PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN UW AMBITIES WAARMAKEN DOOR EEN UITGEKIENDE GOVERNANCE! ARLANDE, 2010 DEN DOLDER
INHOUDSOPGAVE INLEIDING 3 PPM DOELEN EN RESULTATEN 4 AMBITIES WAARMAKEN 4 DOE DE JUISTE PROJECTEN 5 DOE DE PROJECTEN JUIST 5 DRIE SPOREN DIE PPM LATEN WERKEN 6 BESTURING EN BELEID 6 PROCESSEN EN TOOLING 7 MENS EN ORGANISATIE 7 STAPSGEWIJS NAAR PPM VOLWASSENHEID 8 PPM INITIATIEVEN 8 PPM DEELOPLOSSINGEN 8 PPM ORGANISATIEBREED 9 PPM IN CONTROL 10 WAAR BEVINDT U ZICH? 10 PROJECTMATIGE AANPAK 12 ARLANDE, UW PARTNER 12 BIJLAGEN: OVER DE BENEFITS VAN PPM 14 MIDDELGROTE ORGANISATIE OOGST VOORDELEN VAN PPM 15 GROTE ORGANISATIE OOGST VOORDELEN VAN PPM 16 WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 2
INLEIDING Uw organisatie heeft Project Portfolio Management (PPM) geadopteerd, maar u vermoedt dat er veel meer uit te halen is. Het werkt nog niet optimaal. PPM heeft u nog niet de resultaten gebracht, die u er wellicht van had verwacht. U wilt meer vordering boeken met PPM. U wilt uw strategische ambities implementeren. En u wilt weten HOE. Daarom heeft Arlande een unieke aanpak ontwikkeld die PPM écht doet werken. Een aanpak die tot stand is gekomen in gesprek met meer dan vijftig middelgrote en grote organisaties. In diverse netwerkbijeenkomsten over PPM en door ervaring met het begeleiden van verschillende PPM-implementaties met deze aanpak. Door PPM te gebruiken kunnen organisaties hun strategie waarmaken. Het faciliteert de besturing van de juiste projecten, stelt de juiste prioriteiten, de juiste bemensing en biedt een set rapportageformats voor de monitoring. PPM is een jong en krachtig instrumentarium, dat bij invoering in de praktijk voor de nodige uitdagingen zorgt, waardoor resultaten niet vanzelfsprekend zijn. In deze whitepaper leest u meer over de voordelen en over componenten die PPM laten werken. Deze PPM-benadering sluit aan bij de gangbare internationale methoden voor projectmanagement, programmamanagement en portfoliomanagement. De opbouw van deze whitepaper is als volgt. We starten met het doel, de resultaten van PPM: het kiezen van de juiste projecten én die projecten op de juiste manier uitvoeren. Daarna gaan we in op de drie sporen die de sleutel zijn naar succesvolle PPMimplementatie: Besturing en beleid, Processen en tooling, Mens en organisatie. Arlande biedt de kennis en ervaring om op alle drie sporen in samenhang concrete resultaten te boeken tijdens een PPM-implementatie. Daarvoor heeft Arlande een uitgekiend stappenplan ontwikkeld. Juist de weerbarstigheid van PPM-implementaties maakt PPM vooral ook een verandertraject. Met gerichte aandacht voor mens en organisatie. PPM is onmisbaar bij het realiseren van uw strategie. PPM op juiste wijze geïmplementeerd geeft daarbij inzicht, overzicht, rust en zekerheid in het bereiken van uw doelen. Arlande kan helpen de voordelen en besparingen van een succesvolle PPM-implementatie concreet te maken door: Een unieke aanpak, gebaseerd op jarenlange kennis en ervaring Een top-down benadering Het in samenhang oppakken langs de drie cruciale sporen Het stapsgewijs doorlopen van verschillende stadia Een database met up-to-date kennis van de markt voor moderne PPM-tooling Een interactieve support door Arlande professionals op verschillende niveaus WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 3
PPM DOELEN EN RESULTATEN AMBITIES WAARMAKEN De aanleiding die directies ervaren om PPM in te voeren kan vele oorzaken hebben. Directies hebben de behoefte om meer regie te voeren over de implementatie van de strategie. Een andere oorzaak kan zijn dat er teveel projecten zijn en te weinig resources waardoor er te weinig voortgang is. In beide gevallen is het nodig om meer inzicht te hebben in de bijdrage die projecten leveren aan de organisatiestrategie, de voortgang van de projecten en knelpunten. Bestuurders moeten op objectieve gronden afwegingen maken over welke projecten prioriteit krijgen, rekening houdend met de onderlinge samenhang van projecten en met de beschikbare resources. En verder is er behoefte aan een eenduidige financiële verantwoording, urenplanning en voortgangsrapportage hierover. De informatievoorziening moet op deze punten meestal sterk verbeterd worden. PPM is een instrumentarium om te bepalen en te monitoren welke set aan projecten de maximale waarde toevoegt aan de doelstellingen van een organisatie, gegeven de schaarste in geld en/of resources. PPM is een managementproces dat er voor zorgt dat steeds de goede keuzes gemaakt worden. Keuzes die zijn geënt op de strategische ambities en die de hoogste bijdragen daaraan leveren. Gecombineerd met het stuwen van de voortgang van projecten, om nog meer projecten aan te kunnen. De figuur geeft het speelveld van strategische opties en projecttypen weer. Met de wind in de rug is bijsturen eenvoudig. Maar bij scherp aan de wind varen is snelheid en trefzekere besluitvorming om projecten te starten en te stoppen geboden. Om te kiezen welke projecten de juiste zijn en om die projecten op juiste wijze uit te voeren. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 4
DOE DE JUISTE PROJECTEN De juiste projecten zijn projecten die positieve bijdragen leveren aan de strategie van de organisatie. Objectief daarover kunnen beslissen betekent bijvoorbeeld dat de directie continu en op frequente basis in staat is te meten welke projecten het meeste bijdragen aan de strategie. Omgekeerd wil de directie weten welke doelen nog onvoldoende worden ondersteund door projecten. De praktijk in organisaties blijkt weerbarstig. Vaak blijkt een deel van de projecten in een organisatie niet passend bij de strategie en dus eigenlijk ongewenst (donker gekleurd). Een tweede categorie (tussenkleur) zijn de projecten die wel passen in de strategie, maar die in hun actuele opzet onvoldoende benefits leveren. Verbetering of liquidatie is dan de afweging. In het lichtgekleurde deel staan de juiste projecten voor de organisatie. Ze passen in de strategie en zijn financieel gezond. Daarbij is altijd een optimalisatievraag te stellen. Kan de efficiency omhoog zonder dat de benefits in gevaar komen? Of wordt door een extra investering de opbrengst substantieel hoger? DOE DE PROJECTEN JUIST Dat projecten op de juiste wijze worden uitgevoerd betekent dat ze resultaten leveren, binnen de kaders van tijd en geld. Met de juiste professionals, projectleiders en opdrachtgevers die creatieve oplossingen bedenken om uitloop van projecten tegen te gaan. Die grip houden op toegewezen resources en die de scope scherp monitoren. Helaas zijn veel projecten niet succesvol. Bijgaande figuur is een voorbeeld van indeling naar projectsucces. Ook hier wilt u projecten verschuiven van donker naar licht gekleurd. Het voorkomen van een falend project (donker) levert direct de budgetwaarde van dat project op! De verschuiving van projecten uit de tussenkleur naar de lichte kleur is ook interessant. Dit wordt onder meer bereikt door een betere voortgangsmonitor, ergo hogere transparantie. En door bewuster ingrijpen door opdrachtgevers. Investeringen hierin verdienen zich in enkele maanden terug. Arlande maakt samen met u een analyse van de kwaliteit van projecten in uw portfolio. Wat levert het kwalitatief en kwantitatief op als ze succesvoller zijn. PPM levert u al snel minder donker gekleurde projecten, minder tussenkleuren en meer licht gekleurde projecten. De uitkomsten van deze analyse vormt de basis voor de business case van PPM. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 5
DRIE SPOREN DIE PPM LATEN WERKEN Implementeren, het laten werken van PPM, doet u langs drie sporen: Besturing en beleid Processen en tooling Mens en organisatie Het succes wordt bepaald door de mate waarin deze sporen in balans zijn met elkaar. We leggen eerst uit wat deze drie sporen inhouden. Daarna, in het volgende hoofdstuk leest u over de ontwikkeling van deze sporen in de verschillende stadia. BESTURING EN BELEID Het succes van PPM wordt bereikt als de verschillende besturingslagen in een organisatie effectief met PPM omgaan. De directie zorgt voor de strategie en de wijze waarop deze is vertaald naar projecten. Zodat managers de relaties tussen projectbesluiten en de strategische koers begrijpen en voelen. Via heldere criteria voor selectie en prioritering van projecten. De sleutel ligt in het actief betrekken van alle opdrachtgevers van projecten bij de portfoliobesturing. Zij nemen deel in zogenaamde Regiegroepen, direct onder de Portfolio Strategy Board. In deze Regiegroepen leren zij direct van elkaars planningen en ambities. PPM betekent ook dat toetsing en verantwoording goed is ingeregeld in de besturing. En dat impliceert weer dat de randvoorwaardelijke processen voor PPM goed op orde moeten zijn. Naast de strategie zijn dit architectuur, financiën en resourcing. Daarmee wordt de impact van (nieuwe) projecten zichtbaar en kunnen daarop besluiten worden genomen. Zo ontstaat een optimale span of control en krijgt de directie de regie. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 6
PROCESSEN EN TOOLING Door de processen op te zetten en te laten werken gaat PPM leven. Processen brengen structuur en houvast voor de verschillende spelers in hun, soms nieuwe, rollen. Processen als portfolio samenstellen, portfolio executie monitoren, projecten managen en resources plannen. Professionele organisaties hebben de processen eenduidig beschreven en gecommuniceerd; daarmee worden ze transparant voor de betrokkenen. Dat leidt tot betere beslissingen en gedrag, tot betere projecten en uiteindelijk tot het bereiken van de strategie. Informatie voor toetsing, besluitvorming, verantwoording en communicatie gaat een steeds grotere rol spelen. Daarom is het nodig dat deze informatie uniform is en gemakkelijk (lees: online) toegankelijk is. Om de eenheid van informatie te bereiken en te borgen ontstaat de behoefte aan een centraal PPM informatiesysteem en moderne tooling daarvoor. Betaalbare en eenvoudig implementeerbare tooling die past bij de behoefte en de technische randvoorwaarden. MENS EN ORGANISATIE PPM werkend krijgen is mensenwerk bij uitstek. Het vereist de wil om er een succes van te maken. PPM werkt alleen met ruime support van het topmanagement. Iedereen moet meedoen. Nodig is een krachtige visie, gesteund door een gevoelde pijn bij een aantal stakeholders. Dat maakt dat er bereidheid tot verandering is. De kunst is om ook deze verandering door te zetten. PPM is een veranderingstraject. Bewustwording en gedrag zijn cruciaal voor succes. Eén van de speerpunten bij het inrichten van PPM is dan ook het beleggen van verantwoordelijkheden en autorisaties. Bepalend is ook dat het strategisch beleid consequent en regelmatig wordt uitgedragen door het management, dat begrijpelijke keuzes voor projecten worden gemaakt en dat waar nodig projecten worden aangepast of gestopt als ze niet meer passen bij het beleid. Als nieuw gedrag wordt beloond en weerstanden die dit gedrag belemmeren worden weggenomen doen straks alle mensen mee. Arlande heeft een leading positie door de combinatie van expertise op al deze sporen: Opzet, inrichting, utvoering en coaching van de besturingsstructuur, met de constructie voor het verbinden van opdrachtgevers aan de portfolioplanning Opzet, inrichting en optimalisatie van de processen, via een uitgekiende structuur voor planning, toetsing, executie en verantwoording Selectie en implementatie van geschikte PPM-tooling, door gebruik te maken van de specifieke PPM-tooling database met een up to date marktoverzicht Opzet, communicatie, training en coaching van het veranderingstraject, door bewustmaking, professionalisering en coaching van de mensen die het moeten doen Arlande is bij uitstek in staat om deze sporen in samenhang te implementeren en daardoor concrete resultaten te boeken met PPM. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 7
STAPSGEWIJS NAAR PPM VOLWASSENHEID PPM succesvol implementeren volgens de Arlande-aanpak gaat stapsgewijs, waarbij de ontwikkeling op de drie sporen in balans hoort te zijn. Onderwerpen die per stadium naar voren komen leest u in de volgende paragrafen: PPM initiatieven PPM deeloplossingen PPM organisatiebreed PPM in control PPM INITIATIEVEN De behoefte aan PPM ontstaat bij organisaties die al enige tijd projectmatig werken. De focus van het management ligt in deze fase vooral bij het besturen van de individuele projecten. Dit zijn eenvoudige projecten die binnen één afdeling worden uitgevoerd. Worden de projecten complexer dan begint de professionalisering bij het projectmanagement. Mensen worden naar een projectmanagementtraining gestuurd, de functie van projectmanager ontstaat en vervolgens wordt een projectmanagementmethode geadopteerd. Projectkosten worden in de financiële administratie gevolgd en afdelingshoofden en projectmanagers houden voor zichzelf een spreadsheet bij met persoonlijke stuurinformatie. Er is in deze fase nog geen sprake van substantiële PPM awareness. PPM DEELOPLOSSINGEN In dit stadium richten afdelingen, waar veel projecten lopen, een beperkte besturing in om overzicht te creëren. Projecten worden gebudgetteerd en er wordt op uren gestuurd. De overall besluitvorming is nog ongestructureerd. Dit betekent dat de projecten van degene die het hardste roept, de hoogste prioriteit krijgen. Een eenvoudige resourceplanning wordt opgezet. Er komen diverse projecteninitiatieven en niet ieder projectvoorstel kan meer worden gehonoreerd. Kritische resources worden zwaarder belast en van project naar project getrokken. Daardoor krijgen sommige lopende projecten niet de kans om op tijd en binnen budget te worden opgeleverd. Projecten lopen vaker uit. Voor organisaties in dit stadium heeft Arlande diverse bouwstenen beschikbaar, zoals de opzet, inrichting en training van: Professionalisering van projectmanagement en opdrachtgeverschap Projectmanagement tools Projectmanagement office (PMO) Projectmanagementmethodiek Bewustwording van projectmanagement bij betrokkenen WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 8
Projectenlijsten worden bijgehouden. Met enige creativiteit lukt het om vanuit het spreadsheet managementoverzichten te produceren. Bij een groot aantal projecten wordt het lettertype op het spreadsheet al snel kleiner. Er komen basissystemen om uren op projecten te kunnen schrijven, om projectplanningen te maken en om aan projectdocumenten samen te werken. Ook de financiële discipline houdt inmiddels een meer gedetailleerde projectenadministratie bij. De projectmanagementmethode wordt verder ingevoerd. Projectdocumentatie wordt gestructureerd. Projectmanagers professionaliseren zich verder en zijn herkenbaar in de organisatie. Lokaal ontstaan projectenbureaus die zorgen voor ondersteuning. Er komt aandacht voor opdrachtgeverschap. PPM ORGANISATIEBREED Als afdelingen vaker samenwerken in projecten en elkaars resources delen ontstaat op enig moment de behoefte aan organisatiebrede besturing van projecten. Besluiten over investeringen en andere projecten worden steeds vaker afdelings- of divisieoverstijgend genomen. De besluitvorming over projecten ligt nu op het niveau van de directie, vaak georganiseerd via een centrale Portfolio Strategy Board. Het begint vaak met het inrichten van de centrale aansturing van strategische projecten van bepaalde omvang. Via deelportfolio s verbinden we opdrachtgevers uit senior- en middelmanagement actief met de portfoliobesturing en -executie. De projectportfolio komt in lijn met het beleid. De PPM-processen worden organisatiebreed ingericht, waarbij de projectmanagement en resourcesmanagementprocessen integraal worden meegenomen. Om de eenheid van informatie te borgen ontstaat behoefte aan een centraal PPM informatiesysteem. Daarmee wordt beter gecommuniceerd over doelen, resultaten, planningen, financiën en voortgang. Deze informatie is bij voorkeur online toegankelijk voor de betrokkenen. Portfoliomanagers worden ingesteld om dit te coördineren en te bewaken. Kennisdeling wordt belangrijker bij verdere professionalisering. En door opleiding van project- en programmamanagers en opdrachtgevers. Een PPM support office wordt ingericht. Managers in de organisatie zijn zich bewust van het belang van PPM. Voor organisaties die toe zijn aan dit stadium heeft Arlande diverse bouwstenen beschikbaar, zoals de opzet, inrichting en training van: Alignment aan de strategie PPM besluitvormingsproces met board en regiegroepen per deelportfolio Centrale PPM toetsingskaders Financiële voortgangsmonitor PPM informatievoorziening en ondersteunende tooling Portfoliomanagers PPM Office Bewustwording PPM bij alle betrokkenen WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 9
PPM IN CONTROL In het ultieme PPM stadium is de besturing van de organisatie geheel doelen-gebaseerd. Benefits management is ingevoerd en men werkt met goede en up-to-date business cases. Er is informatie over verschillende scenario s, zowel op project- als op portfolioniveau. De PPM processen sluiten geheel aan op de invulling en ritmiek van de Planning & Control cyclus. Het topmanagement heeft PPM volledig geadopteerd. De governance structuur met de Project Strategy Board en onderliggende portfoliobesturing met domeinen werkt goed. Opdrachtgevers en projectmanagers begrijpen PPM en handelen daar ook naar. Het resourcesmanagementproces en de PPM toetsingsprocessen zijn op orde en werken. Het (virtuele) PPM support office is ingericht voor centrale coördinatie en informatievoorziening en adequate portfolioanalyses om te zoeken naar optimale scenario s. Earned value Management is de methode om voortgang van projecten objectief te meten en te bewaken door een uitgekiende combinatie van kwalitatieve en financiële KPI s. Daardoor ontstaat steeds betere informatievoorziening voor het waarmaken van de ambities. Het gebruik van die betere informatie bij de besturing versterkt in dit stadium de voorspelbaarheid en het succes van beleid en portfolio. Nog niet veel organisaties hebben dit stadium bereikt. Ook in dit stadium wordt steeds gewerkt aan kwaliteitsverbeteringen in de besturing, in de processen en tooling en bij de mensen in de organisatie. Is de borging in PPM processen en in het middelmanagement niet voldoende, dan zien we een terugval naar het vorige stadium of verder terug zodra bijvoorbeeld sleutelfiguren de organisatie verlaten. Dit stadium biedt ook de kwaliteitsborging op de PPM-processen, met periodieke evaluatiemomenten: hoe goed doen we dit proces? Voor organisaties die toe zijn aan dit stadium heeft Arlande diverse bouwstenen beschikbaar, zoals de opzet, inrichting en training van: Business Case Management Benefits Management Earned Value Management Tooldefinitie, selectie en implementatie Portfolio Optimalisatie PPM Support Office WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 10
WAAR BEVINDT U ZICH? Iedere organisatie bevindt zich ergens in dit evolutiespectrum. Echter, vaak blijft dat de drie invalshoeken qua ontwikkeling onderling niet in balans zijn. Er is bijvoorbeeld wel zeer uitgebreide tooling, maar de portfolio is niet in lijn met de strategie of de besluitvormers worden niet gecoacht. PPM zal bij deze onbalans niet succesvol zijn en te veel worden gezien als een technisch trucje. Grote kans dat de implementatie op dit niveau blijft steken of zelfs terugvalt. De implementatie van PPM in een organisatie dient gelijk over de drie sporen in balans te zijn. Dan is er een basis voor succes en is er draagvlak voor het bereiken van het volgende stadium van professionele ontwikkeling. Arlande helpt om de uitgangssituatie scherp te krijgen. Arlande professionals doen samen met u de analyse, op basis van de Arlande PPM checklist. Deze quick scan benadering geeft tevens een goed beeld van de uitgangssituatie en van mogelijke maatregelen die de organisatie verder helpen in de ontwikkeling. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 11
PROJECTMATIGE AANPAK Vanuit de praktijk heeft Arlande in de afgelopen jaren een aanpak ontwikkeld voor het invoeren en verbeteren van project portfoliomanagement, als instrument voor organisaties om hun strategie te implementeren. Deze aanpak heeft zich bewezen in verschillende branches en kenmerkt zich door een groeimodel. Succesfactor is het verbinden van beleid met resultaatgerichtheid en structuur met mensen waardoor PPM echt voor de organisatie gaat werken. De Arlande aanpak kenmerkt zich door een interactieve, projectmatige benadering en houdt rekening met de volwassenheid van de organisatie. De eerste stap is een gerichte analyse (a la quick scan) om de gewenste aanpak voor de PPM realisatie te bepalen. In workshops leren key users direct van Arlande experts en van elkaar. Dit leidt tot enthousiasme en draagvlak. Op deze wijze gaan professionaliseren van projectmanagement en implementatie van PPM hand in hand. Zo beklijft het in de organisatie. Om PPM werkend te krijgen maakt Arlande er zelf ook weer een project van. Met alles wat daarbij hoort. Dat is een goede business case, duidelijk opdrachtgeverschap en een betrokken stuurgroep. Ook een professionele projectleiding en een projectgroep met veel draagvlak. De aansturing gebeurt op basis van een goede roadmap, vertaald in een plan van aanpak met voldoende budget, een realistische planning en een strakke voortgangsbewaking. De figuur laat de resultaten van een PPM-implementatie schematisch zien. Links brengt u de strategiebepaling en portfoliokeuze op orde. Bovenin bent u bezig met de portfolio executie, waarin u de voortgang van de portfolio bestuurt. Onderin kijkt u naar de projectmanagement organisatie, waarin binnen de projecten wordt gestuurd op uitvoering, voortgang en oplevering. Rechts communiceert u met de staande organisatie over de veranderingen die het doel zijn van alle projecten in de portfolio. PPM op deze manier geïmplementeerd brengt rust en ruimte, orde en zekerheid. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 12
ARLANDE, UW PARTNER De ervaren professionals van Arlande maken samen met hun klanten het resultaat. De beste match tussen het vraagstuk en de professional die de oplossing realiseert is voor u en Arlande de voorwaarde voor succes. Speerpunten in de dienstverlening van Arlande zijn professionalisering van projectmanagement en projectportfoliomanagement. Arlande heeft een praktische instelling met oog voor structuren én voor de mensen die het moeten doen. Arlande heeft een groep van eigen project- en PPM-professionals, met daarbuiten een omvangrijke netwerk van ruim 200 externe associates. Arlande heeft aantoonbare ervaring met het werkend krijgen van PPM in organisaties van gemiddelde tot grote omvang. Arlande heeft ruime ervaring in het vertalen en verbinden van de organisatiedoelstellingen naar informatiestrategie en een bijbehorend projectenportfolio. PPM handboeken, referentiemodellen en templates voor diverse soorten organisaties helpen om implementaties te bespoedigen. Arlande maakt dankbaar gebruik van de eigen PPM-tooling database met informatie over meer dan professionele 30 tools die de elk basis kunnen bieden voor uw informatievoorziening. De gedegen ervaring van Arlande op het gebied van verandermanagement om implementaties zorgt dat uw mensen goed worden begeleid in het meer succesvol maken van uw projecten en strategie. Arlande Project Portfolio Management helpt u om uw strategie te implementeren! Contactgegevens Arlande Soestdijkerweg 12d t +31 35 609 15 55 3723 MH Den Dolder f +31 35 609 15 50 Postbus 403 i info@arlande.nl 3760 Ak Soest e www.arlande.nl U bent welkom op de Arlande PPM netwerkmeetings waar u, uw ervaringen en visie uit kunt wisselen met anderen. Meer informatie hierover vindt u op de website. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 13
BIJLAGEN: OVER DE BENEFITS VAN PPM Over de voordelen van PPM in enkele voorbeeldsituaties: in een middelgrote organisatie - ga naar pagina 15 in een grote organisatie - ga naar pagina 16. Als organisaties scherper aan de wind moeten varen zijn effectieve veranderingen cruciaal voor het succes. Scherp zeilen vereist een goed schip met een getrainde bemanning, een heldere ambitie, goede processen en een uitstekende communicatie. Project Portfolio Management helpt u om scherp aan de wind te blijven en Arlande helpt managers en organisaties bij het succesvol invoeren hiervan. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 14
MIDDELGROTE ORGANISATIE OOGST VOORDELEN VAN PPM De voordelen en besparingen uit PPM verschillen per situatie. Een voorbeeld: bij een middelgrote organisatie lopen 30 projecten. Die kosten dit jaar samen 11 mln. Er zijn forse groeiplannen maar de mensen en middelen zijn te beperkt aanwezig om alle projecten uit te voeren. Keuzes zijn noodzakelijk. Met wat meer professionaliteit in de organisatie verwacht de directie beter op resultaat te kunnen sturen. Ook zijn projectmanagers dan beter in staat binnen afgesproken budgetten succesvol te opereren. Uitgaande van de doelen voor PPM dit jaar is de besparing door PPM: Meer succesvolle projecten, in totaal 5,5 mln (3,5+2) als het maximale wordt bereikt, in ieder geval meer dan 1,9 mln (1,5+0,4). Besparing van mogelijk 0,3 mln, minimaal 0,1 mln, door het schrappen van projecten die niet passen bij het strategisch beleid van de organisatie. Er is een voordeel van 0,2 mln, minimaal 0,1 mln, door het tegengaan van budgetoverschrijdingen. Het ombuigen van projecten zonder benefits resp. zonder resultaat levert maximaal 2,2 mln (1+3), minimaal 0,4 mln (0,3+0,1) mln. Deze PPM-implementatie biedt dus aan opbrengsten maximaal 7 mln, minimaal 2,5 mln, na correcties voor elkaar opheffende effecten in de portfolio. Door betere keuzes gekoppeld aan beleid komt er ook een scherpere focus en meer regie op het waarmaken van de strategische groeidoelstellingen. De maatregelen daarvoor zijn eenvoudig en effectief: inrichten basis portfoliobesturing, volgen van kritische resources en professionaliseren van projectmanagement en van opdrachtgeverschap. Dit is waarom PPM blijvend meerwaarde biedt voor deze organisatie. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 15
GROTE ORGANISATIE OOGST VOORDELEN VAN PPM In een grote organisatie liggen de voordelen en besparingen uit PPM anders. We kijken naar een groot bedrijf waar meer dan 80 bedrijfsbrede projecten lopen met een gezamenlijk jaarbudget van 24 mln. Niet alle projecten zijn succesvol en de directie wil eraan werken om dat te verbeteren. Daarnaast is er nu te weinig ruimte om nieuwe projecten op te starten om de strategische doelen te realiseren. Uitgaande van de doelen voor PPM dit jaar is de besparing in deze grote organiisatie: Veel meer succesvolle projecten, in totaal 6 mln (3+3) als het maximale wordt bereikt, in ieder geval meer dan 2 mln (1+1). Besparing van mogelijk 2 mln, minimaal 0,5 mln, door het schrappen van projecten die niet passen bij het strategisch beleid van de organisatie. Er is een voordeel van 1 mln, minimaal 0,5 mln, door het tegengaan van budgetoverschrijdingen. Het ombuigen van projecten zonder benefits resp. zonder resultaat levert maximaal 7 mln (3+4), minimaal 3 mln (1+2) mln. Deze PPM-implementatie biedt dus aan opbrengsten maximaal 12 mln, minimaal 3,5 mln, na correcties voor elkaar opheffende effecten in de portfolio. Dit is substantieel. Daarnaast komt er door de PPM-implementatie een betere focus op het realiseren van het strategisch beleid en vergroot PPM daarmee de haalbaarheid van dat beleid. De inspanningen om deze doelen te bereiken lopen via de drie sporen. In dit voorbeeld door opdrachtgevers van projecten strakker te betrekken bij de portfoliobesturing, door processen als benefitsmanagement, architectuurtoetsing en resourcesmanagement transparanter in te richten, door de juiste managementinformatie te verschaffen via centrale tooling en door communicatie en coaching gericht op bewustmaking van de professionals in de organisatie. En door inspiratie en betrokkenheid te tonen, want PPM is vooral ook een veranderingstraject. Daarmee biedt PPM blijvend meerwaarde. WHITEPAPER - PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT SUCCESVOL IMPLEMENTEREN 16