Six Sigma. Wat is Six Sigma?

Transcriptie

1 Six Sigma Wat is het, wat brengt het? Oktober 2015 Wat is Six Sigma? OVERZICHT Statistische benadering Lange termijn Continu verbeteren Streven om te voldoen aan klantwens Een business filosofie en strategie Procesprestatie optimaliseren Concrete en tastbare resultaten Op feiten gebaseerd besluiten nemen en problemen oplossen Niet hetzelfde als Lean Betrouwbare processen door spreiding te verkleinen Focus op verminderen van slechte kwaliteit 2015 ProjectsOne B.V. Define 1

2 Six Sigma als een methode(dmaic) OVERZICHT Basis van Six Sigma OVERZICHT Doel: Tevreden klanten Lagere kosten (verminderen van slechte kwaliteit) Definities: Meten van kwaliteit Continue procesverbetering Funderingen: Klant centraal Operational excellence; nul defecten Op data gebaseerde beslissingen Reduceren van variatie Elk idee telt 2015 ProjectsOne B.V. Define 2

3 De reis van ons Six Sigma project OVERZICHT Samenhang van Lean en Six Sigma OVERZICHT Eerst schrappen (=Lean), dan opknappen (=Six Sigma) LeanManagementlegt de nadruk op het schrappen van verspilling en het inrichten van een logische waardeketen. Six Sigma is gericht op het verbeteren van de procesprestatie en het verkleinen van spreiding in het proces. Lean en Six Sigma vullen elkaar perfect aan! 2015 ProjectsOne B.V. Define 3

4 Onze mini-case voor vandaag: DEFINE Offertes versturen! Er zijn drie afdelingen welke zich bezighouden met het versturen van offertes. Onze Sales Director is overtuigd van het feit dat een tijdige offerte resulteert in een hogere gunnings-kans. Daarom dient de doorlooptijd van aanvraag tot offerte niet langer dan 14 dagen te bedragen. De manager van het offerte-buro stelt ons maandelijks gerust met een gemiddelde doorlooptijd van 10,2 dagen... Offertes versturen DEFINE Ext. CTQ: Offertes op tijd bij de klant! Int. CTQ: Tijdstip dat offerte bij klant arriveert tijdstip aanvraag offerte door klant Unit: Een verzonden offerte USL: 14 dagen LB: 0dagen Defect: Een offerte met een doorlooptijd langer dan 14 dagen Opportunity: Elke offerte die we verzenden Populatie: Alle verzonden offertes in dit jaar Constraints: kwaliteit offertes zal niet dalen, werknemer tevredenheid mag niet naar beneden gaan, privacy en wet/regelgeving moet in acht worden genomen 2015 ProjectsOne B.V. Define 4

5 Goed meten is vakwerk! MEASURE Proefje: kijk op je horloge (niet je telefoon) en lees de tijd zo nauwkeurig mogelijk af... We hebben drie afdelingen die offertes versturen (A,B en C). De interne CTQ is doorlooptijd in dagen. Voor elke afdeling is de doorlooptijd in dagen gemeten en zijn de gemiddeldes berekend. Welke afdeling presteert het beste? Variable N Mean A B C 30 7 Gemiddelde zegt weinig, spreiding veel... MEASURE Afdeling A heeft een gemiddelde van 11 en weinig variatie (erg betrouwbaar) Afdeling B heeft twee verschillende processen Afdeling C heeft een gemiddelde van 7 maar een hoge spreiding 2015 ProjectsOne B.V. Define 5

6 Worden we beter of slechter?? MEASURE Klanten willen binnen 14 dagen hun offerte hebben ontvangen... We hebben de laatste 50 offertes qua doorlooptijd gemeten: Onze KPI (doorlooptijd offerte) is groen! MEASURE Gemiddeld duurt het 10,2 dagen voordat de offerte bij de klant in de bus ligt... Prima toch?? Echt niet!! Bij een kwart van de klanten zijn we te laat!! 2015 ProjectsOne B.V. Define 6

7 ANALYSE Waarom zijn 25% van de offertes te laat? x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x De vele X-en waarmee we starten (de trivial many) De hoeveelheid aan X-en reduceert als je aan je project werkt (hypothese testen) De hoeveelheid X-en die overblijven als je de Analyse fase hebt afgerond ANALYSE Oorzaken die de doorlooptijd verklaren... Het doel is om de transferfunctie te vinden, die precies beschrijft en berekent: Hoeveel de significante en relevante factoren de procesoutput beïnvloeden En daarmee wat, hoe en hoeveel het proces te verbeteren Υ = f ( x1, x2, x3,..., xn) R-square 80% 2015 ProjectsOne B.V. Define 7

8 Ervaring; Drukte; Afdeling? ANALYSE Testen op invloed betekent: Hypothese testen... Dan weten we wat er echt toe doet; En wat toevallig is...! Kan ik de doorlooptijd voorspellen?? IMPROVE Na modeleren (met statistiek) blijkt: Doorlooptijd = -1,1 dag x aantal jaren ervaring medewerker +1,5 dag x aantal offertes per medewerker +11,3 dagen voor afdeling a +12,0 dagen voor afdeling b +6,6 dagen voor afdeling c Een offerte door een medewerker op afdeling b met 7 jaar ervaring die 4 offerte-aanvragen op haar buroheeft liggen duurt dus: -1,1 x 7 + 1,5 x = 10,3 dagen ProjectsOne B.V. Define 8

9 Slimme maatregelen! IMPROVE Ervaren collega s gaan de minder ervaren krachten coachen. De teamleider gaat de hoeveelheid offerte aanvragen per medewerker per afdeling tot max 3 laten oplopen. Medewerkers van de verschillende afdelingen gaan de best practises uitwisselen. Bij een ligduur van 10 dagen wordt een offerte aanvraag door een ervaren kracht opgepakt. Oud vsnieuw CONTROL Variable N N* Mean SE Mean StDev Minimum Q1 Median Q3 Maximum Oud ,180 0,794 5,612 1,000 5,750 9,500 15,000 20,000 Nieuw ,154 0,388 2,744 4,391 7,709 10,167 12,585 16,328 We werken niet harder, wel slimmer: van 25% naar 8% te laat ProjectsOne B.V. Define 9

10 Teamleider bewaakt de werkdruk: CONTROL Moraal van dit verhaal: TEN SLOTTE Six sigma is een effectieve methode om processen te verbeteren; die gebaseerd is op degelijk onderzoek naar de feiten; zodat we de grondoorzaken voor onze prestaties ontdekken; en deze met een model verklaren, zodat we kunnen; sturen in het proces VOORDAT een misser zich voordoet! Hiervan worden klanten, bedrijven en medewerkers gelukkig! 2015 ProjectsOne B.V. Define 10

11 VRAGEN; DISCUSSIE; ANEKDOTES! TEN SLOTTE 2015 ProjectsOne B.V. Define 11