Ben W. 12.1221 d.d. 11-12-2012 Onderwerp Auditrapport 2011 Ziekteverzuim Besluiten:Behoudens advies van de commissie 1. In te stemmen met het auditrapport 2011 inzake ziekteverzuim, versie 15 oktober 2012; 2. In te stemmen met de aanbevelingen met betrekking op cultuuraspecten, regels, procedures en systemen en aanpak van ziekteverzuim; 3. De actiepunten voortvloeiend uit de reactie op de aanbevelingen voeren we uit; 4. De conceptbrief aan de raad vast te stellen waarin het auditrapport 2011 over ziekteverzuim, versie 15 oktober 2012 en de aanbevelingen met de vervolgacties conform de verordening doorlichtingsonderzoeken wordt aangeboden. Perssamenvatting: Het college van B en W voert jaarlijks onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. Bij de audit ziekteverzuim hebben de auditoren onderzoek gedaan naar de naleving van de regels, processen, procedures en instructies rond ziekteverzuim in de gemeente Leiden vanaf de invoering van het nieuwe proces ziekteverzuim per 1 april 2010 tot 1 april 2012. Naar aanleiding van het onderzoek heeft het auditteam aanbevelingen gedaan over cultuuraspecten, regels, procedures en systemen en aanpak van ziekteverzuim. In het project revitaliseren verzuimaanpak zullen de aanbevelingen een plaats krijgen. Momenteel is het verzuim in Leiden rond de 6 % (incl.de instellingen). Uit het inmiddels dalende cijfer concluderen we voorzichtig dat de extra aandacht en acties die ingezet zijn hun vruchten beginnen af te werpen.
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de leden van de Gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon E-Mail Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus 9100 2300 PC Leiden 071-5165165 sleutel@leiden.nl www.leiden.nl/gemeente Datum 11 december 2012 Contactpersoon V. van der Heide Ons kenmerk DIV-2012-16468 Doorkiesnummer 5165212 Onderwerp Auditrapport 2011 ziekteverzuim Geachte leden van de Gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het auditrapport ziekteverzuim en de vervolgacties ter kennisname aan. Dit rapport is het resultaat van een onderzoek dat in 2011 door de interne auditpool is uitgevoerd in het kader van artikel 213a van de gemeentewet. Doelstelling en afbakening van het onderzoek De doelstelling van het onderzoek naar het ziekteverzuim is inzicht verkrijgen op welke wijze de met betrekking tot ziekteverzuim vastgestelde processen, procedures, instructies en handleidingen in de praktijk worden toegepast. Het onderzoek richt zich op het proces rondom ziekteverzuim vanaf de invoering van het nieuwe proces ziekteverzuim per 1 april 2010 tot 1 april 2012 en heeft betrekking op de ambtelijke organisatie van de gemeente Leiden en de instellingen. Uitkomsten van het onderzoek Leidinggevenden en medewerkers zijn bekend met de met betrekking tot ziekteverzuim vastgestelde processen, procedures, werkinstructies en handleidingen. Echter, de vastgestelde processen, procedures en instructies betreffende ziekteverzuim worden niet in alle gevallen nageleefd. Het is zowel voor leidinggevenden als medewerkers niet altijd duidelijk wanneer ze zich ziek- dan wel beter moeten melden. De wijze van registreren van verzuim heeft effect op de hoogte van het verzuimpercentage. Ziekte- en herstelmelding en nauwkeurigere registratie daarvan op basis van de exacte feiten heeft effect op de hoogte van het verzuimpercentage en geeft in ieder geval een waarheidsgetrouwer beeld. Uit het auditonderzoek komt naar voren dat de procedures en instructies in het kader van langdurig verzuim en re-integratie niet altijd volledig worden nageleefd. Daarbij ligt de nadruk op het doorlopen van het proces en de volgtijdelijk te nemen stappen. Het niet voldoen aan de procedurele vereisten kan met zich brengen dat de gemeente gedurende een langere periode salarislasten moet dragen.
Aanbevelingen Het onderzoek heeft geleid tot een drietal aanbevelingen: 1. Aanbevelingen met betrekking tot cultuuraspecten We moeten de oplossing zoeken in preventie, cultuuraspecten en het vergroten van communicatieve- en gespreksvaardigheden en niet alleen in protocollen en procedures. 2. Aanbevelingen met betrekking tot regels, procedures en systemen We dienen zorg te dragen voor heldere en eenduidige procedures, opdat ze niet op verschillende wijze geïnterpreteerd kunnen worden en geen ruimte geven voor een eigen uitleg. We moeten de registratie verbeteren en zorgen voor een automatische koppeling van Beaufort met het verzuimregistratiesysteem. We dienen tevens eenduidige regels te maken voor de melding en de registratie. 3. Aanbevelingen met betrekking tot aanpak van ziekteverzuim We moeten op directieniveau een gemeentebreed samenhangend pakket ontwikkelen met mogelijkheden om ziekteverzuim tegen te gaan. Dit kan betrekking hebben op budget, tijdelijke klussen, beschikbaar stellen van aangepaste werkplekken, formatieruimte, het opdoen van kennis en vaardigheden. Daarnaast dienen we een gemeentebreed georganiseerde samenwerking te ontwikkelen om over de grenzen van afdelingen heen verzuim te voorkomen en terug te dringen door in een zo vroeg mogelijk stadium gemeentebreed reintegratiemogelijkheden te verkennen en te bevorderen. Reactie op het onderzoek De vraagstelling richtte zich met name op bekendheid met de procedures en de uitvoering ervan. Het rapport benadrukt niettemin ook het belang van de cultuuraspecten van verzuimbeleid en de samenwerking in het kader van re-integratie. Wij onderschrijven dit beeld en dit heeft ook onze volle aandacht. In het lopende project revitaliseren verzuimaanpak zullen de aanbevelingen een plaats krijgen. Ook hebben we in het concernwerkplan 2013 opnieuw verzuim als speerpunt opgenomen met onder andere de opdracht dat alle afdelingen met een hoger verzuimpercentage dan 5,5% een plan van aanpak maken om hun verzuim te verlagen. Momenteel is het gemiddelde verzuim in Leiden rond de 6 % (incl.de instellingen). Uit het inmiddels dalende cijfer concluderen we voorzichtig dat de extra aandacht en acties die ingezet zijn hun vruchten beginnen af te werpen. Om die reden zien wij dan ook nu geen noodzaak tot het doen van een nader onderzoek naar de oorzaken van het hoge verzuim zoals de onderzoekers in hun epiloog suggereren. 1. Reactie aanbevelingen met betrekking tot cultuuraspecten Protocollen en procedures zijn leidend en wettelijk bepaald, maar we onderschrijven dat preventie van ( te vermijden) verzuim veel effectiever is. Dat bevorderen we op diverse manieren. De essentie van preventie verzuim ligt vooral ook in het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker waar warm én zakelijk, werk en werkbelasting, verantwoordelijkheden en acties gericht op preventie van verzuim besproken worden. De invoering van de nieuwe gesprekscyclus is hier dan ook mede op gericht. De vaardigheden van zowel leidinggevenden als medewerker om moeilijke gesprekken te kunnen voeren faciliteren we door trainingen.
Ter ondersteuning van de gevraagde gespreksvaardigheden van leidinggevenden biedt Academie71 (verzuim) trainingen aan, evenals collegiale verzuim intervisiegroepen en coaching. Daarnaast verzorgt Academie71 trainingen gericht op assertiviteit, balans werkprivé of timemanagement. 2. Reactie aanbevelingen met betrekking tot regels, procedures en systemen In het kader van het lopende project revitaliseren verzuimaanpak actualiseert Servicepunt71 (hierna SP71) Service-eenheid HRM (hierna HRM) momenteel het verzuimprotocol en - proces volgens de huidige opvattingen en inzichten rond verzuimbeleid. De aandacht voor helderheid en eenduidigheid is daarbij uitgangspunt. De bevindingen in het kader van dit onderzoek betrekken we in de uitwerking. Leidinggevenden en ook de Ondernemingsraad zullen we betrekken bij de totstandkoming van beleid en protocol. Na de besluitvorming volgt de implementatie, waarbij een communicatietraject voor alle leidinggevenden en medewerkers vanzelfsprekend is inbegrepen. 3. Reactie aanbevelingen met betrekking tot aanpak van ziekteverzuim Inmiddels hebben we een beleidsmatig overleg over verzuim tussen de concerndirectie, bedrijfsartsen en HRM. De overleggen bevorderen onderlinge samenwerking en afstemming. We leiden van hieruit signalen tot acties om het verzuimbeleid te verbeteren af en we bevorderen met name re-integratiemogelijkheden dwars door de organisatie heen. In diverse afdelingen is men zeer actief rond verzuim en zijn - op maat- de verbeteracties in gang gezet, variërend van verzuimtrainingen, een taskforce op langdurig verzuim of het reserveren van formatie of plekken voor re-integratie. Ook hebben we overleggen tussen een aantal afdelingsmanagers ten behoeve van meer samenwerking bij re-integratie. Ook heeft het loopbaancentrum een belangrijke rol in de begeleiding van reintegratiekandidaten en het zoeken naar re-integratieplekken binnen en buiten de organisatie. Tot slot De aanbevelingen hebben we besproken met de meest betrokken actoren in onze organisatie en SP71. Een aantal van de punten is al opgepakt en hebben een permanent karakter. We verwachten dat afhankelijk van de maatregelen de aanbevelingen gedurende het eerste kwartaal 2013 ten uitvoer worden gebracht. Voor ons is een effectieve verzuimaanpak een blijvend en belangrijk onderwerp en we blijven hier nadrukkelijk op sturen. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,
Vervolgacties audit Verzuim Algemene reactie Het audit rapport Verzuim geeft een redelijk goed beeld van de huidige situatie rondom de aanpak van verzuim en welke punten verbetering behoeven. De vraagstelling richtte zich met name op bekendheid met de procedures en de uitvoering ervan. Het rapport benadrukt niettemin ook het belang van de cultuuraspecten van verzuimbeleid en de samenwerking in het kader van re-integratie. Wij onderschrijven dit beeld en dit heeft ook onze volle aandacht. De aanbevelingen uit het rapport kunnen wij in algemene zin onderschrijven en passen ook binnen ons streven om het verzuimpercentage drastisch te verlagen. Het streven van de organisatie is om het verzuimpercentage in 2015 op het niveau van de beste 25% van de 100.000 + gemeenten te brengen. Dat ligt nu rond de 4,8%; het gemiddelde voor de 100+ gemeenten is 5,5%. Momenteel is het verzuim in Leiden rond de 6 % (incl.de instellingen). Uit het inmiddels dalende cijfer concluderen we voorzichtig dat de extra aandacht en acties die ingezet zijn hun vruchten beginnen af te werpen. Om die reden zien wij dan ook nu geen noodzaak tot het doen van een nader onderzoek naar de oorzaken van het hoge verzuim zoals de onderzoekers in hun epiloog suggereren. In het project revitaliseren verzuimaanpak (beleidsopdracht mei 2011) zullen de aanbevelingen een plaats krijgen. Zo volgt binnenkort de nog geplande actie voor het actualiseren van het verzuimprotocol (zie bij aanbeveling 2). Ook hebben we in het concernwerkplan 2013 opnieuw verzuim als speerpunt opgenomen met o.a. de opdracht dat alle afdelingen met een hoger verzuimpercentage dan 5,5% een plan van aanpak maken om hun verzuim te verlagen. In het onderstaande schema hebben wij de aanbevelingen van de nodige acties voorzien. Acties waarvan wij verwachten dat ze een verlaging van het verzuim bewerkstelligen en vooral de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers en een gezonde organisatie bevorderen. Dat is de cultuur waar wij naar streven, een organisatie waarin leidinggevende en medewerker in een volwassen arbeidsrelatie warm zakelijk en ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid met inzetbaarheid omgaan. Verzuim en de rol van leidinggevenden hierbij was op de leiderschapsdag eind 2011 een van de thema s; veel leidinggevenden hebben deelgenomen aan de verzuimworkshops en mede daardoor heeft verzuim de aandacht gekregen die het verdient. Voor ons is en blijft verzuim en duurzame inzetbaarheid een speerpunt: we sturen erop en spreken er over. Zo hebben we als concerndirectie een beleidsoverleg met de bedrijfsartsen en HRM en we spreken er over met onze afdelingsmanagers. Omschrijving Vervolgactie Verantw. Planning Aanbeveling 1 Protocollen en procedures zijn leidend en wettelijk bepaald, maar inderdaad is Opdrachtgever: Diverse Zoek de oplossing niet alleen in procedures en preventie van ( te vermijden) verzuim veel effectiever. Dat bevorderen we op CONMC acties lopen
protocollen maar juist in preventie, cultuuraspecten en diverse manieren. Variërend van goede werkomstandigheden en arbobeleid tot Opdrachtnemer: en hebben het vergroten van communicatieve- en het bieden van fitnessmogelijkheden of scholing. De essentie van preventie leidinggevenden; een gespreksvaardigheden. verzuim ligt vooral ook in het goede gesprek tussen leidinggevende en permanent medewerker waar warm én zakelijk, werk en werkbelasting, karakter. verantwoordelijkheden en acties gericht op preventie van verzuim besproken Het effect worden. Immers, oorzaken van verzuim kunnen zeer divers zijn (psychische SP71, HRM hiervan moet kwetsbaarheid, demotivatie, werkomstandigheden etc.) Praat erover en zoek via een lager samen naar oplossingen is het devies, niet altijd makkelijk, maar wel doen! De verzuim tot invoering van de nieuwe gesprekscyclus is hier dan ook mede op gericht. De uitdrukking vaardigheden van zowel leidinggevenden als medewerker om moeilijke komen. gesprekken te kunnen voeren worden gefaciliteerd door trainingen. Ter ondersteuning van de gevraagde gespreksvaardigheden van leidinggevenden worden vanuit Academie71 (verzuim) trainingen aangeboden, evenals collegiale verzuim intervisiegroepen en coaching. Daarnaast verzorgt Academie71 trainingen gericht op assertiviteit, balans werk- prive of timemanagement. Op de inzet van Maetis, de Arbo organisatie, wordt scherp gestuurd. Aanbeveling 2 In het kader van het project revitaliseren verzuimaanpak actualiseert HRM Opdrachtgever: 1 e kwartaal Zorg dat de procedures helder en eenduidig zijn momenteel het zuimprotocol en - proces volgens de huidige opvattingen en CONMC 2013 geformuleerd, opdat ze niet op verschillende wijze inzichten rond verzuimbeleid. Aandacht voor helderheid en eenduidigheid is Opdrachtnemer: geïnterpreteerd kunnen worden en geen ruimte geven daarbij uitgangspunt. De vele opmerkingen die gemaakt zijn in het kader van deze SP71, HRM voor een eigen uitleg. audit worden betrokken in de uitwerking. Leidinggevenden en ook de OR zullen betrokken worden bij de totstandkoming van beleid en protocol. Na de besluitvorming volgt implementatie, waarbij een communicatietraject voor alle Aanbeveling 3 leidinggevenden en medewerkers vanzelfsprekend is inbegrepen. Deze aanbeveling herkennen wij niet helemaal. Weliswaar kan de samenwerking Opdrachtgever: Permanente Ontwikkel op directieniveau een gemeente breed ten behoeve van een snelle en goede re-integratie beter, maar we zijn naar ons CONMC aandacht en
samenhangend pakket met mogelijkheden om idee op de goede weg. Opdrachtnemer: acties van ziekteverzuim tegen te gaan. Dit kan betrekking hebben Inmiddels bestaat er een beleidsmatig overleg over verzuim van CD, leidinggevenden, leidinggeven op budget, tijdelijke klussen, beschikbaar stellen van bedrijfsartsen en HRM; dergelijke overleggen op directieniveau zijn in SP71, HRM den, aangepaste werkplekken, formatieruimte, het opdoen voorbereiding. Deze bevorderen onderlinge samenwerking en afstemming; van bedrijfsartse van kennis en vaardigheden. hieruit leiden signalen tot acties om het verzuimbeleid te verbeteren en met name n en HRM re-integratiemogelijkheden te bevorderen dwars door de organisatie heen. adviseurs. In diverse afdelingen is men zeer actief rond verzuim en zijn - op maat- de Het effect verbeteracties in gang gezet, variërend van verzuimtrainingen, een taskforce op hiervan moet langdurig verzuim of het reserveren van formatie of plekken voor re- via een lager integratieplekken. Ook is er een overleg gestart tussen een aantal verzuim tot afdelingsmanagers voor meer samenwerking bij re-integratie. uitdrukking Het loopbaancentrum heeft een belangrijke rol in de begeleiding van re- komen. integratiekandidaten en het zoeken naar re-integratieplekken binnen en buiten de organisatie. De loopbaanadviseurs benutten daarbij hun regionale netwerken. Ook kunnen re-integratiekandidaten het Flexpunt benutten. Voor meer kennis en het beter benutten van mogelijkheden zijn er voor leidinggevenden workshops Wet Poortwachter e.d.; ook de intervisie zal samenwerking dwars door de organisatie bevorderen. Mp/5 november 2012