INLICHTINGENBLAD VOOR DE AANWERVING VAN EEN DEELTIJDSE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER WOONZORGCENTRUM C1-C3 (M/V) IN CONTRACTUEEL VERBAND VOOR ONBEPAALDE DUUR EVENALS VOOR HET AANLEGGEN VAN EEN WERVINGSRESERVE VAN 2 JAAR VOOR VOLTIJDSE/DEELTIJDSE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER C1-C3 (M/V). 1.ALGEMENE TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN Voor de toelating tot een betrekking gelden volgende algemene voorwaarden : 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. Voor de indiensttreding zal de kandidaat zich laten onderzoeken bij de arbeidsgeneesheer. Bij meerdere geslaagde kandidaten zal conform het getrapt vergelijkend examensysteem het vast bureau bij voorrang en bij uitsluiting van alle andere kandidaten aanstellen uit die kandidaten die 1. 90% of meer behaalden op het totaal van de punten Zijn er geen die 90% of meer behaalden dan uit de kandidaten die: 2. 80% of meer behaalden op het totaal van de punten Zijn er geen die 80 % of meer behaalden dan uit de kandidaten die: 3. 70% of meer behaalden op het totaal van de punten Zijn er geen die 70% of meer behaalden dan uit de kandidaten die: 4. 60% of meer behaalden op het totaal van de punten De betrekkingen bij het bestuur zijn toegankelijk voor vrouwen en mannen. 2. INDIENEN DER KANDIDATUREN Solliciteer uiterlijk tegen 04 APRIL 2016 en bij voorkeur online op www.ocmwberlare.be/jobs of per post met het standaard sollicitatieformulier (zie punt 7) tav de voorzitter, Baron Tibbautstraat 29a, 9290 Berlare. 1/8
3.FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER WOONZORGCENTRUM C1-C3 Plaats in het organogram Dienst : woonzorgcentrum Staat onder leiding van : directeur woonzorgcentrum Geeft leiding aan : / Hoofddoel van de functie: De administratief medewerker WZC zorgt voor het onthaal in het woonzorgcentrum, de algemene administratieve taken, het beheer van de bewonersdossiers en de facturatie met het oog op een optimale administratieve dienstverlening voor bewoners en OCMW. Taakinhoud Specifieke resultaatgebieden: 1. Instaan voor het administratief beheer van bewonersdossiers aanmaken en bijhouden van de bewonersadministratie in het softwarepakket bijhouden, inbrengen en verzenden van de aan-en afwezigheden van de bewoners bijhouden, inbrengen en verzenden van katz-schalen van de bewoners facturatie aan bewoners, bewonerskosten bijhouden en verwerken, facturen facturatie RIZIV, controleren, afdrukken, verzenden en klasseren administratief beheer van dossiers bewoners woonzorgcentrum en sociale dienst-ouderenzorg 2. Registreren, sorteren en verwerken van inkomende en uitgaande briefwisseling of ander communicatieverkeer volgens de voorgeschreven procedures sorteren van de briefwisseling inscannen van de briefwisseling voor het WZC uitdelen van de post voor bewoners uitgaande briefwisseling wegbrengen mails doorsturen en verwerken 2/8
3. Instaan voor de uitvoering en opvolging van algemene administratieve taken zodat de dienstverlening optimaal kan verlopen administratieve taken bij de opname van een nieuwe bewoner bijhouden en aanvullen lijsten zoals telefoonlijsten, bewonerslijsten, verslagen opmaken van diverse vergaderingen opmaken en afdrukken van de huiskrant, weekplanningen en menu diverse documenten kopiëren, faxen, klasseren archiveren van documenten 4. Instaan voor logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal wordt ondersteund reserveren van vergaderzalen bestellen van kantoormateriaal verwerken van gegevens voor afdelingen 5. Beheer van gelden, onder de supervisie van de directeur, zodat deze op een correcte en overzichtelijke manier worden bijgehouden bijhouden van de in-en uitgaven van de bewoners in beheer, betalen van kleine aankopen voor de bewoners bijhouden en uitbetalen van de zakgelden aan de bewoners bijhouden en registreren van de provisie uitgaven van het OCMW registreren van aankopen door personeel zoals maaltijdbonnetjes openhouden van de Grutto-shop Generieke resultaatgebieden 1. Begeleiden van stagiairs, medewerkers met sociale tewerkstellingscontracten, naar een kwaliteitsvolle dienstverlening fungeren als aanspreekpunt helpen en begeleiden bij het uitvoeren van moeilijke opdrachten toezicht houden op uitvoering van taken geven van duidelijke uitleg 3/8
2. Informeren en helpen van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier, zowel telefonisch, mondeling als schriftelijk geven van inlichtingen over het eigen vakgebied aan klanten, burgers, bewoners, familie, leveranciers, andere organisaties,... doorverwijzen van de klant indien nodig uitleg geven omtrent geldende procedures meedenken aan klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures afleveren van de vereiste documenten opvolgen van de informatie die de klant opvraagt 3. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een goede samenwerking rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake bepaalde situaties of acties, constructief deelnemen aan werkoverleg formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening signaleren van onregelmatigheden, defecten en klachten, informeren en afspraken maken met collega s inzake projecten, acties, klanten of bewoners, Competenties 1. Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid 2. Kwaliteitsvol werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen Volgt de afgesproken procedures, normen en deontologische code stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is voorkomt dat er fouten worden gemaakt 3. Inzet werkt met enthousiasme en gedrevenheid stelt zich positief op staat open voor vragen en taken die op zich afkomen gaat ervoor om de taken uit te voeren durft verantwoordelijkheid te nemen 4/8
4. Ordelijk werken houdt de werkomgeving en het materiaal net voert het werk verzorgd uit en ruimt op bergt documenten en materialen logisch en op de juiste plaats op behandelt het materiaal met zorg 5. Zelfstandig werken kan met de nodige instructies aan de slag is stipt in het nakomen van afspraken kan werken zonder externe controle stuurt bij indien er fouten optreden werkt taken volledig en tijdig af 6. Flexibiliteit verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen herkent weerstand en gaat hier gepast mee om werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen 7. Schriftelijk communiceren schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw past taalgebruik aan de doelgroep aan hanteert een correct taalgebruik schrijft helder, beknopt en foutloos 8. Mondelinge communicatie Formuleert helder en duidelijk Houdt een samenhangend betoog Sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties Kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzicht van één persoon Vraagt door op gegeven informatie Toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen Brengt structuur en geeft houvast Gaat strategisch om met argumenten 9. Samenwerken overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang helpt anderen stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep zoekt mee naar oplossingen bij conflicten gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid Technische kennis kennis en structuur van het woonzorgcentrum en het OCMW Elementaire wiskundige en boekhoudkundige kennis MS Word, Excel Arbeidsomstandigheden beeldschermwerk, dienstverplaatsingen mogelijk 5/8
4.BIJZONDERE AANWERVINGSVOORWAARDEN Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1 voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 19 juli 1966; 2 slagen voor de selectieprocedure; 3 in het bezit zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs; 5.SELECTIEPROGRAMMA De kandidaten worden ten minste vijftien kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats waar en dag en uur waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. Indien de uiterste datum op een zaterdag, zondag of feestdag valt wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende werkdag. De mededeling gebeurt naar keuze met behulp van brief of email. Voor deze functie wordt een PRESELECTIE gehouden, die bestaat uit een functiegerelateerde test, die de administratieve vaardigheden en de kennis van WORD meet. Enkel de 20 beste geslaagde kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor de eigenlijke selectieprocedure. Om als geslaagd te worden beschouwd tijdens de eigenlijke selectieprocedure, moeten de kandidaten voor elk examengedeelte vijftig procent van de punten behalen. Indien een examengedeelte meer dan één proef omvat, moeten zij bovendien vijftig procent van de punten behalen op elk van die proeven en in totaal een minimum van zestig procent. 1. Schriftelijk gedeelte 60 punten schriftelijke proef om de functierelevante resultaatgebieden en competenties te testen 2. Mondeling gedeelte 40 punten een gestructureerd interview 6.VERLONING U start in weddenschaal C1 (wedde afhankelijk van de anciënniteit). Anciënniteit uit de publieke (volledig) én privé-sector (relevante ervaring) kunnen in aanmerking worden genomen. Op basis van anciënniteit en gunstige evaluatie kan u doorschalen naar schaal C2, C3. EXTRA VOORDELEN: U kan gratis worden opgenomen in de collectieve polis hospitalisatieverzekering na één jaar tewerkstelling en u krijgt maaltijdcheques ter waarde van 7,50. Woonwerkverkeer met de fiets wordt eveneens vergoed. Het OCMW stelt op de middag broodjes en maaltijden aan personeelstarief ter beschikking. U ontvangt een eindejaarstoelage. U geniet van 26 dagen wettelijke vakantie, 11 feestdagen en twee kermisdagen. Het OCMW organiseert regelmatig activiteiten voor zijn personeelsleden. 6/8
C1 C2 C3 EURO EURO EURO BRUTO Maandbedrag Aan huidige index Maandbedrag Maandbedrag Beginwedde 1816,15 1909,98 2131,13 Na 1 jaar 1896,57 1983,69 2218,25 Na 2 jaar 1896,57 1983,69 2218,25 3 1976,99 2064,11 2298,67 4 1976,99 2064,11 2298,67 5 2050,71 2144,53 2379,09 6 2050,71 2144,53 2379,09 7 2131,13 2224,95 2466,21 8 2131,13 2224,95 2466,21 9 2211,55 2305,37 2546,63 10 2211,55 2305,37 2546,63 11 2291,97 2385,79 2633,76 12 2291,97 2385,79 2633,76 13 2372,39 2466,21 2714,18 14 2372,39 2466,21 2714,18 15 2452,81 2546,63 2794,60 16 2452,81 2546,63 2794,60 17 2533,23 2627,05 2881,72 18 2533,23 2627,05 2881,72 19 2613,65 2707,47 2962,14 20 2613,65 2707,47 2962,14 21 2694,07 2781,19 3049,26 22 2694,07 2781,19 3049,26 23 2767,79 2861,61 3129,68 24 2767,79 2861,61 3129,68 25 2848,21 2942,03 3210,10 26 2848,21 2942,03 3210,10 27 2942,03 3055,96 3324,03 7/8
7. SOLLICITATIEFORMULIER UITERSTE INSCHRIJVINGSDATUM = 04 APRIL 2016 Ondergetekende stelt hiermee zijn/haar kandidatuur voor de functie van deeltijds administratief medewerker WZC (m/v) IN CONTRACTUEEL VERBAND VOOR ONBEPAALDE DUUR en de opname in de wervingsreserve van algemeen administratief medewerker Persoonlijke gegevens : voornaam en naam: adres: telefoonnummer: gsm-nummer: e-mailadres: geboortedatum: / / geboorteplaats: rijksregisternummer: U dient volgende documenten bij te voegen tegen uiterlijk 04 april 2016, zoniet zal u niet toegelaten worden tot de verdere selectieprocedure: o o Curriculum Vitae Kopie van diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld MOTIVATIE Ik verklaar hierbij dat ik voldoe aan de bijzondere aanwervingsvoorwaarden, zoals beschreven in de inlichtingenbundel. Plaats : Datum : / / Handtekening : De gegevens die u op dit formulier invult worden verzameld in het bestand van werkzoekenden voor aanwervingen in het OCMW van Berlare. Ze worden beschermd door de wet op de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992. Voor inzage of verbetering van uw gegevens kunt u zich richten tot : OCMW Berlare -personeelsdienst B. Tibbautstraat 29a, 9290 Berlare - Tel 09 326 97 15 8/8