Handleiding Jongkind IIS en 4F, Spamfilter Alle binnenkomende emailberichten naar alle emailaccounts worden gecontroleerd op de mogelijke aanwezigheid van een computervirus, malware, spyware, fraude, pogingen tot oplichting, fishing, berichten etc. Eenmaal aangetroffen worden deze berichten tegengehouden, wanneer het een virus betreft dan word deze vernietigd en anders word het desbetreffende bericht in quarantaine geplaatst. Spamtitan verteld achtereenvolgends de gebruiker wat er met het desbetreffende bericht is gedaan, met een emailbericht (bijvoorbeeld wanneer er een bericht met een computervirus) is verwijderd of met een rapportje dat er een bericht in quarantaine is geplaatst. Spamtitan is uitermate effectief maar niet perfect. Net zoals hij sommige spamberichten niet altijd even goed herkent en dan door laat gaan, zo kan hij incidenteel ook gewone berichten als ongewenst verklaren. Dit afgaand op inhoud of het feit dat de afzender op een zwarte lijst staat, wat ook niet altijd diens schuld is. Kortom sommige berichten kunnen per ongeluk door het spamfilter zijn tegengehouden. Gelukkig worden deze berichten 14 dagen lang door het spamfilter vastgehouden en kan de vermeende ontvanger deze vaak alsnog vrijgeven en zelfs whitelisten (dan word hij in het vervolg ook niet nogmaals tegengehouden). Geen spamfilter is zo goed als een regelmatig gecontroleerde! Controleer, bewaak en beheer de voor uw tegengehouden emailberichten regelmatig Het controleren en eventueel vrijgeven van tegengehouden berichten door het spamfilter kan op twee manieren:
Controle nr 1: Het quarantaine rapport. Spamtitan stuurt de gebruiker standaard een zogenaamd email quarantainerapport, Een spamrapport word alleen verstuurd wanneer er in de voorgaande 24 uur spamberichten zijn ontvangen en in quarantaine zijn gezet. Wanneer er in de voorgaande 24 uur geen spamberichten zijn tegengehouden word er door het systeem geen rapport gegenereerd, ook al zijn er nog altijd berichten in quarantaine. Elk in het rapport vermelde spambericht heeft direct de volgende opties: Deliver : Lever het desbetreffende bericht alsnog af bij de ontvanger Whitelist: Alsnog afleveren bij de ontvanger en in het vervolg ook alle andere berichten van dezelfde afzender doorlaten. Delete: Verwijder dit bericht definitief uit quarantaine (niet meer terug te halen) Delete All Messages: Verwijder alle berichten uit de quarantainelijst (niet aanbevolen) Berichten die langer dan 14 dagen quarantaine staan worden volautomatisch verwijderd en kunnen daarna niet worden teruggehaald.
Genereer een nieuw rapport middels een oude Het word aanbevolen om een eerder ontvangen quarantaine rapporten niet weg te gooien maar er ten minste eentje te bewaren. Elk quarantaine rapport geeft namelijk snel en gemakkelijk de mogelijkheid om per direct een nieuw compleet overzicht te generen die in enkele minuten per email kan worden ontvangen. Zo kunt u met de opties in een oud rapport bijvoorbeeld: De frequentie van toekomstige rapporten veranderen of zelfs compleet uitzetten Een nieuw compleet en aktueel rapport generenen van alle in zich in quarantaine bevindende berichten. Ideaal om te zien of dat berichtje waar u op zit te wachten wellicht in het spamfilter is beland. Virus besmette berichten. Wanneer spamtitan een emailbericht aantreft, voorzien van een computervirus dan word de vermeende ontvanger hier direct van op de hoogte gesteld. Ook word er melding van gemaakt op het reguliere spam quarantaine rapport. Daarbij word ook de afzender vermeld. Bedenk echter wel dat u hier te maken heeft met een bericht verstuurd van een andere virus besmette computer, vaak is het afzender adres daarbij vervalst en is de vermeende afzender zich vaak van geen kwaad bewust. Berichten die met een computer virus zijn besmet, worden niet in quarantaine geplaatsts maar per direct vernietigd, inzage en vrijgeven achteraf van het bericht is dus niet mogelijk. Vermiste emailberichten! Spamtitan is het spamfilter van Jongkind-IIS en 4FHosting BV. Als klant heeft u ten aller tijden volledige toegang tot alle tegengehouden berichten. Spamtitan is echter niet de enige spamfilter in de route die een emailbericht aflegt van afzender tot ontvanger. Dat wil zeggen dat er ook andere spamfilters kunnen zijn waar wij geen controle over hebben en u dus ook geen inzage in heeft. Het komt dan ook regelmatig voor dat aan u verzonden emailberichten mogelijk hun bestemming nooit zullen bereiken. In tegenstelling tot wat veel providers beweren, er bestaat geen aflever garantie voor emailberichten!, dit heeft overigens niets met uw provider te maken maar is inherent aan het gebruik van email over internet.
Controle nr 2: Direct inzage in het spamtitan quarantaine rapport! Hoewel de bovenstaande methode met gebruik van het zogenaamde spamquarantaine rapport verreweg het gemakkelijkst is, is een directe inzage ook mogelijk, bijvoorbeeld wanneer u niet over een eerder verstuurd spamquarantainerapport beschikt. Ga hiervoor als volgt te werk: Stap 1: Open een willekeurige webbrowser, Internet explorer, firefos e.a. en ga naar het adres: http://ms03.4fhosting.nl Let op!, doet u dit voor het eerst dan heeft u waarschijnlijk nog geen inlogcode: klik op forgot your password en vul uw eigen volledige emailadres, klik op send. Er word dan direct een code voor u gegenereerd die naar het eerder verzonden emailadres word verzonden. Dit adres moet overigens wel in het spamfilter opgenomen zijn. Dit wachtwoord staat volledig los van uw emailadres en de specifiek daarbij behorende wachtwoord, en word alleen gebruikt voor toegang tot uw spamfilter.
Heeft u uw wachtwoord ontvangen of reeds voorhanden? Open een willekeurige webbrowser, Internet explorer, firefos e.a. en ga naar het adres: http://ms03.4fhosting.nl Na het inloggen (kan een minuutje duren) komt u terecht op hetvolgende scherm: In dit scherm kunt u heel gemakkelijk en direct bepaalde berichten lezen, verwijderen, doorzetten of whitelisten vrij vertaald: doorgeven en niet meer tegenhouden. De mogelijkheden zijn vrijwel exact hetzelfde als die van een spamquarantaine rapport!
Spamfilter instellingen Zoals al eerder gezegd, het filteren van berichten op gewenst en oongewenst (spam) is bijzonder lastig. Regelmatig komt het voor dat ongewenste berichten worden doorgelaten en een enkele ker ook dat een serieus bericht per ongeluk als ongewenst word bestempeld. U kunt echter zelf de specifieke instellingen bewerken en de functionaliteit van uw spamfilter verbeteren middels de functie filter Rules bovenin uw scherm. De optie : Filter rules, geeft uw toegang tot de door het spamfilter gebruikte zogenaamde blacklist en de zogenaamde whitelist lijsten. Door handig gebruik te maken van deze lijsten kunt u uw eigen spamfilter haarscherp instellen en ervoor zorgen dat hij aanzienlijk effectiever gaat werken. Blacklist De blacklist (vrij vertaald: zwarte lijst) is niets anders dan een opsomming van losse emailadressen en domeinen waarvandaan u absoluut nooit en te nimmer een bericht wilt ontvangen. U kunt daarbij zowel emaildomeinen invullen als afzonderlijke adressen waarbij u wel rekening moet houden met hetvolgende. Voorbeeld 1 Stel dat u een reclameboodschap afkomstig van tellsell@hotmail.com in het vervolg niet meer wilt ontvangen. U kunt dan natuurlijk dit specifieke adres toevoegen aan u lijst met blacklistend Email Addresses. Berichten van tellsell@hotmail.com worden dan in het vervolg tegengehouden. U kunt natuurlijk ook het domein: hotmail.com toevoegen aan de lijst met Blacklisted Domains. Dit heeft niet alleen tot gevolg dat alle berichten van Tellsell@hotmail.com in het vervolg worden tegengehouden maar tevens ook alle berichten van alla andere mogelijke @hotmail.com emailadressen die eindigen op @hotmail.com.
Voorbeeld2 U krijgt ongewenste emailberichten van: verkoper@tellsell.nl, Door dit specifieke adres aan de lijst met Blacklistend Email Adresses toe te voegen worden berichten van deze persoon voor u tegen gehouden, echter die van alle andere adressen eindigend op @tellsell.nl komen echter wel gewoon binnen. Door nu i.p.v. het adres verkoper@tellsell.nl aan de lijst Blacklisted Email adresses nu het domein Tellsell.nl toe te voegen aan de lijst Blacklist Domains, worden niet alleen de berichten van verkoper@tellsell.nl tegengehouden maar ook die van al zijn collega s, feitelijk alle adresssen die eindigen op @tellsell.nl, aanzienlijk effectiever dus. Opgelet! De Blacklist en Whitelist kunnen ook gemakkelijk leiden tot verwarring en fouten. Zo is het dus mogelijk om een specifiek domein op te nemen in de whitelist en een specifiek emailadres behorende tot datzelfde domein, met een vermelding op de blacklist, even opletten dus! De Whitelist De whitelist (vrij vertaald: witte lijst) is niets anders dan een opsomming van losse emailadressen en domeinen waarvandaan u absoluut altijd een bericht wilt ontvangen. De werking van de whitelist is exact het tegenovergestelde van de Blacklist. Door hier de afzonderlijke emailadresen of beter nog de door uw klanten gebruikte domeinen aan de lijst Whitelisted domains toe te voegen, voorkomt u dat uw spamfilter mogelijk berichten van uw klanten als ongewenst bestempeld en tegenhoud. Op deze manier kunt u zelf aangeven van welke adressen er geen berichten mogen worden tegengehouden. Wat U verder nog moet weten over de Blacklist en de Whitelist Alle berichten die volgends de instellingen in uw Blacklist worden tegengehouden worden in quarantaine geplaatst. Alle berichten waarvoor er geen specifieke vermeldingen zijn geplaatst in de Blacklist en de Whitelist worden beoordeeld door het spamfilter zelf. De Blacklist en whitelist instellingen gaan niet op voor mogelijk met een virus besmette berichten. Zo zal een met een virus besmet bericht waarvan de afzender op de whitelist voorkomt, niet worden doorgelaten.
Virus contained in mail addresses to you Wanneer Spamtitan een virus detecteerd in een bericht aan u gericht dan word deze direct tegengehouden en vernietigd. Het is dan ook niet meer mogelijk om dit bericht alsnog terug te halen. Wel word er volautomatisch een bericht naar u gestuurd met de details van het aangetroffen virus en de afzender ervan. Veel virus mailberichten hebben gebruiken vaak een vervalst adres of simpelweg eentje uit de contactlijst van de desbetreffende computer. Het is dus niet gezegd dat de afzender besmet is of zich van enige kwaad bewust. Banned Attachment contained in mail addressed to you Spamtitan controleerd uw emailerichten ook op mogelijk onbetrouwbare attachments, vaak besmettingen met een computervirus, malware, spyware of een andere uiters dubieus pakketje, niet zelden vermomd als afbeelding, SMS bericht, Excel sheet, word document etc. Deze berichten word tegengehouden en blijven 14 dagen lang beschikbaar in quarantaine. U kunt hem hier zelf ophalen en alsnog openen maar wees hier extreem voorzichtig mee. Incidentieel komt het wel eens voor dat iemand u welbewust een excel of word document sturt die op deze manier word tegengehouden maar veel vaker ook niet!. Mocht U het niet vertrouwen, neem dan even contact op met de afzender alvorens het bericht te openen. Vrijwel altijd betreft het hier een misselijke poging om uw computer te besmetten met uiterst dubieuze software.