INFORMATIEBUNDEL VACATURE BIBLIOTHEEK-ASSISTENT

Transcriptie

1 INFORMATIEBUNDEL VACATURE BIBLIOTHEEK-ASSISTENT Het gemeentebestuur van Wingene gaat over tot de aanstelling van een deeltijds contractueel bibliotheek-assistent (C1-C3) voor onbepaalde duur. Er wordt een wervingsreserve van 2 jaar aangelegd. Functie- en competentieprofiel 1. PLAATS IN HET ORGANOGRAM De bibliotheek-assistent maakt in de nieuwe organisatiestructuur deel uit van de afdeling Mens en zal rapporteren aan de bibliothecaris. Deze afdeling wordt verantwoordelijk voor alle persoonsgebonden materie, d.w.z. alle activiteiten met een administratieve, sociale of vrijetijdsgebonden invalshoek. 2. WAARDEN VAN GEMEENTE EN OCMW WINGENE Het personeel van gemeente en OCMW Wingene bepaalde samen de waarden waar wij voor staan. 1

2 Zorg Zorgen voor de groep en het individu Respect en waardering voor de personen rondom ons Collega s vormen één team waarin iedereen zich verbonden en betrokken voelt Eigenheid van de persoon, iedereen is uniek Open Open communicatie tussen leidinggevende en werknemer en tussen werknemers onderling Een goede doorstroom van kennis en informatie Vertrouwen hebben in elkaar en elkaars capaciteiten Taken en opdrachten met open geest en houding benaderen Raak Gedreven om te streven naar een gemeenschappelijk doel, efficiëntie en kwaliteitsvol werk Toejuichen en stimuleren van eigenaarschap Zoeken naar oplossingen, we durven voor de spiegel staan en leren uit onze ervaringen en fouten Trots en fier op het bekomen resultaat Ondernemend Aanmoedigen van ondernemerschap en innovatie Goesting en passie voor de organisatie zijn onze drijfveren Initiatief nemen en beslissingsruimte krijgen Ambitieus zijn en grenzen durven verleggen 2

3 3. DOEL VAN DE FUNCTIE De bibliotheek-assistent verzorgt de taken betreffende de organisatie en de opvolging van de uitleenadministratie. De bibliotheek-assistent helpt mee aan de collectievorming en aan andere projecten en activiteiten binnen de bibliotheek in functie van een kwalitatief en gevarieerd aanbod naar de burgers toe en een klantgerichte en kwaliteitsvolle dienstverlening. 4. RESULTAATSGEBIEDEN Resultaten inzake taakuitvoering De organisatie verwacht resultaten op het vlak van: Kwantiteit van het werk; Kwaliteit van het werk en behandeling van klachten; Beleidsvoorbereidend werken Resultaten inzake organisatie en interne werking De organisatie verwacht resultaten op het vlak van: Het volgen van de interne regels en afspraken betreffende de wijze van taakuitvoering; Planning en organisatie van het werk; Interne en externe communicatie; Samenwerken en waar nodig de grenzen van de eigen functie overstijgen; Resultaten inzake gebruik van middelen De organisatie verwacht resultaten op het vlak van: Efficiënt werken en zuinig omspringen met materialen, inzet van personeel en budget, bewust effectief en efficiënt omspringen met werktijd en middelen; Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen, verantwoordelijkheid voor het budget nemen. Resultaten inzake verbetering: De organisatie verwacht resultaten op het vlak van: Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten; Vanuit de eigen expertise verbetering en innovatie faciliteren en promoten; Positief-kritisch zijn en actief meedenken en meewerken op het vlak van continue verbetering van de organisatie. 5. KERNRESULTAATSGEBIEDEN Onthalen, informeren en helpen van burgers/externen/internen met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening Onthalen van burgers/externen Geven van correcte informatie of doorverwijzen indien nodig Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures Opvolgen van informatie die burgers/externen opvragen Verzorgen van de uitleenadministratie 3

4 Bijhouden en opvolgen van de uitleningen en reserveringen Innen, controleren en beheren van dagontvangsten (o.a. inschrijvings-, en boetegelden,.) Opmaken van kassaverslagen en andere financiële rapporten Uitvoeren van bibliotheek-technische werkzaamheden in functie van een optimaal beheer van bibliotheekmateriaal en -accommodatie Invoeren en actualiseren van gegevens bibliotheekmateriaal in elektronisch bibliotheeksysteem Uitstallen van bibliotheekmateriaal in rekken en standen Aankleden van de bibliotheek Afvoeren van verouderd materiaal Uitvoeren van kleine herstellingswerken (o.a. kaften van boeken, ) Coördineren van een project/product/dossier Inwinnen van informatie Uitvoeren van onderzoek, bvb. op vlak van reglementering, of detecteren van behoeften bij klanten Opmaken van draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen Uitvoeren van allerlei formaliteiten of procedures Behouden van overzicht en bijsturen indien nodig Instaan voor administratieve en/of praktische ondersteuning Opmaken van brieven, nota s, Reserveren van zalen, zorgen voor catering Bestellen van materiaal Nazien, bvb. van documenten, formulieren, facturen Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening Constructief deelnemen aan het werkoverleg Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering Formuleren van suggesties die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben Polyvalent meewerken aan eenvoudige opdrachten bij andere ploegen of diensten 6. GEDRAG EN ATTITUDE Inzet Je werkt met enthousiasme en gedrevenheid en bent gemotiveerd. Je stelt je positief op. Je staat open voor vragen en taken die op je afkomen. Je neemt je taak serieus op, voert ze spontaan en vlot uit, bent flexibel en bereid een extra inspanning te leveren wanneer het werk daarom vraagt. 4

5 Je neemt verantwoordelijkheid op wanneer gewenst. Je gedraagt je als een goede huisvader, in die zin dat je zuinig omgaat met de financiële middelen. Je getuigt van voldoende inzet, discipline, initiatief en een doe-mentaliteit. Integriteit en correct zijn Je geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten. Je houdt rekening met de waardigheid van iedereen (niet pesten, correct gedrag) en toont respect in contacten met collega s, mandatarissen, inwoners Je wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie. Je houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor jezelf niet de meest gunstige keuze is. Je hebt aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Je houdt je aan de regels inzake gebruik van materiaal, diefstal, roken, alcohol, drugs, aanvragen van vergoedingen Loyaal zijn Je werkt actief en constructief mee aan de realisatie van de opdracht en de doelstellingen van de gemeente en wijd je met maximale inzet aan de job. Je formuleert adviezen en voorstellen op basis van een duidelijke voorstelling van de feiten en voldoende argumenten. Je voert een door een bevoegd orgaan of leidinggevende genomen beslissing snel en efficiënt, met in acht name van de geldende regelgeving, uit. Je streeft naar een constructieve manier van samenwerken (teamvorming). Zorgvuldig zijn Je past richtlijnen en procedures met zin voor kwaliteit nauwgezet toe. Je springt zorgvuldig om met de werktijd, respecteert uurroosters en alle mogelijke vormen van privé-activiteiten (telefoonverkeer, ) worden maximaal vermeden conform de bepalingen van de deontologische code. Je gebruikt overheidseigendom niet voor persoonlijke doeleinden en gebruikt en beheert ze zorgvuldig en als een goede huisvader. Je past de regels inzake persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkledij nauwgezet toe. Vriendelijkheid Je luistert naar de vragen van burgers, collega s en de leidinggevende. Je straalt vriendelijkheid uit. Je beantwoordt of verwijst klachten of vragen door op een gepaste manier. 7. KENNIS Je beschikt over een basiskennis van regelgeving en specifieke materie van de job. Je hebt een basiskennis van de sector. Je hebt een grondige kennis van software. Je hebt een basiskennis van de eigen organisatie. 5

6 8. COMPETENTIES Klantgerichtheid Je leeft je in de situatie van klanten in Je stelt je dienstverlenend op voor iedereen Je speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen Je neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Je streeft naar klanttevredenheid Samenwerken Je overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Je leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na Je blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Je helpt anderen Je stelt het gezamenlijk belang boven het eigen belang Je stelt je positief op, brengt energie en dynamiek in de groep Je zoekt mee naar oplossingen bij conflicten Je gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Flexibiliteit Je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Je kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen Je herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Je werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af Je toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Mondeling communiceren Je formuleert helder en duidelijk Je houdt een samenhangend betoog Je sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties Je kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon Je vraagt door op gegeven informatie Je toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen Je brengt structuur en geeft houvast Je gaat strategisch om met argumenten Nauwgezetheid Je komt gemaakte afspraken na Je controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig Je houdt je aan de afgesproken norm qua detail en afwerking Je bent aandachtig en werkt geconcentreerd Kwaliteitsvol werken Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit Je evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen Je stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is Je voorkomt dat er fouten worden gemaakt Ordelijk werken Je houdt de werkomgeving en het materiaal net Je voert het werk verzorgd uit en ruimt op Je bergt documenten en materialen logische en op de juiste plaats op Je behandelt het materiaal met zorg Zelfstandig werken Je kan met de nodige instructies aan de slag Je bent stipt in het nakomen van afspraken Je kan werken zonder externe controle Je stuurt bij indien er fouten optreden 6

7 Je werkt taken volledig en tijdig af 9. AANWERVINGSVOORWAARDEN Je bent in het bezit van een getuigschrift of diploma van hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld diploma. Je beschikt over minimaal 2 jaar relevante ervaring of je bent in het bezit van een aanvullende gespecialiseerde opleiding. In het bezit zijn van het certificaat initiatie tot de Bibliotheek-, documentatie- en informatiekunde is een pluspunt Je bent in het bezit van minstens een rijbewijs B Je slaagt voor het aanwervingsexamen. 10. INLICHTINGEN Wij bieden: Een boeiende afwisselende opdracht met kansen om jezelf te ontwikkelen en te groeien in je job. Een deeltijdse tewerkstelling (19u/week) in contractueel verband voor onbepaalde duur. Een bruto maandwedde (C1-C3): min ,55 euro en max ,36 euro. Het loon wordt aangevuld met diverse vergoedingen en extralegale voordelen, onder meer maaltijdcheques (7 euro), fietsvergoeding, vakantiegeld, eindejaarspremie, tweede pensioenpijler, hospitalisatieverzekering en interessante vakantieregeling. Graad C1-C2-C3 (loonindex 1,6734) C1 C2 C3 ongeïndexeerd geïndexeerd geïndexeerd ongeïndexeerd geïndexeerd geïndexeerd ongeïndexeerd jaarsalaris jaarsalaris maandsalaris jaarsalaris jaarsalaris maandsalaris jaarsalaris geïndexeerd jaarsalaris geïndexeerd maandsalaris , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,36 7

8 Selectieprocedures: Bij gemeente Wingene worden kandidaten geselecteerd op basis van hun competenties en wordt geen onderscheid gemaakt op basis van leeftijd, geslacht De kandidaten dienen te slagen in de selectieproeven bestaande uit een schriftelijke proef, een mondelinge proef en psychotechnische testen. Schriftelijk deel (50 pt) Eén of meerdere cases met betrekking tot zaken die rechtstreeks verband houden met het werkgebied van de dienst en de eigen bevoegdheden, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. In dit onderdeel worden de competenties vereist voor de functie op basis van de resultaatsgebieden in de functiebeschrijving en de vereiste competenties getoetst. Proef die de nodige basiskennis van de gemeentelijke organisatie, werking en/of regelgeving m.b.t. de functie toetst. Deze proef kan deels of geheel verwerkt worden in het luik cases. Proef informatica die de kennis en vaardigheden van noodzakelijke informaticatoepassingen toetst. De proef informatica kan deels of geheel verwerkt worden in het luik cases. Mondeling deel (25 pt) Mondelinge toelichting bij het schriftelijk deel waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van het functie- en competentieprofiel getoetst worden. Interview waarin er getoetst wordt naar de competenties die vereist zijn voor de functie en waarin er gepeild wordt naar de motivatie en interesse voor het werkterrein Deel psychotechnische testen (25 pt) Om toegelaten te worden tot het deel psychotechnische testen dienen de kandidaten op het schriftelijk én mondeling deel samen 60% van de punten behalen. Eindrangschikking Om als geslaagd te worden beschouwd, dienen de kandidaten: op het schriftelijk en mondeling deel afzonderlijk 50% van de punten te behalen. op het schriftelijk en mondeling deel samen 60% van de punten te behalen. op het deel psychotechnische testen minstens 50 % van de punten te behalen. Kandidaatstelling: Vind je je terug in dit profiel? Aarzel dan niet om je kandidaat te stellen via onze website of via mail op vacatures@wingene.be. Je bezorgt ons je cv met je motivatiebrief en een kopie van het vereiste diploma uiterlijk 1 oktober De informatiebundel voor deze vacature kan je terugvinden op onze website of opvragen bij de personeelsdienst: