gemeente Roermond VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND datum indiening: 2 september 2013 datum/agendapunt B&Wvergadering: 170913/403 afdeling: Sociale Zaken Onderwerp: Aanbesteding Wmo-hulpmiddelen Voorstel: 1. In te stemmen om in samenwerking met gemeente Echt-Susteren de aanschaf van nieuwe hulpmiddelen (te kwalificeren als een levering) Europees aan te besteden; 2. In te stemmen om in samenwerking met de gemeente Echt-Susteren de procedure voor het verlenen van een uitsluitend recht aan Westrom met betrekking tot het beheer van het depot, onderhoud, reparatie en uitlevering van hulpmiddelen op te starten; 3. In te stemmen om in samenwerking met gemeente Echt-Susteren een bestek te formuleren omtrent de levering van hulpmiddelen en het beheer van het depot, het onderhouden, repareren en uitleveren van hulpmiddelen; 4. In te stemmen met het inhuren van CBP voor het begeleiden van de aanbesteding conform bijgevoegde offerte en de bijbehorende kosten te delen met de gemeente Echt-Susteren; 5. In te stemmen met het opzeggen van het contract met de huidige leverancier per 1 april 2014; 6. In te stemmen met het voorstel om met beide huidige contractpartners voor de levering van hulpmiddelen, afspraken te maken m.b.t. het doorleveren en verzorgen van diensten totdat de procedures m.b.t. levering en diensten zijn afgerond; 7. De raad te informeren middels een raadsinformatiebrief. 8. Ingevolge artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 onder g van de Wob geheimhouding opleggen op de risicoparagraaf aan het college. Behandeling in: raadscommissie: gemeenteraad van: overlegorgaan: op: Beslissing B&W: 1. akkoord; 2. akkoord; 3. akkoord; 4. akkoord; 5. akkoord; 6. akkoord; 7. akkoord; 8. akkoord. Handtekening gemeentesecretaris:
onderwerp: Aanbesteding Wmo-tiulpmiddeien pagina: 2 Bijlagen: Offerte CBP (ondersteuning aanbestedingsproces) Rapport onderzoel^sbureau Raadsinformatiebrief Samenvatting: Op 26 maart 2013 is op basis van een daartoe ingediend voorstel inzake aanbesteding Wmotiulpmiddelen gebleken dat Europees aanbesteed moet worden. Het college heeft in dat kader besloten om een nader onderzoek in te stellen naar een gezamenlijke regionale aanbesteding; Met de regiogemeenten werd afgestemd over een eventuele gezamenlijke aanbesteding, hetgeen er uiteindelijk toe heeft geleid dat alleen de gemeente Echt-Susteren in een gezamenlijk traject wil participeren. De ovenge gemeenten nemen om hun moverende redenen niet deel aan de op te starten aanbesteding Wmo-hulpmiddelen. Bij besluit d.d. 25 juni jl. heeft uw college o.a. besloten om vanwege de contractuele voorwaarden het contract met één van de beide leveranciers op te zeggen voor 1 juli 2013; In samenwerking met de gemeente Echt-Susteren is onderzoek gedaan naar de wijze van aanbesteding en meer in het bijzonder m.b.t. de mogelijkheid om de taken verband houdend met diensten (depot) onder te brengen bij Westrom. Ter zake is een onderzoeksbureau verzocht hierover advies uit te brengen en in dit voorstel wordt hierop nader ingegaan. Toelichting op voorstel: Het contract van de gemeente Roermond met de huidige leveranciers betreft de levering van hulpmiddelen en het verrichten van diensten (bestaande uit beheer depot, onderhoud en reparatie). Nader onderzoek is gedaan naar de wenselijkheid van splitsing van beide kerntaken: levering en diensten. In de huidige situatie ligt levering (aanschaf) en depot (met alle daarbij behorende activiteiten) bij één leverancier. Het is onwenselijk zowel de levering en depot gezamenlijk Europees aan te besteden. Het risico is zeerwel aanwezig dat met name de vele oudere hulpmiddelen, versneld technisch worden afgeschreven. Dit zou ertoe leiden dat veel nieuw aangeschaft moet worden. Het beleid was en is erop gericht dat hulpmiddelen zo lang als verantwoord mogelijk, in omloop worden gehouden. Dit heeft mede geleid tot een hoog herverstrekkingspercentage, remt de nieuw-aanschaf en leidt derhalve tot kostenbesparing. Nu het onwenselijk is levering en depot gezamenlijk Europees aan te besteden, is onderzocht of splitsing van de opdracht mogelijk is. Onderstaand wordt hierop nader ingegaan. Voorgesteld wordt om de taken verband houdend met het beheer van het depot in principe onder te brengen bij Westrom en de procedure voor het verlenen van een alleenrecht te starten. De keuze voor Westrom heeft meerdere redenen: - Westrom is belast met de uitvoering van de Wsw en heeft als zodanig een belangrijke rol in de realisatie van werkplekken voor werkzoekenden met een afstand tot de arbeidsmarkt; Ten gevolge van de toekomstige bezuinigingen op de Wsw is het noodzakelijk dat Westrom aanvullend werk genereert om de gevolgen hiervan financieel te kunnen beheersen; Het is noodzakelijk dat Westrom hiervoor passende werkzaamheden kan genereren. Het beheer van een depot, onderhoud, reparatie en uitlevering genereert werkzaamheden die bij uitstek geschikt zijn voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt; De gemeente heeft een verantwoordelijkheid voor Westrom. Eventuele exploitatietekorten moeten door de gemeente worden opgevangen;
onderwerp: Aanbesteding Wmo-liulpmiddelen pagina: 3 In het kerntakenboek is opgenomen dat de gemeente als opdrachtgever meer werkzaamheden (al dan niet middels de verordening exclusief recht) rechtstreeks bij Westrom gaat neerleggen. Allereerst wordt ingegaan op het onderdeel Diensten Het onderzoeksbureau is verzocht om advies uit te brengen m.b.t. de navolgende vragen: - te adviseren m.b.t. de splitsing van de opdracht ter zake de Wmo-hulpmiddelen in relatie tot het aanbestedingsrecht; te adviseren over aanbestedingsrechtelijke mogelijkheden om het dienstengedeelte (beheer depot, onderhoud en reparatie van Wmo-hulpmiddelen) onderhands te gunnen aan Westrom. Omtrent de splitsing van de opdracht in een deel levering (aanschaf nieuwe hulpmiddelen) en een deel dienst (depot) is de conclusie dat: - er geen sprake lijkt te zijn van een kunstmatige splitsing; - hergebruik hierdoor wordt gestimuleerd; het een logische en objectief te verantwoorden keuze is om alle partijen, gespecialiseerd op hun vakgebied, te laten concurreren; - er goede argumenten zijn te betogen dat splitsing van gedeelten niet in strijd zijn met het splitsingsverbod. Het dienstengedeelte (beheer depot, onderhoud en reparatie van Wmo-hulpmiddelen) kan onderhands worden gegund aan Westrom door middel van het vedenen van een uitsluitend recht indien wordt voldaan aan een viertal voorwaarden: 1. sprake moet zijn van een wettelijk voorschrift of besluit van een bestuursorgaan, dat vooraf bekend gemaakt moet zijn. 2. het uitsluitend recht kan alleen door Westrom verkregen worden als opdrachtgever (gemeente) en opdrachtnemer (Westrom) beiden een aanbestedende dienst zijn. 3. het uitsluitend recht dient verenigbaar te zijn met het Europese recht. 4. het voona/erp van een uitsluitend recht moet een dienstenopdracht zijn. Nu aan alle voorwaarden wordt voldaan cq. kan worden voldaan is de verlening van het uitsluitend recht juridisch gezien haalbaar. Verwezen wordt naar het advies van het onderzoeksbureau. Er zijn ook enkele risico's en hiervoor wordt verwezen naar de risicoparagraaf.
onderwerp: Aanbesteding Wmo-tiulpmiddelen pagina: 4 Aansctiaf nieuwe tiulpmiddelen - levering Voor het leveren van nieuwe hulpmiddelen dient een Europese aanbesteding opgestart te worden. Voor leveringen geldt dat als de opdrachtwaarde voor de gehele contractperiode bij elkaar geteld boven de drempel van 200.000,- ligt, deze Europees dient te worden aanbesteed. Vervolgprocedure Omdat Westrom kan worden gekwalificeerd als een publiekrechtelijke instelling, is het verlenen van een alleenrecht juridisch gezien haalbaar voor het onderdeel diensten, dat wil zeggen onderhoud, reparatie en het houden van een depot voor gebruikte hulpmiddelen. Voordat het voornemen tot het verienen van een alleenrecht mogelijk is, zullen beide gemeenten een bestek moeten opstellen waarin wordt vastgesteld wat wordt verwacht inzake het beheer van het depot en het onderhouden en repareren van hulpmiddelen. Op basis van dat bestek en de daarin opgenomen eisen zal Westrom verzocht worden een aanbod aan beide gemeenten te doen tegen welke prijs de diensten kunnen worden aangeboden. Als Westrom een marktconforme prijs aanbiedt, dan kan het college overgaan tot het voornemen een uitsluitend recht te verlenen aan Westrom inclusief het voornemen tot het sluiten van een overeenkomst met Westrom. Dat voornemen dient vervolgens bekend gemaakt te worden op de website, in het huis-aan-huisblad, alsmede via een specifieke aanbestedingswebsite. Gedurende een termijn van 15 dagen kunnen belanghebbenden (andere leveranciers) ageren tegen het voornemen tot het verstrekken van een alleenrecht/voornemen tot het aangaan van een overeenkomst. Na die termijn wordt een definitief besluit tot het verlenen van een alleenrecht aan Westrom verleend en een overeenkomst met Westrom gesloten, tenzij reacties tot een ander standpunt nopen. Als de prijs die Westrom afgeeft niet marktconform is, of de gemeente om een andere reden het uitsluitend recht niet verleent, zal alsnog de keuze moeten worden gemaakt ook voor het gedeelte van onderhoud, reparatie en depot een Europese aanbesteding te starten. Indien er voor wordt gezorgd dat (potentiële) inschrijvers alle informatie krijgen die Westrom in een eerder stadium heeft ontvangen, is geen sprake van een onrechtmatige kennisvoorsprong van Westrom bij de Europese aanbesteding. Het is raadzaam met de Europese aanbesteding van het leveringgedeelte te wachten tot het definitieve besluit tot het verlenen van een uitsluitend recht is genomen en de overeenkomst met Westrom is getekend. Mocht het uitsluitend recht niet tot stand komen, dan kunnen het leveringgedeelte en het dienstgedeelte als percelen tegelijk Europees worden aanbesteed en kan de eis worden gesteld dat een inschrijver niet op beide percelen mag inschrijven. Op die manier wordt voorkomen dat de levering en het depot door hetzelfde bedrijf geschiedt, hetgeen zoals gezegd uit oogpunt van hergebruik ongewenst wordt geacht. Aanbesteden van Wmo-hulpmiddelen is een specialistische aangelegenheid, reden om ondersteuning te vragen bij het opstellen van de 2 bestekken (levering en diensten) en begeleiding bij het aanbestedingstraject. Hiertoe heeft de gemeente Echt-Susteren een offerte opgevraagd bij Combined Business Power (CBP). Voor een bedrag van 14.025 excl. BTW en reiskosten levert CBP vakinhoudelijke, juridische en secretariële ondersteuning. Uitgaande dat voor een standaard aanbestedingsbegeleiding met een bedrag van max. 10.000,- gerekend moet worden en het gegeven dat beide gemeenten de kosten delen, wordt voorgesteld akkoord te gaan met de nu aangeboden offerte. De overeenkomst met één van de huidige leveranciers kan op zijn vroegst per 1 april 2014 worden opgezegd (uiterlijk op 31 december 2013). De eerstvolgende opzegmogelijkheid is per 1 april 2015. Gelet op de nu ingezette koers en de diverse stappen die partijen in deze aanbesteding hebben te zetten, de duur van een reguliere aanbestedingsprocedure, is het zeer waarschijnlijk dat een nieuw contract met een leverancier en Westrom niet voor 1 april 2014 geëffectueerd zal zijn.
onderwerp: Aanbesteding Wmo-hulpmiddelen pagina: 5 Om die reden wordt voorgesteld om met beide huidige leveranciers afspraken te maken m.b.t. het doorleveren en verzorgen van diensten totdat de procedures m.b.t. levering en diensten zijn afgerond. Naar verwachting is, met inachtneming van voorbereidingstijd voor de contractpartners, 1 juli 2014 als startdatum haalbaar. Geheimhouding/openbaarheid Het advies van het onderzoeksbureau d.d. 23 augustus 2013 is aan te merken als informatie opgesteld ten behoeve van intern beraad en om die reden gelet op artikel 11 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) niet openbaar. Ten aanzien van de in het voorstel opgenomen risicoparagraaf wordt geadviseerd geheimhouding op te leggen op grond van artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 onder g (onevenredige benadeling) van de Wob. Kerntakendiscüssie: Dit voorstel heeft geen directe relatie met de kerntakendiscussie.