Kader persoonlijke ontwikkeling Young Experts
Inhoudsopgave 1. Kader persoonlijke ontwikkeling Young Experts... 3 a. Inhoud ontwikkelings- en begeleidingsprogramma... 3 b. Het opleidingsprogramma... 5 c. Netwerkvorming... 5 2. Kader performance en begeleiding van de Young Expert... 7 a. Begeleiding van de Young Expert... 7 b. Vaste contactpersoon van programmabureau... 7 3. Evaluatie na terugkeer... 10 2
1. Kader persoonlijke ontwikkeling Young Experts Cruciaal in het YEP programma is de ontwikkeling en netwerkvorming van de jonge deskundige. De ontwikkeling wordt middels een leerplan en ontwikkelingsprogramma vorm gegeven. Het YEP beoogt jonge experts goed op te leiden voor werken in een internationale context. a. Inhoud ontwikkelings- en begeleidingsprogramma Het individueel en collectief ontwikkelingsprogramma van het Young Expert Programma valt onder de verantwoordelijkheid van het programmabureau in samenwerking met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het programmabureau is verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering en de kwaliteit van het programma, alsmede voor de organisatie en evaluatie van de trainingen. Leer- en ontwikkelingsplan Young Expert De leerdoelen van de jonge deskundige worden vastgelegd in het project proposal, toegespitst op de plaats waar de jonge deskundige ingezet wordt. Er wordt een persoonlijk ontwikkelplan door de jonge deskundige gemaakt, Het leerplan, waarin de leerdoelen en het ontwikkelingsplan worden vastgelegd, wordt gedurende de eerste drie maanden van de uitzending opgesteld en voor goedkeuring voorgelegd aan het programmabureau. Gedurende de uitzending kan het leerplan in overleg tussen de leidinggevende en de jonge deskundige worden bijgesteld. Eventuele wijzigingen worden in afstemming met het programmabureau gemaakt. Leerdoelen Young Expert Van groot belang is dat de ontwikkeling die de Young Experts doormaken kwalitatief hoogwaardig is, zodat een Young Expert na succesvol afronden van het programma over waardevolle expertise beschikt die internationaal ingezet kan worden. Van de Young Expert wordt verwacht dat hij/zij minimaal de volgende leerdoelen behaalt na succesvol doorlopen van het YEP: - Het kunnen toepassen van expertise, instrumenten en vaardigheden in de concrete ontwikkelingssamenwerking (OS) werksituatie - Het erkennen en herkennen van de OS thema s is een belangrijk onderdeel van het werk - Vervullen van een intermediaire functie van de Young Expert als netwerker en benutten van social media en netwerkvaardigheden in een internationale context - Omzetten van theoretische kennis in praktische oplossingen en activiteiten - Om kunnen gaan met multidisciplinaire projecten met aandacht voor institutionele- en capaciteitsversterking, participatieve benadering en procesmanagement 3
- Communiceren en overdragen van technische kennis en vaardigheden naar lokale/internationale staf - Professionele beroepshouding en sociale vaardigheden De filosofie van het ontwikkelproject van de Young Expert richt zich op drie gebieden: 1. Individualisering: wat wil je worden, wie ben je en welke zelfontplooiing sta je voor? 2. Internationalisering: virtuele internationalisering en integreren in andere culturen, organisaties en samenwerkingsverbanden 3. Informatisering: omgangsvormen, communiceren en netwerken Het gehele traject is gebouwd op een bewezen principe, namelijk de regel 70:20:10 van leiderschapsontwikkeling (voortgekomen uit onderzoek van Lombardo en Eichinger, 2000). Deze regel betekent dat 10% van de ontwikkeling voortkomt uit gestructureerde training, 20% door feedback en 70% van on-the-job ervaringen. Belangrijk is om uitdagende opdrachten/projecten te formuleren, een goed asessment en leerplan te hebben en ondersteuning te bieden tijdens het werk door leidinggevende (senior leidinggevende) mentor van uitzendende organisatie en professionele coach. 4
Nieuwe kennis en vaardigheden zijn een belangrijk onderdeel, grotendeels op te doen in het werk (70%) en deels door feedback on the job (20%) en door trainingen, masterclasses en netwerken/communities/webinars via internet (10%). Een feedback-intensief traject is van belang waarbij ook de rol van de Young Expert in het verbinding leggen tussen Nederland en het OS land/beleid van groot belang is. b. Het opleidingsprogramma Om de Nederlandse Young Expert voor te bereiden op wonen in het buitenland en effectief te werken in de context van internationale samenwerking, doorloopt de Young Expert een training- en opleidingsprogramma, bestaande uit generieke trainingen, specifieke trainingen, masterclasses door experts uit de sector en mentoring & coaching. De generieke trainingen en masterclasses uit het voorbereidingsprogramma zijn voor elk van de Nederlandse Young Experts gelijk, en vormen een gedegen voorbereiding op werken in een internationale context en wonen in het buitenland. Het programmabureau coördineert de invulling hiervan. Getracht wordt senior experts/trainers, met waardevolle internationale ervaring, in te zetten op onderdelen in het generieke trainingsprogramma. De specifieke trainingen (bijvoorbeeld taal- en technische trainingen en starters-trainingen intern bij de uitzendende organisatie) en worden georganiseerd door de uitzendende organisatie. c. Netwerkvorming De inzet van jonge deskundigen moet bijdragen aan een sterke relatie met het partnerland en Nederland. Zij zullen in de toekomst de relatie tussen overheden, 5
kennisinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties en die tussen de partnerlanden en Nederland moeten vormgeven. Netwerkvorming is daarom een essentieel element om dit te bereiken. Daarbij gaat het in eerste instantie om het opbouwen van een YEP netwerk: 1. de Young Experts onderling 2. de Young Experts met de lokale Water en Agri & Foodsector 3. de Young Experts met bestaande netwerken in Nederland 6
2. Kader performance en begeleiding van de Young Expert Door goede begeleiding van de Young Expert bij het uitvoeren van een functie in een OS-land is belangrijk voor het slagen van de uitzending en inzet slaagt, doordat de Young Expert zich ontwikkelt (leerdoelen behaalt) en de uitzendende/inhurende organisatie tevreden is. a. Begeleiding van de Young Expert De YEP programmamanager of projectmanager zullen de volgende taken vervullen: Bewaken van het proces van inzet Young Expert Bewaken van het trainingsprogramma Bewaken van participatie van de Young Expert in netwerkopdrachten Bewaken van de innovatiecase en teamopdracht Relatie onderhouden tussen de uitzendende organisatie (de leidinggevende) en de coach Evaluatie aan einde deelname programma b. Vaste contactpersoon van programmabureau Naast inhoudelijke en dagelijkse begeleiding op de werkplek, krijgt elke Young Expert een vaste contactpersoon (coach) bij het programmabureau. Deze contactpersoon volgt de ontwikkeling van de Young Expert en houdt bij hoe succesvol de Young Expert het programma doorloopt en evalueert de voortgang op basis van de functioneringsverslagen. Begeleiding door de uitzendende organisatie van de Young Expert De uitzendende organisatie is verantwoordelijk voor: Contract & Arbeidsvoorwaarden Veiligheid en welzijn van de Young Expert Verantwoording over aan- en afwezigheid van de Young Expert (verzuim, ziekte en verlof) Personeelsmanagement Eindverantwoordelijk voor beoordeling en beloning De uitzendende organisatie levert een leidinggevende in het land van uitzending. Dit kan een senior manager zijn ter plekke 7
Mentoring door een onafhankelijke (niet in een leidinggevende functie aan Young Expert) senior manager of bijvoorbeeld een vaste consultant die regelmatig op korte missies het land bezoekt De Young Expert deelt haar/zijn assessmentrapport en MBTI-rapport met de leidinggevende(n) en de Nederlandse mentor en coach. De Young Expert formuleert de vragen voor de coachgesprekken op voorhand De rol van de leidinggevende ten aanzien van de Young Expert De leidinggevende is de leidinggevende van de lokale organisatie van wie het volgende verwacht mag worden in de begeleiding van de Young Expert: Heldere omschrijving en verwachtingen ten aanzien van het eindresultaat te behalen gedurende de uitzending Ondersteuning in het behalen van de resultaten van de Young Expert Tijd voor persoonlijke begeleiding en feedback Tijd voor voortgangsgesprekken en een gefundeerde beoordeling Feedback van de leidinggevende kan zeer waardevol zijn, immers die ziet de Young Expert van dichtbij functioneren en kan sterke en aandachtspunten benoemen. De Young Expert wordt geacht zelf om feedback te vragen en zodoende te letten op de adviezen van de leidinggevende. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de jaarlijkse functioneringsgesprekken met de Young Expert. De rol van de mentor Mentoring door een onafhankelijk persoon uit de uitzendende organisatie uit Nederland of ter plekke van een kantoor, die de Young Expert als klankbord kan gebruiken. De mentorrol is een vertrouwelijke rol en is een middel voor de uitzendende organisatie om betrokken te zijn bij de ontwikkeling van Young Experts. Coaching door professionele coach van de Young Expert De Young Expert wordt gekoppeld aan een coach, die wordt ingezet door het YEP programmabureau. Gedurende de gehele uitzending kan de Young Expert met hem/haar werken aan de leerdoelen. De coach heeft geen direct belang bij de resultaten, maar richt zich puur op de ontwikkeling van de Young Expert. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld; 8
Sterke en zwakke competenties ontwikkelen (verdieping van je leerplan, reflecteren hoe de Young Expert zich in zijn/haar innovatie-case ontwikkelt) Leren professioneel om te gaan in conflictsituaties Uitdagingen van intercultureel werken bespreken Issues die spelen tijdens de uitzending Zekerheden en onzekerheden bespreken Het initiatief voor de gesprekken ligt bij de Young Expert. Een aanbevolen frequentie is eenmaal per twee maanden een gesprek van een uur tot anderhalf uur. De Young Expert is verantwoordelijk voor het formuleren van de coachvraag en mailt dit tijdig naar de coach. Coaching kan helpen bij: Zelfreflectie (welke denkpatronen komen steeds terug, welke normen en waarden hanteert de Young Expert, wat leer je on the job en in training etc.) Verdiepen van leereffecten uit werksituaties en/of trainingen Ontwikkelacties te benoemen Detaillering en invulling van het trainingsprogramma volgt bij de start van het opleidingsprogramma. 9
3. Evaluatie na terugkeer De vele Young Experts brengen ieder hun eigen beleving en ervaring mee terug. Soms is dat bruikbaar voor volgende uitzendingen/projecten/collega s. Daartoe is het nodig dat die ervaring wordt gehoord en beoordeeld op bruikbaarheid voor beleid, processen en/of communicatie. De programmamanager is verantwoordelijk voor het verwerken van die beoordeling en de borging daarvan in de systemen, zodat iedere YEP betrokkene daarvan kan profiteren. Een evaluatie van de doelen in het leerplan, met nulmeting en eindresultaat is onderdeel an de afsluiting. Met de lokale expert volgt een skype afsluitingsgesprek, met de Nederlandse expert een live gesprek op kantoor. Er vindt ook persoonlijk gesprek plaats met de trainster persoonlijke effectiviteit. 10