Werkinstructie Coachview.net Herhaling opleidingen Versie: December 2009, Revisie 1 Coachview.net: 1.15 Auteur(s): Remy Remery Dé nieuwe manier van samenwerken
Inhoudsopgave INLEIDING 3 BEWAKING HERHALING VIA PERSONEN OP DE WACHTLIJST 4 HERHALING INRICHTEN BIJ EEN OPLEIDINGSSOORT 4 OPLEIDING MAKEN, PLANNEN, INSCHRIJVEN, AFRONDEN EN HERHALEN 5 BEWAKING VAN DE WACHTLIJST 7 BEWAKING HERHALING VIA AUTOMATISCHE ACTIES 8 ACTIETEMPLATE KOPPELEN AAN OPLEIDINGSSOORT 8 OPLEIDING MAKEN, PLANNEN, INSCHRIJVEN EN AFRONDEN 9 Dé nieuwe manier van samenwerken 2
Inleiding Inleiding Dit document beschrijft, in het kort, de werkwijze voor de administratieve verwerking van herhalingen van opleidingen en deelnemers binnen Coachview.net. Inzicht krijgen in welke personen, in welke periode een herhaling van een opleiding moeten volgen, regelt u in Coachview.net op verschillende manieren. Is er weinig verloop in de te trainen personen, en bent u verantwoordelijk om dezelfde personen voor dezelfde opleiding te blijven trainen, dan maakt u gebruik van de optie herhaling via personen op de wachtlijst. Door controle van de wachtlijst weet u wat de werklast in een bepaalde periode zal zijn. Maak gebruik van de optie herhaling via automatische acties als niet duidelijk is welke personen in aanmerking komen voor een herhaling. Via de actie opent u de oude opleiding en de deelnemers lijst, en kunt u inventariseren of herhaling voor één of meer deelnemers van toepassing is. Indeling In deze werkinstructie vindt u de uitleg, aan de rechterkant, terug. In de linkermarge staan handige tips of een korte uitleg. Als voorbeeld wordt in deze werkwijze gebruikt gemaakt van de volgende opleidingssoorten: 1. Basisopleiding BHV met als onderdelen: a. Eerste hulp b. Brandbestrijding en ontruiming praktijk c. Brandbestrijding en ontruiming theorie 2. Basisopleiding BHV Herhaling met als onderdelen: a. Eerste hulp herhaling b. Brandbestrijding en ontruiming herhaling Deze icoontjes vertellen u het volgende: Een handige tip. Let op! Helpdesk Deze instructie behandelt niet alle onderwerpen. Hebt u nog vragen of behoefte aan hulp dan staat onze helpdesk u graag te woord. Telefoon: 0413-483088 E-Mail: helpdesk@coachview.net Copyright 2009 Coachview.net is een product van InnoPhase B.V. 3
Bewaking herhaling via personen op de wachtlijst Herhaling inrichten bij een opleidingssoort Akkoord per deelnemer: Als presentie- en slagingsplicht niet aanstaan wordt altijd akkoord gegeven. Als presentieen/of slagingsplicht aanstaan wordt alleen akkoord gegeven als de deelnemer present is geweest en/of is geslaagd. Per deelnemer, via vraagonderdeel, kan manueel akkoord gegeven worden. Motivatie: Er is weinig verloop in de te trainen personen, en u bent verantwoordelijk om dezelfde personen voor dezelfde opleiding te blijven trainen. Personen, waarvoor voor de (oude) opleiding akkoord is gegeven, worden automatisch voor de herhalingsopleiding op de wachtlijst geplaatst, en tevens worden er nieuwe aanvragen gemaakt. Door controle van de wachtlijst krijgt u inzicht in de komende werklast. Hebt u opdracht om deze personen te trainen dan schrijft u deze personen in. Dit doet u bijvoorbeeld door: het maken van een nieuwe herhalingsopleiding, en het inschrijven van de deelnemers via de wachtlijst of, het maken van een nieuwe herhalingsopleiding via de aanvraag, de deelnemers worden automatisch ingeschreven, of het verdelen van de personen over al bestaande herhalingsopleidingen, inschrijven vindt plaats via de wachtlijst. Instructie: Richt twee opleidingssoorten in, waarvan één opleidingssoort als herhaling. Het aantal en de omschrijving van deze twee opleidingssoorten hoeven niet gelijk aan elkaar te zijn. Stap 1: Koppel de Basisopleiding BHV Herhaling als herhaling aan de opleidingssoort Basisopleiding BHV. Als een opleiding, gemaakt met behulp van deze opleidingssoort, afgerond wordt, worden de deelnemers op de wachtlijst geplaatst en kunt u een herhalingsopleiding, volgens opleidingssoort Basisopleiding BHV Herhaling maken en plannen. Dit gaat als volgt: 1. Zoek de opleidingssoort die herhaald moet worden (Basisopleiding BHV). 2. Klik met de linker muistoets op de naam om deze te selecteren. 3. Ga naar de tab Algemeen en klik op de knop Bewerken. 4. Klik op het vergrootglas achter Herhaling:. 5. Selecteer de opleidingssoort voor herhaling (Basisopleiding BHV Herhaling). 6. Vul het aantal maanden in (start herhaling en einde herhaling) waarbinnen de geldigheid van de gevolgde opleidingssoort vervalt en dus herhaald moet worden. 4
7. Staat de status nog op Initieel verander dan de status naar Definitief als u de opleidingssoort wilt gaan gebruiken. 8. Klik op de knop Opslaan of druk op Alt-S om de gewijzigde gegevens te bewaren. Stap 2: Koppel de opleidingssoort Basisopleiding BHV Herhaling als herhaling aan zich zelf. Opleidingen gemaakt met behulp van deze opleidingssoort worden na afronding telkens herhaald. Dit gaat als volgt: 1. Zoek de herhaling opleidingssoort (Basisopleiding BHV Herhaling). 2. Klik met de linker muistoets op de naam om deze te selecteren. 3. Ga naar de tab Algemeen en klik op de knop Bewerken. 4. Klik op het vergrootglas achter Herhaling:. 5. Selecteer de opleidingssoort voor herhaling, zichzelf dus. 6. Vul het aantal maanden in (start herhaling en einde herhaling) waarbinnen de geldigheid van de gevolgde opleidingssoort vervalt en dus herhaald moet zijn. 7. Staat de status nog op Initieel verander dan de status naar Definitief als u de opleidingssoort wilt gaan gebruiken. 8. Klik op de knop Opslaan of druk op Alt-S om de gewijzigde gegevens te bewaren. Opleiding maken, plannen, inschrijven, afronden en herhalen Maak en plan eerst een opleiding met behulp van de oorspronkelijke opleidingssoort, dus niet met behulp van de herhalings opleidingssoort. 5
Schrijf de deelnemers in volgens uw standaard werkwijze. Na afronding van deze opleiding worden de deelnemers die akkoord zijn op de wachtlijst geplaatst voor de herhalingsopleiding. Controleer als volgt of de deelnemers op de wachtlijst zijn geplaatst voor de herhalingsopleiding 1. Zoek met behulp van de code of de naam van de opleiding en status Afgerond de zojuist afgeronde opleiding. 2. Selecteer de zo juist afgeronde opleiding. 3. Ga naar de tab Deelnemers. 4. Selecteer een deelnemer via de kolom Persoon. 5. Ga naar de tab OpleidingsVragen. De opleiding Basisopleiding BHV is afgerond, Coachview.net heeft automatisch de opleidingvraag Basisopleiding BHV Herhaling op de wachtlijst geplaatst. De opleidingsvraag Basisopleiding BHV Herhaling heeft automatisch een nieuw aanvraagnummer gekregen. Dit gaat als volgt via menu Opleiding menu-item OpleidingsVraag : 1. Klik op menu-item OpleidingsVraag in menu Opleiding. 2. Klik op meer in het zoekscherm. 3. Zet de status op wachtlijst. 4. Selecteer het bedrijf (via het vergrootglas) als alle deelnemers die aan de opleiding hebben deelgenomen van het zelfde bedrijf zijn, of selecteer een deelnemer van de opleiding. Zijn kolommen niet zichtbaar dan kunt u dit via de helpdesk laten instellen. U ziet via de kolommen Startdatum en Einddatum wanneer de opleiding herhaald moet worden, en via de kolom OpleidingsSoort met welke opleidingssoort de opleiding herhaald moet worden. 6
Bewaking van de wachtlijst Bewaking van de wachtlijst via de Personal Coach: Via uw personal coach krijgt u, via het overzicht opleidingsvragen op wachtlijst, direct inzicht in de te trainen personen. U ziet alle opleidingsvragen op de wachtlijst voor een bepaalde opleidingssoort. De lijst is gesorteerd op het aantal opleidingsvragen op de wachtlijst. Het eerste getal geeft het aantal personen op de wachtlijst aan, het getal tussen haakjes het aantal personen op de wachtlijst dat order is. Maak dit panel zichtbaar via het menu Beheer en menu-item Instellen Personal Coach. Klik op de knop Bewerken en selecteer de optie Opleidingssoort. Klik op de knop Opslaan. Bewaking van de wachtlijst via opleidingsvraag: Controleer via menu Opleiding en menu-item OpleidingsVraag welke opleidingen herhaald moeten worden. Dit gaat als volgt: 1. Klik op menu-item OpleidingsVraag in menu Opleiding. 2. Klik op meer in het zoekscherm. 3. Zet de status op wachtlijst. 4. Vul de start- en einddatum in. In ons voorbeeld zou dat 3-12-2008 als startdatum zijn (11 maanden na einddatum opleiding) en 3-02-2009 als einddatum zijn (13 maanden na einddatum opleiding). 5. Selecteer, indien van toepassing, een bedrijf. 6. Klik op de knop Zoeken. 7. Klik op de kolom Startdatum om de sortering te wijzigen. 8. In ons voorbeeld zou dit onderstaande zoeklijst opleveren. In het voorbeeld moeten de twee deelnemers opnieuw getraind worden. Daarvoor moet de opleidingssoort Basisopleiding BHV Herhaling gebruikt worden. 7
Bewaking herhaling via automatische acties Actietemplate koppelen aan opleidingssoort Motivatie: U wilt gewaarschuwd worden dat, voor een bepaald bedrijf en/of bepaalde personen, een opleiding herhaald moet worden maar weet niet of dit voor elke persoon geldt. U wilt de contactpersoon van dat bedrijf, of de personen zelf, aanschrijven om te inventariseren wanneer en wie opnieuw getraind moet worden. U kunt ook aan de helpdesk vragen om de actietemplate te maken en te koppelen. Instructie: U koppelt een actietemplate aan een opleidingssoort. Het is daarbij verstandig om één maand voor dat de herhaling moet starten de actie zichtbaar te maken. De keuze van de datagroep is belangrijk. Afhankelijk van uw werkwijze kunt u bijvoorbeeld een keuze maken uit: 1. Opleiding: er wordt één actie gemaakt per opleiding. Handig als alle personen die deelnemen aan de opleiding bij hetzelfde bedrijf behoren. 2. OpleidingsAanvraag: er wordt één actie gemaakt per deelnemend bedrijf. Handig als u alleen de contactpersoon van het deelnemende bedrijf wilt aanschrijven. 3. OpleidingsDeelnemer: er wordt één actie gemaakt per deelnemer. Handig als u de deelnemers persoonlijk wilt aanschrijven. Als voorbeeld nemen we datagroep OpleidinsgAanvraag: 1. Klik op menu-item Actie template in het menu Template. 2. Klik op de knop Nieuw. 3. Geef een naam aan de actietemplate, deze naam ziet u later als actie terug. Denk hierbij aan de uit te voeren actie, bijvoorbeeld Plannen Herhaling Basisopleiding BHV. Gebruik de samenvoegcodes [Opleiding:Naam] en [AanvraagBedrijf:Naam]. Als de actie gemaakt wordt, wordt automatisch de naam van de opleiding en de naam van het bedrijf getoond. 4. Klik op het vergrootglas achter datagroep, en selecteer de datagroep OpleidingsAanvraag. De uiteindelijke actie wordt aangemaakt bij een aanvraag die ingeschreven wordt bij een opleiding, en is gerelateerd aan de aanmaakdatum of de start- en/of einddatum van die opleiding. 5. Klik op de knop Opslaan. 6. Vul in de omschrijving de opleidingssoort in die gebruikt wordt om de opleiding te herhalen. 7. Vul de startdatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de startdatum van de actie gezet wordt. Indien '10 weken na einde opleiding' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van een actie, op basis van deze actietemplate, de startdatum van de actie gezet op 10 weken na einde van de opleiding. 8. Vul de einddatum in: het aantal dagen/weken/maanden waarop de einddatum van de actie gezet wordt. Indien bijvoorbeeld '12 weken na einde opleiding' wordt ingevuld, wordt bij het aanmaken van een actie, op basis van deze actietemplate, de einddatum van de actie gezet op 12 weken na einde van de opleiding. 9. Eigenaar: indien bekend is wie (bijna) altijd de actie moet uitvoeren kan hier de eigenaar geselecteerd worden. Laat het leeg als u dit niet zeker weet. U kunt alleen gebruikers van Coachview.net selecteren! 8
10. Kies voor koppelingen ook de opleiding. 11. Klik op de knop Opslaan. 12. Selecteer de opleidingssoort waarvan de opleiding steeds herhaald moet worden. In ons voorbeeld Basisopleiding BHV. 13. Ga naar de tab Actietemplates. 14. Klik op de knop Bewerken. 15. Klik op het vergrootglas en selecteer de actietemplate. 16. Klik op Toevoegen. 17. Klik op Opslaan. Opleiding maken, plannen, inschrijven en afronden Maak en plan een opleiding met behulp van de opleidingssoort Basisopleiding BHV. Plan de onderdelen en schrijf de deelnemers volgens uw werkwijze in. Na het inschrijven van één of meerdere deelnemers wordt de actie zowel bij de aanvraag als bij de opleiding aangemaakt. De start- en einddatum zijn nog niet ingevuld omdat de onderdelen nog niet gepland zijn. De naam van de opleiding en van het bedrijf (waartoe de deelnemer(s) behoren) worden automatisch ingevuld. Schrijft u een deelnemer in van een ander bedrijf dan wordt daar ook een actie voor aangemaakt. De start- en einddatums zijn bekend. Er zijn 2 acties aangemaakt. De acties met als datum 5 januari 2009 worden te zijner tijd zichtbaar op het overzicht van uw Personal Coach. 9