makkelijk, snel en veilig je arbeidsovereenkomsten elektronisch ondertekenen handleiding 1
Inhoudstafel 1. waarover gaat het?... 3 2. de procedure in een notendop... 3 3. ondertekenen zonder eid... 3 Wat heb je nodig?... 4 De eerste keer een overeenkomst tekenen...... 4 Je volgende overeenkomsten tekenen... 10 4. ondertekenen met je eid... 11 Wat heb je nodig?... 11 Afzonderlijke overeenkomsten met je eid tekenen... 11 Een paswoord om te tekenen maken met behulp van je eid... 15 5. BIJLAGEN... 22 BIJLAGE 1 Technische richtlijnen om te kunnen tekenen met eid... 22 BIJLAGE 2 - E-signen met Chrome - installatie extensie voor eid... 26 2
1. waarover gaat het? Om de administratieve kant van je tewerkstelling zo makkelijk mogelijk te maken, biedt Randstad je je arbeidsovereenkomsten digitaal aan en kun je ze ook digitaal tekenen. Ons platform om je overeenkomsten online te tekenen is veilig, snel en gebruiksvriendelijk. En je hebt zelfs geen eid-kaart en -lezer meer nodig om dit te doen! 2. de procedure in een notendop 1.Randstad biedt je je arbeidsovereenkomsten digitaal aan in je my Randstad-profiel. 2. Je ontvangt een mail zodra er een overeenkomst voor je klaar staat. 3. Je tekent je arbeidsovereenkomst in my Randstad. Bij het tekenen kun je kiezen tussen 2 mogelijkheden: - tekenen met een paswoord: je maakt dan eenmalig zelf een paswoord aan dat je nadien kunt blijven gebruiken om je overeenkomsten te tekenen. Bij het maken van dit paswoord kies je uit meerdere mogelijkheden: - Je laat jezelf een code toesturen via sms of mail - Je gebruikt je eid (elektronische identiteitskaart) - tekenen met je eid Je tekent dan telkens elke afzonderlijke overeenkomst met je eid. We overlopen alle mogelijkheden in deze handleidingen en maken hierbij een onderscheid tussen: ondertekenen zonder eid = tekenen met een paswoord, dat je aanmaakt met behulp van een code via sms of mail ondertekenen met eid = afzonderlijke overeenkomsten tekenen met eid = tekenen met een paswoord dat je aanmaakt met behulp van je eid. Dit is de makkelijkste en snelste methode! Je kan de hele procedure dan uitvoeren op een smartphone. Op een pc of tablet werken kan natuurlijk ook. Je vindt in deze handleiding, waar relevant, illustraties van zowel de dekstop als de smartphone schermen. 3. ondertekenen zonder eid 3
Wat heb je nodig? Een my Randstad-profiel. Heb je dit nog niet? Maak snel je profiel aan en vul je gegevens in. Zorg dat je correcte mailadres en gsm-nummer ingevuld zijn. Een smartphone, tablet of pc met internetverbinding. De eerste keer een overeenkomst tekenen... Zodra er een nieuwe overeenkomst voor je is opgemaakt, staat deze voor je klaar in my Randstad, en ontvang je een mail die je meldt dat je een overeenkomst dient te tekenen. In de mail vind je een link en knop waarmee je meteen kan doorklikken naar je my Randstad -profiel. 1. Meld je aan op my Randstad. 2. Ga naar je te tekenen documenten. Zodra je aangemeld bent, zie je onder mijn berichten hoeveel overeenkomsten je dient te tekenen. 4
Tik of klik op deze link om naar het scherm te gaan met je te tekenen documenten. Je kan in my Randstad ook op elk moment naar je te tekenen documenten gaan via het menu Mijn documenten > Te tekenen. 3. Start de ondertekenprocedure Tik op de knop Tekenen (smartphone) of klik op het potloodje naast je overeenkomst (desktop). 5
4. Kies Onderteken met paswoord als ondertekenmethode Lees je overeenkomst nog eens door en tik of klik vervolgens op de oranje knop Onderteken met paswoord. 5. Maak je paswoord (dit hoeft enkel de eerste keer) De eerste keer dat je op de knop Teken met paswoord tikt/klikt, heb je nog geen paswoord. Je krijgt daarom de melding Genereer nieuw mandaat te zien. Een paswoord maken doe je namelijk d.m.v. een mandaat dat je ondertekent. Klik op de blauwe knop maak uw mandaat aan om de mandaatwizard te openen. 6
Doorloop de 3 schermen van de mandaatwizard om je paswoord te maken: Scherm 1 - Omschrijving De oranje melding bovenaan in het eerste scherm mag je negeren. Als je naar beneden scrolt, zie je dat je voor het ondertekenen van je mandaat uit 3 mogelijkheden kunt kiezen. Kies voor de tweede of derde optie en zet deze op yes. Naargelang je 2 of 3 kiest, ontvang je een sms of een mail met een code. Klik op de blauwe knop Volgende. Vul in het venster dat verschijnt de code in die je via sms of mail hebt ontvangen en bevestig met OK. 7
Scherm 2: Uw persoonlijke instellingen Vul de gevraagde gegevens in: geef het paswoord in waarmee je voortaan je overeenkomsten wenst te tekenen, bevestig dit in en klik op Volgende. Scherm 3: Onderteken uw mandaat Het mandaat-document verschijnt. Klik onderaan op de knop Onderteken om het mandaat te tekenen. 8
In het volgende scherm zie je de bevestiging Mandaat ondertekend. Je zelfgekozen paswoord is nu actief. Onder de bevestiging zie je een blauwe knop Contract ondertekenen. Klik hierop om terug naar je overeenkomst te gaan en deze met je paswoord te ondertekenen. 6. Je overeenkomst tekenen met je paswoord Je bent opnieuw in het scherm van je overeenkomst. Als je nu op de oranje knop Onderteken met paswoord tikt/klikt, verschijnt een venster waarin je je paswoord kunt ingeven om te tekenen (= het paswoord dat je zelf gemaakt hebt). Doe dit en bevestig met de knop Teken met eigen paswoord. Het volgende scherm bevestigt dat de overeenkomst is ondertekend: 9
Je volgende overeenkomsten tekenen... Je volgende overeenkomsten kun je nu makkelijk en snel tekenen: 1. Meld aan op my Randstad en ga naar je te tekenen overeenkomst ( mijn documenten > te tekenen documenten) 2. Tik op de knop tekenen (smartphone) of klik op het potloodje bij de overeenkomst (desktop) 3. Tik of klik op de knop Ondertekenen met paswoord. 4. Geef je paswoord in in het venstertje dat verschijnt en bevestig. 5. Je ziet de bevestiging dat je overeenkomst is ondertekend. OPGELET: Je kan op elk moment een nieuw paswoord/mandaat aanmaken via de link Hernieuw mandaat die je terugvindt in het venstertje waar je je paswoord ingeeft om een overeenkomst te tekenen. 10
Na één jaar vervalt je paswoord en moet je dit in elk geval hernieuwen. 4. ondertekenen met je eid Wat heb je nodig? Een pc met... - Internetverbinding - recente browser (gebruik je Chrome, dan dien je een plug-in te installeren, zie BIJLAGE 2), - de recentste versie van Java - een eid-kaartlezer en bijbehorende software BIJLAGE 1 geeft je meer toelichting bij deze technische vereisten. Je elektronische identiteitskaart (eid) en de PIN-code hiervan. Afzonderlijke overeenkomsten met je eid tekenen Zodra er een nieuwe overeenkomst voor je is opgemaakt, staat deze voor je klaar in my Randstad, en ontvang je een mail die je meldt dat je een overeenkomst dient te tekenen. In de mail vind je een link en knop waarmee je meteen kan doorklikken naar my Randstad. 11
1. Meld je aan op my Randstad. 2. Ga naar je te tekenen documenten. Zodra je aangemeld bent, zie je onder mijn berichten hoeveel overeenkomsten je dient te tekenen. Klik op deze link. Je kan ook op elk moment naar je te tekenen documenten gaan via het menu Mijn documenten > Te tekenen. Je komt in het scherm met je te tekenen documenten: 3. Start de ondertekenprocedure Klik op het potloodje naast je overeenkomst. 12
4. Kies Tekenen met eid als ondertekenmethode Lees je overeenkomst nog eens door en klik dan op de blauwe knop Onderteken met eid. 5. Onderteken met je eid Het volgende scherm vraagt je om je identiteitskaart in de lezer te stoppen. Doe dit en klik vervolgens op de knop OK ik ben klaar 13
OPGELET: Gebruik je Chrome als browser, dan zie je een melding dat je eerst een plug-in voor het gebruik van eid moet installeren (hierover vind je alle uitleg in BIJLAGE 2). Zie je de melding Do you want to run this application, klik dan op Run. Als de lezer je kaart correct kan lezen, zie je het onderstaande scherm. Geef nu de PIN-code van je identiteitskaart in (= de code die je hebt ontvangen van de gemeente, en die je mogelijk zelf aangepast hebt) en klik op OK (de knop wordt actief zodra je de PIN invult). 14
6. Bevestiging overeenkomst getekend Er verschijnt een bevestiging dat de overeenkomst correct ondertekend werd. Een paswoord om te tekenen maken met behulp van je eid 1. Meld je aan op my Randstad. 2. Ga naar je te tekenen documenten. Zodra je aangemeld bent, zie je onder mijn berichten hoeveel overeenkomsten je dient te tekenen. Klik op deze link. Je kan ook op elk moment naar je te tekenen documenten gaan via het menu Mijn documenten > Te tekenen. 15
Je komt in het scherm met je te tekenen documenten: 3. Start de ondertekenprocedure Klik op het potloodje naast je overeenkomst. 4. Kies Onderteken met paswoord als ondertekenmethode Lees je overeenkomst nog eens door en klik vervolgens op de oranje knop Tekenen met paswoord 5. Maak je paswoord (dit hoeft enkel de eerste keer) De eerste keer dat je op de knop onderteken met paswoord aanklikt, heb je nog geen paswoord. Je krijgt daarom de melding Genereer nieuw mandaat te zien. Een paswoord maken doe je namelijk d.m.v. een mandaat dat je ondertekent. 16
Klik op de blauwe knop maak uw mandaat aan om de mandaatwizard te openen. Doorloop de 3 schermen van de mandaatwizad om je paswoord te maken: Scherm 1 - omschrijving Als je in Chrome werkt, zie je een oranje melding dat je eerst de eid plugin voor Chrome dient te installeren. Je vindt alle uitleg hierover in BIJLAGE 2. Als je naar beneden scrolt, zie je de verschillende opties om een paswoord aan te maken. Zet de eerste optie ik onderteken met mijn eid kaart - op yes, als dit nog niet het geval is. Klik op volgende. 17
Scherm 2: Uw persoonlijke instellingen Vul de gevraagde gegevens in: geef het paswoord in waarmee je voortaan je overeenkomsten wenst te tekenen en bevestig dit. Klik op volgende. Scherm 3: Onderteken uw mandaat Het mandaat-document verschijnt. Klik onderaan op de blauwe knop Onderteken om het mandaat te tekenen. 18
Het volgende scherm vraagt je om je identiteitskaart in de lezer te stoppen. Doe dit en klik dan op de knop OK ik ben klaar. Zie je de melding Do you want to run this application, klik dan op Run. Als de lezer je kaart correct kan lezen, verschijnt het onderstaande scherm. Geef de PIN-code van je identiteitskaart in (= de code die je hebt ontvangen van de gemeente, en die je mogelijk zelf aangepast hebt) en klik op OK (de knop wordt actief zodra je de PIN invult). In het volgende scherm zie je de bevestiging Mandaat ondertekend. Je zelfgekozen paswoord is nu actief. Onder de bevestiging zie je een blauwe knop Contract ondertekenen. Klik hierop om terug naar je overeenkomst te gaan, om deze met je paswoord te ondertekenen. 19
6. Je overeenkomst tekenen met je paswoord Je bent opnieuw in het scherm van je overeenkomst. Als je nu op de oranje knop Onderteken met paswoord klikt, verschijnt een venster waarin je je paswoord kunt ingeven om te tekenen (= het paswoord dat je zelf gemaakt hebt). Doe dit en bevestig met de knop Teken met eigen paswoord. Het volgende scherm bevestigt dat de overeenkomst is ondertekend: 20
Om je volgende overeenkomsten te tekenen, ga je te werk zoals uitgelegd op pagina 10. Je hebt je eid dan niet meer nodig en kunt dit eenvoudig op een smartphone doen. taan overeen 21
5. BIJLAGEN BIJLAGE 1 Technische richtlijnen om te kunnen tekenen met eid 1. Besturingssoftware: Windows Linux Apple OS 2. Browser (zorg voor een recente versie): Internet Explorer Firefox Chrome Google Safari Edge werkt en ondersteunt alle functionaliteiten van onze site en het ondertekenen van documenten ondersteunt niet alle functionaliteiten van onze site en het ondertekenen van documenten Windows 10? Gebruik dan niet de standaarbrowseredge Edge, de standaardbrowser van Windows 10,werkt voorlopig niet voor het ondertekenen van overeenkomsten. Gelukkig kun je binnen Windows 10 ook Internet Explorer gebruiken. Het gebruik van eid op Apple OS kan problemen geven. Je kunt op een Mac wel probleemloos overeenkomsten ondertekenen met een mandaat-paswoord. Maak dit paswoord aan op een pc (dat hoeft slechts éénmaal) en gebruik het nadien op je Mac (zie p.14). Om te kunnen tekenen met Chrome, moet je eerst een extensie installeren (een plug-in programmaatje dat je aan Chrome toevoegt). Dat gaat makkelijk en snel dankzij de begeleidende wizard (zie pagina 17). 22
3. Kaartlezer Om je documenten elektronisch te tekenen, heb je een kaartlezer nodig. - Ingebouwde kaartlezer Er zijn laptops en pc s met ingebouwde e-id kaartlezer. Kijk na of je beschikt over de meest recente en correcte stuurprogramma s voor je kaartlezer.je kan op het internet vinden welke stuurprogramma s (drivers) voor jouw lezer de meest recente zijn. Stop de kaart correct in de kaartlezer - Externe kaartlezer Als je een externe kaartlezer gebruikt, zorg er dan voor dat je de kaartlezer correct aansluit de kaart correct in de kaartlezer steekt 23
beschikt over de correcte en recentste stuurprogramma s (drivers) voor je kaartlezer Je kan op het internet vinden welke stuurprogramma s (drivers) voor jouw lezer de meest recente zijn. 4. Java (applet/plug-in) De Java-applet(recentste versie) moet op je pc geïnstalleerd zijn om overeenkomsten te kunnen tekenen. Bij de meeste computers is die standaard geïnstalleerd en hoef je niets te doen. Is je computer wat ouder, hebje hem al even niet gebruikt of installeer je niet automatisch updates, dan beschik je mogelijk niet over de recentste Java-versie.Je kunt die dan alsnog gemakkelijk downloaden:https://java.com/nl/download/ Wat kan er fout lopen? e-id- kaart (en certificaten) - geldigheid Elke e-id kaart heeft een einddatum, na deze datum is de kaart vervallen en niet meer geldig. Het is dan niet meer mogelijk om documenten te ondertekenen.op de kaart staan bovendien 2 certificaten die ook een geldigheidsdatum hebben. Beide certificaten moeten nog geldig zijn om te kunnen tekenen. Hoe de vervaldata verifiëren? - Van de kaart: de vervaldatum kun je aflezen op de kaart - Van de certificaten: via een e-viewer op je pc Nog geen viewer geïnstalleerd? Via deze link kun je er één downloaden: NL - http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/de_eid-middleware_installeren Stop de kaart in de lezer en open de viewer (mogelijk gebeurt dit automatisch). Je kaart wordt gelezen. Ga naar de tab Certifcaten (zie afbeelding volgende pagina). Klik achtereenvolgens op (Authentication ) en op (Signature) om de details van elk certificaat te zien. Je ziet dan onder meer de einddatum, die nog niet verstreken mag zijn.klik bij het Signaturecertificate ook op de knop validatenow (nu valideren). De info naast Trust (Betrouwbaarheid) moet dan veranderen in Trusted (Betrouwbaar). 24
Opgelet!Je kan niet tekenen met een kaart die is aangegeven als gestolen of verloren. e-id-kaart tekenen of niet Nationaliteit Je kunt een arbeidsovereenkomst tekenen indien je beschikt over een eid met een geldig handtekeningcertificaat. In de praktijk betekent dit dat je zowel met een Belgische eid als met de elektronische vreemdelingenkaart (E α H) kunt tekenen. Leeftijd: - Ben je jonger dan 18, dan kunje niet elektronisch tekenen. Je Signature certificaat is nog niet geldig of actief. - Ben je wel al 18, dan kun jeelektronisch tekenen. Opgelet: ontving je je e-id-kaart voor je 18de verjaardag, dan is je Signature certificaat nog niet actief. Je kunt hiervoor terecht op je gemeentehuis. e-id chip Op de e-id-kaart zit een chip. Bij sommige reeksen van kaarten werkt dezechip niet optimaal.het gebeurt ook dat de chip beschadigd raakt of niet helemaal correct opgeladen is. Voor al deze gevallen kun je terecht bij je gemeentehuis. meer info? Kijk op http://eid.belgium.be/nl en http://my.belgium.be/login.html?locale=nl 25
BIJLAGE 2 - E-signen met Chrome - installatie extensie voor eid Arbeidsovereenkomsten elektronisch ondertekenen lukt nu ook met de browser Chrome. Wel moet je hiervoor een extensie (plug-in) installeren: een klein programmaatje dat je aan Chrome toevoegt om met eid te kunnen werken. Een wizard begeleidt je door deze eenvoudige installatie. Hieronder kun je de installatie stap voor stap volgen (op een pc met Windows 7,8 of 10). De extensie downloaden en de installatie starten Wanneer je in Chrome een overeenkomst wil tekenen en op de knop klikt om te gaan tekenen, krijg je dit venstertje te zien: Klik op de link Download installer Onderaan links in je scherm zie je dat het volgende bestand wordt gedownload (dit kan een half minuutje duren): Sla het bestand op en start het. Windows toont je een veiligheidswaarschuwing (deze verschilt naargelang je Windows-versie): Windows 10 Windows 7 Windows 8 Klik op Run of Yes om verder te gaan. Je ziet eerst achtereenvolgens de volgende vensters verschijnen: 26
Hier kies je welke taalversie van de extensie je wil installeren (selecteer de taal en klik op OK). De wizard gaat verder in de taal die je hier kiest. De wizard doorlopen De wizard opent zich. Scherm 1: Klik op Volgende om naar het volgende scherm te gaan. Scherm 2: Standaard gebeurt de installatie in de map Program files. Verkies je hiervoor een andere map, dan kun je deze via Browse (Bladeren) selecteren. Klik op Volgende om naar het volgende scherm te gaan. 27
Scherm 3: Hier geef je aan waar je wenst dat er snelkoppelingen worden gemaakt (als je niets aanpast krijg je een standaard installatie). Klik op Volgende om naar het volgende scherm te gaan De extensie wordt geïnstalleerd. Even geduld... en het laatste scherm van de Wizard verschijnt: Klik op Voltooien om de installatie correct te vervolledigen. 28
Chrome heropstarten en de extensie activeren (De taal waarin de hieronder toegelichte meldingen/schermen verschijnen is afhankelijk van je taalinstellingen in Chrome). Om de extensie te activeren moet je Chrome eerst volledig afsluiten en weer opstarten. Chrome afsluiten met het kruisje rechtsboven volstaat niet altijd (sommige toepassingen laten Chrome op de achtergrond werken). Herstart Chrome daarom als volgt: typ in de browserbalk bovenaan het commando chrome://restart druk Enter in op je klavier Chrome sluit af en herstart. Bij het herstarten zie je de melding: Klik op Enable extension ( Extensie inschakelen ) en je extensie is geactiveerd. Verschijnt bij het heropstarten van Chrome de melding eidreaderplugin Adapter added niet? Dan vind je deze terug via het menu: Klik op de knop rechts bovenaan in de Chrome-balk om het menu te openen Bovenaan in het menu de zie je New extension added. Klik hierop en het venster om de extensie in te schakelen verschijnt Klik op Enable extension Extensies in Chrome in- en uitschakelen 29
Via het menu van Chrome kun je op elk moment extensies in- of uitschakelen: Klik op de knop rechts bovenaan in de Chrome-balk om het Chrome-menu te openen Kies in het menu de optie Settings ( Instellingen ) in het menu Klik links in het Settings-scherm op Extensions ( Extensies ). Het overzicht van de extensies verschijnt: Hier kun je extensies (bv. eidreaderplugin Adapter) aan- of uitvinken. 30