Infomobiel v.a. versie 12.00 Cursus onderdelen administratie Infomotive International B.V. Nijverheidsweg 6 5061 KL Oisterwijk http://www.infomotive.nl
Factureren vanuit de onderdelen administratie Met behulp van de onderdelenadministratie worden facturen gemaakt op basis van de klant. In de onderdelenadministratie wordt dus geen kenteken gebruikt. Middels de klant passant (F7) is een eenmalige factuur te maken zonder alle klantgegevens in te moeten vullen. Meestal wordt hier echter een aparte kontantklant voor aangemaakt. (C) Infomotive International B.V. 2
Magazijnverkoop onderdelen menu 1. Afleverbon invoeren; om een bon te maken voor uw klant. Middels afdrukken verzamelfacturen (keuze 3) worden alle bonnen per klant verzameld en op 1 factuur afgedrukt. 2. Magazijnfactuur invoeren; om uw klant direkt van een factuur voor de geleverde onderdelen te voorzien. (Deze factuur is nog wel om te zetten naar een afleverbon) 3. Afdrukken verzamelfacturen; om alle afleverbonnen en gereedgemelde magazijn orders in 1 run te printen als facturen. 4. Magazijnorder invoeren; lijkt op een afleverbon, maar de magazijnorder is te wijzigen (keuze 5) 5. Magazijnorder wijzigen; om de order op te hogen, te verlagen. 6. Magazijnorder gereedmelden; om de order af te werken en klaar te zetten voor Afdrukken verzamelfacturen (Keuze 3) 7. Kopie-factuur; om reeds gemaakte facturen nogmaals af te drukken. Op de print staat echter duidelijk vermeld dat het om een kopie factuur gaat. 8. Magazijn factuur crediteren; om een reeds gemaakte factuur in het totaal te crediteren. (C) Infomotive International B.V. 3
Wat faktureert u in het magazijn? Faktureerkodes 1. APK 2. Afmeldkosten 3. Milieuheffing 4. Kleinmateriaal 5. Uurloon Kortom; alles wat u niet kunt vastpakken Onderdelen 1. Bougie s 2. Accu s 3. Ruitenwissers 4. Filters 5. Banden Kortom; alles wat u wel kunt vastpakken (C) Infomotive International B.V. 4
Of u kombineert alles in een receptuur! Receptuurkode GB10 Grote beurt bij 10.000 Km Faktureerkodes voor deze beurt APK AF U(urloon) Onderdelen voor deze beurt Oliefilter Luchtfilter Bougies Faktuur/werkordertekst 10.000 Km beurt incl. APK volgens fabrieks-specifikaties (C) Infomotive International B.V. 5
Tijdens de onderdelen facturatie Kunt u een nieuwe klant aanmaken Kunt u vrije tekst ingeven Kunt u sluitregels ingeven Kunt u garantiebepalingen vastleggen Faktureerkodes, onderdelen en recepturen dienen bij voorkeur reeds aanwezig te zijn. (C) Infomotive International B.V. 6
Onderhouden faktureerkodes Alle Alle faktureerkodes faktureerkodes welke welke met met een een U beginnen beginnen slaan slaan op op U(urloon)!!! U(urloon)!!! (C) Infomotive International B.V. 7
Onderhouden onderdelen (C) Infomotive International B.V. 8
59. Onderhouden onderdeel-groeps-gegevens I Met onderhouden onderdeel-groepsgegevens kunt u voor onderdeelgroepen een standaard sjabloon aanmaken die 90% van de onderdelen-invoer uit handen neemt. Hiernaast ziet u voor de groep BAN (banden) de doorboekgegevens voor de boekhouding ingevuld. Indien u een nieuw onderdeel (in onderhouden onderdeelgegevens) aanmaakt, kunt u de staminformatie van de groep BAN overnemen. Dit scheelt u veel tijd per nieuw aan te maken band. (Zie volgende dia voor onderdeel stamgegevens) (C) Infomotive International B.V. 9
59. Onderhouden onderdeel-groeps-gegevens II Met onderhouden onderdeel-groepsgegevens kunt u voor onderdeelgroepen een standaard sjabloon aanmaken die 90% van de onderdelen-invoer uit handen neemt. Hiernaast ziet u voor de groep BAN (banden) de standaard gegevens ingevuld. Indien u een nieuw onderdeel (in onderhouden onderdeelgegevens) aanmaakt, kunt u de staminformatie van de groep BAN overnemen. Dit scheelt u veel tijd per nieuw aan te maken band. (Zie ook vorige e dia voor onderdeel doorboekgegevens) (C) Infomotive International B.V. 10
Onderhouden recepturen U kunt kunt met met vaste vaste receptuurprijzen receptuurprijzen werken. werken. U dient dient dan dan wel wel een een grootboekrekening grootboekrekening voor voor het het extra extra resultaat resultaat in in te te voeren. voeren. (C) Infomotive International B.V. 11
Magazijn factuur invoeren Vul bij klant de juiste zoeknaam in. Is de zoeknaam reeds bekend, dan verschijnen alle gegevens in de kop van de magazijn factuur. Is de klant niet bekend, dan kunt u de klant direct in onderhouden klantgegevens aanmaken. U kunt tevens op verschillende manieren zoeken met F2 = inhoud klanten. Eerste gedeelte van de zoeknaam ingeven en dan op F2 drukken. F2 + F2 = filter, waar u bv. de woonplaats invult waarna een lijst verschijnt met alle klanten die aan uw filter voldoen. (C) Infomotive International B.V. 12
Kopgegevens magazijn factuur In de kop van de magazijn factuur komen alle gegevens te staan met betrekking tot de klant. Daarnaast worden in de kop de betaalwijze, eventuele receptuur, orderdatum en leverdatum alsmede referentie van de klant en verzendwijze ingegeven. Daarnaast kunt u nog aangeven of het spoed en/of backorder betreft. Deze ingaves kunnen de prijzen van de te leveren onderdelen beinvloeden. Dit laatste is echter een optionele module (grossiersuitbreiding) van Infomobiel. Indien ingesteld bestaat de mogelijkheid om met kostenplaatsen te werken. Dit houdt in dat een alternatief grootboekschema wordt gehanteerd. (C) Infomotive International B.V. 13
Magazijn factuur tekst Nu kunnen de uit te voeren werkzaamheden uitgebreid worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de uit te voeren werkzaamheden uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle gegevens uit de receptuur zijn aan te passen. Regels die u laat voorafgaan door een * worden alleen op de werkorder afgedrukt en niet op de factuur. Regels voorafgegaan door een # zijn uitsluitend op het scherm zichtbaar. (C) Infomotive International B.V. 14
De factureercodes op de magazijn factuur Nu kunnen de factureercodes worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de factureercodes uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle factureercodes uit de receptuur zijn aan te passen. Factureercodes zijn die codes die u niet vast kunt pakken, en de codes die met een U(urloon) beginnen staan in de recapitulatie, en later in uw bedrijfsgegevens onder ARBEIDSLOON. (C) Infomotive International B.V. 15
De onderdelen op de magazijn factuur Nu kunnen de onderdelen worden ingevuld. Let op; indien er met een receptuur gewerkt wordt, worden de onderdelen uiteraard overgenomen van de receptuur. Alle onderdelen uit de receptuur zijn aan te passen. Aan het einde van iedere regel (zowel bij factureercodes, als bij onderdelen) kunt u aangeven voor wie de kosten bestemd zijn. K = voor rekening Klant de klant betaald de kosten I = voor rekening Intern het eigen bedrijf betaald de (kostprijs)kosten C = voor rekening Claim De leverancier van de onderdelen betaald de (kostprijs)kosten en de onderdelen komen terecht in het claimregister dat uitgerpint kan worden. (C) Infomotive International B.V. 16
Onderdelen zonder nummer (F7)en vanuit een externe Database Met functietoets F7 kunt u onderdelen opvoeren zonder nummer. Deze onderdelen komen dus niet voor in uw administratie (zowel in interne onderdelen als in externe onderdelen) en worden dus incidenteel verkocht. Als u met F7 een onderdeel zonder nummer toevoegd wordt u gevraagd eerst de inkoopprijs in te vullen. Dit omdat pas dan een marge berekend kan worden. Met F8 kunt u (optioneel) ontsnappen naar de Aldoc, EDA of H-base alwaar u uw onderdelen selecteerd. Deze worden desgewenst meegenomen op uw factuur, bon of order. (C) Infomotive International B.V. 17
De sluitregel op de magazijnfactuur De sluitregels kunnen ingevuld worden. Middels de diversen, besturingsgegevens kunnen echter vaste sluitregels aangemaakt worden voor de magazijnfactuur die automatisch worden ingevoegd bij iedere nieuwe facuur/bon of order. Zoals alle gegevens kunnen ook de sluitregels desgewenst aangepast worden. (C) Infomotive International B.V. 18
De magazijn factuur specifikatie De factuurspecificatie geeft een inzicht in de bedragen van; Vaste prijs vanuit de receptuur Onderdelen Arbeidsloon (fact.codes met een U) Diversen (overige fact.codes) BTW Te betalen Indien akkoord druk op de S van Start afdrukken (van de magazijn factuur), indien u niet zeker bent kan eerst een P van Proefafdruk worden gekozen. Middels de W van Wijzigen zijn alle onderdelen van de factuur aan te passen, en met de V, verwijder je de gehele magazijn factuur. Kiest u hier voor de A (omzetten naar Afleverbon) dan wordt i.pv. Een factuur een magazijnbon geprint. (C) Infomotive International B.V. 19
De factuur geprint De afleverbon geprint (C) Infomotive International B.V. 20
Alles ingevuld? Indien u alle voorgaande stappen heeft doorlopen, bent u klaar om met uw bedrijfsadministratie te beginnen. Zowel Infomobiel als Infoboek zijn optimaal ingericht om u van alle management-informatie te voorzien die u zich maar kunt wensen. (C) Infomotive International B.V. 21
Verplicht lijstwerk (overzichten) Vanuit Infomobiel dagelijks; 1. Het verkoopboek 2. Overzicht dag/week resultaten Vanuit Infomobiel wekelijks; 1. Overzicht dag/week resultaten Vanuit Infomobiel maandelijks; 1. Overzicht Maand/Jaar-resultaten 2. Overzicht onderdeelgegevens (voorraadlijst) 3. Openstaande posten per klant 4. Betalingsverzoeken (C) Infomotive International B.V. 22