Handleiding Agenda Setup EVOlution v11 1
Inhoudsopgave Disclaimer... 3 Voordat u begint... 4 Aanpassen werkrooster van behandelaar... 4 Werkrooster... 5 Aanpassen werkrooster van kamer... 6 Uitleg herhalingsinterval... 9 Verwijderen/aanpassen van 1 blok of kliniek... 10 Verwijderen van een reeks/interval blokken of klinieken van een behandelaar... 11 2
Disclaimer Copyright 2013 software of Excellence International. Alle rechten voorbehouden De software bevat eigendomsinformatie van Software of Excellence International, het wordt geleverd onder een licentieovereenkomst met daarin beperkingen op het gebruik en openbaarmaking en wordt ook beschermd door het auteursrecht. Reverse engineering van de software is verboden. Vanwege de voortdurende productontwikkeling kan deze informatie zonder kennisgeving worden gewijzigd. De informatie en intellectuele eigendom hierin is vertrouwelijk tussen Software of Excellence International en de gebruiker en blijft het exclusieve eigendom van Software of Excellence International. Als u enige problemen ondervind in de documentatie, meld dit dan schriftelijk aan ons. Software of Excellence International garandeert niet dat dit document foutloos is. Microsoft Windows en alle Microsoft Office producten zijn handelsmerken van Microsoft corporation. Software of Excellence International Unit A3, 34 Triton Drive Albany, North Shore 0632 Auckland, New Zealand +64 9 414 1220 Internet E-Mail: support@soeidental.com Website: http://www.soeidental.com Software of Excellence International (Nederland) Veluwezoom 16 1327 AG Almere +31 36 5358602 Internet E-Mail: Evolution@henryschein.nl Website: http://www.soeidental.nl 3
Voordat u begint Zorg er voor dat u ingelogd bent als hoofdgebruiker in EVOlution Om goed overzicht te krijgen bij meerdere behandelaars en kamers raden wij u aan kleuren toe te kennen aan de verschillende behandelaars en kamers. Aanpassen werkrooster van behandelaar Ga naar Bestand en daarna naar Behandelaars In het behandelaar scherm kiest u de betreffende behandelaar en selecteert u het tabblad Afspraken Hier bevind zich de knop [Blokken en klinieken maken] waar u de agenda in kan stellen voor deze behandelaar. Met de [pijlen] bovenin beeld heeft u de mogelijkheid om meer of minder tijd weer te geven in deze lijst. Aan de rechterzijde heeft u de mogelijkheid om weken of maanden vooruit of achteruit te bekijken. Met de knop [Vandaag] in de linker bovenhoek komt u weer op uw huidige werkdag. Klik op de knop [Blokrooster maken] om uw werkschema in te vullen (voor een of meerdere weken) Klik op [Blok, rooster of kliniek maken] om de behandelaar te koppelen aan een kamer of klinieken in te voeren met een herhalingsinterval. 4
Werkrooster Bij het invoeren van een werkrooster heeft u de keuze om dit als [1] weeks rooster aan te maken tot zelfs een [6] wekelijks rooster. Veelal zult u gebruik maken van een rooster per week en in enkele gevallen van een rooster per twee weken (bijvoorbeeld om de week op vrijdag vrij). In onderstaand voorbeeld heeft de behandelaar een rooster van 1 week (elke week hetzelfde) De behandelaar werkt elke dag van 8 uur s morgens tot 5 uur s middags. De lunchpauze is om twaalf uur en duurt 30 minuten. De ochtend pauze is om tien uur en duurt 15 minuten. De middagpauze is om drie uur en duurt ook 15 minuten. Van deze behandelaar is in dit tweede voorbeeld een rooster gemaakt met een tweede week. De medewerker werkt de ene week vijf dagen en de andere week drie dagen. (om de week is de medewerker op woensdag en vrijdag vrij) Als u het rooster heeft ingesteld en op ok klikt krijgt u het rooster te zien in een nieuw venster. Indien dit niet klopt kunt alle stappen herhalen tot het rooster naar wens is. 5
Aanpassen werkrooster van kamer U gaat naar configureren > afsprakenboek. U ziet dat er een nieuw venster is geopend waar u de kamers kunt bewerken of een nieuwe kamer kunt toevoegen. Indien het rooster van een kamer wilt aanpassen klikt u op het bewerken knopje. Er opent een nieuw venster waar gevraagd word wat u wilt bewerken u klikt op blokken, klinieken, rooster bewerken. U kunt nu dezelfde stappen volgen die vermeld staan onder het kopje aanpassen werkrooster van de behandelaar. Hou er rekening mee dat wanneer u meerdere kamers heeft u het rooster per kamer dient aan te passen. Meerdere behandelaars aan een kamer koppelen. U kunt meerdere behandelaars aan een kamer koppelen door op het kopje meerdere te klikken in het venster kamer bewerken. Er opent nu een venster waar u alle behandelaars kunt selecteren. 6
Blokken en Klinieken maken Als tandartspraktijk kan aan de agenda een blok of kliniek toegevoegd worden. Blok: Blokkeren van een openstaand agenda/afsprakenboek periode waardoor er duidelijk zichtbaar wordt dat deze periode niet beschikbaar is voor een boeking. Kliniek: ook bekend als het Prisma systeem, waarbij een bepaalde tijdsperiode in de agenda gereserveerd wordt voor een bepaald type afspraak. Indien een tijdsperiode geblokkeerd (Blok) of gereserveerd (Kliniek) is, kunt u hier nog altijd wel een afspraak plaatsen, er komt dan een melding naar voren. Indien een afspraak geplaatst is op een geblokkeerde tijd dan wordt de afsprakenkleur felrood. Opmerking; Enkel de gebruikersgroep administrator en receptionist kunnen Blokken en Klinieken aanmaken. Indien een behandelaar Blokken en Klinieken wil aanmaken dan moeten de rechten van de tandartsgebruikersgroep aangepast worden (bel hiervoor de helpdesk). 7
Toevoegen van een blok of kliniek In de agenda of in het afsprakenboek rechtermuisklik op de behandelaar- of kamerkolom om een menu te openen waar u Blokken/klinieken kunt openen. 1. Selecteer het Type: Blok of Kliniek. 2. Vul een beschrijving in (deze beschrijving is enkel zichtbaar bij Blokken niet bij Klinieken) 3. Geef de begintijd op. 4. Geef de eindtijd op. 5. Geef de begindatum aan. 6. Indien een herhaling interval gewenst is selecteer het veld Herhalingsinterval 7. Geef het herhalingsinterval aan. (aantal dagen 1 elke dag 7 elke week) 8. Geef de einddatum aan. 9. Kliniek: Selecteer een categorie van behandeling die met deze kliniek geassocieerd worden. 10. Geef aan of dit Blok of Kliniek toegevoegd moet worden aan alle behandelaars. (veelal niet) 11. Klik op OK. 8
Uitleg herhalingsinterval Indien herhalingsinterval niet geselecteerd staat, wordt er enkel 1 blok of kliniek aangemaakt. Doormiddel van het herhalingsinterval, kunnen meerdere blokken of klinieken toegevoegd worden aan een agenda of afsprakenboek op dezelfde tijden. Onderstaande voorbeelden proberen het principe van het herhalingsinterval duidelijk te maken. Pijnklachten blok elke dag van 10.00 tot 10.30 Doorloop stap 2 tot en met 6 Herhalingsinterval aan. Herhalingsinterval om de 1 dagen. Einddatum instellen bijv. (19/05/2018) Op iedere dag van de week (inclusief zaterdag en zondag) is er een pijnklachten blok ingesteld van 10.00 tot 10.30 tot en met 19/05/2018. De klinieken ingesteld op dagen dat er niet gewerkt wordt, gelijk zaterdag en zondag, zijn niet actief omdat de behandelaar geen beschikbare tijd heeft op deze dagen. Pijnklachten blok elke maandag van 10.00 tot 10.30 Doorloop stap 2 tot en met 5 Ingangsdatum instellen op maandag (Bijv. 17/05/2015) Herhalingsinterval aan. Herhalingsinterval om de 7 dagen. Einddatum instellen bijv. 1 jaar (19/05/2018) Op iedere maandag van de week (dus elke 7 dagen) is een pijnklachten blok ingesteld van 10.00 tot 10.30 lopende tot 19/05/2018 9
Verwijderen/aanpassen van 1 blok of kliniek Indien een aangemaakte blok of kliniek aangepast of verwijderd moet worden moeten de volgende stappen uitgevoerd worden: 1.Dubbel rechtermuis klik op een blok of kliniek. 2.Verander de omschrijving 3.Pas de begintijd aan 4.Pas de eindtijd aan 5.Verander de datum 6.Verander de afsprakencategorie 7.Klik op OK Of 1.Dubbel rechtermuis klik op een blok of kliniek. 2.Klik op de knop Verwijderen. Het is niet mogelijk om een aangemaakte reeks of interval van blokken en klinieken in bulk aan te passen of te verwijderen in de agenda of het afsprakenboek. 10
Verwijderen van een reeks/interval blokken of klinieken van een behandelaar Als gebruiker kan een reeks blokken of klinieken aangemaakt worden, en indien gewenst kan 1 blok of kliniek verwijderd of aangepast worden in de agenda of het afsprakenboek. Indien meerdere blokken of klinieken verwijderd moeten worden kan dit gedaan worden door in te loggen als de administrator (SUPER) 1.Ga naar de locatie Bestand>Behandelaar 2.Selecteer de correcte behandelaar 3.In het tabblad Afspraken klik op de knop Blokken en klinieken maken. 4.In het venster dat geopend word ziet u de ingeboekte blokken en klinieken van de behandelaar. 5.Klik op rechtse knop openstaand 6.Geef aan vanaf welke tijd (Blok/Kliniek) verwijderd dient te worden. 7.Geef aan tot aan welke tijd (Blok/Kliniek) verwijderd dient te worden 8.Geef aan vanaf welke datum (Blok/Kliniek) verwijderd dient te worden. 9.Selecteer het veld Herhalingsinterval 10.Geef de correcte herhalingsinterval aan (aantal dagen) 11.Geef aan tot aan welke datum Blok/Kliniek verwijderd dient te worden 12.Selecteer: Extra blokken openen of/en Klinieken openen. 13.Klik op OK. Opmerking Indien een reeks blokken of klinieken is aangemaakt voor meerdere behandelaars dan moet iedere behandelaar geselecteerd worden in Bestand>Behandelaars en bovenstaande werkwijze herhaald worden. 11