module Welke menu opties en iconen u krijgt te zien hangt af van uw autorisatie. Via het menu Persoonlijk en met de iconen onder de menubalk kunt u functies starten die te maken met uw eigen gegevens. Deze functies worden in de rest van deze handleiding beschreven. 4.1. Iconen Bovenin het scherm zijn de volgende iconen beschikbaar: Icoon Sneltoets Functie Wordt beschreven in hoofdstuk F8 Open huidige week 5 De weekstaat Shift+F8 Open de wekenlijst 6 Wekenlijst Ctrl+F8 Open de sjabloonweek 7 Sjabloonweek F11 Aanmelden (chronologisch) 9.2 Aanmelden F12 Afmelden (chronologisch) 9.3 Afmelden Shift+F11 Dienstreis (chronologisch) 9.4 Dienstreis Ctrl+F11 Tijd boeking (chronologisch) 9.1 Tijd boeking Ctrl+F12 Verlof aanvragen 11 Verlof Alt+F4 TimeTell afsluiten Handleiding Management 12/76 Versie 20 november 2008
4.2. Menu Systeem In menu Systeem vindt u een aantal beheer en configuratie functies. 4.2.1. Open archief Door op de optie Open archief te klikken kan een gearchiveerde database worden bekeken. Deze gegevens zijn read-only en kunnen dus niet worden bewerkt. Hoe een archief kan worden aangelegd staat beschreven in de Handleiding technische Opzet. Via de optie Sluit archief kan men weer terugkeren in de productie omgeving. 4.2.2. Login als vervanger Als u de taken van iemand anders moet waarnemen dan is het mogelijk om in TimeTell in te loggen als iemand anders. U krijgt dan een lijst met medewerkers waarvoor u mag optreden als vervanger. Hierbij wordt niet om een wachtwoord gevraagd. Handleiding Management 13/76 Versie 20 november 2008
U krijgt hier alleen medewerkers te zien waarvoor u geautoriseerd bent (zie handleiding Functionele inrichting ). Als u via deze functionaliteit al bent ingelogd als iemand anders dan kunt u via deze optie ook altijd weer terugkeren naar de eigen login. Handleiding Management 14/76 Versie 20 november 2008
4.2.3. Voorkeursinstellingen Dit scherm geeft de mogelijkheid om een aantal voorkeursinstellingen te wijzigen. In het 1 e tabblad kunt u de TimeTell kleuren aanpassen. Verder is het mogelijk om te kiezen voor grote of kleine iconen in het hoofdscherm van TimeTell, en is er een groot of klein lettertype keuzeoptie. Het windows kleuren vinkje kan worden gebruikt om de zogenaamde Office11 look in TimeTell te activeren. Handleiding Management 15/76 Versie 20 november 2008
In het 2 e tabblad kunt u opgeven dat TimeTell uw vensterinstellingen moet onthouden. Iedere keer als u een scherm afsluit zal TimeTell diverse instellingen onthouden zoals kolominstellingen, sortering en afmetingen. U kunt dit per soort scherm instellen of de vensterinstellingen bewaard moeten blijven. Met de knoppen Opschonen herstelt u de standaard vensterinstellingen voor dat type scherm Met de knop Standaard vensterinstellingen kunt alle vensterinstellingen in 1x terugzetten naar standaardwaarden. 4.2.4. Lokale tabellen TimeTell bewaart lokaal een kopie 1 van bepaalde tabellen zoals de keuzelijsten voor activiteiten, projecten en klanten. Dit voorkomt dat deze lijsten iedere keer opnieuw opgehaald moeten worden. Met name over tragere netwerken (bijvoorbeeld internet) kan dit enorm schelen in performance. Deze lokale tabellen worden automatisch bijgewerkt als TimeTell start. Mocht er iets aan de hand zijn met deze lokale kopietabellen dan kunt u ze ook bij laten werken met deze menu opties: Bijwerken : Alleen de gewijzigde gegevens ophalen en verwerken in de lokale tabellen 1 De directory waarin deze tabellen worden bewaard wordt opgegeven in ttclient.ini (zie handleiding Technische Opzet ). Als deze directory niet bestaat of leeg is dan wordt de directory automatisch aangemaakt en worden de lokale tabellen opgehaald. Handleiding Management 16/76 Versie 20 november 2008
Verversen : Alle gegevens opnieuw ophalen en opslaan in de lokale tabellen Het is mogelijk om deze optie in zijn geheel uit te zetten. Zie voor de werking hiervan de Handleiding Technische Opzet 4.2.5. Verbinding verbreken Voor het ophalen en opslaan van gegevens moet TimeTell verbinding hebben met de server. In de configuratie kan worden ingesteld dat de verbinding automatisch moet worden verbroken als er een bepaalde tijd geen gegevens zijn opgehaald. U ziet dan onderin het scherm het lampje rood worden. De verbinding wordt automatisch hersteld zodra u weer gegevens nodig heeft. Het is met deze menu optie ook mogelijk om handmatig de verbinding te verbreken of juist weer te herstellen. Handleiding Management 17/76 Versie 20 november 2008
4.2.6. Offline werken Voor het ophalen en opslaan van gegevens moet TimeTell verbinding hebben met de server. Als u tijdelijk zonder server wilt werken aan uw eigen gegevens, dan kan dat door Offline werken aan te vinken. U ziet dan onderin het scherm het lampje rood worden. Als u offline werkt, kunt u deze optie nogmaals aanklikken om de gegevens weer samen te voegen en uw normale opties terug te krijgen. N.B. Wanneer een medewerker weer online gaat worden de offline weken geïmporteerd. Reeds bestaande weken die online zijn aangemaakt worden op dit moment overschreven. Handleiding Management 18/76 Versie 20 november 2008
5. De weekstaat Basis module Projecten en Klanten module Ziekte, Verlof en Overwerk module (voor registratie op projecten en klanten) (voor overwerkdetails en verlof saldi) In dit hoofdstuk wordt de werking van de weekstaat beschreven. 5.1. Registratievormen Basis module TimeTell kent 4 manieren waarop tijd kan worden geregistreerd 2. Deze worden in deze paragraaf kort beschreven. 5.1.1. Achteraf uren verantwoorden Bij deze registratievorm worden achteraf uren verantwoord op projecten en activiteiten. Dit kan door het aantal uren per dag in te vullen. Dit is de meest voorkomende registratievorm. 2 De registratievorm staat los van het invoermedium. De verschillende registratievormen ondersteunen invoer via de PC, barcodelezers of klokken. Handleiding Management 19/76 Versie 20 november 2008
5.1.2. Chronologische uren verantwoorden Bij deze registratievorm worden de uren verantwoord door de begin en eindtijden per project en activiteit op te geven. Dit is de meest nauwkeurige registratievorm, en wordt meestal toegepast in situaties waarbij men veel werk achter de PC verricht. Meestal wordt dan een boeking gemaakt als men begint aan een nieuwe activiteit. De voorgaande activiteit wordt dan automatisch afgesloten. Het is echter ook mogelijk om achteraf de tijden per project, activiteit te vullen. U kunt ook de chronologische boekingen registreren met de functie tijd boeking (zie paragraaf 9.1 Tijd boeking). NB. Als u een eindtijd invult die kleiner is dan de starttijd dan gaat TimeTell er van uit dat de eindtijd een dag later is. Handleiding Management 20/76 Versie 20 november 2008
5.1.3. Achteraf uren verantwoorden met kloktijden (combi) Bij deze registratievorm is de urenverantwoording hetzelfde als achteraf uren verantwoorden (zie paragraaf 5.1.1 Achteraf uren verantwoorden ). Naast deze urenverantwoording worden echter ook de aankomst en vertrektijden geklokt om zo de aanwezigheid te kunnen meten. Vaak worden de kloktijden gebruik voor het bepalen van overwerk en de urenverantwoording om inzicht te krijgen in de tijdsbesteding aan activiteiten en projecten. De details van de kloktijden kunnen worden bewerkt of bekeken met de knop. De kloktijden zijn apart autoriseerbaar zodat ingesteld kan worden of deze mogen worden gewijzigd. Tip: Aan de rechterkant van het scherm zijn de eerste inkloktijd en de laatste uitkloktijd zichtbaar. Om schermruimte te winnen kunt u dit scherm dichtklappen met de knop die op de linkerrand van scheidslijn zit: Handleiding Management 21/76 Versie 20 november 2008
5.1.4. Chronologische uren verantwoorden met kloktijden (combi) Bij deze registratievorm is de urenverantwoording hetzelfde als chronologisch uren verantwoorden (zie paragraaf 5.1.2 Chronologische uren verantwoorden ). Naast deze urenverantwoording worden echter ook de aankomst en vertrektijden geklokt om zo de aanwezigheid te kunnen meten. Vaak worden de kloktijden gebruik voor het bepalen van overwerk en de urenverantwoording om inzicht te krijgen in de tijdsbesteding aan activiteiten en projecten. De details van de kloktijden kunnen worden bewerkt of bekeken met de knop. De kloktijden zijn apart autoriseerbaar zodat ingesteld kan worden of deze mogen worden gewijzigd. Tip: Aan de rechterkant van het scherm zijn de eerste inkloktijd en de laatste uitkloktijd zichtbaar. Om schermruimte te winnen kunt u dit scherm dichtklappen met de knop die op de linkerrand van scheidslijn zit: Handleiding Management 22/76 Versie 20 november 2008
5.2. Een weekstaat bewerken Hoewel de lay-out van de weekstaten van de hierboven beschreven registratievormen kan verschillen is 90% van de functionaliteit hetzelfde. We beginnen met de gemeenschappelijke functionaliteiten te beschrijven. 5.2.1. Activiteiten, projecten en klanten selecteren De waarden Boek uren op kolommen (activiteit, project, etc.) worden gekozen uit een keuzelijst. Hiervoor zijn 2 knoppen beschikbaar: De 1 e knop geeft een keuzelijst zoals hierboven wordt getoond. Deze keuzelijst verschijnt ook automatisch als u in de kolom begint te typen. De 2 e knop geeft een nieuw scherm waarin een keuzelijst wordt getoond: In dit scherm kan het gewenste gegeven worden geselecteerd. U kunt de lijst filteren door bovenin de tekst in te vullen die in de naam moet voorkomen (zie hoofdstuk 2 Algemene tips en info ). Deze gegevens zitten in een boomstructuur met meerdere lagen. U krijgt alleen de gegevens te zien die u mag selecteren. Als u de hele boomstructuur wil zien vinkt u de optie Hele boom aan. De hele boomstructuur wordt dan getoond met de niet selecteerbare gegevens in grijs. Handleiding Management 23/76 Versie 20 november 2008
NB. U kunt op kolommen sorteren door op de kolomtitel te klikken. Er wordt dan op de kolom gesorteerd maar binnen de hiërarchische structuur: dus eerst de gegevens op niveau 1 worden gesorteerd, daarbinnen de gegevens op niveau 2, enzovoorts. De geselecteerde waarde is vervolgens zichtbaar in de kolom in uw weekstaat. In het configuratieprofiel kan worden ingesteld hoe deze naam wordt weergegeven, bijvoorbeeld met of zonder nummer (zie handleiding Functionele inrichting ). Met deze knop kunt u een regel toevoegen Met deze knop kunt u een regel verwijderen Met deze knop kunt u in 1x meerdere gegevens tegelijk toevoegen vanuit een keuzelijst. Er worden dan automatisch regels aangemaakt Tip: Als u kolommen groepeert dan wordt automatisch de groepwaarde ingevuld bij het toevoegen. Als u bijvoorbeeld groepeert op project dan kunt u binnen een projectgroep meerdere activiteiten 1x toevoegen met de knop. Het groepsproject wordt dan automatisch ingevuld. 5.2.2. Iconen Bovenin de weekstaat komt u de volgende iconen tegen: Blader een week terug (als de week niet bestaat wordt deze aangemaakt) Blader een week vooruit (als de week niet bestaat wordt deze aangemaakt) Toon de roosteruren per dag voor deze week Open de weekplanning (zie paragraaf 5.2.7 Weekplanning) Bekijk de verlofsaldi (zie paragraaf 5.2.8 Saldi ) Print weekstaat Exporteer weekstaat naar Excel. Bekijk/bewerk de kloktijden (zie paragraaf 5.2.5 Kloktijden ). Submenu met de volgende extra opties: Exporteer de informatie in deze weekstaat naar een bestand. Importeer de informatie in deze weekstaat vanuit een bestand. Hiermee kunt u het overwerk berekenen (gebeurt ook automatisch bij opslaan van de weekstaat) Groeperen: Zet de groepeerbalk aan. Handleiding Management 24/76 Versie 20 november 2008
Dit is de groepeer balk, kolommen waarop men wil groeperen worden hier naar toe gesleept. Velden kiezen: haalt verwijderde of verborgen velden/kolommen op, zodat deze kunnen worden terug geplaatst in het scherm door ze te slepen naar de titelbalk boven de kolommen. U kunt dan aan de groene pijlen zien waar de kolom geplaatst wordt. De volgende kolommen zijn standaard verborgen en kunnen aan de weekstaat worden toegevoegd: Activiteit (hoger) toont de activiteit die direct boven de huidige activiteit zit (parent). Op die kolom kan men ook desgewenst groeperen. Ditzelfde geldt voor de Project (hoger) kolommen. Default venster instellingen: als bewaar venster instellingen aan staat in de voorkeursinstellingen dan worden de venster instellingen van de weekstaten bewaard. Als u weer de standaard weekstaat weergave wilt hebben gebruikt u deze knop. Inklappen: hiermee kunnen groepen worden ingeklapt, zodat er een beknopt overzicht over blijft. Deze optie is niet beschikbaar als Groepen altijd uitgeklapt aan staat. Uitklappen: met deze button worden alle groepen uitgeklapt. Deze optie is niet beschikbaar als Groepen altijd uitgeklapt aan staat. Weekstaat verversen Handleiding Management 25/76 Versie 20 november 2008
5.2.3. Kolomtitel menu Als u met de rechtermuisknop op een kolomtitel klikt krijgt u een titel menu te zien met daarop diverse mogelijkheden zoals sorteren, groeperen, kolommen kiezen, etc. De optie Best Passend maakt alle kolommen zo breed dat alle gegevens er in precies in passen. Automatische kolombreedte zorgt dat altijd alle kolommen op het scherm passen. NB. Als u heeft gegroepeerd dan staan de groepen altijd uitgeklapt tenzij u deze optie uit zet. In dat geval worden de in- en uitklappen knoppen beschikbaar. Met de print knop kunt u de huidige weekstaat printen. Handleiding Management 26/76 Versie 20 november 2008
5.2.4. Uren details Als u uren invult dan kunt u in de urencel de volgende knop gebruiken om het urendetailsscherm te openen (deze knop staat in de laatste kolom bij een chronologische weekstaat). In het urendetailsscherm kunt u ondermeer info en declaratiegegevens kwijt: Bovenin het scherm ziet u de boekingsgegevens. Als dit in uw configuratieprofiel is aangezet kunt u in dit scherm ook optioneel tijden registreren. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als u achteraf uren registreert maar voor bepaalde werkzaamheden de tijden registreert omdat voor die werkzaamheden een overwerkberekening moet plaatsvinden. Bij door middel van het aanvinken van de optie factureerbaar en het invullen van het aantal factureerbare uren kunt u aangeven of en hoeveel van de geboekte uren als factureerbaar moeten worden gekenmerkt. Hier kan optioneel in de rekenregels van TimeTell rekening worden gehouden. Bij de van en tot vakjes kunt u invullen van hoe laat tot hoe laat deze boeking heeft plaatsgevonden. Ook hiervoor geld dat TimeTell via de rekenregels kan berekenen of er recht is op een hoger percentage overuren. Bij Info kunt u aanvullende info kwijt over de urenboeking. Handleiding Management 27/76 Versie 20 november 2008
Onderin het scherm kunt u declaratiegegevens kwijt (afhankelijk van uw configuratie). U kiest hier de kostensoort en vult het aantal en eventueel het tarief in. Als in de configuratie een vast tarief is ingevuld (bv. kilometertarief) dan kunt u dit niet wijzigen. Er kan echter ook een default of leeg tarief in staan wat u wel kunt wijzigen. Als u een lunch declareert dan vult u bij aantal 1 en bij tarief de kosten in. Tevens kunt u extra informatie opgeven voor de declaratieregel. Indien er voor de declaratie nog extra informatie is weergegeven, dan wordt de declaratieregel geel gekleurd. 5.2.5. Kloktijden Als u een registratie met kloktijden heeft (combi) dan kunt u via de knop het kloktijden scherm bekijken. Als u hiervoor geautoriseerd bent kunt u in dit scherm ook de kloktijden bewerken. In dit scherm ziet u alle klokactiviteiten (zoals aanmelden of dienstreis). Als in de rekenregels automatische pauzeaftrek is geconfigureerd dan ziet u eventueel toegepaste pauzeaftrek in de kolom pauze staan. De urenkolom is reeds gecorrigeerd voor deze pauzeaftrek en rood gekleurd. NB. Als u een eindtijd invult die kleiner is dan de starttijd dan gaat TimeTell er van uit dat de eindtijd een dag later is. Tip: Als u met de rechtermuisknop op een kolomtitel klikt krijgt u een menu met daarin diverse opties waaronder het printen van het kloktijdenscherm. Handleiding Management 28/76 Versie 20 november 2008
5.2.6. Berekeningen Ziekte, Verlof en Overwerk module Als een weekstaat ingevoerd is kunt u met de berekeningen totaal knop bovenin de weekstaat naast het de berekeningen details bekijken: In dit scherm ziet u het resultaat van de berekeningen in de rekenregels. Dit scherm bevat niet alleen overwerk maar ook plus/min uren. Voor iedere dag worden deze gegevens berekend. Naast de soort, de datum en het aantal berekende uren ziet u ook een verrekeningspercentage en eventueel een tarief. De laatste kolom bevat het aantal uren maal het percentage. In bovenstaand voorbeeld wordt voor iedere dag plus/min uren berekend. De uren op zaterdag worden gerekend als overwerk uren en worden tegen 150% gecompenseerd. De kolom uitbetalen wordt normaliter automatisch bepaald. Als dit in de configuratie is aangezet dan kunt u zelf aangeven of het overwerk uitbetaald moet worden. De kolom uitbetalen kan voor zaterdag door de medewerker zelf worden aangevinkt als deze uren uitbetaald moeten worden. Handleiding Management 29/76 Versie 20 november 2008
5.2.7. Weekplanning Budget planning module Vanuit een weekstaat kunt u met de knop de weekplanning bekijken: In dit scherm ziet u alle plangegevens die geldig zijn in deze week. Default worden gegevens uit alle soorten plannen getoond: persoonlijke plannen, afdelingsplannen, projectplannen, etc. U kunt dat desgewenst via de keuzelijst uitzetten rechtsbovenin het scherm. Als er niet per week was gepland dan worden de planuren automatisch omgerekend naar planuren per week. Verder wordt gekeken hoeveel uren er nog gerealiseerd moeten worden. In de kolom resturen/week wordt getoond hoeveel uren er gemiddeld per week moeten worden gemaakt om het geplande aantal uren te realiseren. Handleiding Management 30/76 Versie 20 november 2008
Resource planning module Als u beschikt over de resource planning module dan krijgt u onderin de weekstaat de geplande gebeurtenissen voor die week te zien. U kunt deze slepen naar de weekstaat waarna er automatisch urenboekingen voor worden aangemaakt. Handleiding Management 31/76 Versie 20 november 2008
5.2.8. Saldi Ziekte, Verlof en Overwerk module Met de saldi knop kunt u uw saldi bekijken: Dit scherm bevat alle saldo regels die op dit moment geldig zijn. Het saldi scherm bevat de volgende kolommen: Soort : Type verlof Saldo vanaf : Start saldo periode Saldo t/m : Einde saldo periode Vorige periode : Uren restant van de voorgaande periode Uren bij : Aantal uren dat men dit jaar erbij krijgt Uren gebruikt : Aantal uren dat men heeft opgenomen via urenboekingen Uren opbouw : Aantal uren dat men heeft opgebouwd via plus-, min- of overwerkuren Min. Uren : Minimum aantal resturen Max. Uren : Maximum aantal resturen Vervalt na periode : Als de periode is verlopen vervallen de resturen (boven max.) Uren restant : Resterend aantal uren (wordt meegenomen naar volgende periode) Default worden alleen de saldoregels getoond die nu geldig zijn. Met de toekomst/historie optie links onderin kunnen ook historische of toekomstige saldo regels worden getoond. Wanneer dit vinkje wordt aangezet en het saldischerm en de weekstaat worden afgesloten zal deze instelling worden bewaard in de voorkeursinstellingen. Handleiding Management 32/76 Versie 20 november 2008
Tip: Met de knop kunnen de details van een kolom worden opgevraagd. Zo kan men bijvoorbeeld snel zien wanneer de 40 uur verlof is geboekt: 5.2.9. Aanbieden ter accordering U kunt een weekstaat op ieder gewenst moment invullen en opslaan. Als uw weekstaat volledig is dan kunt u dit aangeven door de ingevoerd optie links onderin de weekstaat aan te vinken. De weekstaat krijgt dan de status Ingevoerd en wordt opgeslagen. U kunt de weekstaat dan niet meer bewerken. Als u de ingevoerd vink weer verwijderd kunt u de weekstaat weer wijzigbaar maken, zolang de weekstaat nog niet is geaccordeerd. Zodra een weekstaat de ingevoerd status krijgt kan de leidinggevende deze accorderen. Normaliter worden weekstaten 1x per week door de leidinggevende geaccordeerd. Het is ook mogelijk dat een projectleider bepaalde projectboekingen gaat accorderen. De weekstaat krijgt dan de status Wacht op project accordering. Handleiding Management 33/76 Versie 20 november 2008
6. Wekenlijst Basis module Via menu Persoonlijk / Wekenlijst of met icoon kunt u uw weekstaten bekijken. U krijgt een scherm te zien met alle weken van deze medewerker. De nieuwste week staat bovenaan: In deze lijst ziet u naast de periode de volgende gegevens: Status : De status van de week (afgekeurd, ingevoerd, akkoord, etc.) Uren : Het aantal verantwoorde uren in de week Klokuren : Het aantal geklokte uren in de week Berekeningen : Het totaal aan overwerk, plus/min uren en andere berekeningen Kosten : Het totaal aan declaratiekosten Correctie : Is het een correctieweek? (deze worden tevens rood gekleurd) De knop Bewerk opties geeft u de volgende mogelijkheden 3 : Naast het openen, toevoegen of verwijderen van een week kunt u hier de sjabloonweek van de medewerker openen (zie paragraaf 7 Sjabloonweek ). 3 De beschikbare opties zijn afhankelijk van uw autorisatie Handleiding Management 34/76 Versie 20 november 2008
Als u voor een reeds verwerkte week nog correcties moet doorvoeren dan kunt u voor deze week een correctieweek aanmaken (zie paragraaf 8 Correctieweek ). Het is ook mogelijk om een kopie te maken van een reeds bestaande week en de uren hieruit over te nemen in een te selecteren week. Handleiding Management 35/76 Versie 20 november 2008
Via de optie Status instellen kunt u de status van de week aanpassen: Welke statussen u hier kunt kiezen hangt af van uw autorisatie. Met de status In bewerking kan een week worden gewijzigd. Als de week is Ingevoerd dan kan deze eerst een afdelingsakkoord en daarna een administratie akkoord (optioneel). Natuurlijk kan een week ook door de afdeling of administratie worden afgekeurd. Als een weekstaat is geëxporteerd naar een extern systeem dan krijgt deze de status Verwerkt. De weekstaat kan dan niet meer worden gewijzigd. Het is dan echter wel mogelijk om een correctieweek aan te maken. NB. Deze functie wordt meestal gebruikt om een weekstaat van Ingevoerd terug naar In bewerking te zetten. Als een weekstaat al is geaccordeerd dan kan alleen de leidinggevende de status terugzetten naar In bewerking. Handleiding Management 36/76 Versie 20 november 2008
7. Sjabloonweek Basis module Via menu Persoonlijk / Sjabloonweek of met icoon kunt u uw sjabloonweek aanmaken. Als een nieuwe weekstaat wordt aangemaakt dan begint u met een leeg scherm waaraan u regels kunt toevoegen met activiteiten en projecten. Om te voorkomen dat u iedere week dezelfde activiteiten en projecten moet toevoegen kunt u gebruik maken van een zogenaamde sjabloonweek. Deze vult u met de projecten en activiteiten die u standaard in een nieuwe week wil zien (favorietenlijst): TimeTell zal bij het aanmaken van een nieuwe week deze automatisch vullen met de gegevens uit de sjabloonweek. U hoeft dan alleen nog maar de uren er bij in te vullen. Als er sprake is van vaste werkzaamheden dan is het ook mogelijk om hier vast de uren bij in te vullen. U kunt hierbij denken aan een regulier werkoverleg op maandagochtend of een vrije ADV middag. Deze uren worden dan ook standaard ingelezen uit de sjabloonweek als een nieuwe weekstaat wordt aangemaakt. Als het werkoverleg niet doorgaat dan kunt u de uren leegmaken, in alle andere gevallen staat die vast klaar. Het is ook mogelijk om vaste declaratiegegevens in te vullen via de Dit wordt soms gebruikt om vaste woon-werk kilometers in te vullen. knop. Door goed gebruik te maken van een sjabloonweek hoeft het invullen van een nieuwe weekstaat weinig tijd te kosten. NB. Deze optie is alleen beschikbaar bij uren achteraf registratie. Tip: Door gebruik te maken van de kunt u in 1x een selectie van activiteiten of projecten toevoegen. Met de knop kunt u de sjabloonweek weer leegmaken. Handleiding Management 37/76 Versie 20 november 2008
8. Correctieweek Basis module Als een weekstaat eenmaal is geëxporteerd naar een extern systeem dan kan deze in TimeTell niet meer worden gewijzigd omdat anders de TimeTell gegevens niet meer overeenkomen met de gegevens in het externe systeem. U kunt de gegevens dan corrigeren door gebruik te maken van een correctieweek. Als u een geëxporteerde week (status = Verwerkt ) selecteert in de wekenlijst dan kunt u in de Bewerk opties kiezen voor correctieweek: In de correctieweek voert u alleen de correctiegegevens door, dit kunnen ook negatieve uren zijn. In dit voorbeeld worden 8 uren afgeboekt van project Noorderwaard Infrastructuur. Deze uren worden weer bijgeboekt op project Noorderwaard Bedrijven. Als de correctieweek ook weer is geaccordeerd dan kunnen de correctiegegevens worden geëxporteerd naar het financiële systeem. Handleiding Management 38/76 Versie 20 november 2008
9. Chronologische functies Basis module Voor chronologische tijdregistratie of combi registratie met kloktijden zijn er een aantal extra functies beschikbaar. Die worden in dit hoofdstuk beschreven. 9.1. Tijd boeking Via menu Persoonlijk / Tijd boeking of met icoon kunt u een chronologische tijd boeking maken. Het is mogelijk om dit direct in de chronologische weekstaat in te voeren maar meestal is het eenvoudiger om de boeking in dit scherm te maken: U vult hier het project en/of de activiteit in (met de knop krijgt u een zoekscherm). De datum en tijd staan automatisch ingesteld op de huidige datum/tijd, maar kunnen desgewenst worden aangepast. Als u op OK klikt wordt de boeking automatisch verwerkt in de weekstaten. Normaal gesproken hoeft u geen eindtijd in te vullen, de volgende boeking zal namelijk automatisch de voorliggende boeking afsluiten. De eindtijd is dus alleen nodig bij niet aansluitende boekingen. In het veld Info kunt u optioneel aanvullende informatie vastleggen. Bovenin het scherm zijn de volgende iconen zichtbaar Icoon Sneltoets Functie PgUp Terugbladeren naar eerdere boekingen (binnen de week) PgDn Vooruitbladeren in de boekingen (binnen de week) F5 Werk de start datum en tijd bij 4 F6 Werk de eind datum en tijd bij 4 Als in het configuratieprofiel staat ingesteld op Automatisch tijd bijwerken dan gebeurt dit automatisch. Anders zal de datum/tijd tijdens het invullen van het scherm ongewijzigd blijven. Handleiding Management 39/76 Versie 20 november 2008
Ctrl+S Sla de boeking op maar hou het scherm open (de ingevulde gegevens blijven bewaard). Tip: Met de terugbladerknop kunt u snel terugbladeren als u door wilt gaan met een eerdere geboekte activiteit. U hoeft dan niet opnieuw alle gegevens in te vullen. 9.2. Aanmelden Via menu Persoonlijk / Aanmelden of met icoon kunt u zich aanmelden. Als u een registratie met kloktijden of een chronologische registratie heeft in uw organisatie dan kunt u met bovenstaande functie een aanmeldtijd registreren. Dit is feitelijk hetzelfde principe als met een prikklok alleen gebeurt dit nu op de PC. Bij het aanmelden wordt een regel toegevoegd met de huidige tijd 5. Deze aanmelding wordt geboekt op de activiteit die is gedefinieerd bij de systeemactiviteit Aanmelden (zie handleiding Functionele inrichting ). 9.3. Afmelden Via menu Persoonlijk / Afmelden of met icoon kunt u zich afmelden. Als u een registratie met kloktijden of een chronologische registratie heeft in uw organisatie dan kunt u met bovenstaande functie een afmeldtijd registreren. Dit is feitelijk hetzelfde principe als met een prikklok alleen gebeurt dit nu op de PC. Bij het afmelden wordt de laatste openstaande boeking afgesloten op de huidige tijd. Als er geen openstaande boeking was dan wordt een nieuwe regel toegevoegd waarin de start- en eindtijd beide worden ingesteld op de huidige tijd. Deze regel wordt dan geboekt op de activiteit die is gedefinieerd bij de systeemactiviteit Aanmelden (zie handleiding Functionele inrichting ). Als er sprake is van een chronologische combi registratie dan wordt naast de laatste klokboeking ook de laatste chronologische urenboeking afgesloten (alleen als die nog open stond). 5 De aan- en afmelding wordt geregistreerd volgens de tijd op de server. Handleiding Management 40/76 Versie 20 november 2008
9.4. Dienstreis Via menu Persoonlijk / Dienstreis of met icoon kunt u een dienstreis of werkbezoek boeken. U kunt deze functie gebruiken als u net terugkomt van een dienstreis of als u naar een dienstreis gaat. U kunt dan aangeven van wanneer tot wanneer de dienstreis heeft geduurd of gaat duren. In het receptiescherm is nu ook zichtbaar dat u afwezig bent vanwege een dienstreis. Wanneer u in bovenstaand scherm de eindtijd leeglaat dan wordt hier automatisch de eindtijd volgens het rooster van die dag ingevuld. Het zelfde geld voor de begin tijd. Wanneer deze wordt leeg gelaten dan vult TimeTell hier automatisch de begintijd van het rooster in. Handleiding Management 41/76 Versie 20 november 2008
10. Weken achterstand Basis module Via menu Persoonlijk / Weken achterstand kunt u een overzicht zien van achterstallige weken. In deze lijst ziet u alle weken (tot een jaar terug) die nog ontbreken in uw wekenlijst of waarbij de status niet op Ingevoerd is gezet. Er worden alleen weken getoond voor contractperioden waarin meer dan 0 contracturen zijn opgenomen. Afgekeurde weken worden in rood getoond. NB. Afhankelijk van uw configuratie wordt dit zelfde scherm ook getoond bij het opstarten van TimeTell. In dat geval zal de achterstallige week automatisch worden geopend na dit scherm. Handleiding Management 42/76 Versie 20 november 2008
11. Verlof & Ziekte Ziekte, Verlof en Overwerk module 11.1. Verlof aanvragen Via het menu Persoonlijk / Verlof aanvragen of met icoon maken. kunt u een verlof aanvraag In dit scherm kunt u aangeven wat voor soort verlof u wilt opnemen. Vervolgens kunt u aangeven of de boekingen volgens het rooster moeten worden verwerkt, volgens een percentage van het rooster (bijvoorbeeld 50% voor een halve dag) of dat u zelf de tijden of uren en de dagen opgeeft. Waanneer wordt gekozen voor een andere methode dan volgens roosters kunnen ook andere opties worden gebruikt. Door het vinkje bij Optie aan te zetten kun je een verlof aanvraag in optie te zetten. Deze wordt in dat geval nog niet bij een leidinggevende ter accordering voorgelegd. Bij periode geeft u de start- en einddatum op. Bij info kunt u aanvullende info voor de verlofaanvraag invullen. Handleiding Management 43/76 Versie 20 november 2008
Verder is het ook mogelijk om via het knopje naast actueel saldo saldo gegevens op te halen, en zo te kijken hoeveel saldo er nog over is., de actuele De rooster knop kan worden gebruikt om de rooster gegevens van de gebruiker na te kijken. Handleiding Management 44/76 Versie 20 november 2008
Als de verlofaanvraag is verwerkt kunt de leidinggevende informeren via een E-mail bericht (als dit is aangezet in uw configuratie). Handleiding Management 45/76 Versie 20 november 2008
Wanneer er verlof wordt aangevraagd in een periode waarvoor reeds verlof is toegekend (overlap) dan komt er een melding en de vraag of de verlof aanvraag alsnog moet worden toegevoegd. Alle verlofaanvragen komen terecht in de tabel met geplande afwezigheid. Zodra de leidinggevende de verlofaanvraag heeft geaccordeerd wordt deze in de weekstaten verwerkt. Het E-mail bericht kan de leidinggevende informeren dat er een verlofaanvraag geaccordeerd moet worden. Handleiding Management 46/76 Versie 20 november 2008
11.2. Verlof & Ziekte bewerken Ga naar menu Persoonlijk / Verlof & Ziekte om uw verlof aanvragen en ziektemeldingen te bekijken. Dit scherm bevat de volgende kolommen: Activiteit : Afwezigheidsactiviteit Van, t/m : Begin- en einddatum van de afwezigheid Methode : Hoe de boekingen bepaald moeten worden: 1. Volgens rooster, 2. Percentage van roosteruren (boek volgens rooster maar boek slechts de uren maal het opgegeven percentage), 3. Tijden op opgegeven dagen (maak boekingen volgens de opgegeven tijden op de opgegeven dagen). Dagen : Selecteer hier de dagen waarop geboekt moet worden (methode 3) Start/eindtijd : Geef hier de tijden op waarop geboekt moet worden (methode 3) Afw. % : Geef hier het afwezigheidspercentage op (default 100%). Verwerkt t/m Info Status OK : Geeft aan tot wanneer de afwezigheid automatisch is verwerkt : Aanvullende info : Is de boeking Ingevoerd, Afgekeurd, Akkoord of al Verwerkt : Als een regel is afgekeurd dan kan de medewerker de regel aanpassen en met de aanvink knop in deze kolom weer op ingevoerd zetten. NB. Een regel kan alleen worden bewerkt als u daarvoor geautoriseerd bent en de regel nog niet geaccordeerd is. Handleiding Management 47/76 Versie 20 november 2008
Boekingen in dit scherm worden automatisch s nachts verwerkt door de TimeTell Task Manager. U kunt een geaccordeerde boeking ook direct verwerken in de weekstaten m.b.v. de knop als u hiervoor geautoriseerd bent. Als er een fout is opgetreden bij de verwerking van afwezigheid dan wordt de regel rood gekleurd en wordt de melding toegevoegd aan de Info kolom. NB. Als de geplande afwezigheidsregels s nachts automatisch worden verwerkt en er zijn meer soorten afwezigheid op 1 dag dan worden die in volgorde verwerkt: eerst 100% ziekte, dan 100% verlof, dan de rest. Als een 100% afwezigheidsboeking is verwerkt dan worden de andere afwezigheidsregels voor die dag niet meer verwerkt. Als het % minder is dan 100 dan worden ze allemaal verwerkt. Het is in dit scherm ook mogelijk om verlofdagen in te trekken door onderaan de button Intrekken te gebruiken. Dit geldt echter alleen voor verlof in de toekomst. De betreffende verlofdagen worden dan ook uit de weekstaten gehaald. Na het intrekken kan eventueel een mail worden gestuurd naar de manager dat de verlofaanvraag is ingetrokken. Een verlofaanvraag die nog in optie staat wordt met een afwijkende kleur weergegeven. Deze aanvraag kan via de Aanvragen knop alsnog worden doorgevoerd. Via de Intrekken knop wordt de optie in zijn geheel verwijderd. NB. Wanneer verlof wordt ingetrokken, wat nog niet verwerkt is (status < verwerkt), dan wordt deze geheel verwijderd uit het scherm Verlof & Ziekte. Als de aanvraag reeds verwerkt is, dan wordt de aanvraag als Ingetrokken gemarkeerd. Handleiding Management 48/76 Versie 20 november 2008
12. Persoonlijk rooster Basis module Ga naar menu Persoonlijk / Rooster als u uw eigen roostergegevens wil bekijken of bewerken. U ziet dan een lijst met uw persoonlijke roosters of groepsroosters waaraan u bent verbonden. In dit scherm kunt u met de knop Bewerk opties roosters toevoegen, bewerken of verwijderen. Als u een nieuw rooster toevoegt kunt u kiezen uit een link naar een reeds bestaand groepsrooster of een nieuw te maken persoonlijk rooster. Groepsroosters zijn roosters die voor meerdere medewerkers kunnen worden gebruikt. Voor het onderhouden van de groepsroosters is een aparte menuoptie beschikbaar (zie handleiding Functionele inrichting ). Als u een link naar een groepsrooster aanmaakt komt u terecht in onderstaand scherm: Als u een nieuw persoonlijk rooster maakt komt u in het Bewerk rooster scherm terecht zoals beschreven in de volgende paragraaf. Handleiding Management 49/76 Versie 20 november 2008
12.1. Rooster bewerken Als een rooster wordt gemaakt/geopend komt u terecht in het roosterscherm. U kunt hier ondermeer een naam en een geldigheid opgeven. Verder kan worden gekozen of men een rooster wil aanmaken met een vast weekritme (bijvoorbeeld 4x9) of om een rooster waar per dag het aantal uren wordt opgegeven (dagritme). Als wordt gekozen voor een weekritme dan kan men nog aangeven of er aparte roosters zijn voor even en oneven weken (bijvoorbeeld de ene week 40 uur, de andere week 32: gemiddeld 36 uur). Verder kan worden gekozen of men alleen uren of ook tijden wil opgeven in het rooster. Met de optie Verlof plannen kan men bij een persoonlijk dagrooster een extra kolom aanzetten waarin het persoonlijk verlof wordt gepland voordat het formeel is aangevraagd. Als roosters de status Ingevoerd hebben kunnen ze ook worden geaccordeerd. Zo kan een medewerker een persoonlijk dagrooster maken en kan de leidinggevende dit rooster accorderen. Als het is geaccordeerd kan het niet meer worden gewijzigd totdat de status weer op In bewerking is gezet. Totaal uren toont het totaal van de ingevulde roosteruren. Correctie uren wordt gebruikt als men in het configuratieprofiel de controle op roosteruren = contracturen heeft aangezet. Bij correctie-uren kan een toegestane afwijking worden opgegeven. Met de knop Open rooster wordt het rooster geopend. Handleiding Management 50/76 Versie 20 november 2008
12.1.1. Weekritme rooster Dit is een voorbeeld van een weekritme rooster waarbij ook op tijden wordt geroosterd. Hierbij kunnen indien gewenst de tijden voor een ochtend en een middagdeel worden ingevoerd. Tip: Met de blauwe pijl van de week. kunt u de gegevens van maandag kopiëren naar de overige dagen Handleiding Management 51/76 Versie 20 november 2008
12.1.2. Dagritme rooster Als u een dagritme rooster opent krijgt u bovenstaand scherm te zien waarin alle dagen voor de opgegeven roosterperiode reeds zijn aangemaakt. Bij een persoonlijk dagrooster worden naast de geroosterde uren ook de gerealiseerde uren getoond. Van een gerealiseerde week kunnen de uren niet meer worden gewijzigd omdat voor die week al plus/min uren berekend kunnen zijn. Als Verlof plannen is aangevinkt dan kan wordt de kolom Gepland verlof getoond. Hierin kan men voor zichzelf het verlof inplannen voordat het formeel is aangevraagd. Als u met de rechtermuisknop op de urenkolom klikt, krijgt u een pop-up menu met kopieeropties. Handleiding Management 52/76 Versie 20 november 2008
De optie Naar overige weekdagen kopieert de uren en tijden van de huidige regel naar de overige dagen van de huidige week. De optie Naar periode geeft nog een extra menu waarin gekozen kan worden om alleen de geselecteerde dag of de hele geselecteerde week te kopiëren naar een opgegeven periode. De optie Alleen deze dag kopieert bijvoorbeeld de maandag naar alle maandagen in de opgegeven periode. De optie De hele week kopieert alle dagen in de geselecteerde week door naar de weken in de opgegeven periode (feestdagen worden overgeslagen). Hierbij kan nog worden gekozen voor even of oneven weken. Onderin het rooster ziet u totaal aantal ingeroosterde uren. Door het rooster op bepaalde dagen aan te passen kunt u het rooster afstemmen op het aantal uren dat dit jaar gewerkt moet worden. Met de knop Rooster totalen kunt u de gerealiseerde en geroosterde uren vergelijken met de contracturen: Bovenin ziet u hoeveel contracturen verantwoord moeten worden dit jaar. Eronder ziet u hoeveel uren er ingeroosterd of gerealiseerd zijn. Als bepaalde dagen reeds gerealiseerd waren dan worden deze uren meegenomen in de vergelijking i.p.v. de roosteruren. Onderin wordt aangegeven wat het verschil is tussen de contract uren en de rooster/realisatie uren. Als de rest van het jaar het rooster exact gevolgd zou worden dan zou men precies uitkomen. Via dit scherm kan men snel zien of een aanpassing van het rooster wenselijk/noodzakelijk is om tegen het einde van het jaar uit te komen qua uren. Handleiding Management 53/76 Versie 20 november 2008
Als verlof plannen is aangezet dan kan men hier zien wat men nog aan verlof ruimte heeft rekening houdend met geboekt verlof en verlof dat alleen is opgenomen in het persoonlijk rooster. N.B. Deze opties zijn alleen beschikbaar voor persoonlijke dagroosters. Handleiding Management 54/76 Versie 20 november 2008
13. Web interface Web interface module Vanaf TimeTell versie 5.0 is het mogelijk om via een web-browser uren te registreren. Op die manier kunnen medewerkers onafhankelijk van de locatie in TimeTell inloggen. 13.1. Inloggen via de web-browser Wanneer de web versie van TimeTell wordt opgestart zal het volgende inlogscherm in de browser verschijnen: Hierin moeten de inloggegevens van de medewerker worden ingevuld. Door rechts onderin het vinkje Bewaar login aan te zetten kunnen deze gegevens worden bewaard. Druk hierna op de button Login. Vervolgens zal men in het hoofdscherm van TimeTell komen dat grote overeenkomsten vertoond met de reguliere versie: Handleiding Management 55/76 Versie 20 november 2008
13.2. Registratie In de webbrowser zijn 3 menuopties beschikbaar. Bij de optie TimeTell vinden we de mogelijkheid om de webversie af te sluiten. Onder de menuoptie Registratie kunnen we de verschillende registratie opties terug vinden. Deze zijn nagenoeg gelijk aan de werking in de reguliere versie van TimeTell. Handleiding Management 56/76 Versie 20 november 2008
13.2.1. Huidige week Door op de Huidige week te klikken komt u in de laatste niet ingevoerde week terecht. Nu verschijnt de sjabloonweek zoals we die ook in de reguliere verzie van TimeTell kennen. In het weekgedeelte kunnen de uren verantwoord worden bij de verschillende projecten of activiteiten. Wanneer regels toegevoegd dienen te worden kan links onderin het scherm op het plus icoon worden geklikt. Op deze manier voegt TimeTell een extra regel toe aan de weekstaat. Door vervolgens in de project- of activiteitenkolom op de lege regel te dubbelklikken komt u in de project- of activiteitenboom terecht. Hier kiest u het gewenste project of activiteit. Om meerdere projecten of activiteiten te verwijderen kunt u gebruik maken van de check boxen die links voor de regels staan en vervolgens de geselecteerde regels verwijderen met het min icoon onderin. Men kan ook een activiteit of project wijzigen door te dubbelklikken op de cel. Het zoekscherm dat wordt getoond kan bovenin gefilterd worden op regels met een bepaalde deeltekst. Door op de knop Leegmaken te klikken links onderin wordt een lege activiteit of project gekozen. Handleiding Management 57/76 Versie 20 november 2008
Wanneer u extra informatie of een declaratie kwijt wilt bij een registratie dan dubbelklikt u in de betreffende cel. Het Uren details scherm zal verschijnen waarin u deze informatie kunt toevoegen. Wanneer u, onderaan bij de onkosten, op de + knop klikt, kunt u verschillende onkostensoorten opgeven. De totaal kosten worden per regel direct aangepast. Handleiding Management 58/76 Versie 20 november 2008
Met behulp van de knop aan het einde van de declaratieregel kan men info opgeven per declaratieregel. Als er info is opgegeven dan wordt de regel geel gekleurd. Handleiding Management 59/76 Versie 20 november 2008
Met behulp van de printknop in de wekstaat is het mogelijk om een klant,project,activiteit, uren overzicht uit te draaien over een bepaalde periode. Verder heeft het rapport een paraaf optie zodat een leidinggevende het geheel kan accorderen. Handleiding Management 60/76 Versie 20 november 2008
Handleiding Management 61/76 Versie 20 november 2008
13.2.2. Weeklijst Wanneer u de menu optie Weeklijst in het hoofdscherm selecteert verschijnt de lijst met weestaten: Hier kunt u een keuze maken uit reeds bestaande weken. Wanneer u dubbelklikt zal de betreffende week worden geopend. De werkwijze verschilt hierbij niet van de reguliere versie van TimeTell. Handleiding Management 62/76 Versie 20 november 2008
13.2.3. Sjabloonweek Door op de optie Sjabloonweek te klikken komt u in de sjabloonweek van de betreffende gebruiker terecht. De werkwijze hiervan is hetzelfde als de reguliere versie van TimeTell. Handleiding Management 63/76 Versie 20 november 2008
13.2.4. Tijd boeking Bij de optie Tijd boeking kan een chronologische registratie worden aangemaakt: In bovenstaand scherm kan achtereenvolgens een project en een activiteit worden gekozen via de Zoek buttons. De datum staat standaard aan. Wanneer bij Van op het klokje wordt geklikt wordt de huidige systeemtijd ingevuld. Op het moment dat men klaar is met de betreffende activiteit klikt met bij Tot op hetzelfde klok-icoontje. De huidige systeemtijd wordt nu ingevuld en de registratie kan via de OK button worden opgeslagen. 13.2.5. Aanmelden/Afmelden Wanneer in TimeTell gebruikt wordt gemaakt van aanwezigheidregistratie met kloktijden dan kunnen via de keuze opties Aan- en Afmelden registraties worden vastgelegd. 13.2.6. Aanvragen verlof Via de menu optie Verlof aanvraag kan een verlof aanvraag worden ingediend. De aanvraag verloopt op dezelfde manier als in de reguliere versie van TimeTell. Handleiding Management 64/76 Versie 20 november 2008
In dit scherm kunt u aangeven wat voor soort verlof u wilt opnemen. Vervolgens kunt u aangeven of de boekingen volgens het rooster moeten worden verwerkt, volgens een percentage van het rooster (bijvoorbeeld 50% voor een halve dag) of dat u zelf de tijden of uren en de dagen opgeeft. Waanneer wordt gekozen voor een andere methode dan volgens roosters kunnen ook andere opties worden gebruikt. Door het vinkje bij Optie aan te zetten kun je een verlof aanvraag in optie te zetten. Deze wordt in dat geval nog niet bij een leidinggevende ter accordering voorgelegd. Bij periode geeft u de start- en einddatum op. Bij info kunt u aanvullende info voor de verlofaanvraag invullen. Verder is het ook mogelijk om via het knopje naast actueel saldo saldo gegevens op te halen, en zo te kijken hoeveel saldo er nog over is., de actuele Handleiding Management 65/76 Versie 20 november 2008
Als de verlofaanvraag is verwerkt kunt de leidinggevende informeren via een E-mail bericht (als dit is aangezet in uw configuratie). Handleiding Management 66/76 Versie 20 november 2008
14. Mobile interface Mobile interface module De Mobile interface module maakt het mogelijk om tijd te registreren via een PDA of mobiele telefoon met toegang tot internet. Op deze manier kunt u vanaf iedere locatie inloggen en uren verantwoorden. Onderstaande afbeeldingen zijn gebaseerd op Smartphones / PDA s. Het is ook mogelijk om WAP telefoons te gebruiken. Hiervan worden geen afbeeldingen van getoond omdat de presentatie van een WAP pagina namelijk sterk afhankelijk is van het merk en type telefoon. Via de internet verbinding op de telefoon of PDA kan de mobiele registratie worden geopend. 14.1. Inloggen via PDA/Telefoon Om via deze module tijd te registreren, is een login van de medewerker altijd een vereiste. Dit kan op basis van het TimeTell wachtwoord of via het netwerk wachtwoord (LDAP). Handleiding Management 67/76 Versie 20 november 2008
14.2. Registratie Na aanmelding komt men terecht in het menu. Wanneer in TimeTell gebruikt wordt gemaakt van aanwezigheidregistratie met kloktijden dan kunnen via de keuze opties Aan- en Afmelden registraties worden vastgelegd. De optie Tijdboeking opent een registratiescherm waarin de uren kunnen worden geboekt op activiteiten en projecten: Handleiding Management 68/76 Versie 20 november 2008
Als de activiteiten keuzelijst wordt gekozen dan verschijnt een keuzelijst met activiteiten. Ditzelfde geldt ook voor de projecten en klanten keuzelijst. Vervolgens kan men de uren invullen en eventueel de datum aanpassen. Bij Info kan men optioneel extra informatie vastleggen over de boeking. Handleiding Management 69/76 Versie 20 november 2008
Met OK kan de boeking worden opgeslagen. Met de optie Afsluiten kan de mobiele registratie worden afgesloten. Handleiding Management 70/76 Versie 20 november 2008
15. Rapportages Basis module Flexibele rapportage module 15.1. Rapport verkenner Via menu Rapportages / Rapport verkenner komt u in de TimeTell rapport verkenner: In de rapport verkenner treft u alle rapportages aan waarvoor u geautoriseerd bent. Dit kunnen zowel standaard rapportages als eigen gemaakte rapportages zijn (zie handleiding Flexibele rapportage ). U kunt een rapport afdrukken door er op te dubbelklikken of m.b.v. menu Bestand, Afdrukken. Handleiding Management 71/76 Versie 20 november 2008
15.2. Parameters U krijgt bij het afdrukken een aantal rapport parameters die u kunt invullen: Rapport draaien over uren vanaf datum: Rapport draaien over uren tot datum: Rapport draaien over de geselecteerde medewerkers: Rapport draaien over alle uren (of bijvoorbeeld alleen geaccordeerde uren): Handleiding Management 72/76 Versie 20 november 2008
15.3. Preview Als alle parameters zijn ingevuld krijgt u een preview van het rapport te zien: Met de iconen bovenin het preview scherm kunt u de weergave groter of kleiner maken en door de pagina s heen bladeren. Tip: U kunt ook met Ctrl+PgUp en Ctrl+PgDn door de pagina s bladeren. Met Ctrl+Home gaat u naar de eerste pagina en met Ctrl+End naar de laatste pagina. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 73/76 Versie 20 november 2008
15.4. Afdrukken Met de print knop kunt u het rapport printen. U krijgt dan het afdrukmenu te zien: U kunt de printer kiezen en het rapport printen met OK. Tip: Als u onderin het afdrukscherm de optie Afdrukken naar bestand aanvinkt dan kunt u ook het rapport uitvoeren naar een bestandsformaat zoals PDF. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 74/76 Versie 20 november 2008
Flexibele rapportage module Tip: Met behulp van het dynamische rapport icoon is het mogelijk om de presentatie van data op een dynamische manier te bewerken. Hierbij zijn een aantal weergaven mogelijk: Lijst weergave: In deze weergave kan de data geëxporteerd worden naar Excel m.b.v. het Excel icoon bovenin. Met de filterknop bovenin de kolomtitel kan de data nog verder gefilterd worden. Dit filter is ook van toepassing op de draaitabel- en grafiekweergave. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 75/76 Versie 20 november 2008
Draaitabel weergave: In deze weergave kan men zelf de gewenste kolommen slepen naar de rij- en kolom gebieden. Grafiek weergave: In deze weergave kan men doorklikken op de grafiek en zo inzoomen op de achterliggende cijfers. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 76/76 Versie 20 november 2008