Het zorglogistieke pad naar kwaliteit en veiligheid. Erasmus Health Care Logistics

Transcriptie

1 Het zorglogistieke pad naar kwaliteit en veiligheid Erasmus Health Care Logistics

2 Kennismaken John Verver Reinier de Graaf Groep Programmamanager Lean Six Sigma Master Blackbelt 5 jaar ervaring met verbeteren 2

3 Kennismaken Cees Wouda DOC Advies Principal Consultant Zorg Master Blackbelt 2 jaar ervaring met Lean Six Sigma 3

4 Reinier de Graaf Groep Inleiding 4

5 Reinier de Graaf Groep Wil je ons bezoeken? Delft Delft Voorburg

6 Reinier de Graaf Groep Waar kent u ons van: Oudste ziekenhuis van Nederland (7½ eeuw) STZ ziekenhuis Alcoholpoli voor jongeren Groen ziekenhuis met Pharmafilter Gastvrij ziekenhuis Reinier de Graaf (64-673) Kentallen bedden Opnames > e poli bezoeken 77 medisch specialisten 200 miljoen totaal budget 3.00 personeelsleden in loondienst Aantal fte s: 2.87

7 Reinier de Graaf Groep Lean Six Sigma en patiëntveiligheid 7

8 Centrale belofte van RdGG Wij brengen alles samen om patiënten en hun families, ketenpartners, nieuw (medisch) talent, eigen medewerkers en externe instanties slimmer, sneller en beter te helpen.

9 Lean Six Sigma

10 Hoe past LSS in het Reinier? Kwaliteitsgeschiedenis RdGG 992 JURAN (IKM) PURSUING PERFECTION NO TIME TO WASTE (Lean Verbeterprogramma) PROCESBENADERING (FOCUSSED FACTORY) KLANT-LEVERANCIERBENADERING Move your DOT HSMR / RTM SIT LEAN SIX SIGMA. JURAN

11 Programma: Reinier Verbetert! Als Team Methoden en vaardigheden Proces Management Verbeter cultuur Strategie Leiderschap Opleiding & Training 6 Kwaliteits dimensies (KPI s) C D A S Lean Six Sigma toolbox P D C Continue duurzame verbetering A Kwaliteits- Keurmerk (NIAZ) Excellente Processen & Service Zeer tevreden klanten op de werkvloer. Focus en richting Doorbraak projecten Borging Alles en iedereen is gericht op het creëren en verhogen van toegevoegde waarde voor onze klanten

12 Waarom LSS toolbox? σ Sigma is een ander woord voor standaard deviatie Kenmerken LSS. Klantgerichtheid als belangrijkste doelstelling 2. Uitgaan van gegevens en informatie Show me the data 3. Uitgaan van bedrijfsprocessen 4. Proactief en betrokken management 5. Streven naar perfectie Zero defects 6. Bereiken van synergie-effecten Sigma Sigma Defects Defects per per Million Million Opportunities Opportunities 308,537 (69.% goed) 66,807 (93.3% goed) 6,20 (99.4% goed) 233 (99.98% goed) 3.4 ( % goed) Van 3 naar 6 Sigma X een verbetering

13 LSS kwaliteit 3.8 Sigma = 99% Goed 5 minuten onveilig drinkwater elke dag Twee te korte of te lange landingen per dag bij grote luchthavens incorrecte chirurgische ingrepen per week verkeerd voorgeschreven medicatie per jaar 6 Sigma = % Goed 2 minuten onveilig drinkwater per jaar korte of te lange landing per 5 jaar 2 incorrecte ingrepen per week 68 verkeerd voorgeschreven medicatie per jaar 99% goed is niet altijd goed genoeg

14 LSS kookboek Improve Control Measure Analyze Wat wil onze klant? Define

15 LSS projectorganisatie Champions Master Black Belt Black Belts Green Belts Reinier Belts

16 Iedereen inzetten! Level 0 Problemen oplossen Level Continue verbetering Level 2 Doorbraak Procesverbeteringen spelen zich af op verschillende niveau s. Afhankelijk van de situatie wordt de beste methode van proces verbetering gekozen Crisisteams, specialisten Green Belts, Black Belts Verbeterteams, Reinier belts

17 Trainingen De e Green Belt groep sept. 08

18 Patiëntveiligheid Landelijke programma Veiligheidsmanagementsysteem binnen RdGG vertaald naar het toepassen van technieken VIMMEN Cultuur enquête Prospectieve Risico Inventarisatie Te weinig gedaan met het creëren van een veilige cultuur Maar is bezig zijn met een betere patiëntveiligheid niet hetzelfde als verbeteren?

19 Praktijkvoorbeeld Diabetes patiënten sneller stabiel 9

20 Onveilige diabeteszorg Green Belts: R. van Welie en M. Tervoort

21 Inleiding Het aantal Diabetes Mellitus patiënten blijft maar stijgen. In 200 is het aantal gestegen naar 4% (ruim Nederlanders in 200). Jaarlijks neemt dat aantal met toe. Suikerziekte naar Leeftijd ( )

22 Probleembeschrijving Onveilige diabeteszorg op de klinische afdelingen blijkt uit een hoog aantal MIP meldingen De doorlooptijd om een stabiele instelling van de glucosewaarde te krijgen tijdens ziekenhuisopname is te hoog Doelstelling Terugdringen van het aantal ontregelingen die niet binnen 2 dagen een glucosewaarde hebben tussen de 2 en 2 mmol/liter

23 Verborgen ziekenhuis Onveilige diabeteszorg op de klinische afdelingen minder glucosebepalingen; minder medicatieopdrachten; minder bewakingsinfusen; minder verstoringen in werk verpleegkundigen en artsen Totaal

24 Hoofdproces diabeteszorg Start diabeteszorg Dokterorder Glucosebepaling schrijven Glucose bepalen en vastleggen Medicatie voorschrijven Controle Medicatie toedienen

25 Diabetes medicatielijst

26 POCT lijst (Point of care testing)

27 Meting Steekproef genomen van 6 weken Alle patiëntendossiers van diabetespatiënten onderzocht < 4 mmol/liter > 0 mmol/liter

28 Meting: de resultaten Van 69 ontregelingen bij de diabetes patiënten van afdeling 6.2 (Interne) is 27 keer de instelling binnen 2 dagen niet op orde ( 39 % ) I Chart of dagen niet goed ingesteld Sigma level = 0,28 Individual Value UCL=3,86 _ X=3,03 Norm = 2 dagen 0 LB= Observation

29 Meting: de resultaten < 4% Histogram of Glucosebepaling > 42% 40 Frequency Glucosebepaling

30 Meting: de resultaten Tijdstip tussen gewenst en daadwerkelijke uitvoering van medicatieopdracht Tijdsduur tussen gewenste en daadwerkelijke uitvoering medicatieopdracht Frequency tijd tussen vraag en antwoord medicatieopdracht Gemiddeld: 5,2 min. Spreiding: 3,8 min. Mediaan: 0,0 min. Tijd (minuten) UCL=26,3 _ X=5,2 LB= Aantal opdrachten tijd min

31 Verklaring uitschieters Handschrift slecht leesbaar (x) Arts-ass. past medicatie niet aan bij sterk afwijkende glucosewaarden (x) Medicatie bij opname op verkeerde plaats genoteerd; daardoor niet gegeven (2x) Verkeerde medicatie toegediend (2x) Glucose bepaling vergeten uit te voeren (2x) Medicatie opdracht werd niet gegeven (x)

32 Invloed van het zorgproces op de insulinewaarden OPDRACHT 32

33 Visgraat analyse

34 Visgraat analyse Wat is het? Visgraat analyse is een gestructureerde brainstorm methodiek om een team te helpen met het identificeren, onderzoeken en weergeven van alle mogelijke oorzaken van een probleem of situatie Wat levert het op? Legt de basis voor het identificeren van rootcauses Zorgt voor focus op inhoudelijke aspecten, niet op persoonlijke belangen Zorgt voor focus op oorzaken, niet op symptomen

35 Oorzaken bepalen Voorbeeld: Ziekenhuis afdeling Spoed Eisende Hulp Optimalisatie doorstroom van patiënten

36 Visgraat analyse Mensen Te veel verantwoordelijkheden Registreren tijden Aansturing artsen Verhouding artsen / Bewaken wachtkamer Routeren Patiënten verpleegkundigen onvoorspelbaar Wisselende kwaliteit Behandelen patiënten P-dienst Beschikbaarheid tijden dienst Wisselvalligheid Vindbaarheid artsen Herkenbaarheid artsen verpleegkundigen tijdens dienst Vaardigheden Opleiding Beslisvaardigheid Hoge fysiek belasting Niveau Hoog ziekteverzuim Te zware patiënten Geen pauzes Aantal T d k

37 Knelpunten identificeren Doel Vaststellen wat de knelpunten zijn in het zorgproces die ervoor zorgen dat insulinewaarden niet binnen 2 dagen goed ingeregeld zijn Stap Vorm 3 groepjes Stap 2 Ga met je workshopfacilitator mee en werk als groep een visgraat uit volgens de gouden regels van het brainstormen

38 Knelpunten identificeren De Gouden Regels van Brainstormen Er is geen goed of fout Focus op eindresultaat Niets is onmogelijk Gebruik elkaars ideeën Zoveel mogelijk ideeën Iedereen heeft recht op spreektijd Free your mind

39 Knelpunten identificeren Opdracht Welke knelpunten in het zorgproces zorgen ervoor dat insulinewaarden niet binnen 2 dagen goed ingeregeld zijn? Identificeer de knelpunten Stel bij elk knelpunt de vraag: Waarom ontstaat dit knelpunt? 30 minuten

40

41 Oplossingen om insulinewaarden sneller te stabiliseren OPDRACHT 2 4

42 Oplossingsrichting Organisatorisch, administratief / procedureel. Normen glucosewaarden aanscherpen 2. 2 de controle uitvoeren bij insuline toediening 3. Merk- en stofnamen eenduidig Vaardigheden, kennis en gedrag 4. Kennis diabeteszorg verbeteren 5. Dagelijks proactief toezicht door internist 6. Verpleegkundige ondersteunen met geplastificeerde instructiekaartjes Systeemtechnisch 7. Glucoselijst automatiseren 8. Medicatieopdracht automatiseren 42

43 Oplossingsrichting 2 Organisatorisch, administratief / procedureel. Verpleegkundig team verantwoordelijk voor doorlooptijd stabiliteit waarden 2. Arts accordeert en ondersteunt Vaardigheden, kennis en gedrag 3. Opleiding diabeteszorg 4. Verpleegkundig team bespreekt aan het begin- en eind van de dienst tijdens intervisie insulinewaarden en interventies per patiënt 5. Arts assistent aanwezig tijdens intervisie Systeemtechnisch 6. Glucoselijst automatiseren 7. Medicatieopdracht automatiseren 43

44 Toetsingscriteria A B C D E F G Mogelijkheden tot maken van fouten is aanzienlijk gereduceerd Tevredenheid patiënten en medewerkers neemt toe Verantwoordelijkheid ligt daar waar die hoort Administratieve lastenverlichting Financieel rendement Verbeterde kwaliteit van de zorg Verbetering daadwerkelijk geborgd 44

45 Weging oplossingsrichting A B C D E F G Score Weging

46 Weging oplossingsrichting 2 A B C D E F G Score Weging

47 Oplossingen selecteren Doel Vaststellen welke oplossingen het best ervoor zorgen dat insulinewaarden binnen 2 dagen goed ingeregeld zijn Stap Stap 2 Stap 3 Vorm 3 groepjes Ga met je workshopfacilitator mee en vul gezamenlijk de beslissingsmatrix in. Plenair terugrapporteren en discussie 5 minuten

48 Oplossingen die ingevoerd zijn De verbeteringen 48

49 Meting: dossieronderzoek Pareto Chart of Reden ontregeling Count Reden ontregeling bij opname onbekend npo prednison insuline vergeten te spuiten nuchter Other Count Percent 50,0 33,3 5,6 4,2,4,4 4,2 Cum % 50,0 83,3 88,9 93, 94,4 95,8 00, Percent Reden ontregeling > 2 dagen 2 dagen bij opname 9 8 insuline vergeten te spuiten npo 2 2 nuchter 2 onbekend 5 9 onbekend met diabetes prednison 2 Eindtotaal 28 44

50 Ingevoerde verbeteringen Organisatorisch, administratief / procedureel. Lab protocol aangepast met: Normen glucosewaarden aanscherpen Merk- en stofnamen eenduidig 2. 2 de controle uitvoeren bij insuline toediening 3. Geen POTC-lijst meer (lab-formulier)

51 Ingevoerde verbeteringen Vaardigheden, kennis en gedrag 4. Kennis diabeteszorg verbeteren door klinische lessen op de afdeling 5. Dagelijks proactief toezicht door internist 6. Verpleegkundige, specialisten en arts assistenten ondersteunen met geplastificeerde instructiekaartje

52 Ingevoerde verbeteringen Systeemtechnisch 7. Diabetespennenbakje ingevoerd 8. Registratie en presentatie van glucose monitoring 9. Medicatieopdracht automatiseren

53 Borgen Borgen via protocollen en scholing Grote wens om de medicatiegegevens te koppelen aan de gemeten glucosewaarden EVS invoeren is gestart! Borgen op de afdeling verder vormgeven

54 Tussentijdse evaluatie De eerste verbeterresultaten Dec 2008 Juli 2009 Nul meting totaal % Tussen meting totaal % ja 3 44,9 ja 37 62,7 nee 38 55, nee 22 37,3 totaal 69 totaal 59 Doelstelling Terugdringen van het aantal ontregelingen die niet binnen 2 dagen een glucosewaarde tussen de 2 en 2 hebben

55 Dank voor uw aandacht Heeft u vragen?