Gebruikshandleiding Devoteam PGB XML tool

Gebruikshandleiding Devoteam PGB XML tool Versie 1.0 2 november 2015

Inhoudsopgave 1 Introductie 3 2 Invoeren beschikkingsgegevens 3 2.1 Een toekenningsbericht maken 3 2.1.1 Voorbeeld van een complete ingevulde TKB 6 2.2 Bijwerken van gegevens 7 2.2.1 Een compleet TKB bestand inlezen 7 2.2.2 Een toekenningsbericht bewerken 7 2.2.3 Een (functie)budget bewerken 7 3 Afronden invoer 7 3.1 Een XML bestand aanmaken 7 3.2 Een XML bestand versturen 8 4 Rapportage 8 5 Tips 8 5.1 Algemeen 8 5.2 De tool gebruiken voor meerdere/verschillende gemeentecodes 9

1 Introductie Dit document beschrijft hoe om te gaan met de Devoteam PGB XML tool. Deze tool laat een gebruiker toekenningsbeschikkingen invoeren die opgestuurd kunnen worden naar de SVB in een door de SVB gedefinieerd XML-formaat. In de volgende hoofdstukken wordt beschreven hoe de tool te starten, welke gegevens ingevoerd kunnen worden en hoe in zijn algemeenheid met deze tool om te gaan. In dit document wordt ervan uitgegaan dat de tool al geïnstalleerd is. 2 Invoeren beschikkingsgegevens 2.1 Een toekenningsbericht maken Een TKB bestaat uit: Algemene gegevens, het bovenste blok in het scherm. Eén of meer budgetdelen, het middelste blok. Nul, één of meer functiebudgetten, het onderste blok. Deze berichtdelen zijn in deze tool herkenbaar. Regels met een blauwe achtergrondkleur geven aan dat ze bij elkaar horen. Anders gezegd: als een budget of functiebudget wordt ingevoerd, wordt deze toegevoegd aan de blauw gekleurde regel in het vak erboven. Om een toekenningsbericht te maken, moeten minimaal de eerste 2 stappen uitgevoerd worden. Alle stappen worden hierna in detail beschreven. Stap 1) Invoeren algemene beschikkingsgegevens en persoonsgegevens M.b.v. de knop Nieuw TKB wordt een nieuw toekenningsbericht gestart. Deze stap kan meerdere keren herhaald worden om meerdere TKB s bij elkaar in 1 XML bestand te zetten. Na een klik hierop wordt het volgende scherm getoond: Rubriek Betekenis / controles Opmerkingen Wet Afgever/Inzender Uit de lijst met wetten selecteert u de wet die voor deze TKB van toepassing is. Deze rubriek kunt u hier niet veranderen. De door u gekozen wet wordt o.a. gebruikt om in een vervolg stap relevante zorgfuncties te selecteren. Voor het aanpassen van deze code, zie: De tool gebruiken voor meerdere/verschillende gemeentecodes

Afgiftedatum Ingangsdatum Einddatum BSN Geboortedatum Nummer Hier selecteert u de afgiftedatum voor deze TKB Hier selecteert u de ingangsdatum voor deze TKB Hier selecteert u de einddatum voor deze TKB Hier voert u de BSN in van de budgethouder. De geboortedatum van de budgethouder. Van dit scherm is dit de enige rubriek die niet verplicht is. U mag hier een referentie voor eigen gebruik invullen. De budgetten die u in de volgende stap (2) gaat toevoegen aan deze TKB, mogen niet voor deze datum liggen. De budgetten die u in de volgende stap (2) gaat toevoegen aan deze TKB, mogen niet na deze datum liggen. Alleen BSN s van 8 of 9 cijfers, die aan de 11-proef voldoen, kunnen hier worden ingevuld. Deze rubriek wordt bij SVB geregistreerd, zodat u bij terugkoppelingen een relatie kunt leggen tussen het ingestuurde bericht en b.v. een klantnummer in uw eigen administratie. Als u tevreden bent met de ingevulde gegevens, kiest u voor Opslaan. De tool zal nu de onderlinge samenhang van de ingevulde rubrieken controleren en indien mogelijk deze gegevens opslaan. Eventuele foutmeldingen moeten eerst opgelost worden om verder te kunnen gaan. De zojuist uitgevoerde eerste stap is nu afgerond en worden in het bovenste blok getoond (regel met blauwe achtergrond). Stap 2a) Invoeren budgetgegevens M.b.v. de knop Nieuw budget, kunt u één of meerdere budget(ten) toevoegen aan de algemene beschikkingsgegevens. Na een klik hierop wordt het volgende scherm getoond: Rubriek Betekenis Opmerkingen Ingangsdatum Hier selecteert u de ingangsdatum van het budget. De ingangsdatum moet op of na de ingangsdatum van het bericht (Stap 1) liggen.

Einddatum Totaalbedrag Maximaal verantwoordingsvrij bedrag Hier selecteert u de einddatum van het budget. Hier vult u het budget voor deze periode in. Hier vult u het maximale bedrag in, waarvoor de budgethouder geen (declaratie) verantwoording hoeft in te leveren. De einddatum moet op of voor de einddatum van het bericht (Stap 1) liggen. Bedragen worden hier ingegeven en getoond met een komma. De tool zorgt er zelf voor dat het budget in centen aan de SVB wordt gemeld. Dit bedrag mag niet groter zijn dan het Totaalbedrag. Als u tevreden bent met de ingevulde gegevens, kiest u voor Opslaan. De tool zal nu de onderlinge samenhang van de ingevulde rubrieken controleren en indien mogelijk deze stap opslaan. Eventuele foutmeldingen moeten eerst opgelost worden om verder te kunnen gaan. De zojuist uitgevoerde eerste stap is nu afgerond en worden in het middelste blok getoond (regel met blauwe achtergrond). Stap 2b) Herhaald invoeren budgetgegevens Deze 2 de stap, kan nu meerdere keren uitgevoerd worden (meerdere budgetten voor dezelfde TKB), door wederom op de knop Nieuw budget te klikken. Hiermee kan een beschikkingsperiode onderverdeeld worden in meerdere budgetperiodes. Voor alle budgetten die op deze wijze worden toegevoegd gelden uiteraard de voornoemde controles, maar ook extra controles waardoor verschillende budgetten elkaar b.v. niet overlappen. Deze en diverse andere controles worden automatisch door de tool uitgevoerd. Stap 3a) Invoeren functiebudgetten M.b.v. de knop Nieuw functiebudget, kunt u één (of meerdere) functiebudget(ten) toevoegen aan een budget uit stap 2. Deze stap is overigens niet verplicht. N.B. Het is wel verplicht om indien van functiebudgetten gebruik wordt gemaakt, het totale bedrag van het budget te verantwoorden. Na een klik hierop wordt het volgende scherm getoond: Rubriek Betekenis Opmerkingen Zorgfunctie Uit de lijst met zorgfuncties selecteert u de zorgfunctie die

Bedrag voor dit budget van toepassing is. Hier vult u het functiebudget bedrag in, voor deze budget/zorgfunctie combinatie Bedragen worden hier ingegeven en getoond met een komma. De tool zorgt er zelf voor dat het functie budget in centen aan de SVB wordt gemeld. Als u tevreden bent met de ingevulde gegevens, kiest u voor Opslaan. De tool zal nu de onderlinge samenhang van de ingevulde rubrieken controleren en indien mogelijk deze gegevens opslaan. Eventuele foutmeldingen moeten eerst opgelost worden om verder te kunnen gaan. Stap 3b) Herhaald invoeren functiebudgetten Deze 3 de stap kan nu meerdere keren uitgevoerd worden (meerdere functiebudgetten voor hetzelfde budget), door wederom op de knop Nieuw functiebudget te klikken. Voor alle functiebudgetten die op deze wijze worden toegevoegd geldt uiteraard de voornoemde controle, maar ook een extra controle op de som van de bedragen t.o.v. het budgetbedrag. Deze en diverse andere controles worden automatisch door de tool uitgevoerd. 2.1.1 Voorbeeld van een complete ingevulde TKB

2.2 Bijwerken van gegevens 2.2.1 Een compleet TKB bestand inlezen Met het menu item Bestand/Inlezen uit XML kan een eerder opgeslagen TKB bestand geopend worden en gestart worden met aanvullingen en-of wijzigingen. N.B. Dit werkt ook voor TKB-bestanden die door andere systemen zijn aangemaakt maar wel voldoen aan de (technische) eisen van de opmaak van een TKB zoals beschreven staat in de werkinstructie gemeenten PGB en Trekkingsrecht, Bijlage 4: Toekenningsbericht. Zie www.svb.nl/gemeente voor de volledige informatie hierover. Na inlezen kunnen de individuele berichten bewerkt worden. 2.2.2 Een toekenningsbericht bewerken Selecteer de TKB die u wilt bewerken in het bovenste scherm door op die regel te klikken, kies vervolgens voor Wijzig TKB of Verwijder TKB. Kiest u voor Verwijder TKB dan worden ook alle onderliggende budgetten en functiebudgetten verwijderd. Kiest u voor Wijzig TKB dan wordt hetzelfde scherm getoond als bij Nieuw TKB alleen zijn de oude gegevens al voor ingevuld en kunt u beginne met wijzigen. 2.2.3 Een (functie)budget bewerken Om wijzigingen aan te brengen in budgetten, klikt u eerst op de TKB in kwestie zodat de achtergrond blauw wordt (niet nodig als de achtergrond al blauw is) en daarna op het te wijzigen budget. Vervolgens kunt u voor Nieuw budget, Wijzig budget of Verwijder budget kiezen voor onderhoud van de budgetten of kiest u voor Nieuw functiebudget, Wijzig functiebudget of Verwijder functiebudget in het onderste blok voor onderhoud aan de functiebudgetten. Kiest u voor Verwijder budget dan worden ook alle onderliggende functiebudgetten verwijderd. Tip: Als er een grote reeks TKB s moet worden aangemaakt, kan het handig zijn om dit in groepen te doen, of om tussentijds een keer als XML bestand te bewaren en dan later weer in te lezen. 3 Afronden invoer Als u klaar bent met het invoeren van de TKB s, is het tijd om uw invoer veilig te stellen en door te sturen naar de SVB. 3.1 Een XML bestand aanmaken Met de knop Bewaar als XML worden alle gegevens veiliggesteld in de vorm van XML bestand. Dit bestand is in het goede formaat om door te sturen naar de SVB. Via een schermpje wordt u gevraagd een locatie (map/folder) te selecteren waar dit bestand neergezet gaat worden. Nadat het bestand is opgeslagen wordt u gevraagd of u de toekenningsbeschikkingen wilt verwijderen uit het overzicht. Klik op Ja zodat het scherm leeg wordt gemaakt. Dit schonen gebeurt overigens alleen op het scherm. De zojuist opgeslagen XML wordt hierdoor niet aangepast Let op: Om wijzigingen vast te leggen, moet altijd op Bewaar als XML worden geklikt alvorens de tool te verlaten omdat anders de wijzigingen verloren gaan.

3.2 Een XML bestand versturen Het verzenden van de Xml-bestanden is geen onderdeel van deze tool. U dient hiervoor de voor u gebruikelijke manier van het inzenden van TKB s te gebruiken. Dit doet u via: 1) upload in het SVB portal mijnwmo voor gemeenten, 2) of via het gemeentelijk gegevensknooppunt GGK. 4 Rapportage De knop Genereer rapport maakt een eenvoudige rapportage aan, met alle gegevens die zijn ingevoerd. Ook dit bestand wordt in een door u te kiezen map/folder geplaatst. Let op: Een rapportage aanmaken zorgt niet voor het bewaren van de gegevens. Hiervoor moet u de knop Bewaar als XML gebruiken. Als uit de rapportage blijkt dat er nog iets moet worden aangepast kan alles via Bestand/Inlezen uit XML weer opgehaald worden om verder te werken. 5 Tips 5.1 Algemeen Hoewel deze tool bijna alle controles kan uitvoeren die noodzakelijk zijn om een kwalitatief goed bericht samen te stellen, is de gebruiker van deze tool wel zelf verantwoordelijk om goed om te gaan met de logistiek om deze tool. Daarom een aantal tips hoe u deze tool zou kunnen gebruiken om problemen te voorkomen. Sla regelmatig uw werk op. Dit kost niet veel tijd en kan voorkomen dat u werk opnieuw moet doen in geval van technische problemen. Sla uw tussentijdse resultaten op in een andere map/folder dan de plek waar u uw eindresultaten (te versturen bestanden) opslaat. Dit om te voorkomen dat bestanden dubbel of niet ingestuurd gaan worden. In een volgende versie van deze tool zullen we kijken of we dit via de tool zelf kunnen ondersteunen. Deze tool verstuurd zelf geen berichten naar de SVB, deze actie dient u zelf te initiëren. Moet u (regelmatig) voor verschillende gemeentes TKB s invoeren, maak dan gebruik van de 2 de mogelijkheid zoals hieronder beschreven. Een datum kan direct ingetypt worden of met de muis geselecteerd worden. Door op het kalendertje rechts van het datumveld te klikken wordt een kalender getoond.

5.2 De tool gebruiken voor meerdere/verschillende gemeentecodes Als er voor verschillende gemeenten TKB s aangemaakt moeten worden, kan dat op 2 verschillende manieren: 1) Nadat de tool is opgestart, onder menu-item Instellingen/Gebruikersinstellingen de code te veranderen naar de door u gewenste code. U kunt daarna TKB s maken en insturen o.b.v. deze nieuwe code. Hoewel dit de meest eenvoudige oplossing is om met meerdere gemeentecodes te werken, moet het wijzigen van de code zorgvuldig gebeuren om te voorkomen dat TKB s op een verkeerde titel worden aangeleverd. U bent zelf verantwoordelijk voor het correct instellen van deze code. 2) Door de tool meerdere malen te installeren (bij verschillende gebruikers) met, waarbij iedere installatie daarna met zijn eigen code werkt. Contacts Functionele vragen Voor inhoudelijke vragen op het gebied van PGB en Trekkingsrecht kunt u contact opnemen met de relatiebeheerders van SVB per telefoon: 030 264 88 88 of per e-mail: gemeente@svb.nl. Technische vragen Als u de tool afneemt inclusief technische helpdesk, dan kunt u contact met Devoteam opnemen per telefoon: 020 630 4760 of per e-mail: helpdesk@devoteam.nl. Devoteam Nederland B.V. Tél. +31 20 630 4750 www.devoteam.nl