Inrichten projectstructuur liquidatie Permar en transitie uitvoering Wsw 1. Wat moet er gebeuren? De liquidatie Permar en transitie uitvoering Wsw wordt uitgevoerd aan de hand van drie sporen: 1. De afbouw van Permar. Dit is de verantwoordelijkheid van de Permar zelf. 2. Lokale acties om de uitvoering van de Wsw vorm te geven. Dit is de eigen verantwoordelijkheid van de individuele gemeenten 3. De regionale vertaling van afbouw en transitie. Hier komen liquidatie en afbouw bij elkaar. Dit is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeenten met Permar. Goede afstemming leidt tot behoud van kennis en ervaring en reduceert de kosten van de afbouw. Deze sporen op meerdere punten samen, onder meer in het mobiliteitsplan. Het mobiliteitsplan fungeert als brug tussen het liquidatieplan en de transitieplannen. Het mobiliteitsplan reduceert de kosten van de liquidatie wanneer regulier personeel over gaat van de GR naar gemeenten. Aandachtpunt daarbij is dat Permar tijdens de afbouw open blijft en werkt aan het leveren van opdrachten aan haar klanten (going concern). Aansluiting afbouw en opbouw In het transitieplan wordt beschreven op welke wijze de gemeenten vorm en inhoud geven aan de gezamenlijke liquidatie van Permar. Basis voor dit plan zijn de raadsbesluiten van de vijf afzonderlijke gemeenten over de lokale structuur en inrichting van de sociale werkvoorzieningsactiviteiten. Het liquidatieplan Permar beschrijft waar de boedel van de GR uit bestaat en hoe die boedel kan worden afgebouwd. Kosten zullen ontstaan waar verplichtingen (voortijdig) moeten worden afgekocht (bijvoorbeeld arbeidscontracten), bij de verkoop van bezittingen boekverlies wordt geleden etc. Deze kosten kunnen worden gereduceerd door de overname van bezittingen en verplichtingen door de gemeenten. Zij (en hun partners in de uitvoering) hebben immers voor de opbouw van hun eigen uitvoering middelen nodig die zich deels in de boedel van de GR 1
bevinden. Door ze uit de boedel van de GR over te nemen daalt de schade die ontstaat door de liquidatie. Daarvoor is nodig dat er een constante afstemming is tussen Permar en de gemeenten om de overgang en daarmee de reductie van schade zo spoel mogelijk te laten verlopen. Daarnaast wordt er binnen Permar een mobiliteitsplan opgesteld om de arbeidsmobiliteit van het niet-gesubsidieerde personeel te stimuleren. De uitvoering van dit plan is onlosmakelijk verbonden met de uitvoering van het transitie- en liquidatieplan. In dit document wordt beschreven hoe de benodigde projectstructuur dient te worden ingericht. Deze structuur is een kapstok maar is niet leidend. 2
2. Projectstructuur 2.1 Individuele gemeente Het is aan de gemeenten zelf om hun projectstructuur vorm te geven maar het ligt voor de hand in ieder geval het volgende in te richten. Dit geldt gezien de omvang van Scherpenzeel niet voor haar. Gemeentelijke projectgroep met projectleider die linking pin is naar de regionale structuur. Grote betrokkenheid klantmanager/jobcoach. In deze projectgroep zitten de trekkers van onderstaande werkgroepen. Per werksoort (beschut, groen en deta/bw) werkgroep waarvan trekker vertegenwoordigd is in eigen gemeentelijke projectgroep. Werkgroep juridisch/hrm/communicatie/financiën/inkoop. Elke gemeente gebruikt als basis een eigen implementatieplan. Onderdelen van dit plan zijn onder andere (niet uitputtend): Regelen werkgeverschap met bijbehorende zaken als medezeggenschap, inventarisatie en harmonisatie regelingen etc. Voor alle werksoorten: zelf doen of inkopen? Huisvesting. Communicatie medewerkers, raad, bonden, cliëntenraad etc. Samenhang uitvoering P-wet. 2.2 Permar Inrichting is zaak van de directie van Permar. Bij de liquidatie gaat het vooral om: Financiën. HRM (denk daarbij aan het vigerend sociaal plan). 2.3 Regionaal In de regionale projectstructuur komen transitie en liquidatie bij elkaar. De opbouw is als volgt: Projectleidersoverleg. Hierin participeren de vijf projectleiders van de gemeenten, een projectleider van Permar en de projectleider van de regionale werkgroep financiën. Op afroep andere disciplines. Een onafhankelijke verbindingsofficier leidt deze groep, bewaakt voortgang en rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever. Deze verbindingsofficier heeft onder meer als belangrijkste taken: 3
* Bewaking voortgang regionale afspraken. * Verbindt liquidatie Permar met opbouw gemeenten. Regionale werkgroepen voor groen waarin vertegenwoordigers van de gemeenten en Permar deel nemen. 1. Afspraken over beëindigen opdrachten groen aan Permar 2. Afspraken maken over overname materialen Permar 3. Afspraken met regio-gemeenten over Wsw-ers die in een andere dan de woongemeente werken. (Uitwerking financiële afspraken ligt bij werkgroep financiën.) Uitwisselen van ervaringen over: 1. Werkzaamheden organiseren voor doelgroep Wsw 2. Manier waarop aansturing en coaching geregeld worden 3. Alternatieve werkzaamheden in de winter 4. Opvangen afbouw Wsw-bestand 5. Cultuur: medewerkers werf voorbereiden op komst nieuwe doelgroep. Meenemen in het proces Regionale werkgroep voor deta waarin vertegenwoordigers van de gemeenten en Permar deel nemen. 1. Afspraken met Permar over overname individuele detacheringen (+ voorwaarden, tarieven etc) 2. Communicatie werkgevers (formeel moeten zij toestemming geven als iemand anders detachering overneemt) 3. Bespreken wat nodig is in WSP (o.a. hoe omgaan met groepsdetacheringen) en dit op de juiste plek agenderen Regionale werkgroep voor beschut waarin vertegenwoordigers van de gemeenten en Permar deel nemen. 1. Hoe gaan gemeenten om met het inrichten met beschut (uitwisseling ervaringen). Bij inkoop is dat verantwoordelijkheid van gemeente zelf, niet van de werkgroep. Wel delen van ervaringen. Bij overname onderdelen van Permar door (1 of meerdere) gemeenten komt dit wel in de werkgroep aan de orde. Werkgroep Financiën waarin vertegenwoordigers van de gemeenten en Permar deel nemen. 4
1. Spelregels liquidatie. 2. Spelregels voor overname personeel Permar door gemeenten 3. Verrekeningen tussen gemeenten over Wsw-ers die in een andere dan de woongemeente werken 4. Verrekeningen tussen afdelingen sociaal domein en afdelingen groen etc. Werkgroep HRM (inclusief back office) waarin vertegenwoordigers van de gemeenten en Permar deel nemen. Bij HRM gaat het specifiek om de zaken waarbij de medewerkers centraal staan, bij back office gaat het om administratieve processen. 1. Wenselijkheid van gezamenlijk inkopen van de werkgeversfunctie en zo ja, inkoopproces vormgeven 2. Uitwisselen van ervaringen over: - Arbeidsvoorwaarden Wsw (jubilea, opleidingen etc) - Werkplekken nodig? - Salaris- en personeelsadministratie + volstaan de bestaande systemen? - Facturering inrichten - Hoe vormgeven vervoer? - Bepalen waar werkgeversrisico s liggen bij groenmedewerkers - Inrichten medezeggenschap Werkgroep communicatie waarin vertegenwoordigers van de gemeenten en Permar deel nemen. 1. Bepalen wat op regionaal en wat op lokaal gebeurt qua communicatie richting wsw-ers, gezinnen, niet gesubsidieerd personeel, werkgevers, gemeenteraden, clientenraden (bv. brieven, informatiebijeenkomsten etc.) Werkgroep juridisch/inkoop waarin vertegenwoordigers van de gemeenten en Permar deel nemen. 1. Afspraken over routing bestuurlijke besluitvorming. 2. Bespreken effecten van lokale keuzes op staatsteun, aanbestedingsregels, vennootschapsbelasting, BTW etc. 5
Werkgroep begeleiding/jobcoaching. Doel: 1. Het afstemmen van de manier waarop lokaal de begeleiding en jobcoaching georganiseerd gaan worden: lokale inkoop, gezamenlijke inkoop, overname personeel Permar, Wsw-ers verdelen onder huidige klantmanagers etc.) 2. Uitwisselen wanneer de gesprekken met Wsw-ers plaats gaan vinden. Bestuurlijke opdrachtgever zijn de wethouders van de vijf gemeenten. Eén van de wethouders is dagelijks aanspreekpunt. Ambtelijk opdrachtgever zijn de gemeentesecretarissen van de vijf gemeenten. Eén van de gemeentesecretarissen is dagelijks aanspreekpunt. Deze is bij voorkeur afkomstig uit een andere gemeente dan het bestuurlijk aanspreekpunt. De werkgroepen concretiseren in hun aftrap hun doelen en het tijdspad. Uitgangspunten daarbij: In de projectstructuur lokaal wat lokaal kan, regionaal wat moet om onnodig overleg en bureaucratie te voorkomen. Zorg dragen voor optimale afstemming, dele van kennis en afspraken maken met Permar. Voorbeeld: Wanneer gemeenten groen zelf uit gaan voeren moeten er afspraken gemaakt worden over de inzet van elkaars medewerkers. Inhoudelijk wordt dit in de regionale werkgroep groen besproken. De financiële afspraken worden voorbereid in de regionale financiële werkgroep. De uitkomsten worden in het projectleidersoverleg besproken en als voorstel geformuleerd. Dit voorstel wordt voorgelegd aan de ambtelijke opdrachtgever en naar aanleiding van de bespreking daar doorgeleid naar de bestuurlijke opdrachtgever. Besluitvorming vindt plaats door de bestuurlijk opdrachtgever. 6
7
3. Proces Deze structuur wordt eind mei ter besluitvorming voorgelegd aan de colleges. Ondertussen gaan we door met het voorbereiden van deze structuur. Een mogelijke verbindingsofficier wordt gevraagd te offreren. 7 juni collegebesluiten. Week van 13 juni officieuze startbijeenkomst projectstructuur. Officiële start tijdens raadsbijeenkomst medio juni. Projectgroepen formuleren opdracht en tijdspad. Medio september oplevering implementatieplan. 8