gemeente Eindhoven Raadsnummer 12R5090 Inboeknummer 12bst01884 Beslisdatum B&W 6 oktober 2012 Dossiernummer 12.45.351 Raadsvoorstel Financiering Evenementen. Inleiding Het herijken van het evenementenbeleid, in samenhang met het raadsbesluit rondom de afronding van de transitie Stichting Eindhoven Marketing vraagt ook om een aanpassing van de kaders en spelregels ten aanzien van de financiële ondersteuning van evenementen. Met dit voorstel wordt hier nader invulling aan gegeven. Bestuurlijk kader b Onvermijdelijk Hangt samen het raadsbesluit rondom afronding transitie Stichting Eindhoven Marketing. Doelstelling Dit voorstel dient tot het vaststellen van programmalijnen, budgetten en kaders op basis waarvan middelen kunnen worden ingezet ter ondersteuning van evenementen. Voorstel 1. de opbrengst toeristenbelasting (begroting 2013 en verder: 1,6 miljoen) in te zetten als budget ter ondersteuning van evenementen op de volgende programmalijnen: a. Kleinschalige evenementen (wijk, buurt, studenten, vrijwilligers) : 35.000,-- b. Eindhoven traditie: 325.000,-- c. Eindhovenementen: 1. Sport: 400.000,-- 2. Cultuur 150.000,-- 3. Overig 200.000,-- Totaal Eindhovenementen 750.000,-- d. On brand evenementen: 490.000,-- 2. toepassen van de navolgende kaders/uitgangspunten bij de beoordeling van financiële ondersteuning van evenementen: a. budget wijk- en buurtevenementen inzetten als werkbudget voor (facilitaire) ondersteuning van kleine evenementen via EHV365;
b. Evenementen in de categorie Eindhoven traditie zijn evenementen die vanuit cultuurhistorie, volkscultuur of jarenlange traditie niet meer uit Eindhoven weg te denken zijn, zonder gemeentelijke ondersteuning geen doorgang kunnen vinden en waarvan het verdwijnen tot maatschappelijke weerstand zal leiden; c. Eindhovenementen zijn (off brand) evenementen op het gebied van Sport, Cultuur en overig vermaak, welke bijdragen aan een attractieve stad voor onze inwoners en bezoekers uit de regio en daarbuiten. Beoordeling van de mate van gemeentelijke ondersteuning vindt plaats via criteria overeenkomstig de uitgangspunten van de maatschappelijke kosten- en baten analyse (MKBA): i. legitimiteit (noodzaak en belang van gemeentelijke inzet) ii. effectiviteit (bijdrage aan vigerend beleid) iii. efficiency (belang en verhouding inzet publieke middelen) iv. risico s (politiek-bestuurlijk, imagoschade) d. On brand evenementen en inzet van het hiervoor beschikbare budget vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van EHV365. 3. De financiering van off brand evenementen (categorieën Eindhoven traditie en Eindhovenementen) vindt plaats middels subsidiering, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen aanvragen ingediend vóór 1 oktober en aanvragen ingediend na 1 oktober. 4. Aan het college van Burgemeester en Wethouders opdracht geven bovenstaande besluiten te verwerken in nadere regels Financiering Evenementen binnen de kaders van de Subsidieverordening gemeente Eindhoven, en deze vast te stellen. Argumenten 1.1 De opbrengst toeristenbelasting blijvend inzetten ten behoeve van evenementen. De inkomsten toeristenbelasting worden op basis van langlopende afspraken met de hotelsector, al jaren ingezet ten behoeve van de financiering van evenementen en de aantrekkelijkheid van de stad in het algemeen. In de loop der jaren is het budget versnipperd geraakt over de inzet ten behoeve van evenementen, overige activiteiten van de voormalige stichting Citydynamiek Eindhoven en diverse gemeentelijke activiteiten op het gebied van evenementen. Tegelijkertijd werden er ook evenementen gefinancierd vanuit andere gemeentelijke budgetten, waardoor er een intransparante situatie is ontstaan. Tegelijk met de transformatie naar de nieuwe citymarketing organisatie Eindhoven 365 (hierna: EHV365) en de herijking van het evenementenbeleid dient ook op dit vlak weer duidelijkheid en transparantie geschept te worden. De afspraken uit het verleden gelden hierbij nog steeds als 2
uitgangspunt, aangezien dit het draagvlak vormt onder het relatief hoge tarief toeristenbelasting in Eindhoven ten opzichte van andere gemeenten. 1.2 De nieuwe programmalijnen scheppen duidelijkheid over verschillende categorieën Daarbij wordt de navolgende indeling in evenementen gemaakt: Kleinschalige evenementen Op wijk- en buurtniveau vinden veel kleinschalige evenementenplaats. Het zijn evenementen die vooral de sociale cohesie in de buurten en wijken versterken. Deze evenementen worden veelal volledig door de wijk-, buurt-, of straatbewoners zelf geïnitieerd en georganiseerd. Ook kleinschalige evenementen van studenten en vrijwilligers vallen hieronder. De materiële ondersteuning van deze evenementen bestaat vaak uit facilitaire bijdragen (bijvoorbeeld het regelen en/of betalen van de noodzakelijke verkeersmaatregelen).binnen het totaal beschikbare evenementen budget is een bedrag van 35.000,= voor deze ondersteuning afgezonderd. Eindhoven Traditie Onder deze noemer passen die evenementen die vanuit cultuurhistorie, volkscultuur of jarenlange traditie niet meer uit Eindhoven weg te denken zijn. Het zijn over het algemeen ook evenementen die voor een lange periode mogen rekenen op ondersteuning. Voor deze categorie is een bedrag van 325.000,= gereserveerd. Tot deze rubriek behoren: Carnaval, St. Nicolaas Intocht, Fakkeltocht 24 december, 18 September defilé, Lichtjesroute, Koninginnedag en de publiekshuldiging bij een PSV kampioenschap. Eindhovenementen Deze categorie omvat die evenementen die vooral bijdragen aan een levendige en aantrekkelijke stad. Een fraaie verzameling van evenementen op het gebied van cultuur, sport en overig vermaak. Binnen deze categorie Eindhovenementen maken we ten behoeve van de variatie in aanbod vooralsnog onderscheid in Sport, Cultuur (onder cultuur vallen ook de muziekevenementen) en de categorie Overig (met name stadsevenementen en divers vermaak wat niet onder sport of cultuur valt). Voor alle Eindhovenementen samen wordt een bedrag van 750.000,-- gereserveerd, met als onderverdeling 400.000,= voor de categorie Sport, 150.000,= voor Cultuur en 200.000,= voor Overig. On brand evenementen. Dit zijn die evenementen die volledig aansluiten bij de citymarketingstrategie van Eindhoven en daar ook mede invulling aan geven. Deze evenementen vallen volledig onder het werkveld van de Eindhoven 365. Voor deze evenementen is een bedrag gereserveerd van 490.000,--. 1.3 Verdeling budget over programmalijnen gebaseerd op huidige situatie Als bijlage is een globaal overzicht toegevoegd van de financiële bijdragen aan evenementen in 2012 en een eerste inschatting van de te verwachten aanvragen 2013. Hierbij is voor 2013 tevens rekening gehouden met de overheveling van de 3
Marathon Eindhoven van de sector Sport & Bewegen naar het evenementenbudget, de overheveling van (een deel van) de kosten van Koninginnedag naar het evenementenbudget, de overdracht van een aantal evenementen van Cultuur naar Evenementen en de inzet van een deel van de extra legesinkomsten als compensatie in het evenementenbudget. Dit overzicht is indicatief. Het college zal jaarlijks met in achtneming van de in dit voorstel opgenomen kaders en procedures besluiten tot definitieve verdeling van de budgetten en toekenning van de bijbehorende subsidies. Hierbij zal ook bekeken worden of de budgetten en de onderverdeling bij de categorie Eindhovenementen ook noodzakelijk blijft. 2.1 Geen gedetailleerde kaders voor Wijk- en Buurtevenementen Gezien de aard van de ondersteuning is er voor gekozen deze ondersteuning onder te brengen bij Eindhoven 365 en de beschikbare middelen in te zetten als werkbudget voor (facilitaire) ondersteuning van kleine evenementen. EHV365 vervult een front-office voor alle evenementen en beschikt tevens over een facilitaire poot binnen hun bedrijfsvoering. De inzet als werkbudget is vergelijkbaar met de inzet van buurtbudgetten. Belangrijk is daarbij dat e.e.a. snel, met kennis van zaken en efficiënt (zonder veel regels en handelingskosten) kan worden uitgevoerd. 2.2 Eindhoven traditie vormt aparte categorie Deze evenementen zijn vanuit cultuurhistorie, volkscultuur of jarenlange traditie niet meer uit Eindhoven weg te denken. Het zijn over het algemeen ook evenementen die voor een lange periode mogen rekenen op ondersteuning. De ondersteuning van die evenementen laat zich moeilijk vangen in algemene criteria. Daarnaast speelt dat door de aard van het evenement, financiële ondersteuning door derden voor deze evenementen, of de mogelijkheid zelf inkomsten te genereren, geheel anders (lees moeilijker) ligt dan bij het gemiddelde evenement. Ons College stelt jaarlijks (vooraf) vast welke traditie-evenementen in aanmerking komen voor ondersteuning en tot welk bedrag. 2.3 Eindhovenementen beoordeeld via MKBA criteria Voor de beoordeling van (de mate van) financiële ondersteuning in deze categorie wordt aansluiting gezocht bij de criteria zoals die ook op andere terreinen worden toegepast in het kader van de MKBA (Maatschappelijke Kosten en Baten Analyse), te weten: - Algemeen. Dit betreft algemene kenmerken, korte omschrijving van het evenement, beoogd doel en gegevens organisator. - Legitimiteit. Dit betreft criteria als: waarom zou er een rol voor de gemeente zijn weggelegd en hoe groot moet deze zijn? Is de inzet van (Eindhovense) publieke middelen verdedigbaar? Er wordt hierbij gekeken naar het aantal (Eindhovense) bezoekers/deelnemers, betrokkenheid Eindhovense organisaties en bedrijven, 4
locatie, media-aandacht voor de stad Eindhoven, economisch rendement voor de stad Eindhoven en (het ontbreken van) entreeprijzen en commerciële doelstellingen. - Effectiviteit. Sluit het evenement aan bij gemeentelijke (beleids)doelstellingen? Op welke wijze is er maatschappelijke behoefte aan het evenement? Specifiek voor sport: betreft het een kernsport van gemeente (of provincie), is het een CTO-sport, is er een relatie met breedtesport, bevordert het evenement de sportparticipatie en zijn er Eindhovense sportverenigingen bij betrokken? Specifiek voor cultuur: sluit het aan bij CultuurTotaal/Metavisie, is er voldoende (intrinsieke) artistieke kwaliteit, is er een koppeling met Eindhoven2018, is er een koppeling met cultuureducatie, zijn er Eindhovense culturele instellingen, kunstenaars of gezelschappen betrokken? Algemeen: Voor alle Eindhovenementen wordt verder gekeken naar aspecten als betrokkenheid Eindhovense maatschappelijke organisaties, scholen en verenigingen, bijdrage aan duurzaamheid/mvo, innovatie en mogelijke bijdrage aan citymarketing Eindhoven. - Efficiëntie. Dit betreft de kwantitatieve onderbouwing (inschatting) van kosten en baten van het evenement, de verhouding van de gemeentelijke bijdrage tot andere publieke en private middelen, sponsoring, aanwezigheid van alternatieve financieringsbronnen, etc. Op basis hiervan wordt beoordeeld of de gemeentelijke bijdrage noodzakelijk en in verhouding is. - Risico s. Vanzelfsprekend wordt er ook gekeken naar de risico s, met name financieel (mocht evenement niet doorgaan, worden wij dan door publieke opinie gedwongen in te springen, of zijn we juist ons geld kwijt?). Ook risico s op imagoschade voor de gemeente Eindhoven worden hierbij meegewogen. 2.4 On brand evenementen. Zowel het accountschap als de financiële ondersteuning van die evenementen berust volledig bij EHV365. Het betreffende budget wordt via de overall subsidiebeschikking (zie raadsbesluit afronding transitie citymarketing) jaarlijks aan Eindhoven 365 ter beschikking gesteld. 3.1 procedure en mandatering besluitvorming De financiering van off brand evenementen (categorieën Eindhoven traditie en Eindhovenementen) vindt plaats middels subsidiering. Jaarlijks worden vóór 1 oktober de aanvragen verzameld, waarna door het college een besluit wordt genomen over de te verlenen subsidies. Voor aanvragen na 1 oktober of lopende het betreffende jaar geldt het navolgende: 5
- Tot een bedrag van 5.000,-- en binnen gereserveerde budget van betreffende programmalijn wordt besluitvorming vanuit het college van Burgemeester en Wethouders gemandateerd op sectorhoofdniveau; - Voor bedragen van 5.000,-- tot 50.000,-- en binnen gereserveerde budgetten van betreffende programmalijn wordt besluitvorming door het college van Burgemeester en Wethouders gemandateerd aan de portefeuillehouder evenementen; - Voor bedragen vanaf 50.000,-- en/of buiten gereserveerde budgetten van betreffende programmalijn: besluitvorming geschiedt door het college van Burgemeester en Wethouders. Het jaar 2013 betreft een overgangsjaar. 3.2 EHV 365 adviseert gemeente vanuit front-office functie voor alle vragen en advisering met betrekking tot evenementen. Alle aanvragen voor subsidiering van Eindhovenementen worden door EHV365 verzameld en voorzien van een advies op basis van genoemde kaders/uitgangspunten, waarna dit intern wordt getoetst aan gemeentelijk beleid, afgestemd met relevante sectoren (bijvoorbeeld Sport & Bewegen, Economie & Cultuur of Mens & Maatschappij) en verwerkt in een voorstel. Hierbij kan de kennis en ervaring vanuit hun opereren als front-office voor alle evenementen worden meegnomen in de advisering. Besluitvorming vindt nadrukkelijk plaats binnen én door de gemeente. 4.1 Opstellen nadere regels Financiering Evenementen Om subsidie-aanvragen via de voorgestelde kaders en procedure te kunnen behandelen is het noodzakelijk dat het college dit vast legt in nadere regels Financiering Evenementen binnen de kaders van de Subsidieverordening gemeente Eindhoven en deze vaststelt. Kanttekeningen Niet van toepassing. Kosten De nieuwe indeling van programmalijnen, verdeling van budgetten en procedures verloopt budgettair neutraal binnen de omvang van de totale inkomsten toeristenbelasting. Het evenementenbudget wordt ten opzichte van de huidige situatie opgetrokken naar de begrote inkomsten toeristenbelasting door overheveling van bestaande evenementenbijdragen aan Marathon en Koninginnedag inclusief de daaraan gekoppelde budgetten buiten het huidige evenementenbudget. Dit zal via een begrotingswijziging in het verzameldossier begrotingswijzigingen verwerkt worden en aan uw raad worden voorgelegd. De toevoeging vanuit de meeropbrengsten leges ten behoeve van de overheveling van evenementen uit het cultuurbudget en de compensatie van de stijgende leges voor 6
maatschappelijk waardevolle evenementen is reeds in de begroting 2013 opgenomen via het legesdossier. Communicatie Het besluit rondom de financiering van evenementen wordt betrokken bij de communicatie over het raadsbesluit Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en Veilig. Planning en uitvoering De nadere regels Financiering Evenementen worden voor 1 januari 2013 door het college vastgesteld. Deze regels worden volgens de geldende regels (opnemen in Gemeenteblad, publicatie in Groot Eindhoven en ter inzage legging) bekendgemaakt. Evaluatie De systematiek rondom de financiering van de evenementen wordt betrokken bij de aangekondigde evaluatie van het evenementenbeleid medio 2014. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b 1 globaal overzicht 2012/2013 a De bijlagen worden meegestuurd b De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,, secretaris. 7
Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ; besluit: 1. de opbrengst toeristenbelasting (begroting 2013 en verder: 1,6 miljoen) in te zetten als budget ter ondersteuning van evenementen op de volgende programmalijnen: a. kleinschalige evenementen (wijk, buurt, studenten, vrijwilligers): 35.000,-- b. Eindhoven traditie: 325.000,-- c. Eindhovenementen: 1. Sport: 400.000,-- 2. Cultuur 150.000,-- 3. Overig 200.000,-- Totaal Eindhovenementen 750.000,-- d. On brand evenementen: 490.000,-- 2. toepassen van de navolgende kaders/uitgangspunten bij de beoordeling van financiële ondersteuning van evenementen: a. budget wijk- en buurtevenementen inzetten als werkbudget voor (facilitaire) ondersteuning van kleine evenementen via EHV365; b. Evenementen in de categorie Eindhoven traditie zijn evenementen die vanuit cultuurhistorie, volkscultuur of jarenlange traditie niet meer uit Eindhoven weg te denken zijn, zonder gemeentelijke ondersteuning geen doorgang kunnen vinden en waarvan het verdwijnen tot maatschappelijke weerstand zal leiden; c. Eindhovenementen zijn (off brand) evenementen op het gebied van Sport, Cultuur en overig vermaak, welke bijdragen aan een attractieve stad voor onze inwoners en bezoekers uit de regio en daarbuiten. Beoordeling van de mate van gemeentelijke ondersteuning vindt plaats via criteria overeenkomstig de uitgangspunten van de maatschappelijke kosten- en baten analyse (MKBA): i. legitimiteit (noodzaak en belang van gemeentelijke inzet) ii. effectiviteit (bijdrage aan vigerend beleid) iii. efficiency (belang en verhouding inzet publieke middelen) iv. risico s (politiek-bestuurlijk, imagoschade) d. On brand evenementen en inzet van het hiervoor beschikbare budget vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van EHV365. 8
3. De financiering van off brand evenementen (categorieën Eindhoven traditie en Eindhovenementen) vindt plaats middels subsidiering, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen aanvragen ingediend vóór 1 oktober en aanvragen ingediend na 1 oktober. 4. Aan het college van Burgemeester en Wethouders opdracht geven bovenstaande besluiten te verwerken in nadere regels Financiering Evenementen binnen de kaders van de Subsidieverordening gemeente Eindhoven, en deze vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van, voorzitter., griffier. BA12028744 9