Adviesnota aan gemeenteraad Onderwerp: Renovatie/uitbreiding gymzaal Langeweg (gymnastiekvereniging St. Christoffel) Datum 7 april 2010 Naam steller Paul Louwerse Kenmerk Afdelingsmanager Dorien van der Giessen Afdeling Maatschappelijke Diensten Coördinator Joyce Beulen Voorstel 1. Instemmen dat het bouwheerschap van de renovatie-uitbreiding van de gymzaal aan de Langeweg bij gymnastiekvereniging St. Christoffel ligt. 2. In lijn met het gemeentelijke aanbestedingsbeleid akkoord gaan met een openbare nationale aanbesteding welke uitgevoerd dient te worden door St. Christoffel. 3. Instemmen met een totale investeringssom van 970.000,--. 4. Instemmen met een gemeentelijke bijdrage van 2/3 deel van de voorgenomen investering (zijnde: 646.666,--) als afgebakend budget. 5. Instemmen met een jaarlijkse verzelfstandigingsvergoeding gedurende 20 jaar van 18.761,-- per jaar voor Christoffel. 6. Instemmen met de dekking voor de financiering van de investering: 66.666 eenmalige dekking uit het accommodatiefonds en 580.000,-- financiering over 40 jaar (een gemiddelde kapitaallast van 30.000,-- per jaar). 7. Instemmen met de structuur/inhoud van de model-overeenkomst tussen de gemeente en Christoffel en besluiten deze verder uit te werken (bijlage 7) Aanleiding In november is een adviesnota met betrekking tot het dossier Christoffel voorgelegd aan de commissie MD. In de commissie zijn ondermeer kanttekeningen geplaatst bij de hoogte van de voorgenomen investering voor aanpassing van de gymzaal aan de Langeweg in zijn totaliteit en de beoogde bijdrage aan de investering door Christoffel. Op 30 maart heeft de gemeenteraad ingestemd met het onderzoeken van het vervolgtraject, waarbij Christoffel als initiatiefnemer verantwoordelijk zal zijn voor de uitvoering van de realisatie/uitbreiding. Tevens is een gemaximeerd budget van 680.000,-- als gemeentelijke bijdrage in de investering vastgesteld. In de adviesnota van 30 maart zijn de volgende te adviseren onderdelen concreet benoemd: 1) Voor- en nadelen bouwheerschap bij gemeente of Christoffel. 2) Hoogte van de financiële bijdrage door Christoffel en de consequenties hiervan voor een eventuele jaarlijkse exploitatiebijdrage door de gemeente Venray. 3) Uitwerking van bovenstaande in een overeenkomst tussen de gemeente en Christoffel. 4) Concreet voorstel voor realisatietraject voor aanpassing gymzaal Langeweg. Pagina 1 van 6
Beoogd resultaat In voorliggende adviesnota worden beslispunten voorgelegd met als doel dat de renovatie/uitbreiding van de gymzaal aan de Langeweg op een verantwoorde manier onder verantwoordelijkheid van gymnastiekvereniging St. Christoffel wordt uitgevoerd. Belangrijke onderdelen als investeringen en exploitatie zijn nader uitgewerkt en er is aandacht besteed aan essentiële kanttekeningen met betrekking tot de aanbesteding, BTW-aspecten en het risico van budgetoverschrijding. Tot slot is ter besluitvorming een model-overeenkomst voorgelegd (bijlage 7), welke in overleg met Christoffel verder dient te worden uitgewerkt. Het project St. Christoffel wordt beschouwd als pilot voor de onderdelen: - overeenkomst gemeente-vereniging - ontwikkeling van het meetinstrument t.b.v. financiële bijdrage gemeente Argumenten 1.1. In de geformuleerde uitgangspunten van het accommodatiebeleid is opgenomen dat het initiatief tot renovatie/verbouwing in principe bij de vereniging/beheerder dient te liggen. 1.2. Christoffel heeft zich het afgelopen jaar een deskundige en betrouwbare initiatiefnemer getoond, waardoor er het vertrouwen bestaat dat het bouwheerschap met succes inhoud en vorm zal krijgen. 1.3. De oorspronkelijk opzet was overdracht van eigendom van de gymzaal. Hierbij passend was destijds een traject waarbij Christoffel het bouwheerschap zou vervullen. Christoffel heeft hierop een traject ingezet met als uitgangspunt het eigen bouwheerschap. Architect en aannemers zijn benaderd en er zijn veel werkzaamheden verricht. 1.4 De werkzaamheden van Christoffel en de gemaakte ontwerpen en bouwkostenramingen zijn getoetst door de gemeente en een onafhankelijke derde (Assay Plan- en Vastgoed Economie). Hierdoor is geborgd dat zowel de tekeningen als de financiële berekeningen aan de kwaliteitscriteria van de gemeente voldoen. 1.5 Inbreng van vrijwilligers is in een constructie met Christoffel als bouwheer beter te realiseren dan in een constructie waarbij de gemeente het bouwheerschap zal vervullen. Dit heeft een kostenverlagend effect op de investering. 2.1. In de nu voorliggende berekening van bouwkosten/stichtingskosten zijn mogelijke financiële voordelen als gevolg van de marktwerking in algemene zin en de ontwikkelingen in de bouwsector in het bijzonder niet voldoende meegenomen. 2.2. Door een openbare nationale aanbesteding wordt aan bovenstaande aspecten recht gedaan en zal er zowel aan de door Christoffel beoogde aannemer als andere bouwbedrijven de kans worden gegund het werk te verkrijgen. Hiermee wordt het lokale aanbestedingsbeleid gevolgd (zie verder de kanttekeningen bij aanbestedingsaspecten). 2.3. De openbare nationale aanbesteding zal door St. Christoffel worden verzorgd, waarbij de gemeente een adviserende rol zal vervullen. In overleg met St. Christoffel zullen nadere afspraken worden gemaakt over te verstrekken gegevens en de op te stellen gunningscriteria. Pagina 2 van 6
2.4. Bij de bepaling van de gunning van de opdracht dienen er, naast financiële, ook kwalitatieve criteria te worden benoemd en gewogen. 3.1 De totale investeringssom is opgebouwd uit verschillende kostencomponenten, waaronder de bouwkostenraming van het bouwbedrijf, adviserings- en begeleidingskosten, projectkosten gemeente en een post onvoorzien. Deze opbouw is opgenomen in Bijlage 0 en de bijlagen 1 tot en met 4. 3.2 De bijlagen 0 t/m 4 zijn niet openbaar door de volgende uitzonderingsgronden: - Bedrijfsgegevens die vertrouwelijk aan de gemeente zijn toevertrouwd; - Economische of financiële belangen van de gemeente (en St. Christoffel) t.b.v. de aanbesteding. 4.1. Er wordt een gemeentelijke bijdrage geadviseerd van 2/3 deel ad. 646.666,--. De bijdrage van Christoffel bedraagt derhalve 323.333,--. Uit eigen middelen kan Christoffel contant een bedrag financieren van 140.000,--, waardoor een bedrag 183.333,-- overblijft ter financiering door Christoffel. Een nadere analyse van het gereserveerde bedrag van 140.000,-- geeft aan dat dit bedrag voor 80% is opgebouwd uit niet uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden de afgelopen jaren waarvoor wel een verzelfstandigingsvergoeding is ontvangen. 4.2. De financieringskosten van 183.333,-- door Christoffel worden geschat op 10.000,- per jaar (dit is rentebedrag zonder afschrijving). Christoffel dient voor zekerheidsstelling gebruik te maken van de Stichting Waarborg Fonds Sport (SWS). Er wordt geadviseerd om geen garanties te verstrekken ten aanzien van de exploitatie door Christoffel. Indien in het traject van garantstelling door de Stichting waarborgfonds Sport het verstrekken van een gemeentegarantie een nadrukkelijke voorwaarde voor financiering is dan wordt geadviseerd deze garantie te verlenen. Er wordt derhalve geen garantie voor de exploitatie verleend aan Christoffel. 4.3. Het te financieren bedrag kan door Christoffel worden gereduceerd door het verkrijgen van financiële middelen door sponsoring en inzet van vrijwilligers op onderdelen van de bouw. 4.4. In bijlage 3 zijn verschillende exploitatiemodellen opgenomen die dor Christoffel zijn vertrekt. na interne analyse en overleg met Christoffel is een meerjaren exploitatiebegroting opgesteld voor de jaren 2011-15 (bijlage 4). Christoffel acht de opgestelde exploitatiebegroting als realistisch en haalbaar. Uit de exploitatiebegroting (bijlage 4) blijkt dat Christoffel in 2011 en 2012 een exploitatietekort kent van resp. -3.049,-- en 270,--. De jaren daarna volgt een positieve exploitatie. Er wordt vanuit gegaan dat Christoffel de exploitatietekorten van de eerste 2 jaar binnen de eigen exploitatie kan oplossen en er geen sprake is van een extra gemeentelijke bijdrage boven de verzelfstandigingsvergoeding. 5.1. De verzelfstandigingsvergoeding van 18.761,-- is gebaseerd op het opgestelde Meerjarenonderhoudsplan voor komende 20 jaar. Zie hiervoor bijlage 5. Ter vergelijking: de huidige verzelfstandigingsvergoeding bedraagt 17.000,--. Kanttekeningen Aanbestedingsaspecten De accommodatie gymzaal Langeweg is en blijft eigendom van de gemeente Venray. De huidige gebruiker/huurder van de gymzaal is gymnastiekvereniging St. Christoffel, die tevens is belast met de Pagina 3 van 6
uitvoering van het (groot) onderhoud. Zij ontvangt hiervoor een verzelfstandigingsvergoeding van de gemeente. De uit te voeren werkzaamheden vallen onder de categorie werken, waarvoor vanaf een bedrag van 4.850.000,-- het Europees inkoop- en aanbestedingsregime gevolgd moet worden. Op grond van de voorliggende investeringshoogte is dit niet aan de orde. Het werk valt dus onder het lokaal inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het lokaal beleid is opgenomen dat bij aanbestedingen met een geraamde waarde groter dan 250.000,-- er een openbare aanbesteding gehouden moet worden. Het college van B en W heeft echter de bevoegdheid om hiervan af te wijken. Christoffel dient bij de uiteindelijke gunning in ieder geval met de volgende gemeentelijke voorwaarden rekening te houden: - het werk mag niet worden uitgevoerd met behulp van kinderarbeid - het bedrijf dient integer te zijn - de gemeente controleert of de werkzaamheden conform de voorliggende tekeningen en de financiële randvoorwaarden worden uitgevoerd. Tevens is het college bevoegd om de opdracht niet als gemeente Venray uit te voeren maar dit te laten doen door St. Christoffel, waarbij zij zich moet houden aan het beleid van de gemeente. Beslispunt 2 houdt in dat, het lokale aanbestedingsbeleid volgend, Christoffel dient zorg te dragen voor een openbare nationale aanbesteding. BTW-aspecten Advisering door Deloitte geeft aan dat ook bij het bouwheerschap door Christoffel BTW-teruggave zal kunnen plaatsvinden van de stichtingskosten van de gymzaal. Hiervoor dient Christoffel een aparter Stichting op te richten die los staat van de gymnastiekvereniging. De Stichting zal het beheer en de exploitatie van de gymzaal op zich dienen te nemen en dienen te verhuren aan de verschillende gebruikers (Christoffel, scholen, andere verenigingen). Zie bijlage 6 voor het advies van Deloitte. Subsidiemogelijkheden De komende weken zal er door de gemeente worden onderzocht of met succes een beroep gedaan kan worden op subsidiemogelijkheden door rijk of provincie. Tevens zal Christoffel de mogelijkheden nader onderzoeken van subsidieverwerving. Indien subsidie van derden wordt verkregen dan zullen deze bedragen in mindering worden gebracht op de totale investering. Praktisch gezien betekent dit dat 2/3 deel van de subsidiebedragen ten goede komen aan de gemeente en voor 1/3 deel aan Christoffel. Budgetoverschrijding Budgetoverschrijding is afgedekt door de garantstelling van de aannemers. Eventuele tegenvallers kunnen worden opgevangen door de reserve van 5%. In een overeenkomst tussen de gemeente en de Stichting gymzaal Langeweg dienen de risico s van overschrijving neergelegd te worden bij de stichting. Pagina 4 van 6
Bestemmingsplan projectbesluit Momenteel vindt onderzoek plaats of er een bestemmingsplanwijziging aangevraagd dient te worden. Het formuleren van een projectbesluit behoort ook tot de mogelijkheden. U wordt hierover in april 2010 geïnformeerd. Communicatie Persgesprek bij verschijnen adviesnota Financiële gevolgen Dekkingsvoorstel: - Eenmalig uit accommodatiefonds 66.666,-- - Kapitaallasten (gemiddeld 30.000,-- per jaar: 1 e jaar 45.000,--, laatste jaar 15.000,--) dekking uit onvoorzien structureel. Zie voor een berekening bijlage 6. - Indien in het traject van garantstelling door de Stichting Waarborgfonds Sport het verstrekken van een gemeentegarantie een nadrukkelijke voorwaarde voor financiering is, dan wordt gemeentegarantie verleend. Juridische gevolgen/rechtmatigheid nvt Fatale termijnen nvt Overleg gevoerd met en instemming van: Extern: Jan van Daal Eric van Broekhoven John Spronk gymnastiekvereniging St. Christoffel gymnastiekvereniging St. Christoffel Deloitte Belastingadviseurs Overleg gevoerd met en bijdragen geleverd voor adviesnota: Intern: Patrick van den Broeck wethouder Caroline Tebbens beleidsmedewerker afd. Maatschappelijke Diensten Ruud Bosmans adviseur financiën - afd. Middelen Mia Litjens adviseur planning en control, Afd. Middelen Sandra Arts medewerker financieel beheer, Afd. Middelen Otto Geene senior medewerker financieel beheer afd. Middelen Ger Josten medewerker accommodaties, gebouwenbeheer Mat Jacobs adviseur inkoop en aanbesteding Edwin Teurlinxs adviseur subsidieverwerving Marjan Backbier jurist RO, afdeling Wonen Werken Pagina 5 van 6
Miriam van de Weijer Dorien van der Giessen juridisch kwaliteitsmedewerker, Afd. Maatschappelijke Diensten afdelingsmanager Maatschappelijke Diensten Vervolgtraject besluitvorming 6 april 2010 Adviesnota in College 22 april 2010 Adviesnota in Commissie MD 11 mei 2010 Adviesnota in Gemeenteraad Bijlagen 0. Opbouw stichtingskosten 970.000,-- 1. Investeringsbegroting gymnastiekvereniging St. Christoffel 2. Investeringsbegroting Christoffel - aangepast 3. Exploitatiemodellen gymnastiekvereniging St. Christoffel 4. Exploitatiebegroting gymnastiekvereniging St. Christoffel 2011-2015 5. Meerjarenonderhoudsplanning 2012-2021 en 2022-2031 samenvatting 6. Jaarlijkse kapitaallasten bij investering 40 jaar van 580.000,-- 7. Model-overeenkomst gemeente en Christoffel Pagina 6 van 6