CompuShare Basishandleiding Outlook Web App 2010 v ia Wij raden u aan om Internet Explorer te gebruiken

Transcriptie

1 CompuShare Basishandleiding Outlook Web App 2010 via Wij raden u aan om Internet Explorer te gebruiken Versie: 8 maart 2015 Handleiding CompuShare Outlook Web Access 2010 Voorblad

2 Toegang tot uw berichten via internet Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 2 van 16

3 Inhoudsopgave 1 Inloggen Veelgebruikte Outlook functies... 4 Een nieuw bericht maken en verzenden... 4 Beheren van berichten... 4 Weergave en zoeken van berichten... 4 Autoreply instellen (afwezigheidsmelding)... 5 Automatische handtekening instellen... 6 De map Ongewenste Controleren op nieuwe berichten... 7 Verbinding met Outlook herstellen... 7 Agenda, Contactpersonen en Taken... 7 Uw Wachtwoord wijzigen Geavanceerde Opties... 9 Persoonlijke Mailgroepen maken... 9 Agenda s delen Bekijk uw actuele mail-ruimte Bijzondere opties (indien van toepassing) Ander postvak openen Postvak IN van een andere gebruiker openen Afsluiten Foutberichten Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 3 van 16

4 1 Inloggen Voer de volgende stappen uit om via Outlook Web App toegang te krijgen tot uw persoonlijke mailbox: 1. Ga naar het volgende internet adres: 2. Voer uw adres en wachtwoord in (de overige instellingen hoeft u niet te veranderen) en klik op Aanmelden. Wij raden u aan om Internet Explorer te gebruiken! Microsoft* Outlook Web App Beveiliging ( uitleg weergeven ) adres: Wachtwoord: Dit Is een openbare of gedeelde computer Dit is een particuliere computer Outlook Web App Light gebruiken Aanmelden Verbonden met Microsoft Exchange 2010 Microsoft Corporation, Alle rechten voorbehouden. Nadat u de eerste keer heeft ingelogd verschijnt er eenmalig een scherm waarin u kunt aangeven in welke taal (Language) uw mailbox weergegeven moet worden. Outlook Web App kunt u overal ter wereld bekijken. Voor een goede weergave van de plaatselijke tijd in uw mailbox, kunt u nu de tijdzone (Time Zone) instellen. In Nederland is dit de zone UTC Microsoft* Outlook Web App If you have low vision and use a screen reader or high contrast settings, you can select the check box below to optimize Outlook Web App for this and all subsequent sessions, After you sign in, you can modify this choice at anytime using Options, Use the blind and low vision experience Choose the language you want to use, Language: Nederlands (Nederland) ~ Time zone: (UTC-fQTOO) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm. Vienna H Connected to Microsoft Exchange 2010 Microsoft Corporation, All rights reserved. Klik tenslotte op OK. Vervolgens zal uw persoonlijke mailbox worden geopend: Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 4 van 16

5 2 Veelgebruikte Outlook functies Outlook Web App Berichten > PostvakIN 5 items Een nieuw bericht maken en verzenden Klik op Nieuw om een nieuw bericht te maken. Vervolgens verschijnt er een popup-scherm waarin u alle gegevens van uw e- mail kunt invoeren. Klik (eventueel) op Aan... om een persoon uit uw adresboek te selecteren. Als u klaar bent klikt u linksboven in het popup-scherm op Verzenden. * Favorieten PostvakIN Q3 Ongelezen berichten Verzonden items * Cees PostvakIN I Nieuw - BVerwijde 2, Verzenden Aan... Ga Concepten CC.,. Q Verzonden items Verwijderde items (2) Onderwerp: ta~l Notities Eg Ongewenste > Zoekmappen Tahorna I Beheren van berichten Met behulp van de opties Verwijderen en Verplaatsen (zie plaatje onder) kunt u uw berichten beheren. Hierbij is het goed om te weten dat u meerdere berichten tegelijk kunt selecteren. Om een bericht te selecteren klikt u op het icoontje bij een bericht (zie rechter plaatje Outlook Web App Berichten > Postvak IN 5 items hieronder). Zo kunt u eenvoudig meerdere e- mails verwijderen of verplaatsen. Peter J Chrome gevaarlijkste app Peter J Favorieten ^ PostvakIN QO Ongelezen berichten 0 Verzonden items Q adobe testen Peter vj Noodstroom aggregaat is Peter _J Test Weergave en zoeken van berichten Met behulp van de opties Filter en Weergave (zie plaatje hierboven) en de opties Discussies van datum en Nieuwste bovenaan (onder het zoekveld) kunt u bepalen welke berichten er in de lijst te zien zijn. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 5 van 16

6 Gebruik het zoekvenster om naar specifieke opgeslagen berichten te Zoeken. Klap het menu uit om in te stellen waar u precies wilt zoeken. Nieuw - Verwijderen - Verplaatsen - Filter - Weergave - Geheel postvak doorzoeken Dis: u ssies va Zoeken Er zijn geen items om Deze map Deze map en submappen Volledig postvak Standaardlocatie instellen HA Kies nu in het scherm de optie Automatische antwoorden, stel de periode in waarin u de afwezigheidsmelding wilt laten verschijnen en typ daaronder het bericht dat u wilt dat mensen ontvangen wanneer zij u een e- mail sturen tijdens uw afwezigheid. Vergeet niet uw instellingen te bewaren door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm. Outlook Web App Berichten > Opties Account ordenen Groepen Instellingen Au to rn a ti s c h e an two orde n Hier automatische afwezigheidsberichten maken. U kunt een antwoord naar afzenders laten sturen terwijl u afwezig bent of gedurende opgeeft, Telefoon Blokkeren of toe staan (* Geen automatische antwoorden verzenden C Automatische antwoorden verzenden P Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden: Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 6 van 16

7 Autoreply instellen (afwezigheidsmelding) Outlook Web App Wanneer u een periode niet in staat bent uw s Berichten > Opties te lezen, bijvoorbeeld tijdens een vakantie, dan kunt u automatisch een met een mededeling laten sturen aan degenen die tijdens deze periode contact met u proberen op te nemen. afmelderi : i - * Thema Automatische selecteren antwoorden Cees instellen.. Uw wachtwoord wijzigen,.. Regel voor Postvak ki,ij Iemand IN maken... zoeken Opties O T Alle opties weergeven... Opties ïcties Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en selecteer Automatische antwoorden instellen. Klik links bovenin (of rechts bovenin) op Berichten om terug te gaan naar het hoofdscherm. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 7 van 16

8 kill 1 &l N ca > HANDLEIDING OUTLOOK WEB ACCESS CompuShare 4 Automatische handtekening instellen In plaats van het steeds handmatig intypen van uw naam onder een- , kunt u ook automatisch een vaste tekst onder uw e- mails plaatsen. Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en kies vervolgens Alle opties weergeven. Klik in de linker kolom op Instellingen, selecteer Mail, en vul uw handtekening in (bijvoorbeeld een groet en daaronder uw naam) Zet het vinkje aan bij Automatisch mijn handtekening toevoegen aan berichten die ik verzend. Outlook Web App Afmelden Cèes 1 Berichten > Opties Account ordenen Groepen ^ ^ m Mail Spelling Agenda Algemeen Landinstellingen Wachtwoord Mijn Instellingen handtekeni ng Leesbevestiging Telefoon Kiezen hoe te reageren op verzoeken om leesbevestigingen. (* Tahoma v 10 m M Blokkeren of toestaan Vragen voordat een antwoord wordt verzonden C Altijd een je E & - A - a m ) & fs x J IT 1M antwoord verzenden C Nooit een antwoord verzenden Bewaar uw instellingen door op Opslaan te klikken in de rechter benedenhoek van het scherm. Klik links bovenin (of rechts bovenin) op Berichten om terug te gaan naar het hoofdscherm. Outlook Web App Berichten > Opties Om te controleren of het gelukt is kunt u zichzelf een testbericht sturen. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 8 van 16

9 De map Ongewenste In de linker kolom is een mailbox met de naam Ongewenste . In principe zorgt Multrix er met de dienst Postini voor dat u geen ongewenste ontvangt (zie Handleiding Postini van Multrix). Desondanks is het mogelijk dat er s in de mailbox Ongewenste terecht komen. Controleer deze folder daarom regelmatig om er zeker van te zijn dat er geen normale berichten in terecht gekomen zijn. Controleren op nieuwe berichten Om tijdens het werken met Multrix Outlook Web App nieuw binnenkomende berichten zichtbaar te maken, zal het scherm af en toe ververst moeten worden. Klik op het hieronder aangegeven knopje 3 om te controleren of er nieuwe berichten zijn. Verbinding met Outlook herstellen Om uw te beschermen tegen toegang door niet-gemachtigde gebruikers, wordt de verbinding na een bepaalde periode van inactiviteit automatisch verbroken. Als dit gebeurt vernieuwt u de browserweergave (F5-toets) en meldt u zich vervolgens opnieuw aan. Agenda, Contactpersonen en Taken Behalve dat u met Multrix Outlook Web App uw berichten kunt beheren, kunt u ook een persoonlijke Agenda, een lijst met Contactpersonen en een lijst met Taken gebruiken. U vindt deze opties links onderin uw scherm. [>-j Berichten '11 Agenda 2 j Contactpersonen Taken Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 9 van 16

10 Uw Wachtwoord wijzigen Mogelijk wilt u het wachtwoord wijzigen dat u toegang geeft tot Multrix Outlook Web App. Ga naar Opties in de rechter bovenhoek en kies vervolgens Alle opties weergeven. Klik in de linker kolom op Instellingen, selecteer Wachtwoord, en volg de instructies op het scherm. Outlook Web App Berichten > Opties Account ordenen Mail Spelling Agenda Algemeen Landinstellingen Wachtwoord Groepen Instellingen Telefoon Blokkeren of toestaan 9 ma sa ^ Wachtwoord wijzigen Voer uw huidige wachtwoord in, typ een nieuw wachtwoord en typ het wachtwoord nogmaals ter bevestiging. Nadat u de wijzigingen hebt opgeslagen, moet u mogelijk uw gebruikersnaam en wachtwoord opnieuw invoeren en u opnieuw aanmelden. Als het wijzigen van uw wachtwoord is gelukt, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. adres: CeesSJMultrix.com Huidig wachtwoord: Nieuw wachtwoord: Bevestig het nieuwe wachtwoord: J Opslaan Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 10 van 16

11 3 Geavanceerde Opties Persoonlijke Mailgroepen maken Als u regelmatig berichten naar een vaste groep mensen wilt versturen, dan kan het handig zijn om hiervoor een groep te maken. In plaats van steeds alle adressen te kiezen kunt u dan simpelweg de groep kiezen. Kies links onderin uw scherm Contactpersonen. Selecteer Nieuw en kies de optie Groep. OütlookWebApp Contactpersonen > 0 items Weergeven: Nieuw 'X L(2 T Voor een Groepsnaam in. Voer bij Leden een adres in en kies Toevoegen aan groep. Herhaal dit voor alle adressen die u wil toevoegen aan deze groep. Dubbelklik op een naam om deze te kunnen aanpassen. Sluit af met OK. laü Naam il=i jan@bedrijf.com jan@bedrijf.com = 1 Hiaci n'i Korjriif rr\m H j jc Inl hi Ci ri ri if,-n m <* Alle ü Contactpersoon Personen SU Groep Groepen fia Bericht Ö * Mijn contactpersonen IO Contactpersonen Eigenschappen van adres X Weergegeven naam: jan klaassen Adres: jan@bedrijf.com Kies Opslaan en Sluiten. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 11 van 16

12 De zojuist aangemaakte groep staat nu in uw lijst met contactpersonen. Nieuw - X LQ T Weergeven: <* Alle!n Contactpersonen : Om deze groep vanuit dit scherm een te sturen selecteert u Nieuw en kiest de optie Bericht. O Personen O Groepen f5 Mijn Collega's Groep U kunt nu een bericht maken op de manier zoals eerder uitgelegd in deze handleiding. Klik op Aan... om de zojuist aangemaakt groep te selecteren. Klik links op Contactpersonen en kies rechts de groep die u zojuist heeft aangemaakt. Deze werkwijze kunt u ook toepassen indien u een bericht wilt verzenden vanuit de Berichten omgeving, de Agenda omgeving of de Taken Omgeving. Hier kunt u naartoe gaan door links onderin voor een van deze opties te kiezen. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 12 van 16

13 Agenda s delen In Outlook Web App kunt u op een eenvoudige wijze uw agenda beheren. Kies hiervoor Agenda links onderin uw scherm. Soms is het handig als anderen in uw agenda kunnen kijken om te zien waar u mee bezig bent of waar u zich bevindt. Om uw agenda open te zetten kies u de optie Delen. Vervolgens maakt u een voor degene met wie u uw agenda wilt delen. Het enige speciale aan deze is dat u uit drie opties kiezen om aan te geven welke informatie u precies wilt delen. Ook kunt aangeven dat u graag de agenda wilt kunnen bekijken van degene die de ontvangt. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 13 van 16

14 Indien een verzoek tot het delen van een agenda is gehonoreerd, ontvangt u hiervan een bericht. > m 11 Delen - Weergave - Peter Wc fü Agenda toevoegen,.. 27 don U B Agenda delen.,. Machtigingen voor delen wijzigen,., Deze agenda op internet publiceren... Kies Agenda links onderin uw scherm. selecteer Delen en kies de optie Agenda toevoegen. Publicatie-instellingen wijzigen... Agenda -URL weergeven [ Kies vervolgens de betreffende persoon uit uw adresboek en klik op OK. De Agenda van deze persoon verschijnt nu rechts naast uw eigen agenda. Let op: Ook zonder een verzoek om een agenda te delen kunt u een Agenda toevoegen naast die van u zelf. Deze zal echter leeg blijven totdat deze persoon toestemming heeft gegeven voor het delen van zijn/haar agenda. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 14 van 16

15 Bekijk uw actuele mail-ruimte In de linkerkolom van het Multrix Outlook Web App scherm ziet u de gebruikelijke mappen waarin uw berichten zijn opgeslagen. Postvak kb van de postvakruimte ] Concepten gebruikt. Bij Verzonden GB kunt u geen I meer verzenden. Verwijderd _ ilcinj Ga in deze kolom met de muis over uw naam. Na enkele seconden laat een pop-up u de hoeveelheid ruimte zien die u op dat moment gebruikt en hoeveel ruimte u nog over heeft totdat u geen berichten meer kunt verzenden. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 15 van 16

16 4 Bijzondere opties (indien van toepassing) De onderstaande opties zijn alleen in bijzondere gevallen toegestaan aan gebruikers. Ander postvak openen Klik rechtsboven in uw scherm op het kleine pijltje naast uw naam. Vervolgens verschijnt het scherm zoals in het plaatje hiernaast. Voer de naam van het gewenste postvak in en klik op Openen. Postvak IN van een andere gebruiker openen Ga in de linker kolom op de naam van uw eigen postvak staan en selecteer met uw linker muisknop Postvak IN van andere gebruiker openen. J lees iil Notiti ; e 1 i Openen In nieuw venster openen Postvak IN van andere gebruiker openen... TfS Map verplaatsen.., = _J Map kopiëren... X 1 Verwilderen Naam wijzigen Voer in het volgende scherm de naam van het gewenste Postvak in, en klik op OK. u Nieuwe map maken... 0 Alles markeren als gelezen Map leegmaken U kunt ook op Naam klikken om de naam van de gebruiker uit een lijst te selecteren. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 16 van 16

17 Indien u niet gemachtigd bent om het gewenste postvak te openen, dan krijgt u de foutmelding zoals hiernaast getoond. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 17 van 16

18 5 Afsluiten Om Outlook Web App na gebruik af te sluiten klikt u rechtsboven in uw scherm op de knop Afmelden. Hierna verschijnt onderstaand scherm. Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 18 van 16

19 6 Foutberichten In de volgende tabel vindt u een aantal verklaringen voor veelvoorkomende foutberichten die kunnen optreden. Fout 400 Ongeldig verzoek 401 Onbevoegd Beschrijving Er is een onjuist verzoek ingediend door de browser, bijvoorbeeld voor het openen van een map of het bekijken van een bericht. Dit kan voorkomen als de verbinding met uw postvakserver is onderbroken. Probeer de aanvraag opnieuw. U hebt geen machtiging om toegang te krijgen tot een bepaald item of een bepaalde map. De eigenaar of beheerder van dit item of deze map moet uw account de juiste machtiging verlenen. U kunt dit foutbericht ook krijgen als u uw wachtwoord verkeerd hebt opgegeven. Neem over deze fout contact op met de technische ondersteuning. 403 Verboden U hebt geen machtiging deze actie uit te voeren. Neem contact op met de technische ondersteuning als u denkt dat u wel gemachtigd bent voor deze actie. 404 Niet gevonden 500 Serverfout 500 Interne serverfout Het item of de map waartoe u toegang probeert te krijgen, is verplaatst of verwijderd. Vernieuw de browser door te klikken op Controleren op nieuwe berichten. U kunt dit bericht ook krijgen als u toegang probeert te krijgen tot een map waarvoor u niet gemachtigd bent. Er is een fout opgetreden in IIS (Internet Information Services) op de postvakserver. Neem contact op met de helpdesk. De aanvraag kan niet door de postvakserver worden verwerkt. Dit kan worden veroorzaakt door verschillende serverconfiguraties. Neem contact op met de helpdesk. 502 Onjuiste gateway 503 Service niet beschikbaar Het is niet toegestaan items te kopiëren tussen servers of tussen openbare mappen en de postvakmappen. De onderdelen voor Outlook Web App worden niet uitgevoerd op de server waarmee u verbinding hebt. Neem contact op met de technische ondersteuning voor een bijgewerkt webadres. Einde van dit document Handleiding Outlook Web Access 2010 Pagina 19 van 16