Handleiding Outlook Web App 2010 XS2office Toegang tot uw contacten, adressen en e-mail berichten via internet XS2office Versie: 22 juli 2014 Helpdesk: 079-363 47 47 Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 1
1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave... 2 2. Inleiding... 3 3. Inloggen... 4 4. Veelgebruikte Outlook functies... 5 1.1. Een nieuw bericht maken en verzenden... 5 1.2. Beheren van berichten... 5 1.3. Weergave en zoeken van berichten... 5 1.4. Autoreply instellen (afwezigheidsmelding)... 6 1.5. Automatische handtekening instellen... 7 1.6. De map Ongewenste e-mail... 7 1.7. Controleren op nieuwe berichten... 8 1.8. Verbinding met Outlook herstellen... 8 1.9. Agenda, Contactpersonen en Taken... 8 1.10. Uw Wachtwoord wijzigen... 8 5. Geavanceerde Opties... 9 1.11. Persoonlijke Mailgroepen maken... 9 1.12. Agenda s delen... 9 6. Bijzondereopties (indien van toepassing)... 10 1.13. Ander postvak openen... 10 1.14. Postvak IN van een andere gebruiker openen... 10 7. Afsluiten... 11 8. Foutberichten... 12 Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 2
2. Inleiding Met Outlook Web App kunt u een webbrowser gebruiken om uw postvak te openen vanaf elke computer met een internetverbinding. U kunt het programma gebruiken om e-mailberichten te lezen en te verzenden, contactpersonen te ordenen, taken te maken en uw agenda te beheren. U kunt uw postvak openen met elke browser die HTML 3.2 en ECMA ondersteunt. Hieronder vallen Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari, Chrome en andere webbrowsers op computers waarop UNIX, Apple Macintosh of Microsoft Windows is geïnstalleerd. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 3
3. Inloggen Voer de volgende stappen uit om via de Outlook Web App toegang te krijgen tot uw persoonlijke mailbox: 1. Ga via uw browser naar het volgende internetadres: https://mail.xs2.nu 2. Voer bij het veld E-mailadres in: cloud\username (waarbij username uw persoonlijke gebruikersnaam moet zijn) 3. Voer bij Wachtwoord uw wachtwoord in 4. Klik op Aanmelden (de overige instellingen hoeft u dus niet te wijzigen). Als u de eerste keer ingelogt verschijnt er eenmalig een scherm waarin u kunt aangeven in welke taal (Language) uw mailbox weergegeven moet worden. Voor een goede weergave van de plaatselijke tijd in uw mailbox kunt u nu tevens de tijdzone (Time Zone) instellen. In Nederland is dit de zone UTC+01.00. Klik tenslotte op OK. Vervolgens zal uw persoonlijke mailbox worden geopend Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 4
4. Veelgebruikte Outlook functies 1.1. Een nieuw bericht maken en verzenden Klik op Nieuw om een nieuw e-mail bericht te maken. Vervolgens verschijnt er een popup-scherm waarin u alle gegevens van uw e-mail kunt invoeren. Klik (eventueel) op Aan om een persoon uit uw adresboek te selecteren. Als u klaar bent klikt u linksboven in het popup-scherm op Verzenden. 1.2. Beheren van berichten Met behulp van de opties Verwijderen en Verplaatsen (zie plaatje onder) kunt u uw berichten beheren. Hierbij is het goed om te weten dat u meerdere berichten tegelijk kunt selecteren. Om een bericht te selecteren klikt u op het icoontje bij een bericht (zie rechter plaatje hieronder). Zo kunt u eenvoudig meerdere e-mails verwijderen of verplaatsen. 1.3. Weergave en zoeken van berichten Met behulp van de opties Filter en Weergave (zie plaatje hierboven) en de opties Discussies van datum en Nieuwste bovenaan (onder het zoekveld) kunt u bepalen welke berichten er in de lijst te zien zijn. Gebruik het zoekvenster om naar specifieke opgeslagen berichten te Zoeken. Klap het menu uit om in te stellen waar u precies wilt zoeken. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 5
1.4. Autoreply instellen (afwezigheidsmelding) Wanneer u een periode niet in staat bent uw e- mails te lezen, bijvoorbeeld tijdens een vakantie, dan kunt u automatisch een e-mail met een mededeling laten sturen aan degenen die tijdens deze periode contact met u proberen op te nemen. Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en selecteer Automatische antwoorden instellen. Kies nu in het scherm de optie Automatische antwoorden, stel de periode in waarin u de afwezigheidsmelding wilt laten verschijnen en typ daaronder het bericht dat u wilt dat mensen ontvangen wanneer zij u een e-mail sturen tijdens uw afwezigheid. Vergeet niet uw instellingen te bewaren door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm. Klik rechts bovenin op Mijn berichten (of links bovenin op Globale adreslijst) om terug te gaan naar het hoofdscherm. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 6
1.5. Automatische handtekening instellen In plaats van het steeds handmatig intypen van uw naam onder een-e-mail, kunt u ook automatisch een vaste tekst onder uw e-mails plaatsen. Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en kies vervolgens Alle opties weergeven. Klik in de linker kolom op Instellingen, selecteer Mail, en vul uw handtekening in (bijvoorbeeld een groet en daaronder uw naam) Zet het vinkje aan bij Automatisch mijn handtekening toevoegen aan berichten die ik verzend. Bewaar uw instellingen door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm. Klik rechts bovenin op Mijn berichten (of links bovenin op Globale adreslijst) om terug te gaan naar het hoofdscherm. Om te controleren of het gelukt is kunt u zichzelf een testbericht sturen. 1.6. De map Ongewenste e-mail In de linker kolom is een mailbox met de naam Ongewenste e-mail. In principe zorgt XS2office er met de dienst Postini voor dat u geen ongewenste e-mail ontvangt (zie Handleiding Postini van XS2office). Desondanks is het mogelijk dat er e-mails in de mailbox Ongewenste e-mail terecht komen. Controleer deze folder daarom regelmatig om er zeker van te zijn dat er geen normale e- mailberichten in terecht gekomen zijn. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 7
1.7. Controleren op nieuwe berichten Handleiding Outlook Web App 2010 XS2office Om tijdens het werken met de Outlook Web App nieuw binnenkomende berichten zichtbaar te maken, zal het scherm af en toe ververst moeten worden. Klik op het hieronder aangegeven knopje om te controleren of er nieuwe berichten zijn. 1.8. Verbinding met Outlook herstellen Om uw e-mail te beschermen tegen toegang door niet-gemachtigde gebruikers, wordt de verbinding na een bepaalde periode van inactiviteit automatisch verbroken. Als dit gebeurt vernieuwt u de browserweergave (F5-toets) en meldt u zich vervolgens opnieuw aan. 1.9. Agenda, Contactpersonen en Taken Behalve dat u met de Outlook Web App uw berichten kunt beheren, kunt u ook een persoonlijke Agenda, een lijst met Contactpersonen en een lijst met Taken gebruiken. U vindt deze opties links onderin uw scherm. 1.10. Uw Wachtwoord wijzigen Mogelijk wilt u het wachtwoord wijzigen dat u toegang geeft tot de Outlook Web App. Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en kies vervolgens Alle opties weergeven. Klik in de linker kolom op Instellingen, selecteer Wachtwoord, en volg de instructies op het scherm. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 8
5. Geavanceerde Opties 1.11. Persoonlijke Mailgroepen maken Als u regelmatig berichten naar een vaste groep mensen wilt versturen, dan kan het handig zijn om hiervoor een groep te maken. In plaats van steeds alle e-mailadressen te kiezen kunt u dan simpelweg de groep kiezen. Kies links onderin uw scherm Contactpersonen. Selecteer Nieuw en kies de optie Groep. Voor een Groepsnaam in. Voer bij Leden een e-mail adres in en kies Toevoegen aan groep. Herhaal dit voor alle e-mail adressen die u wil toevoegen aan deze groep. Dubbelklik op een naam om deze te kunnen aanpassen. Sluit af met OK. Kies Opslaan en Sluiten. De zojuist aangemaakte groep staat nu in uw lijst met contactpersonen. Om deze groep vanuit dit scherm een e-mail te sturen selecteert u Nieuw en kiest de optie Bericht. U kunt nu een bericht maken op de manier zoals eerder uitgelegd in deze handleiding. Klik op Aan om de zojuist aangemaakt groep te selecteren. Klik links op Contactpersonen en kies rechts de groep die u zojuist heeft aangemaakt. Deze werkwijze kunt u ook toepassen indien u een bericht wilt verzenden vanuit de Berichten omgeving, de Agenda omgeving of de Taken Omgeving. Hier kunt u naartoe gaan door links onderin voor een van deze opties te kiezen. 1.12. Agenda s delen In de Outlook Web App kunt u op een eenvoudige wijze uw agenda beheren. Kies hiervoor Agenda links onderin uw scherm. Soms is het handig als anderen in uw agenda kunnen kijken om te zien waar u mee bezig bent of waar u zich bevindt. Om uw agenda open te zetten kies u de optie Delen. Vervolgens maakt u een e-mail voor degene met wie u uw agenda wilt delen. Het enige speciale aan deze e-mail is dat u uit drie opties kiezen om aan te geven welke informatie u precies wilt delen. Ook kunt aangeven dat u graag de agenda wilt kunnen bekijken van degene die de e-mail ontvangt. Indien een verzoek tot het delen van een agenda is gehonoreerd, ontvangt u hiervan een bericht. Kies Agenda links onderin uw scherm. selecteer Delen en kies de optie Agenda toevoegen. Kies vervolgens de betreffende persoon uit uw adresboek en klik op OK. De Agenda van deze persoon verschijnt nu rechts naast uw eigen agenda. Let op: Ook zonder een verzoek om een agenda te delen kunt u een Agenda toevoegen naast die van u zelf. Deze zal echter leeg blijven totdat deze persoon toestemming heeft gegeven voor het delen van zijn/haar agenda. Bekijk uw actuele mail-ruimte In de linker kolom van het Outlook Web App scherm ziet u de gebruikelijke mappen waarin uw berichten zijn opgeslagen. Ga in deze kolom met de muis over uw naam. Na enkele seconden laat een pop-up u de hoeveelheid ruimte zien die u op dat moment gebruikt en hoeveel ruimte u nog over heeft totdat u geen berichten meer kunt verzenden. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 9
6. Bijzondereopties (indien van toepassing) De onderstaande opties zijn alleen in bijzondere gevallen toegestaan aan gebruikers. 1.13. Ander postvak openen Klik rechtsboven in uw scherm op het kleine pijltje naast uw naam. Vervolgens verschijnt het scherm zoals in het plaatje hiernaast. Voer de naam van het gewenste postvak in en klik op Openen. 1.14. Postvak IN van een andere gebruiker openen Ga in de linker kolom op de naam van uw eigen postvak staan en selecteer met uw linker muisknop Postvak IN van andere gebruiker openen. Voer in het volgende scherm de naam van het gewenste Postvak in, en klik op OK. U kunt ook op Naam klikken om de naam van de gebruiker uit een lijst te selecteren. Indien u niet gemachtigd bent om het gewenste postvak te openen, dan krijgt u de foutmelding zoals hiernaast getoond. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 10
7. Afsluiten Om de Outlook Web App na gebruik af te sluiten klikt u rechtsboven in uw scherm op de knop Afmelden. Hierna verschijnt onderstaand scherm. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 11
8. Foutberichten In de volgende tabel vindt u een aantal verklaringen voor veelvoorkomende foutberichten die kunnen optreden. Fout Beschrijving 400 Ongeldig verzoek Er is een onjuist verzoek ingediend door de browser, bijvoorbeeld voor het openen van een map of het bekijken van een bericht. Dit kan voorkomen als de verbinding met uw postvakserver is onderbroken. Probeer de aanvraag opnieuw. 401 Onbevoegd U hebt geen machtiging om toegang te krijgen tot een bepaald item of een bepaalde map. De eigenaar of beheerder van dit item of deze map moet uw account de juiste machtiging verlenen. U kunt dit foutbericht ook krijgen als u uw wachtwoord verkeerd hebt opgegeven. Neem over deze fout contact op met de technische ondersteuning. 403 Verboden U hebt geen machtiging deze actie uit te voeren. Neem contact op met de technische ondersteuning als u denkt dat u wel gemachtigd bent voor deze actie. 404 Niet gevonden Het item of de map waartoe u toegang probeert te krijgen, is verplaatst of verwijderd. Vernieuw de browser door te klikken op Controleren op nieuwe berichten. U kunt dit bericht ook krijgen als u toegang probeert te krijgen tot een map waarvoor u niet gemachtigd bent. 500 Serverfout Er is een fout opgetreden in IIS (Internet Information Services) op de postvakserver. Neem contact op met de helpdesk. 500 Interne serverfout De aanvraag kan niet door de postvakserver worden verwerkt. Dit kan worden veroorzaakt door verschillende serverconfiguraties. Neem contact op met de helpdesk. 502 Onjuiste gateway Het is niet toegestaan items te kopiëren tussen servers of tussen openbare mappen en de postvakmappen. 503 Service niet beschikbaar De onderdelen voor Outlook Web App worden niet uitgevoerd op de server waarmee u verbinding hebt. Neem contact op met de technische ondersteuning voor een bijgewerkt webadres. Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47 47 Pagina 12