Handleiding direct e-mailen en het mailcenter Dit document dient als uitleg voor het versturen van mail direct uit LISA. Dit kan door middel van direct mail of via het mailcenter. Contents Handleiding direct e-mailen en het mailcenter... 1 Let op!... 2 Het activeren van direct mail & mailcenter... 2 Het aanmaken van de e-mailadressen... 2 Het invoeren van de afzender e-mailadressen... 2 Het koppelen van het e-mailadres aan de LISA gebruiker... 2 Gebruik maken van direct mailen... 3 Bulk e-mail... 3 Ledenselectie... 5 Arbitrage... 5 Algemeen... 6 Grote hoeveelheden mails... 6 Mailcenter... 7 Templates... 7 Ontvangergroepen... 7 Uitzonderingen... 7 Doelgroepen... 7 E-mails... 7 Preview en verzenden... 7 Aanmaken van de template... 8 Aanmaken van de Ontvangergroepen... 9 Uitzonderingen... 10 Doelgroepen... 11 Email/nieuwsbrief aanmaken... 12 Het versturen... 13 1
Let op! Het direct mailen & mailcenter is bedoeld om niet via het eigen mailprogramma maar direct vanuit LISA e-mails te versturen. Het direct e-mailen kan aan iedere LISA gebruiker worden gekoppeld, tegelijkertijd adviseert LISA voorzichtig hiermee om te gaan aangezien heel eenvoudig er een mailtje naar de hele vereniging kan worden gestuurd! Het activeren van direct mail & mailcenter Voordat de vereniging aan de slag kan met het direct mail en/of het mailcenter moet deze functionaliteit worden ingericht via de beheerder. Het aanmaken van de e-mailadressen Via het supportcenter in LISA kunt u e-mailadressen aanmaken, toevoegen en/of verwijderen. Zie hiervoor in de help het document e-mail beheer. Het invoeren van de afzender e-mailadressen De beheerder van het systeem gaat naar de optie LISA gebruikers, vierde tabblad: Hier voert de beheerder in vanaf welke e-mailadressen er e-mails uit het systeem mogen worden verstuurd. Dit zijn geen privé e-mailadressen (zoals @planet.nl, @ziggo.nl, @upc.nl) maar de e-mailadressen van de vereniging zelf. De beheerder kan onder elkaar hier e-mailadressen invoeren om deze vervolgens via de knop bewaren deze op te slaan. Het koppelen van het e-mailadres aan de LISA gebruiker Via het tabblad emailadres per gebruiker kan de beheerder aanvinken welke gebruiker welk e- mailadres in LISA kan gebruiken In bovenstaand voorbeeld krijgt de LISA-gebruiker LISA de mogelijkheid om vanuit info@hockeyclub.nl e-mails te versturen via LISA. Zodra er op bewaren wordt geklikt is de functionaliteit beschikbaar voor de gebruiker(s). 2
Gebruik maken van direct mailen Op diverse plekken kunnen gebruikers direct e-mailen vanuit LISA, hieronder worden een aantal varianten beschreven. Bulk e-mail De LISA gebruiker kan bij de bulk e-mail direct groepen mailen, in onderstaand voorbeeld de spelers van de Dames 1 en Dames A : Linksonder het scherm Adressen verzamelen (voor het kopieer-plak werk in bijvoorbeeld Outlook, en rechtsonder de knop Direct email. Als daarop wordt geklikt komt de gebruiker in het volgende scherm: 3
De gebruiker kan bij het onderwerp & inhoud-veld de e-mail tikken zoals dat ook gebeurt in het eigen e-mailprogramma (zoals outlook). Ook kunnen er Attachments (bijlagen) worden toegevoegd. Eventueel kan er een kopie naar de zender worden toegevoegd, zodat men weet wat er precies voor mail is verstuurd. 4
Ledenselectie In onderstaand voorbeeld gaat er een mail naar alle mannen/jongens op de wachtlijst. Na het drukken op de knop verstuur e-mail komt de gebruiker weer in het invoerscherm van de email zoals in voorgaand voorbeeld is uitgelegd. Arbitrage En hier gebeurt hetzelfde. 5
Algemeen In LISA komt op verscheidene plaatsen het direct emailen terug in het systeem, zoals bij de sponsoring en het financiele gedeelte van het systeem (KIM). Grote hoeveelheden mails Indien de vereniging grote hoeveelheden mails via LISA verstuurd (meer dan 1000 tegelijkertijd) moet de gebruiker er rekening meehouden dat de bezorging enigszins vertraagd kan zijn. 6
Mailcenter Het mailcenter is bereikbaar via het menu Communicatie. Daar zijn de volgende tabbladen beschikbaar: Templates Hier maakt de gebruiker de nieuwsbrief/email aan. In deze emails kunnen samenvoegvelden worden opgenomen zoals de voornaam van het lid. Ontvangergroepen Hierin definieert de gebruiker welke ontvangergroepen er zijn. Dit kan bijvoorbeeld zijn alle senioren, of alle coaches A-F-jeugd. De template in combinatie met 1 ontvangergroep maakt samen de e-mailing/nieuwsbrief. Uitzonderingen Hier kunnen groepen uitzonderingen worden aangemaakt. Individuele leden kunnen via hun lidkaart worden toegevoegd aan deze groep(en) zodat ze (bepaalde) mails niet ontvangen (sponsormailings die via de club worden verstuurd, nieuwsbriefmailings etc) Doelgroepen Hierin kunnen groepen worden aangemaakt waarin personen kunnen worden geplaatsts die perse wel een nieuwsbrief/emailing willen ontvangen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan oud-leden die wel de maandelijkse nieuwsbrief willen (blijven) ontvangen. E-mails Hier worden de bovenstaande elementen gekoppeld, met nog een aantal aanvullende mogelijkheden, zoals vanaf welk e-mailadres de mailing moet worden verstuurd en of er eventueel ontdubbeld moet worden. Praktisch gezien gaat het om: template + doelgroep = Emails Preview en verzenden Hier vindt het daadwerkelijk verzenden van de mails plaats. 7
Aanmaken van de template Via bovenstaande actie kan er een template worden toegevoegd: Bij titel voert de gebruiker de naam van de template in. Bij onderwerp voert de gebruiker het onderwerp van het e-mailbericht/nieuwsbrief in. Vervolgens wordt via de knop bewaren de Template opgeslagen. 8
Aanmaken van de Ontvangergroepen Door op Ontvanggroep toevoegen te klikken kan er een ontvangersgroep worden aangemaakt: In bovenstaand voorbeeld worden alle bijzondere leden, de senioren, de trimhockeyers en de leden van de organisatie toegevoegd aan de ontvangersgroep (adreslijst) Alle senioren + bijzondere leden + organisatie. 9
Uitzonderingen Om een uitzonderingsgroep aan te maken klikt de gebruiker op lijst toevoegen. Eerst wordt zodoende de uitzonderingslijst gemaakt om vervolgens er leden aan toe te voegen. Nadat de lijst is toegevoegd ( geen email toesturen ) kan via de lidkaart een lid aan deze uitzonderingsgroep worden toegevoegd: Hierboven zit het lid nog niet in de uitzonderingsgroep, hieronder wel: 10
Doelgroepen Het tegenovergestelde van de uitzonderingen zijn de handmatige doelgroepen. Deze kunnen op eenzelfde wijze worden aangemaakt, waarna later personen kunnen worden toegevoegd. Hierboven zit het lid nog niet in de doelgroep, hieronder wel: 11
Email/nieuwsbrief aanmaken Nadat de vorige stappen zijn uitgevoerd, kan de Email worden aangemaakt. Zie hierboven. Hier kan de nieuwsbrief/emailing worden aangemaakt, eventueel kan ervoor worden gekozen om de e-mailadressen te ontdubbelen. Let op: de samenvoegvelden (zoals het voornaam van het lid) wordt alleen gebruikt bij het eerste lid met het dubbel voorkomend e-mailadres. Nadat de gebruiker op Bewaren heeft geklikt is de e-mail/nieuwsbrief klaar voor verzending: 12
Het versturen Als de gebruiker op preview klikt dan kan de e-mailing worden ingezien en kan er worden gebladerd door de verschillende aangemaakte e-mailberichten: Als er gekozen wordt voor Nu verzenden, dan wordt de mail direct verzonden. Via het tabblad Emails en het (i)-icoontje kan er worden gezien wanneer de mailing verstuurd is en welke mails zijn bezorgd (en wanneer). Let op: Een E-mail die is aangemaakt kan wordt maar 1 keer verzonden. Er wordt aangevinkt per e- mail naar wie deze verstuurd is. Wilt u dezelfde e-mail nog een keer sturen dan dient u de e-mail opnieuw aan te maken. 13