Informatie aan het werk Strategisch beleidsplan voor een doelmatig informatiebeheer binnen DBZ (2011-2014)
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 1.1 Waarom een beleid inzake informatiebeheer?... 4 1.2 Wat verstaan we onder informatiebeheer?... 5 2 Wat willen we bereiken?... 6 2.1 Informatie- en kennisbeheer wordt door de hele organisatie als een essentieel onderdeel van een goede organisatiebeheersing beschouwd en toegepast... 6 2.1.1 Toelichting... 6 2.1.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden... 7 2.1.3 Mogelijke projecten... 7 2.2 Alle informatie bevindt zich in goede, geordende en toegankelijke staat en dit vanaf de creatie tot de eventuele vernietiging... 7 2.2.1 Toelichting... 7 2.2.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden... 8 2.2.3 Mogelijke projecten... 8 2.3 We garanderen een efficiënt, doelmatig en oplossingsgericht beheer van informatiestromen, afgestemd op de organisatiedoelstellingen... 9 2.3.1 Toelichting... 9 2.3.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden... 9 2.3.3 Mogelijke projecten... 9 2.4 We beheren onze informatie volgens een actueel en geïntegreerd overzicht van alle informatie en kennis die binnen de organisatie gebruikt wordt....10 2.4.1 Toelichting...10 2.4.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden...10 2.4.3 Mogelijke projecten...11 2.5 We zetten de strategische kennis van onze medewerkers optimaal in om onze organisatiedoelstellingen te verwezenlijken...11 2.5.1 Toelichting...11 2.5.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden...11 2.5.3 Mogelijke projecten...12 3 Informatie- en kennisbeheer binnen onze organisatie...13 3.1 Synergie met andere beleidsdocumenten...13 3.1.1 Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid...13 3.1.2 Organisatiemanagement DBZ...13 3.1.3 ICT-beleidsplan...14 Strategisch beleidsplan informatiebeheer 2
3.1.4 Organisatieveiligheid ICT-Veiligheidsbeleid...14 3.1.5 Tegen digitale alzheimer...14 3.1.6 Het Archiefdecreet van 9 juli 2010...14 3.2 De neuzen in dezelfde richting...15 3.2.1 Afdeling Proces- en Informatiebeleid...15 3.2.2 Beleidsdomeinarchivaris...15 3.2.3 Informatiebeheerders...16 3.2.4 Alle medewerkers...16 3.2.5 Andere afdelingen, entiteiten en beleidsdomeinen...17 Strategisch beleidsplan informatiebeheer 3
1 Inleiding 1.1 Waarom een beleid inzake informatiebeheer? Informatie vormt een core asset van elke organisatie. Dat geldt evenzeer voor een overheidsorganisatie, waarbij de overheidsinformatie bovendien openbaar is en aan een uitgebreid regelgevend kader onderworpen is. Een overheidsorganisatie heeft bepaalde bevoegdheden, richt daartoe haar bedrijfsprocessen in en gebruikt binnen die processen informatie. Ze gebruikt die informatie eveneens om zich te verantwoorden voor haar bestuurshandelingen ten aanzien van derden die door die handelingen gebonden worden. Het bereik van dit beleidsplan is overheidsinformatie. Dit begrip is gedefinieerd in het Decreet inzake hergebruik van overheidsinformatie en is te vereenzelvigen met het begrip bestuursdocumenten van het Openbaarheidsdecreet en het begrip archiefdocumenten van het Archiefdecreet. Dit is hetzelfde bereik als de visietekst Tegen digitale alzheimer. Overheidsinformatie is procesgebonden. Het is een weerslag van het bedrijfsproces, van de uitoefening van de eigen bevoegdheden, van het overheidshandelen. Voorbeelden zijn boekhoudkundige informatie, personeelsdossiers, datawarehouses, websites, e-mails, foto s in een proces-verbaal enzovoort. Hiermee ligt dit beleidsplan ook in lijn met KOMPAS. KOMPAS hanteert de term bedrijfsinformatie en definieert dit als de informatie die binnen bedrijfsprocessen gecreëerd of ontvangen, gebruikt en bewaard wordt. Deze informatie moet accuraat, vindbaar, raadpleegbaar, betrouwbaar en begrijpelijk zijn gedurende de periode dat ze in de organisatie aanwezig is. Niet-procesgebonden informatie, zoals persoonlijke e-mails, woordenboeken, tijdschriften en andere documentatie, zijn niet inherent verbonden aan de bedrijfsprocessen en zijn niet onderworpen aan regelgeving die de informatiehuishouding van overheden regelt. Nietprocesgebonden informatie valt daarom buiten het bereik van dit beleidsplan. Dit document legt een plan van aanpak vast voor de wijze waarop het Departement Bestuurszaken haar overheidsinformatie ten volle zal inzetten om haar organisatiedoelstellingen na te streven. Het zal toelaten om: bestaande beleidsmatige initiatieven indien nodig op elkaar af te stemmen eventuele lacunes in het huidige informatiebeleid te detecteren prioriteiten vast te leggen om deze lacunes op te vullen de kwaliteit van het informatiebeheer te verhogen Het komt daarmee tegemoet aan de wens van het Directiecomité om een informatieplan op te maken, dat duidelijk maakt wat nodig is om een echt informatiebeleid te voeren (DC, 10 juli 2009). Strategisch beleidsplan informatiebeheer 4
1.2 Wat verstaan we onder informatiebeheer? Informatiebeheer omvat alle procedures en activiteiten die gericht zijn op het beheer van alle informatie waarover DBZ beschikt. Archiefbeheer, documentbeheer en kennisbeheer zijn allen onderdelen van informatiebeheer. Archief- en documentbeheer zijn eveneens twee zeer nauw verwante begrippen. Onder archiefbeheer verstaan we het geheel van procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking en het ter beschikking stellen van archieven. Archiefbeheer start dus bij het ontstaan van een document. Het stopt niet wanneer een document zijn administratief juridische waarde verloren heeft. Documentbeheer daarentegen is een specifiek onderdeel van archiefbeheer dat zich richt op het beheer van archieven in de periode van archiefvorming. Documentbeheer stopt dus als het document zijn administratief-juridische waarde verloren heeft. Kennisbeheer omvat alle procedures en activiteiten gericht op het beheren van kennis. Kennis is datgene wat mensen in staat telt om betekenis te geven aan bepaalde gegevens, zodat het informatie wordt. 1 Binnen het kader van dit beleidsplan focussen we op expliciet kennisbeheer. Onder het expliciet kennisbeheer verstaan we het vastleggen van die kennis die is opgebouwd uit inzichten en ervaringen. Deze geëxpliciteerde kennis kan dan ingezet worden in de verdere ontwikkeling van onze organisatie. We focussen daarbij op strategische kennis. Het wegvallen van die kennis (bijvoorbeeld doordat een medewerker de organisatie verlaat), kan tot gevolg hebben dat de organisatie tijdelijk minder goed functioneert. Impliciet kennisbeheer heeft vooral te maken met het ontwikkelen van competenties. Dit komt hier niet aan bod maar we bewaken het verband tussen beide vakgebieden. 1 R. Van der Spek en A. Spijkervet, Knowledge Management: Dealing Intelligently with Knowledge in: J. Liebowitz en L. Wilcox (eds.), Knowledge Management And Its Integrative Elements, (New York, 1997). Strategisch beleidsplan informatiebeheer 5
2 Wat willen we bereiken? In het komende decennium zullen overheidsorganisaties exponentieel meer digitale informatie genereren, beheren en gebruiken. De informatiewaterval zal alleen maar vergroten en versnellen. Papier zal nog altijd gebruikt worden in een aantal informatiestromen. Het gros zal echter in steeds toenemende mate digitaal gaan verlopen. Overheidsorganisaties moeten dus de nodige maturiteit ontwikkelen om deze evolutie op te vangen. Enkel zo kunnen ze ervoor zorgen dat informatie haar strategische meerwaarde voor de bedrijfsvoering kan behouden. Dat zal een verbetering vergen van de huidige methodes en de huidige informatiesystemen. Het spontaan of verplicht openbaar maken van overheidsinformatie en het toelaten van het hergebruik ervan, zal in belang toenemen. Om hieraan tegemoet te kunnen komen, moeten overheidsorganisaties hun eigen informatie op orde krijgen en houden. Ook binnen DBZ willen we onze informatie op orde krijgen en houden. Om dit te bereiken, stellen we onszelf vijf doelen. Elke doelstelling lichten we kort toe. We geven telkens aan hoe de doelstelling de waarden van DBZ ondersteunt en stimuleert. Bij wijze van voorbeeld sommen we ook een aantal projecten op die bijdragen tot de realisatie. Sommige van deze projecten lopen al, terwijl andere de komende jaren opgestart worden, tenzij zich andere prioriteiten voordoen. We volgen de realisatie van de doelstellingen zoals geformuleerd in dit beleidsplan op regelmatige basis op en sturen bij waar nodig. Hiervoor maken we zo optimaal mogelijk gebruik van de mogelijkheden die het programma Bedrijfsinformatie biedt. 2.1 Informatie- en kennisbeheer wordt door de hele organisatie als een essentieel onderdeel van een goede organisatiebeheersing beschouwd en toegepast 2.1.1 Toelichting Zoals we hierboven al aanhaalden is informatie een core asset van elke organisatie. Een organisatie kan niet doelmatig en efficiënt werken zonder daarbij de nodige aandacht te besteden aan haar eigen informatie- en kennisbeheer. Om dit te kunnen bereiken, zijn de verantwoordelijkheden voor het uitbouwen van een goed informatie- en kennisbeheer expliciet vastgelegd. Dit houdt in dat informatiebeheerders over de nodige mandaten en middelen beschikken om het informatiebeheer binnen hun subentiteit in goede banen te leiden. Bij elke organisatiewijziging is de continuïteit gegarandeerd en worden de verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer tijdig en adequaat geregeld. Daarnaast nemen alle medewerkers hun verantwoordelijkheid op voor het beheer van de documenten waar zij dagdagelijks mee werken. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 6
We bouwen hiertoe het bestaande netwerk van informatiebeheerders verder uit. Zij zijn de belangrijkste contactpersonen op de werkvloer en detecteren de noden op de werkvloer. De beleidsdomeinarchivaris ondersteunt de informatiebeheerders. We voorzien de nodige middelen ter ondersteuning van het informatiebeheer. We zorgen voor de nodige tools om de werking van de informatiebeheerders te faciliteren en voor de verspreiding van goede praktijken. 2.1.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden - Duidelijk afbakenen van de rollen en verantwoordelijkheden faciliteert open en transparant samenwerken. (open/ transparant, samenwerken) - Medewerkers worden gestimuleerd om kennis en informatie optimaal te benutten ter versterking van de organisatie. (gemotiveerd/ geïnspireerd, klantgericht) - Doelmatig informatiebeheer zorgt ervoor dat de hele organisatie zichzelf continu kan bijsturen doordat de input die daarvoor nodig is, snel kan worden teruggevonden. (voortdurend verbeteren) 2.1.3 Mogelijke projecten - Definiëren van de taken en profielen van informatiebeheerders - Voorzien van de nodige tools om de expertise van informatiebeheerders verder te ontwikkelen - Ontwikkelen van een checklist waaraan een goed informatie- en kennisbeheer binnen elke subentiteit moet voldoen 2.2 Alle informatie bevindt zich in goede, geordende en toegankelijke staat en dit vanaf de creatie tot de eventuele vernietiging 2.2.1 Toelichting Informatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden tijdens de volledige levenscyclus, ongeacht de informatiedrager of de vorm waarin die is opgesteld,. Hiertoe bepalen we de nodige kwaliteitseisen waaraan informatie en het beheer van die informatie moeten voldoen. We expliciteren dit in procedures en maatregelen die vastleggen welke beheersregels van kracht zijn voor welke categorieën van informatie en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Dit zorgt er onder meer voor dat informatie zonder waarneembare schadelijke gevolgen kan worden geraadpleegd. Informatie is ook zodanig geordend en toegankelijk gemaakt dat zij binnen een redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kan worden. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 7
Deze procedures en maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd. Hiertoe wordt informatiebeheer verder opgenomen als integraal onderdeel van interne controle en organisatiebeheersing (zie doelstelling 2.1). Enkel zo kunnen we garanderen dat informatie op geen enkel moment onbeheerd blijft. We zorgen er op die manier ook voor dat alle kennis en informatie relevant, tijdig, actueel, accuraat en toegankelijk is. Zo snel mogelijk na het ontstaan van overheidsinformatie worden de vereiste metadata eraan gekoppeld. Dit vaststellen gebeurt bij voorkeur automatisch. Ook over het gebruik van deze overheidsinformatie worden de nodige metadata vastgelegd. Elk geautomatiseerd systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid. De architectuur en de inrichting van dit systeem voldoet aan nationaal en internationaal geaccepteerde standaarden en normen en toepasselijke regelgeving. 2.2.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden - Elke medewerker kan de informatie die hij nodig heeft voor het uitvoeren van de aan hem toevertrouwde taken snel en eenvoudig terugvinden. Dit zorgt voor een betere, correcte en objectieve dienstverlening aan collega s en klanten. (open/ transparant, klantgericht, betrouwbaar) - Door het zo goed mogelijk afstemmen van de aangeboden instrumenten op de noden, kan elke medewerker gemotiveerd en geïnspireerd blijven werken. (gemotiveerd/ geïnspireerd) - Het in goede, geordende en toegankelijke staat beheren van informatie vergemakkelijkt het uitwisselen van informatie. Dit zorgt voor een betere samenwerking binnen entiteiten en over entiteiten heen. (samenwerken) 2.2.3 Mogelijke projecten - Opstellen van procedures voor het stroomlijnen van het informatiebeheer van DBZ - Opstellen en implementeren van een metadataschema om de beschikbare informatie beter doorzoekbaar en toegankelijk te maken. - Uitwerken en implementeren van een retention policy in Documentum om ervoor te zorgen dat de bewaartermijnen automatisch correct worden toegepast. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 8
2.3 We garanderen een efficiënt, doelmatig en oplossingsgericht beheer van informatiestromen, afgestemd op de organisatiedoelstellingen 2.3.1 Toelichting Informatie is procesgebonden. Dit wil zeggen dat informatie ontvangen of gecreëerd wordt bij de uitvoering van bedrijfsprocessen. Informatie ontleent zijn betekenis aan die bedrijfsprocessen. Voor elke transactie in een proces moet bepaald worden welke informatie wordt vastgelegd en welke metadata daarbij vereist zijn. Deze metadata zijn nodig om de betekenis en de context van de overheidsinformatie te kunnen reconstrueren. We besteden specifieke aandacht aan ketenprocessen. Dit zijn processen waarbij 2 of meer ketenpartners binnen een bepaalde context samenwerken aan de realisatie van één taak of opdracht. Binnen dergelijke processen situeren de knelpunten zich vaak op die activiteiten waarbij informatie van de ene partner naar de andere wordt overgedragen. Dit kan leiden tot hetzij verlies van informatie, hetzij een overaanbod van informatie. Beide kunnen een efficiënte en klantgerichte werking in het gedrang brengen. 2.3.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden - Informatiestromen worden zo eenvoudig en efficiënt mogelijk ingericht. Dit stimuleert transparantie en openheid. (open/ transparant) - We vertrekken steeds vanuit een vraag of nood van de klant en formuleren een oplossing op maat van de klant. Dit draagt bij tot een sterkere blijvende motivatie bij onze medewerkers. (gemotiveerd/ geïnspireerd, klantgericht) - Door informatiestromen steeds end to end te bekijken en aandacht te hebben voor ketenprocessen ondersteunen we het streven naar maximale samenwerking, binnen en buiten DBZ. (samenwerken) - Succesvolle projecten worden naar andere entiteiten en beleidsdomeinen opgetild. Andersom volgen we ook de ontwikkelingen binnen andere beleidsdomeinen op om de resultaten, indien mogelijk, ter versterking van onze eigen werking in te zetten. (vernieuwend) - Een doorgedreven toegangsbeheer garandeert dat elke medewerker efficiënt kan werken, met respect voor informatie die privacygevoelig is of waarvan de toegang om een andere reden afgeschermd moet zijn. (betrouwbaar) 2.3.3 Mogelijke projecten - Coördineren van het plan Papierzuinig Werken. Dit plan heeft als doelstelling om plaatsonafhankelijk werken te faciliteren, het opslaan op één locatie te stimuleren, efficiënter te werken in een digitale omgeving en het papierverbruik binnen DBZ te doen dalen. Het voorliggende beleidsplan Informatie aan het werk legt de lat echter Strategisch beleidsplan informatiebeheer 9
hoger: via slimme digitalisering willen we op lange termijn streven naar papierloos werken in plaats van papierzuinig. - Selecteren en gefaseerd realiseren van enkele proefprojecten gericht op papierloos in plaats van papierzuinig werken - Optimaliseren van het informatiebeheer binnen het proces opmaken en goedkeuren regelgeving (pilootproject voor de analyse van ketenprocessen en de link naar de informatiebeheersplannen van de betrokken subentiteiten) 2.4 We beheren onze informatie volgens een actueel en geïntegreerd overzicht van alle informatie en kennis die binnen de organisatie gebruikt wordt. 2.4.1 Toelichting Voor de volledige werking van DBZ is een informatiebeheersplan vastgesteld en toegepast. Hierbij wordt voldoende aandacht besteed aan het bepalen van het bewaarniveau. Het streven naar efficiënt en klantgericht werken staat hierbij steeds centraal. Wanneer bepaalde series in het kader van ketenprocessen bij verschillende subentiteiten voorkomen, wordt afgesproken wie voor de bewaring van de serie zal instaan. We streven onderlinge consistentie na tussen het informatiebeheersplan van DBZ en die van andere entiteiten van de VO. Dit informatiebeheersplan wordt in één gemakkelijk te hanteren overzicht geïntegreerd en digitaal ter beschikking gesteld. Lacunes en tegenstrijdigheden kunnen hierdoor makkelijker opgespoord worden. Dit overzicht is, waar nuttig, gekoppeld aan andere informatiebronnen over het beheer van overheidsinformatie 2. Vernietiging van overheidsinformatie verloopt steeds conform de bepalingen uit het informatiebeheersplan. Het vindt plaats door de daartoe geautoriseerde personen en volgens de daartoe vastgelegde procedures. 2.4.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden - Het geïntegreerd overzicht maakt het de gebruiker mogelijk om snel terug te vinden welke informatie waar te vinden is en hoe lang informatie bewaard moet blijven. Daartoe wordt het overzicht op regelmatige basis geactualiseerd. Het informatiebeheer ondersteunt op die manier de werking van elke medewerker en de informatiebeheerders in het bijzonder. (voortdurend verbeteren, klantgericht, open/transparant) - Door de informatiebeheersplannen van de entiteiten onderling consistent te maken, wordt informatieoverdracht tussen subentiteiten en met andere entiteiten in kaart gebracht. Dit faciliteert samenwerking, vooral bij ketenprocessen. (samenwerken) 2 Zoals PIAVO-organisatie en CMDB, een databank van e-ib van alle informatiesystemen van het shared platform. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 10
- Elke medewerker wordt gestimuleerd om zelf de verantwoordelijkheid op te nemen voor de goede omgang met de informatie waarmee hij werkt of die hij raadpleegt. (gemotiveerd/ geïnspireerd) 2.4.3 Mogelijke projecten - Actualiseren van het informatiebeheersplan van DBZ - Verder standaardiseren van de methodologie voor opmaak van het informatiebeheersplan en afstemmen met de procesmethodologie. - Opzetten van een informatiesysteem waardoor het informatiebeheersplan van DBZ en van de andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid dynamisch kunnen worden benaderd. Ketenprocessen en informatie-overdracht kunnen hierdoor makkelijker worden gedetecteerd. (PIAVO-informatie) 2.5 We zetten de strategische kennis van onze medewerkers optimaal in om onze organisatiedoelstellingen te verwezenlijken 2.5.1 Toelichting Onze medewerkers beschikken over heel wat kennis die voor de werking van onze organisatie onmisbaar is. Deze kennis zit momenteel nog vooral in hun hoofden. Kennisoverdracht is hierdoor niet altijd even evident. Vaak gaat het ook om kennis waarvan het strategisch belang niet altijd onmiddellijk duidelijk is. Deze kennis willen we zo veel mogelijk expliciteren, zodat die kennis ook door andere medewerkers gebruikt en ingezet kan worden in de verdere ontwikkeling van onze organisatie. Bij het expliciteren van kennis focussen we op strategische kennis. Deze kennis is cruciaal voor de goede werking van een organisatie. Meestal gaat het daarbij om de uitvoering van kritische, essentiële of noodzakelijke processen. Het wegvallen van deze kennis heeft mogelijk tot gevolg dat de organisatie (tijdelijk) minder goed functioneert, bijvoorbeeld wanneer een medewerker de organisatie definitief of voor een langere periode verlaat. 2.5.2 Bijdrage tot de DBZ-waarden - We streven naar een open, transparante kennisdeling. Aangezien elke medewerker toegang krijgt tot dezelfde kennis, wordt samenwerking gemakkelijker. (open/transparant, samenwerken) - De kennis van één medewerker kan optimaal ingezet worden om de klant verder te helpen. (klantgericht) - Medewerkers worden gestimuleerd om de eigen kennis en die van collega s in te zetten om de organisatiedoelstellingen te realiseren. (gemotiveerd/ geïnspireerd) Strategisch beleidsplan informatiebeheer 11
- Aangezien nog maar weinig organisaties actief zijn op het vlak van kennisbeheer, wil DBZ een voortrekker zijn op dit vlak. (vernieuwend) 2.5.3 Mogelijke projecten - Opmaken van een survivalkit voor de opvolgers van organisatieverlaters - Opstellen en gefaseerd realiseren van een plan van aanpak voor kennisbeheer - Uitwerken van een methodiek voor kennisoverdracht van opleidingen Strategisch beleidsplan informatiebeheer 12
3 Informatie- en kennisbeheer binnen onze organisatie 3.1 Synergie met andere beleidsdocumenten Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid Organisatiemanagement DBZ ICT-Beleidsplan Organisatieveiligheid Beleidsplan informatiebeheersing Archiefdecreet Beleidsplan Tegen digitale Alzheimer 3.1.1 Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid De Vlaamse overheid wil aan de hand van dit meerjarenprogramma komen tot een slagkrachtige overheid. Hiertoe wil ze een aantal efficiëntieverhogende maatregelen doorvoeren. Daarbij gaat specifieke aandacht uit naar onder meer de kwaliteit van de dienstverlening en het opnemen van meetbare, auditeerbare en vergelijkbare resultaten. Om die reden wil de Vlaamse overheid inzetten op procedurevereenvoudiging en geïntegreerd procesmanagement over de grenzen van de bestuursniveaus en beleidsdomeinen heen. 3 De doelstellingen uit dit beleidsplan sluiten bij het meerjarenprogramma. Ook in dit beleidsplan zetten we in op ketenprocessen (doelstelling 2.3) en efficiënter werken door middel van een doelmatig kennis- en informatiebeheer (doelstelling 2.1). 3.1.2 Organisatiemanagement DBZ Alle doelstellingen rond haar organisatiebeheersing legde DBZ vast in het boekje Organisatiemanagement DBZ. Aangezien het beheren van informatie een essentieel 3 Meer informatie over het meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid is te vinden op www.vlaandereninactie.be Strategisch beleidsplan informatiebeheer 13
onderdeel vormt van organisatiemanagement, is dit als tactische doelstelling 4.4 in het boekje opgenomen. 3.1.3 ICT-beleidsplan Het ICT-beleidsplan van het departement is momenteel in opmaak. Het beheren van ICT is net als informatiebeheer een tactische doelstelling van het Organisatiemanagement. We streven naar congruentie met het ICT-beleidsplan. De functionele keuzes in het informatiebeheer worden binnen het ICT-beleidsplan vertaald naar technische oplossingen. Op zijn beurt wordt het ICT-beleid uiteraard ook beïnvloed door de doelstellingen uit het voorliggende beleidsplan. 3.1.4 Organisatieveiligheid ICT-Veiligheidsbeleid De werkgroep Organisatieveiligheid brengt het generieke ICT-Veiligheidsbeleid van de Vlaamse overheid in de praktijk voor het departement. Ook hiermee zorgen we voor overeenstemming. De doelstelling om een actueel en volledig overzicht te realiseren van overheidsinformatie bijvoorbeeld raakt aan de veiligheid van informatie. 4 3.1.5 Tegen digitale alzheimer Het beleidsplan Tegen digitale alzheimer: een krachtig beleid inzake digitale duurzaamheid VO 5 zorgt ervoor dat digitale informatie op orde is. Dit is immers een kritische succesfactor om digitale duurzaamheid te realiseren. Door middel van concrete actielijnen biedt het beleidsplan Tegen digitale alzheimer een antwoord op de groeiende nood binnen de Vlaamse overheid aan de duurzame bewaring van digitaal archief. Het voorliggende beleidsplan Informatie aan het werk schoeit de actielijnen uit het beleidsplan Tegen digitale alzheimer op de leest van DBZ. 3.1.6 Het Archiefdecreet van 9 juli 2010 Uitgangspunt van het Archiefdecreet is dat overheden, dus ook de Vlaamse overheid en het Departement Bestuurszaken, zelf verantwoordelijk zijn voor het kwaliteitsvolle beheer van de eigen archieven. Het legt kwaliteitscriteria vast waaraan een goed archiefbeheer moet voldoen. Het voorliggende beleidsplan is conform de bepalingen van het Archiefdecreet van 9 juli 2010. 6 4 Eén voorbeeld: classificatie van informatie is één van de acties in het kader van organisatieveiligheid. Binnen dit beleidsplan kadert dit onder doelstelling 2.4. 5 CAG/10/28.04/DOC.025. Meer informatie over het beleidsplan Tegen digitale alzheimer is te vinden op http://www.bestuurszaken.be/beleidsplan-tegen-digitale-alzheimer. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 14
3.2 De neuzen in dezelfde richting Verschillende actoren spelen een rol in het realiseren van het informatie- en kennisbeleid binnen DBZ. Hieronder een schematische voorstelling: Proces- en informatiebeleid Beleidsdomein archivaris Informatiebeheerders Alle medewerkers Andere afdelingen, entiteiten en beleidsdomeinen 3.2.1 Afdeling Proces- en Informatiebeleid Binnen de Afdeling Proces- en Informatiebeleid (PIB) stuurt de cel Informatie- en Kennisbeheer (IKB) het kennis- en informatiebeheer van DBZ aan. Hiervoor werkt IKB binnen de afdeling samen met andere cellen, afhankelijk van de expertise die nodig is. Zo staat de cel Proces- en ICT-ondersteuning (PIO) bijvoorbeeld in voor het implementeren van werkprocessen in de EMC BPM-tool. Hiervoor brengt PIO in samenspraak met de klant werkstromen in kaart. PIO laat die werkstromen vervolgens softwarematig aansturen om op deze wijze een efficiëntere werkstroom te verkrijgen. 3.2.2 Beleidsdomeinarchivaris De beleidsdomeinarchivaris coördineert het papieren en digitale document- en archiefbeheer binnen het beleidsdomein. Hiervoor werkt hij nauw samen met de informatiebeheerders die op het niveau van elke entiteit of subentiteit zijn toegewezen. De beleidsdomeinarchivaris is het eerste aanspreekpunt en detecteert vanuit die positie noden en knelpunten op het vlak van informatiebeheer. Samen met de andere medewerkers van de cel IKB werkt hij/zij hiervoor de nodige oplossingen uit. De beleidsdomeinarchivaris van BZ vervult tegelijk de rol van informatiebeheerder van DBZ en van PIB. De beleidsdomeinarchivaris is ook de vertegenwoordiger van het beleidsdomein Bestuurszaken (BZ) in de Stuurgroep Strategisch Archief. Aan deze Stuurgroep nemen alle andere beleidsdomeinen van de VO deel. De Stuurgroep zet de beleidslijnen uit voor het informatiebeheer binnen de VO. 7 6 Op http://www.bestuurszaken.be/archiefdecreet-van-9-juli-2010 vindt u meer informatie over dit Archiefdecreet. 7 Zie http://www.bestuurszaken.be/totstandbrenging-van-het-informatiebeleid. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 15
3.2.3 Informatiebeheerders Een informatiebeheerder is een rol binnen een subentiteit die het informatiebeheer van zijn afdeling in goede banen dient te leiden. Daarbij wordt hij begeleid door de beleidsdomeinarchivaris. 8 Deze rol kunnen we opsplitsen in: - Tactische taken: o Vertalen van de richtlijnen naar de werkvloer o Bezorgen van de nodige informatie over de concrete werking van en eventuele noden op de werkvloer aan de informatiebeheerder van de entiteit/de beleidsdomeinarchivaris o Controleren in hoeverre het informatiebeleid wordt gevolgd - Operationele taken: o Zorgen voor de voor de concrete implementatie op de werkvloer o Invullen van de de eerste informatie- en hulpbron voor zijn collega s Alle informatiebeheerders binnen DBZ werken samen in een netwerk, waarbinnen zij informatie, richtlijnen, over document- en archiefbeheer met elkaar uitwisselen, samen problemen oplossen en zorgen voor de implementatie op de werkvloer. De beleidsdomeinarchivaris van BZ coördineert, als informatiebeheerder van DBZ, dit netwerk. De informatiebeheerders en de beleidsdomeinarchivaris komen binnen dit netwerk op regelmatige basis samen. 9 Indien nodig worden punten besproken op dit overleg geëscaleerd naar de werkgroep Organisatiemanagement. De beleidsdomeinarchivaris volgt op wat er binnen de werkgroep Organisatiemanagement besproken wordt en vertaalt dit indien nodig naar de informatiebeheerders. 10 3.2.4 Alle medewerkers Elke medewerker speelt een essentiële rol bij het bekomen en behouden van een correcte en efficiënte informatiehuishouding. Elke medewerker is immers zelf verantwoordelijk voor de goede omgang met de documenten die hij bewerkt, ontvangt of verzendt. Concreet betekent dit dat elke medewerker mee moet instaan voor het opvolgen (en corrigeren) van het werkklassement en, indien nodig, moet meewerken aan om het even welke procedure die verband houdt met informatiebeheer. Bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een trashday, het herverpakken van archief ter voorbereiding op overdracht naar het Depot te Vilvoorde of bij het corrigeren van bestandsnamen in het digitale klassement. Medewerkers kunnen met hun vragen en opmerkingen omtrent informatie- en kennisbeheer steeds terecht bij de informatiebeheerder van zijn subentiteit. 8 Zoals hierboven reeds aangegeven (zie 3.2.2) vervult de beleidsdomeinarchivaris van BZ tegelijk de rol van informatiebeheerder van DBZ en van PIB. 9 Het netwerk komt ongeveer vier maal per jaar samen. Afhankelijk van de noodwendigheid kan een extra overleg ingericht worden. 10 Voor meer informatie over de taken van de informatiebeheerders verwijzen we graag naar de nota Actualisering taken en profiel informatiebeheerders. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 16
3.2.5 Andere afdelingen, entiteiten en beleidsdomeinen PIB trekt het proces- en informatiebeleid binnen DBZ. Toch kan ze dat niet doen zonder de inbreng van andere subentiteiten van het departement. Deze inbreng is afhankelijk van de specifieke expertise van elke subentiteit. Zo is bijvoorbeeld de Afdeling Regelgeving (AR) betrokken partner wanneer het beleid rond de digitale handtekening wordt uitgetekend. Bij het uittekenen van het e-mailbeleid zullen bijvoorbeeld ook de Afdeling Beleid (AB) en de cel Communicatie van de Stafdienst betrokken worden. Voor haar informatiebeheer maakt DBZ ook gebruik van de expertise die binnen andere beleidsdomeinen ontwikkeld wordt. De VO-brede Stuurgroep Strategisch Archief is hiervoor het forum bij uitstek. Deze Stuurgroep wordt voorgezeten door de Coördinerende Archiefdienst (onderdeel van PIB). De beleidsdomeinarchivaris van BZ volgt het overleg op voor DBZ. Strategisch beleidsplan informatiebeheer 17