Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s

Transcriptie

1 Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s 23.0 Inleiding Macro s kunnen gebruikt worden om wat je doet in Word te automatiseren. Ze kunnen geschreven worden met Visual Basic for Applications (VBA), een programmeertaal of, meer gebruikt, gemaakt worden door een serie van handelingen op te nemen. Indien je handelingen opneemt, zal Word een VBA-code maken van de ingevoerde handelingen, die je, indien nodig, kunt wijzigen. Voor normaal gebruik van Word, is het heel zelden nodig om macro s te maken. Automatisering van documentinhoud kan worden uitgevoerd zonder gebruik te maken van macro s, maar door gebruik te maken van Sjablonen, AutoTekst of AutoCorrectie (zie Hoofdstuk 11 Word Automatiseren). Ingewikkelde opmaak kan relatief simpel ingesteld worden door gebruik te maken van Stijlen (zie Hoofdstuk 9 Stijlen). Indien je zelf ervaring hebt met programmeren, of toegang hebt tot dergelijke kennis, dan kun je de capaciteiten van Word dramatisch vergroten. Bijvoorbeeld, je zou een formulier in Word kunnen creëren waarmee je een klantenbestand kunt doorzoeken naar een bepaalde klant, en dan de naam, het adres, de aanhef en andere details invoegen in een brief en deze bewaren op een specifieke locatie, waarvoor je de bestandslocatie en bestandsnaam technieken zult nodig hebben zoals besproken in Hoofdstuk 22 Documentbeheer. Er zijn documentbeheersystemen verkrijgbaar, waarmee je hetzelfde zou kunnen bereiken. In dit hoofdstuk zullen we enkel aandacht voor hoe je een eenvoudige macro in Word maakt waarvoor je geen programmeerervaring nodig hebt, maar kan helpen om Word makkelijker en efficiënter in het gebruik te maken Een snelle brief Inleiding In Hoofdstuk 6 Een eenvoudige brief nog beter en sneller met een sjabloon hebben we een sjabloon gemaakt dat geschikt is voor een brief met een briefhoofd en waarin de datum waarop onze brief is gemaakt, is opgenomen. Om een nieuwe brief, gebaseerd op deze sjabloon, aan te maken, zullen we naar Bestand (Word 2007: Officeknop), Nieuw gaan. We kunnen dan een specifiek sjabloon kiezen; onze brief -sjabloon zal zich in de lijst Mijn Sjablonen bevinden. We zoeken het in de lijst en dubbelklikken erop om aan onze brief te beginnen. Dit zal niet veel tijd in beslag nemen, maar als we op één dag veel nieuwe brieven 2012 Excel with Business 1 Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s

2 maken, dan kan één à twee minuten per brief een groot verschil maken. Ook zullen we de juiste werkwijze moeten kennen om de brief te maken. We zullen een macro gebruiken om de werkwijze te vervangen door een enkele klik. Voorbereiding Voordat je een simpele macro maakt, is het de moeite waard om de stappen die je gaat nemen door te lopen, zodat je zeker weet dat alles naar verwachting werkt. Je hoeft dan niet steeds opnieuw de macro op te nemen tot het klopt. Wanneer je een macro opneemt, zal het meeste van wat je doet opgenomen worden, en dit vormt het resultaat. Het is dus belangrijk dat je alleen die stappen uitvoert die je nodig hebt, zodat ongewenste acties niet opgenomen worden in de macro. Opnemen Als je precies weet welke stappen je gaat opnemen, kun je de opname van de macro starten. Als je de optie Macro opnemen aan de Statusbalk hebt toegevoegd, kun je ook hierop klikken om het opnameproces te starten en te stoppen. Je kunt de ook de opties in het tabblad Ontwikkelaars gebruiken. Het tabblad Ontwikkelaars wordt niet standaard weergegeven in zowel Word 2007 en Word Om dit tabblad in Word 2007 op het Lint weer te geven, ga je naar de Officeknop, Opties voor Word, en schakel Tabblad Ontwikkelaars op het lint weergeven in de sectie Populair in: In tegenstelling tot Word 2007, kun je het Lint in Word 2010 aanpassen, dus om het tabblad Ontwikkelaars weer te geven in de 2010-versie, klik je gewoon op een willekeurige plek op het Lint met de rechter muisknop en selecteer je de optie tabblad Ontwikkelaars in de lijst van beschikbare tabbladen: 2012 Excel with Business 2 Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s

3 Als het tabblad Ontwikkelaars wordt weergegeven Word, dan kun je de knop Macro Opnemen gebruiken in Programmacode-groep om te starten met het opnemen van de macro: Wanneer we klikken op de kop opnemen, zal het dialoogvenster Macro Opnemen weergegeven worden: 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s

4 We moeten de Macronaam invoeren; deze naam mag geen spaties bevatten. We kunnen ook kiezen waar we de Macro Opslaan. We willen dat onze macro altijd beschikbaar is, wanneer we Word gebruiken, dus we kiezen ervoor om het op te slaan in de algemene sjabloon: Normaal.dotm. Het is ook goed om onze macro te documenteren door een korte Beschrijving in te voeren, waarin staat waarvoor het wordt gebruikt. We moeten ook kiezen of we onze macro via een Knop op de Werkbalk Snelle Toegang of via een Sneltoets uitvoeren. Als je geen van beide kiest, kun je je macro uitvoeren via de lijst van macro s die wordt weergegeven bij de knop Macro s in de Programmacode-groep van het tabblad Ontwikkelaars. Sneltoetscombinaties op het toetsenbord kunnen moeilijk zijn, omdat er al zoveel verschillende toetsencombinaties door Word gebruikt worden, en je moet ook weten welke sneltoets je zult gebruiken. Dus in plaats daarvan, zullen we onze macro toewijzen aan een knop de Werkbalk Snelle Toegang: Als we in het Dialoogvenster Macro opnemen op de knop Knop klikken, zal het venster Werkbalk Snelle Toegang Aanpassen verschijnen. We kunnen onze macro selecteren uit een lijst links, en deze toevoegen aan onze bestaande knoppen op de Werkbalk Snelle Toegang. We kunnen de knop dan Wijzigen om een meer relevant pictogram en een korte beschrijving toe te voegen. Wanneer de knop ingesteld is zoals we dit willen, klikken we op OK, en zal Word beginnen onze acties op te nemen. We lopen door het hierboven beschreven proces heen voor het maken van een nieuw document, gebaseerd op ons briefsjabloon zonder extra stappen, en dan, zodra we onze brief klaar hebben om er verder aan te werken, klikken we op één van de stopknoppen om het opnameproces te stoppen en onze macro te bewaren: 2012 Excel with Business 4 Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s

5 De macro uitvoeren We hebben nu een knop op onze Werkbalk Snelle Toegang, die het door ons gekozen pictogram weergeeft, en wanneer we de knop aanwijzen met de muis, zien we de naam die we ingevoerd hebben. Als we op deze knop klikken vanuit een willekeurig Word-document zou een nieuwe brief moeten worden aangemaakt, die voor ons klaar is om het adres en andere inhoud in te voeren: 2012 Excel with Business 5 Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s

6 23.2 Macrobeveiliging Omdat macro s opgeslagen worden als Visual Basic-code, dienen er veiligheidsmaatregels te worden getroffen om mensen en organisaties te beschermen tegen kwaadaardige macro s in plaats van handige macro s. Sommige programma s zullen documenten die macro s bevatten, blokkeren en Word zelf heeft specifieke beveiligingsinstellingen om toegang tot documenten die macro s bevatten te controleren. Je kunt toegang krijgen tot de optie via Opties of de het tabblad Ontwikkelaars, Programmacode-groep, Macrobeveiliging: Zoals je kunt zien, kan je een aantal strategieën volgen, van Alle Macro s Inschakelen (niet aanbevolen tenzij je absoluut zeker bent dat andere veiligheidsprocedures je voldoende bescherming bieden) tot Alle macro s uitschakelen zonder waarschuwing. Indien je kiest voor Alle macro s uitschakelen zonder waarschuwing, zal de Word Berichtenbalk weergegeven worden met een waarschuwing en de mogelijkheid de macro s te activeren. Onthoud dat deze optie alleen van toepassing is wanneer je een macro opneemt in het document zelf, in plaats van het op te slaan in de algemene Normaal.dotm-bestand. Als je een document hebt gebruikt om een macro op te nemen en/of te gebruiken, zal dat document zelf geen macro bevatten, en geen problemen geven, als je ervoor kiest om de macro op te slaan in Normaal.dotm. Word 2007 en 2010 gebruiken verschillende bestandsformaten voor macro-vrije documenten en documenten met macro s. Documenten die macro s kunnen bevatten dienen bewaard te worden onder.docm in plaats van het normale.docx. Als je probeert een document dat een macro bevat, op te slaan als een normaal Word-2007/1010- document, zal je een waarschuwingsbericht zien dat je de keuze geeft tussen Opslaan Als - om een document met een ingeschakelde macro te wijzigen of de VBA-code te verwijderen: 2012 Excel with Business 6 Hoofdstuk 23: Eenvoudig taken automatiseren met macro s