Tips en trucs, zoals o.m.: Sjablonen aanmaken, formulieren aanmaken, macro s maken, menubalk aanpassen. door Gerrit Tiemens, HCC afdeling Arnhem, Medewerker locatie Arnhem Zevenaar, 9 november 2003
Inhoudsopgave Inleiding... 1 1. Sjabloon maken... 1 2. Sjabloon gebruiken... 3 3. Sjabloon aanpassen... 3 4. Een macro aanmaken om een sjabloon op te starten... 4 5. Een macro in een menu plaatsen... 4 6. ASK en REF... 5
Inleiding In deze cursus/demonstratie komen o.m. de volgende zaken aan de orde: Hoe maak ik een sjabloon; Hoe gebruik ik daarbij de formulierfunctie; Hoe pas ik een sjabloon aan; Hoe roep ik een sjabloon op; Hoe maak ik een macro om een sjabloon te starten; Hoe plaats ik een macro in een menu; Hoe werkt ASK en REF. 1. Sjabloon maken U heeft een document gemaakt dat met minimale wijzigingen een nieuw document zou moeten opleveren. U zou dan een bestaand document steeds opnieuw kunnen gebruiken, de wijzigingen in het document kunnen aanbrengen en vervolgens als nieuw document kunnen opslaan. Als voorbeeld nemen we een ontvangstbevestiging op een sollicitatie. U verandert dan steeds de naam-, adres- en woonplaats-gegevens (NAW-gegevens), de gegevens achter de aanhef en de naam van de functie waarvoor de vacature geldt. Aan: de heer G. Jansen, Wilgenhof 22, 7322 AL APELDOORN. Onderwerp: sollicitatie Geachte heer Jansen, Hierbij bericht ik u dat uw sollicitatie naar de vacature van heftruckchauffeur in goede orde is ontvangen. Hoogachtend, Jan Piek, chef personeelszaken (afbeelding 1) Maar dat kan ook anders. U zou de brief als sjabloon kunnen opslaan. Dat gaat als volgt. Maak eerst de werkbalk [Formulieren] zichtbaar. Kies: Beeld Werkbalken en selecteer vervolgens Formulieren. Blz.1
(afbeelding 2) TIP: Het is handig om de formulierenhulp naar de werkbalk te slepen (Op het blauwe gedeelte van de werkbalk formulieren gaan staan, linkermuisknop indrukken en slepen naar de gewenste plek). Dan is deze permanent beschikbaar en zichtbaar. Selecteer het te vervangen tekstdeel (de heer G. Jansen). Druk op [Delete]. Let op: mocht hierdoor een regel verdwijnen, dan voegt u deze weer tussen door op [Enter] te drukken. Voeg met behulp van de werkbalk [formulieren] een tekstvak in (dat is het meest linker knop in de werkbalk ab ). Herhaal bovenstaande bewerkingen voor de tekstdelen [adres], [woonplaats], [aanhef] etc. Door op het tekstvak te dubbelklikken kunt u de opties aanpassen. (afbeelding 3) Als u op klikt op Help-tekst kunt u helpteksten aanmaken. (afbeelding 4) Als u alle tekstvakken heeft gemaakt, klikt u op de knop [formulier beveiligen]; dat is de meest rechter knop van de werkbalk formulieren, of kies uit het menu Extra Document beveiligen Formulieren. Blz.2
Daarna slaat u het sjabloon op. Kies daarvoor uit het menu Bestand Opslaan als Wijzig het bestandstype bij Opslaan als: in [Documentsjabloon(*.dot)], zie afbeelding 5. (afbeelding 5) Geef het document een passende naam en bevestig met [Enter] of klik op [Opslaan]. Het document wordt opgeslagen in een aparte map, bijvoorbeeld [C:\Program Files\Microsoft Office\Sjablonen]. Dit is een centrale map die, los van de werkmap, altijd door het programma voor dit soort bestanden zal worden gezocht. Dit kunt u controleren via Extra Opties tabblad Bestandslocaties. Controleer of het sjabloon is terug te vinden in het menu. U gaat naar Bestand Nieuw tabblad Algemeen. Ga terug met behulp van de knop [Annuleren]. Sluit het bestand. 2. Sjabloon gebruiken Om het zojuist aangemaakte sjabloon te kunnen gebruiken gaat u via Bestand Nieuw naar tabblad Algemeen. U selecteert het betreffende sjabloon door er op te dubbelklikken met de linkermuisknop. U kunt ook het sjabloon selecteren en keizen voor OK. 3. Sjabloon aanpassen Een sjabloon kunt u uiteraard aanpassen. Dat kan op 3 manieren, te weten: 1. Bestand Openen Ga naar de map waar de sjablonen zijn opgeslagen selecteer het betreffende sjabloon en kies Openen; óf 2. Bestand Nieuw Selecteer het betreffende sjabloon Klik rechtsonder op [sjabloon] OK; óf 3. Open de Windows Verkenner en ga naar de map waar de sjablonen zijn opgeslagen. Klik op het betreffende sjabloon met de rechtermuisknop. Er verschijnt een menu op het scherm. Kies voor Openen. Als een sjabloon is beveiligd, hef dan eerst de beveiliging, pas het sjabloon aan, beveilig het sjabloon en sluit het, waarbij wijzigingen bewaard dienen te blijven. Blz.3
4. Een macro aanmaken om een sjabloon op te starten. Om een macro aan te maken die een sjabloon start gaat u als volgt te werk: 1. Kies Extra Macro Nieuwe Macro opnemen. Voer in het veld Macronaam: de naam van de macro in (Let op: u mag geen spaties in de macronaam gebruiken!!). Kies vervolgens OK. (afbeelding 6) Er verschijnt nu de z.g. macro-opnemer op het scherm. (afbeelding 7) 2. Klik met de linkermuisknop de volgende commando s: Bestand Nieuw Selecteer het betreffende sjabloon OK. Aan de hand van het geselecteerde sjabloon wordt er een nieuw document aangemaakt. Stop de macro opname, door te klikken op de knop [Opname beëindigen] of via het menu Extra Macro Opname stoppen. 3. Test de macro als volgt: Kies Extra Macro Macro s Selecteer de macro Uitvoeren 5. Een macro in een menu plaatsen Kies Extra Aanpassen tabblad Opdrachten Categorie: [Nieuw menu] Blz.4
(afbeelding 8) Sleep (linker muisknop ingedrukt houden) uit het rechterdeelvenster [Opdrachten:] de opdracht [Nieuw menu] naar de menubalk, bijv. naast Help, dus niet in de werkbalk. Inspecteer het nieuwe menu met de rechtermuistoets en stel de verschillende opties in. Geef in ieder geval een passende naam. Selecteer vervolgens uit het (linker) deelvenster Categorieën de verwijzing [Macro s]. In het deelvenster Opdrachten verschijnen nu de beschikbare macro s. Selecteer hieruit de gewenste macro en sleep (linker muisknop ingedrukt houden) naar het door u gemaakte menu. Bepaal van deze toevoeging de opties m.b.v. de rechtermuistoets. Geef in ieder geval een passende naam. Sluit het betreffende dialoogvenster en test uw menu. Een nieuw menu kan een sub-menu bevatten. Hiertoe herhaalt u de volgende handelingen: Kies Extra Aanpassen tabblad [Opdrachten]. Categorie: [Nieuw menu] Sleep uit het rechterdeelvenster [Opdrachten:] de opdracht [Nieuw menu] naar het eerder door u gemaakte en toegevoegde menu. Verbind aan dit menu wederom macro s om op die manier bijvoorbeeld het werken met sjablonen te vereenvoudigen. 6. ASK en REF De velden ASK en REF worden gebruikt om eenmalig een bepaalde waarde te vragen aan de gebruiker en deze vervolgens minimaal één maal in het document te plaatsen. Het veld ASK heeft een bladwijzer (die vooraf al moet zijn aangemaakt) nodig en een tekst die in het dialoogvenster leesbaar wordt dat u het betreffende veld maakt. De notatie is ASK bladwijzernaam De tekst die in het dialoogvenster komt te staan. Kies Invoegen Veld [Ask] Blz.5
(afbeelding 9) Voer onder [Veldcodes:] achter ASK de naam van de bladwijzer, gevoegd door een spatie en uw vraag tussen aanhalingstekens. Klik vervolgens op OK. Op het scherm verschijnt nu een menu. Voer nu iets in of in ieder geval een spatie en klik op OK. U kunt ook via Opties in het tabblad Bladwijzers de gewenste bladwijzer kiezen. Vergeet dan niet om nadat de keuze gemaakt is, te kiezen voor Aan veld toevoegen. (afbeelding 10) Wat u ingevoerd heeft, wordt nog niet getoond. Kies vervolgens Invoegen Veld [Ref] Blz.6
(afbeelding 11) Voer onder [Veldcodes:] de naam van de bladwijzer waarin het veld [ASK] de gevraagde tekst heeft opgeslagen. Ook hier kunt u gebruik maken van Opties om de juiste bladwijzer te kiezen. De waarde van het veld [ASK] met dezelfde bladwijzer wordt ingevoegd. Het voordeel van het werken met [ASK] en [REF] is dat het veld [REF] kan meerdere malen in eenzelfde sjabloon gebruikt kan worden. De [ASK] en [REF]-velden werken nog niet automatisch. Daarvoor is een macro nodig. Dat is de macro Autonew. Dit is een speciale macro. Dat komt door zijn naam. WORD zal, als een sjabloon wordt aangesproken, een macro onder deze naam automatisch uitvoeren. U maakt de macro door te kiezen voor: Extra Macro Nieuwe macro opnemen. Geef de macro de naam Autonew. Let op: alvorens op OK te klikken dient u aan te geven dat de macro beschikbaar dient te zijn in alle documenten gebaseerd op uw sjabloon en niet op documenten gebaseerd op NORMAL.DOT. Voer achtereenvolgens de volgende opdrachten uit: Bewerken Alles Selecteren of toetscombinatie [CTRL-A]; Velden bijwerken, d.w.v. Functietoets [F9]; Toetscombinatie [CTRL-End] (=ga naar het einde van het document, bijv. de positie achter geachte in een brief); Beëindig de macro-opname en sla het sjabloon op. Blz.7