Lean management en Six Sigma in ziekenhuizen, Master Black Belt Westfriesgasthuis, Hoorn Studiedag VSZ 4 oktober 2012
Agenda Kennismaken Inleiding Verbeteren? Ja natuurlijk Lean Six Sigma Verbeteren in het Westfriesgasthuis Ervaringen delen 2
Kennismaken 3
Kennismaken (Programmamanager Lean Six Sigma, Master Black Belt en 15 jaar ervaring met verbeteren als 'reisleider Lean Six Sigma' probeer ik bij te dragen aan slimmer werken met compassie (tijd, respect en aandacht) voor patiënten en meer zingeving en leuker werken voor zorgprofessionals 4
Westfriesgasthuis 5
Populatie Hoorn: 80.000 Adherentiegebied: 180.000 Aantal bedden: 530 / 358 Aantal specialisten: 110 Aantal fte: 1.300 fte Budget: 130 mln euro Opnames: 18.500 Verpleegdagen: 94.500 1 e polibezoeken: 104.500 Dagverpleging: 17.000 6
Waarom verbeteren? 67,2,miljard zorgkosten 20,2 miljard naar ziekenhuizen Meer waar(de) voor je geld Nu: 1 op de 8 schoolverlaters kiest voor de zorg Straks: 1 op de 5 schoolverlaters moet de zorg in! 7
Ontwikkeling van Lean 8
Ontwikkeling van Lean 1950: Lean Production invoeren in alle Toyota fabrieken met het Toyota Production System (TPS) Productie benadering: Produceer alleen wat nodig is Stop als er iets verkeerd gaat Elimineer alles wat geen waarde toevoegt Werk Filosofie Respecteer medewerkers Volledige benutting van capaciteiten van medewerkers Leg verantwoordelijkheid en bevoegdheid bij medewerkers Toyota maakt alleen verkochte auto s Taiichi Ohno 9
Het verborgen ziekenhuis Input Proces Output Evaluatie Patiënt Zorg proces Waste Herstellen uitval Klachten afhandeling Verborgen ziekenhuis Variatie in het zorgproces veroorzaakt een verborgen ziekenhuis toegenomen kosten - verloren capaciteit
Principes Six Sigma 1. Klantgerichtheid als belangrijkste doelstelling 2. Uitgaan van gegevens en informatie Show me the data 3. Uitgaan van bedrijfsprocessen 4. Proactief en betrokken management 5. Streven naar perfectie Zero defects 11
LSS Kookboek Improve Control Measure Analyze Define Wat wil onze klant? 12
Opleiden van medewerkers Master black belts Raad van Bestuur Programmamanagers Programmamanagement Champion Champion Champion Black belt Green belt Green belt Black belt Green belt Green belt Black belt Green belt Green belt Projectmanagement en uitvoering Yellow belts Ondersteuning
Toolbox voor de Belts Lean Six Sigma Gereedschap 14
Yellow Belt training Verbeteren in het Westfriesgasthuis van Afvinken Aanvonken! 15
Vier lean verbeterprincipes Reflecteer op waarde; zie de verspilling Volg het proces (de waardestroom) Verbeteren onderdeel dagelijks werk Help elkaar groeien Fouten Voorraad Transport Beweging Onbenut talent 8 Onnodig werk Overproductie Wachten 16
DMAIC in de projecten Processen leren zien en verbeteren Methode: structuur en tools Filosofie: klant en het waarde creërende proces centraal stellen 17
Op zoek naar andere manieren van denken! 6 proeftuinen, 45 Green belts, 95 Yellow belts 18
Verbeterorganisatie WFG Projectbureau Champions Master Black Belt Verbeteren kun je niet uitbesteden! Black & Green Belts WFG Belts Komen eraan! Yellow Belts 19
Black & Green Belt projecten 2010 2011 2012 Totaal Projecten gestart 28 12 34 74 Projecten afgerond 8 2 5 12 Tussentijds beëindigd 8 2 0 10 Financiële opbrengst cash / vrijval ( van afgeronde projecten) 105k / 208k 208k / 63k 185k / 15k 498k / 286k Lopende projecten: 52 (waarvan 6 in afronding, 71 YB projecten) 20
Green Belt pojecten (trainingsgroep 3) Stroomversnelling (SEH patiënten koorts bij Chemokuur) door Yvonne Kwadijk Bicycle race (wachttijden fietstest functieafdeling) door Francisca van Bezuije Procesherinrichting hemodialyse Van signaleren naar oplossen door Marleen Tijm Doorlooptijd sectiopatiënten verkorten door Chantal Dominicus No Shows afdeling revalidatie door Stella Hoefman Drukwerk Westfriesgasthuis door Arjan Dubelaar 21
Westfriesgasthuis Proeftuinen Ingrediënten 3 afdelingen Enthousiaste collega s Die in kleine stapjes willen verbeteren De juiste vragen stellen Elkaar inspireren Willen leren En graag willen verbinden 22
Kleine verbeteringen Verbeterbord gynaecologie Urologie Voor Na 5S Voorraadkasten met genummerde artikelen Chirurgie Verbeterbord chirurgie 23
Werkplekbezoeken 24
Ervaringen delen 25
Praktijkvoorbeeld We zien er weer een gat in! (verpakkingsmateriaal CSA) 26
Probleembeschrijving De sets worden gesteriliseerd met twee lagen Secuwrap. Na openen bleek soms vocht in de set achter wat. Ondanks de sterkte van het materiaal kwamen er regelmatig sets retour met beschadigd papier. De problemen die daaruit kunnen ontstaan zijn o.a. de volgende: Stilstand OK en de operatie moet ingehaald worden (in de middag) Patiënt moet weer terug naar de afdeling De set moet met spoed gesteriliseerd worden Grote kans op infectie 27
Verborgen ziekenhuis Minder spoed sterilisaties Reductie afgezegde OK s Overwerken in verband met inhaalslag CSA en OK minder verstoringen in werk Totaal 20.000 Doelstelling Reductie van het aantal defecte paketten met 75% 28
Stroomschema 29
Meting Afkeur paketten na een zichtbaar gaatje en vocht in de paketten 12 werkdagen gemeten van 24-5- 06 t/m 8-6- 06 < 4 mmol/liter > 10 mmol/liter 30
Meting: de resultaten 12 werkdagen gemeten van 24-5- 06 t/m 8-6- 06 Een zelfde meting alleen op beschadigingen is uitgevoerd in 2005 Doelstelling Reductie van het aantal defecte paketten van 3,3% naar maximaal 0,75% 31
Verklarende verschillen Duidelijke verslechtering te zien in het aantal retourpakketten met gaatjes 2005 vs 2006. De volgende wijzigingen zijn in 2006 doorgevoerd: Ander papier gebruikt (van Crêpe nonwoven naar Secuwrap) Voor sterilisatie blauwe inlegvellen onder het net in de mand Voor sterilisatie Tray-liner op de zwaardere sets toegepast 32
Invloedsfactoren Genesis paketten veel condensaat 33
Invloedsfactoren Pakketten met vocht: 100% gedetecteerd bij het CSA. Pakketten met gaatjes verdeeld over het steriele magazijn (M) 66% en op de OK 27,8% Materiaaltype (kunststof of metaal paketten) 94% van de beschadigingen door metalen sets. Gewicht van de sets geen aantoonbare oorzaak Stoomkwaliteit en sterilisator zijn goed 34
Experiment 4 ziekenhuizen gebeld: ook last van vocht en beschadigingen Verschillen: Langere droogtijd, medewerkers van de CSA ruimen de sets op in steriel magezijn, gebruiken trayliner tussen de sets en draadmand Experiment 1: oude mayteriaal (Crêpe) en huidge materiaal (SMMS) getest. Kunststof Secu-wrap (Huidige leverancier A) Droog buiten/ nat binnen Metaal Droog buiten / droog binnen Crêpenonwoven Nat buiten / nat binnen Droog buiten / droog binnen Interwrap (+trayliners en droogtijd langer) Droog buiten/ droog binnen Droog buiten / droog binnen 35
Experiment Recap heupsets: veel kunststof en instrumentarium gefixeerd veel problemen met vocht Testen met SMMS materiaal in combinatie met inlegvel Materiaal Netten Secu-wrap (Huidige leverancier A) SMMS mat. (Leverancier B) SMMS met inlegvel Test 1 4 sets droog Test 2 2 sets nat 2 sets droog Test 3 1 set droog / 1 set nat Test 4 1 set droog / 1 set nat Test 5 1 set droog / 1 set nat 2 sets droog 2 sets droog 2 sets droog 36
Verbeteringen Organisatorisch, administratief / procedureel 1. De CSA medewerkers bevooraden steriel magazijn en OK 2. Protocol aangepast: taken en verantwoordelijkheden Vaardigheden, kennis en gedrag 3. Kennis OK-personeel verbeteren 4. Dagelijks proactief toezicht door hfd-csa Systeemtechnisch 5. Droogtijd verlengen geen optie doorlooptijd proces 6. Inlegvellen gebruikt verbetering te zien 7. Overgegegaan op ander leverancier 0,52% afkeur Doelstelling behaald afkeurpercentage van 3,3% naar 0,52% 37
Borgen Borgen via protocollen en scholing Logboek bijgehouden Borgen op de afdeling verder vormgeven 38
39