gemeente HEEZE-LEENDE

Transcriptie

1 V Cranendonck r^-j ^2 gemeente HEEZE-LEENDE V GEMEENTE VALKEN SWA A R D SAMENWERKING A2-CEMEENTEN Curtepdonfif I Hecje-ltertdt;! Valkeniwaatd Aan de leden van de Ondernemingsraden van de gemeente Cranendonck, de gemeente Heeze-Leende, de gemeente Valkenswaard en het Samenwerkingsverband A2-gemeenten Kenmerk Onderwerp Behandeld door Bijlage(n) Datum Reactie op uw advies implementatieplan van 10 juli 2015 CJ.P. van Engelen Geachte ondernemingsraden van de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende, Valkenswaard en de GR A2, Op 10 juli 2015 hebben we uw advies ontvangen over het implementatieplan "Nog krachtiger en dichterbij". U geeft aan dat uw advies betrekking heeft op de overgang van de totale bedrijfsvoering. U geeft als ondernemingsraden aan voorstander te zijn van een gemeentelijke herindeling. Uit de diverse overleggen is u gebleken dat dit een brug te ver is. Daarom beperkt u zich in uw advies tot het aan u voorgelegde implementatieplan. Beantwoording van uw vragen/ opmerkingen en adviezen U heeft een aantal vragen/ opmerkingen en adviezen geformuleerd in uw advies implementatieplan. Graag beantwoorden wij deze per genoemd punt. Beantwoording vragen/ opmerkingen van de OR-en: In de stukken wordt gesproken over zes afdelingshoofden maar over slechts vijf kwartiermakers. Welke afdeling krijgt er geen kwartiermaker en/of hoe wordt dit opgelost? Er zijn inderdaad 6 afdelingshoofden en zijn 5 kwartiermakers genoemd. Er wordt geen kwartiermaker benoemd voor de afdeling W&I. Omdat I&A onder bedrijfsvoering valt, wordt deze afdeling meegenomen in de nieuwe structuur. Afdeling W8J valt niet onder de bedrijfsvoering en is een aparte afdeling in de GRS A2. o We zien met belangstelling het inrichtingsplan en het huisvestingsplan ter advisering door de ondernemingsraden tegemoet en vragen ons af op welke termijn wij deze adviesaanvraag kunnen verwachten? Voordat we antwoord op uw vraag geven, schetsen we eerst het proces. Er is een werkgroep ingesteld voor het implementatieplan en de uitwerking van de GR tekst bestaande uit een afvaardiging van raadsleden. Dit is de Reactie directieraad advies Ondernemingsraden implementatieplan 1

2 werkgroep IOGAS (Intergemeentelijk overlegorgaan gemeenteraden A2 samenwerking. Deze werkgroep heeft geen formele status), o le stap is het opstellen van de GR tekst: dit is nodig voor het definitief besluit om de bedrijfsvoering in GRS A2 onder te brengen, o De GR-tekst is informeel in de colleges besproken op 11 en 18 augustus Op 25 augustus is de tekst informeel besproken in het algemeen bestuur GRS A2. Vervolgens is het naar de werkgroep IOGAS (en nu de medezeggenschap) verzonden, o De planning is verder als volgt: half september komt de werkgroep IOGAS bij elkaar, eind september kunnen de colleges de GR-tekst vaststellen en eind oktober kan de GR-tekst in de gemeenteraden worden vastgesteld. Daarna kan gestart worden met de implementatie. De GR-tekst wordt deze ter informatie naar de vier OR-en gestuurd. De bevoegdheidsdeling komt nog terug in organisatieplaatje. Dit wordt ter advisering voorgelegd aan de OR conform artikel 25 lidle WOR. Het inrichtings- en huisvestingsplan volgt dus na vaststelling van de GR-tekst. Wij hechten er belang aan dat in de implementatiefase zorgvuldig wordt gekeken naar de concrete rolverdeling tussen directieraad en manager GRS A2. Wij zien een uitwerking naar een meer concrete rolverdeling dan ook graag tegemoet. De rolverdeling tussen de directieraad en manager GRS A2 is in de colleges en het AB GRS A2 bestuurlijk geaccordeerd. In de bijlage 'bevoegdheidsverdeling' is vermeld hoe met de verdeling van de bevoegdheden wordt om gegaan. Vanuit het leidende principe voor de doorontwikkeling van de Samenwerking A2- gemeenten: 'Van, voor en door de drie gemeenten', kent het samenwerkingsverband een directieraad bestaande uit de drie gemeentesecretarissen en de manager van de Samenwerking A2-gemeenten als adviserend lid. Dit directiemodel maakt het mogelijk dat de gemeentesecretarissen vanuit hun rol als lid van de directieraad van het samenwerkingsverband en als ambtelijk eindverantwoordelijke in eigen huis voor de bedrijfsvoering, namens hun gemeentebesturen direct grip en invloed kunnen houden op de bedrijfsvoering binnen de Samenwerking A2-gemeenten. De nabijheid met enerzijds de individuele gemeenten en anderzijds de ambtelijke organisatie is in beginsel sterker belegd dan in de varianten waar de functies van secretaris en directeur losgekoppeld zijn. De gemeentesecretarissen blijven zodoende voor hun eigen college (en raad) de verbindende schakel tussen beleidsbepaling en ambtelijke uitvoering. Daarmee blijven de gemeentesecretarissen ook voor het eigen college aanspreekbaar op de prestaties van de (gezamenlijke) ambtelijke organisatie. De 'twee petten' die de gemeentesecretarissen als gevolg hiervan kennen, zijn inherent aan de samenwerking tussen de drie gemeenten. Bovendien is dit niet uniek voor de positie van gemeentesecretaris. Gezien hun rol als collegelid hebben immers ook de leden van het bestuur van het samenwerkingsverband te maken met 'twee petten'. Dit hoeft overigens niet problematisch te zijn. Met een juiste toepassing van het systeem van checks en balances zijn voldoende waarborgen ingebouwd tegen mogelijke belangenverstrengeling. In de bijlage A2- GR toelichting regeling staat dit toegelicht onder artikel 14. Wij horen graag van u in hoeverre de benoemde risico's ook in cumulatieve zin zijn beoordeeld en zijn afgewogen met betrekking tot de beheersmaatregelen? Risico's en weerstandsvermogen volgen later na vaststelling van de definitieve tekst van de GR. Reactie directieraad advies Ondernemingsraden implementatieplan 2

3 Graag worden wij geïnformeerd over eventuele bezuinigingen binnen de GRSA2 en welke gevolgen deze eventueel kunnen hebben voor het niveau van dienstverlening richting de overige A2 organisaties. Indien er bezuinigingen spelen die een eventuele doorwerking hebben op de dienstverlening wordt de OR hierover geïnformeerd of bij betrokken. Graag ontvangen wij zo spoedig mogelijk de tekst van de ontbrekende bijlage F. Bijlage F is de GR-tekst. Deze tekst is als bijlage bijgevoegd. Reactie op de adviezen van de OR-en over het implementatieplan: e Flet koersdocument en het implementatieplan zijn niet eenduidig voor wat betreft de zeggenschap. Wij verzoeken u om hierover met ons in gesprek te gaan en adviseren u uw keuze in overeenstemming met de ondernemingsraad van de GRS A2 te maken. Uit het implementatieplan blijkt dat de voorzitter van de directieraad fungeert als WOR- bestuurder voor de GRS A2 organisatie (pagina 7, noot 11). Flet koersdocument geeft echter aan dat de manager GRS A2 WOR bestuurder is voor de GRS A2 organisatie (pagina 16, 4e alinea onder c). De manager GRS A2 is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het management en medewerkers van de GRS A2 organisatie. De directieraad is verantwoordelijk voor de strategisch ambtelijke aansturing van de GRS A2 organisatie. De werkgever wil in overleg en overeenstemming met de OR-en gaan voor de situatie dat de voorzitter van de directieraad fungeert als WOR bestuurder voor de GRS A2 organisatie. Omdat de directieraad verantwoordelijk is voor de strategische aansturing van de GRS A2 organisatie. De manager GRS A2 heeft geen strategische onderhandelingsvrijheid. Deze is namelijk verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van management en medewerkers van de GRS A2. Met betrekking tot de inrichting van de afdelingsstructuur adviseren wij dat, alvorens sprake is van een overgang van medewerkers van gemeenten naar GRS A2, er eerst een zorgvuldige uitwerking van taken in relatie tot personen wordt uitgewerkt. Pas daarna kan de keuze worden gemaakt welke taken in de front- of backoffice geplaatst worden. Er zijn mensen die, vanwege het werken in een kleinere gemeente, zowel frontoffice (fo) en backoffice (bo) taken hebben. In kaart gebracht moet worden om welke functies en welke mensen dit gaat. Dat is de ene dimensie. Daarnaast heb je ook een andere dimensie, namelijk bij de werkzaamheden in het implementatieplan worden administratie en beleid uit elkaar gehaald. In de praktijk is het de vraag of dit bijvoorbeeld bij inkoop of P&O te realiseren is om administratie en beleid uit elkaar te halen. Er zal een goede afstemming moeten plaatsvinden. Flet onderscheid in functie- en afdeling niveau moet goed in de uitwerking worden meegenomen. Uitgangspunt is dat de geschetste lijn, de scheiding tussen beleid en advies, gevolgd wordt. In de praktijk kan het zijn dat het niet voor alle situaties mogelijk is en zal hiervoor maatwerk moeten worden geleverd. o Wij adviseren u om ten aanzien van de begroting rondom het personeelsbudget uw meerjarenraming opnieuw door te rekenen en daarbij wel rekening te houden met prijs- en loonindexering en voorziene ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Reactie directieraad advies Ondernemingsraden implementatieplan 3

4 De prijs- en loonindexering is niet meegenomen in het implementatieplan omdat deze nog niet bekend is. Dit wordt wel mee genomen in de optionele begroting We houden aan de voorkant rekening met de loon- en prijs indexering. Wij adviseren u afspraken te maken over de minimum- omvang van het weerstandsvermogen. Wij onderschrijven het belang van het feit dat de risico's gepaard gaande met GRS A2 in kaart worden gebracht en gekwantificeerd. Het is wenselijk dat de omvang van het weerstandsvermogen wordt vastgesteld aan de hand van deze risicoanalyse. Een dergelijke analyse zal bij vaststelling van de begroting 2017 van GRS A2 - de eerste begroting voor de 'doorontwikkelde' situatie - voorliggen bij de raden. Op dat moment zal het voorstel voor de omvang vergezeld worden van een voorstel over de plaats waar het weerstandsvermogen wordt ondergebracht: in de drie gemeentelijke begrotingen of (deels) in de begroting van GRS A2. Daarbij zal onder andere worden bezien welke eisen de provincie daaraan stelt vanuit haar rol als toezichthouder. Wij adviseren u aandacht te besteden aan de zachte kant van de implementatie en vragen u daarbij de medezeggenschap te betrekken. Dit is ook een belangrijk punt voor de werkgever. Dit aandachtspunt is onderwerp voor de werkgroep die bezig gaat met de zachte kant van de implementatie. Hierin wordt ook de medezeggenschap betrokken. Wij adviseren u aan kwartiermakers de opdracht mee te geven inzake het opstellen van een SWOT-analyse en O-metingen. Het opstellen van SWOT-analyses en nulmetingen vindt de werkgever een goed uitgangspunt. Dit punt wordt meegenomen in het projectplan. Wij verzoeken en adviseren u met klem om voorafgaand aan het samenstellen van de bouwteams en sub-werkgroepen te inventariseren welke werkzaamheden kunnen worden uitbesteed om onaanvaardbare werkdruk te voorkomen of welke eventueel kunnen blijven liggen of kunnen worden uitgesteld tot na de implementatiefase. Of werkzaamheden wel of niet zelf gedaan of uitbesteed worden vanwege deelname aan projectteams wordt in het projectplan meegenomen. Hier moeten nog keuzes over gemaakt worden. Wij adviseren u om het communicatieplan zo spoedig mogelijk inhoudelijk met de medezeggenschapsorganen te bespreken. Het communicatieplan is onderdeel van het projectplan. Dit plan wordt opgesteld door de nieuwe manager A2. Daarin wordt ook het communicatieplan mee genomen. Wij adviseren u in bijlage B te kiezen voor een eenduidige benaming. De afdelingsnamen en de genoemde clusters in bijlage B zijn niet eenduidig met wat in het implementatieplan staat vermeld. Dit wordt aangepast en in overeenstemming met elkaar gebracht. 9 Wij adviseren u daar waar nodig de data in bijlage C aan te passen. In bijlage C worden de data aangepast. 1 januari 2016 wordt niet gehaald. Wordt in ieder geval Reactie directieraad advies Ondernemingsraden implementatieplan 4

5 De zorg van het directieteam gaat nu eerst naar het vaststellen van de GR tekst. Samengevat kan geconcludeerd worden dat de adviezen van de OR-en in grote lijn overgenomen kunnen worden. De detailuitwerking zal nog verder plaatsvinden. Wij zijn graag bereid een en ander toe te lichten en te bespreken in een medezeggenschapsvergadering. Bijgevoegd zijn de bijlagen van de GR tekst zoals die ook naar de raden en de werkgroep IOGAS zijn verzonden. namens de directieraad Gemeenschappelijk Regeling Samenwerking A2, de heer R. van Eijck Bijlagen: - A2 GR tekst regeling - A2 GR toelichting regeling - Bevoegdheidsverdeling - Raadsbesluit doorontwikkeling - GR tekst klachtenafhandeling Reactie directieraad advies Ondernemingsraden implementatieplan 5

6