Hoofdstuk 1 Kostenplaatsen instellen en gebruiken Bijvoorbeeld voor praktijken met meerdere locaties is het handig om omzet en kosten te verdelen over de verschillende locaties. Dit kan door middel van het instellen van kostenplaatsen. Een kostenplaats is een extra indicatie die aan een omzet of kostenboeking wordt meegegeven, en die aangeeft in welk bedrijfsonderdeel deze zijn opgetreden/gegenereerd. Er kunnen kostenplaatsten worden gekoppeld aan locaties, ruimtes, medewerkers, abonneerbare diensten en inkoopfactuurregels. Bijvoorbeeld: u heeft in de systeemgegevens op tabblad "4. Financieel" ingesteld dat alle omzet wordt geboekt op grootboekrekening 8000. Als u vervolgens 3 locaties heeft ingesteld in Intramed, en daarbij 3 verschillende kostenplaatsen, wordt de omzet automatisch verdeeld over de 3 verschillende kostenplaatsen (locaties). Het is niet verplicht om kostenplaatsen in te stellen. U hoeft deze alleen in te stellen als u de omzet en kosten per locatie/ruimte/medewerker/abonneerbare dienst en/of inkoopfactuurregels wilt uitsplitsen. Als u gebruik wilt maken van kostenplaatsen, kunt u ook kiezen om de omzet en kosten bijvoorbeeld alleen uit te splitsen per locatie of medewerker. Het is dus niet verplicht om alle mogelijkheden in te stellen. Allereerst is het nodig dat u bij grootboeken van het type "Omzet" of "Kosten" aangeeft, dat u gebruik wilt maken van kostenplaatsen. Daarna kunt u kostenplaatsen toevoegen. Vervolgens kunt u deze toekennen aan ruimtes, locaties, abonneerbare diensten, medewerkers en inkoopfacturen. Grootboekrekening aanpassen Alleen bij grootboekrekeningen van het type "Omzet" of "Kosten", kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van kostenplaatsen. Als u daarvoor kiest, wordt de grootboekrekening automatisch opgesplitst in verschillende kostenplaatsen (als u ook kostenplaatsen heeft ingesteld). Per grootboekrekening kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van kostenplaatsen. 1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Grootboek] het scherm "Grootboekrekeningen" wordt geopend. 1
2. 3. Klik op de grootboekrekening die u wilt wijzigen en typ "Ctrl" + "W" in, of klik op het icoon het scherm "Grootboekrekening" wordt geopend. Als de grootboekrekening van het type "Omzet" of "Kosten" is, kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van kostenplaatsen. Vul het veld "Kostenplaatsen gebruiken:" in. Kostenplaatsen gebruiken: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Type rekening:" heeft gekozen voor "Omzet" of "Kosten". Klik op de pijlknop achter het veld. Kies voor "Ja" als u gebruik wilt maken van de onderverdeling in kostenplaatsen. Vervolgens wordt de grootboekrekening automatisch opgesplitst in de verschillende kostenplaatsen, wanneer u deze heeft ingesteld. Bijvoorbeeld: u heeft in de systeemgegevens ingesteld dat alle omzet wordt geboekt op grootboekrekening 8000. Als u vervolgens 3 locaties heeft ingesteld in Intramed, en daarbij 3 verschillende kostenplaatsen, wordt de omzet automatisch verdeeld over de 3 verschillende kostenplaatsen (locaties). 4. 5. het scherm wordt gesloten, en u keert terug naar het scherm "Grootboekrekeningen". Wijzig zo nodig meer grootboekrekeningen herhaal dan stappen 2 t/m 5. 6. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op Kostenplaats toevoegen of wijzigen U kunt kostenplaatsen toevoegen of wijzigen. 2.
1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Kostenplaatsen]. 2. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon om een nieuwe kostenplaats toe te voegen, OF klik op de kostenplaats die u wilt wijzigen en druk op de toetsen "Ctrl" + "W", of klik op het icoon het scherm "Kostenplaats" wordt (al dan niet gevuld) geopend. 3. Vul de velden in. 4. Nummer: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt als u de inkoopfactuur bewaart u kunt ook zelf een nummer invullen. : Typ een omschrijving van de kostenplaats in. het scherm wordt gesloten. Kostenplaats koppelen Vervolgens kunt u de kostenplaatsen koppelen aan een locatie, ruimte, medewerker, abonneerbare dienst en/of inkoopfactuurregels. Als er géén kostenplaats per locatie, ruimte, medewerker, abonneerbare dienst en/of inkoopfactuurregel is gekoppeld, wordt gekeken naar de instellingen in de systeemgegevens. Locatie In Intramed kunt u verschillende locaties instellen. Aan elke locatie kunt u een kostenplaats koppelen. Op die manier kunt u een onderverdeling maken in omzet en kosten per locatie. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens] het scherm "Praktijk" wordt geopend. Klik op tabblad "3. Locaties". 3
U kunt de gegevens wijzigen door "Ctrl" + "W" in te typen, of door te klikken op het icoon het scherm "Locatie" wordt geopend. Vul de velden in natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Door op de "TAB"toets te drukken gaat u naar het volgende veld. Met de toetsen "Shift" + "TAB" kunt u naar het vorige veld. Kostenplaats: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK". De omzet van praktijkbehandelingen op de betreffende locatie wordt op de gekozen kostenplaats geboekt. U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 4 het scherm "Locatie" wordt gesloten. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op.
Ruimte Als u de module "Bedrijfsmiddelen" heeft geactiveerd op tabblad "7. Modules" van de systeemgegevens, kunt u ruimtes en bedrijfsmiddelen instellen in Intramed. Aan elke ruimte kunt u een kostenplaats koppelen. Op die manier kunt u een onderverdeling maken in omzet en kosten per ruimte. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens] het scherm "Praktijk" wordt geopend. Klik op tabblad "3. Locaties". Dubbelklik op een locatie het scherm "Locatie" wordt geopend. Klik één keer in een regel in de lijst onder "Ruimte:". U kunt de gegevens wijzigen door "Ctrl" + "W" in te typen, of door te klikken op het icoon het scherm "Ruimte" wordt geopend. Vul het veld "Kostenplaats" in. Kostenplaats: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK". 5
De omzet van praktijkbehandelingen op in de betreffende ruimte wordt op de gekozen kostenplaats geboekt. U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. het scherm "Ruimte" wordt gesloten. Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op. Medewerkers Per medewerker kunt u kostenplaatsen instellen. Op die manier kunt u de omzet en kosten van een medewerker op een specifieke kostenplaats onderverdelen. 6 Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers] het scherm "Medewerkers" wordt geopend. Dubbelklik op een medewerker of klik op een medewerker en op het icoon het scherm "Medewerker" wordt geopend op tabblad "1. Algemeen".
Klik op tabblad "3. Instellingen". Vul de velden in de rubriek "Kostenplaatsen" in. Kostenplaats voor Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm omzet "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de uitbehandelingen: knop "OK". De omzet van uitbehandelingen van de betreffende medewerker wordt op de gekozen kostenplaats geboekt. U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Kostenplaats voor Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm omzet afwijkende "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de declaratietrajecten: knop "OK". 7
De omzet van afwijkende declaratietrajecten wordt op de gekozen kostenplaats geboekt, als de betreffende medewerker de behandelaar op de bijbehorende behandelserie is. Kostenplaats voor Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm omzet verkopen: "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK". De omzet van verkopen wordt op de gekozen kostenplaats geboekt, als de betreffende medewerker de verkoper is. het scherm wordt gesloten. Abonneerbare diensten Als u de module "Abonnementen" heeft geactiveerd op tabblad "7. Modules" van de systeemgegevens, kunt u abonnementsvormen en diensten instellen in Intramed. Aan elke abonneerbare dienst kunt u een kostenplaats koppelen. Op die manier kunt u een onderverdeling maken in omzet en kosten per abonneerbare dienst. 8 Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Diensten] het scherm "Abonneerbare diensten" wordt geopend. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon OF dubbelklik op een bestaande abonneerbare dienst om deze te wijzigen het scherm "Abonneerbare dienst" wordt geopend. Vul het veld "Kostenplaats:" in.
Kostenplaats: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK". De omzet van abonnementen wordt op de gekozen kostenplaats geboekt. U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. het scherm wordt gesloten. Inkoopfactuurregels Aan elke inkoopfactuurregel kunt u een kostenplaats koppelen. Op die manier kunt u een onderverdeling maken in kosten per aankoop. Ga naar menu [Financieel], [Inkoop facturen] het scherm "Inkoopfacturen" wordt geopend. U ziet een lijst met op elke regel de gegevens van een inkoopfactuur. 9
Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Inkoopfactuur" wordt geopend. In de kolom "Kpl." kunt u een kostenplaats selecteren. Deze kolom kunt u alleen invullen als u een grootboek van het type "Omzet" of "Kosten" heeft geselecteerd in de kolom "Reknr". Klik in de kolom "Kpl.", en vul het veld in. Kolom Kpl. Als het een grootboek van het type "Omzet" of "Kosten" betreft, kunt u hier een kostenplaats selecteren. Klik op de pijlknop in het veld. Klik in het scherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats, en klik op de knop "OK". kostenplaats Hier wordt de omschrijving van de kostenplaats getoond u kunt dit niet wijzigen. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op.. Systeemgegevens U kunt ook algemene kostenplaatsen instellen. Als er geen kostenplaats is gekoppeld bij één van de vorige opties, wordt gekeken naar de systeemgegevens. Als er ook geen kostenplaatsen 10
zijn ingesteld in de systeemgegevens, wordt de omzet of worden de kosten op het bijbehorende grootboek niet onderverdeeld in kostenplaatsen. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens] het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. Klik op tabblad "4. Financieel". Vul de velden in de rubriek "Kostenplaatsen" in: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK". het scherm wordt gesloten. 11