COMPUTERBOEKHOUDEN MET EXACT ONLINE DUBBEL BOEKHOUDEN Marieke Van Beylen Filip De Maeseneer Antwerpen Cambridge
Computerboekhouden met Exact Online Marieke Van Beylen en Filip De Maeseneer 2011 Antwerpen Cambridge www.intersentia.be ISBN 978-94-000-0078-0 D/2011/7849/90 NUR 163 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.
Woord vooraf Beste student, beste professional, Uw boekhoudgegevens zijn het kloppend hart van uw organisatie. Ze bevatten een schat aan informatie ter ondersteuning van uw beleid. Exact Online maakt alles toegankelijk, waar u ook bent. U krijgt zo meteen voordelig toegang tot een professioneel boekhoudsysteem, onderhouden door specialisten. Exact Online onderscheidt zich door zijn veelzijdigheid en aanpasbaarheid aan individuele wensen. Voor u ligt het handboek Computerboekhouden met Exact Online, het resultaat van samenwerking tussen de Uitgeverij en het bedrijf Exact Software nv. Vooral het accountancyluik van Exact Online is erg gegeerd bij organisaties uit alle mogelijke sectoren. Daarvan zijn er vele accountantskantoren die Exact Online gebruiken om de dossiers van hun klanten vakkundig te beheren. U kunt de referenties raadplegen via het wisselscherm in de homepage van de website www.exactonline.be. Als aankomend professional in de boekhoudmaterie is het belangrijk dat u de theoretische kennis over uw vak zo efficiënt en zo snel mogelijk kunt toepassen in uw toekomstige of huidige werkomgeving. Dit boek is daarom zo samengesteld dat de beide facetten theorie en praktijk aan de hand van gevalstudies worden uitgewerkt. Na een inleidende oefening worden de mogelijkheden en werkwijzen van Exact Online toegelicht met een realistisch dossier, dat u in een afzonderlijk boekdeel vindt. Het uitgangspunt is een klein- en groothandel in speelgoedartikelen die goederen aankoopt en verkoopt in België, de Europese Unie en daarbuiten. Praktijk en theorie zijn helemaal verweven. De administratie beslaat een periode van januari in het fictieve jaar 2000 tot en met januari in het fictieve jaar 2001. Het werkt met een kwartaalaangifte voor de btw, op basis van documenten in EUR en andere valuta. Met die echte documenten gaat u voor de maanden november en december 2000 zelf aan de slag en u boekt in de verschillende dagboeken. U ontmoet eenvoudige alledaagse, maar ook complexere verrichtingen, de inventaris en jaarafsluiting van het boekjaar 2000 en de opening van het boekjaar 2001. De permanente toegang tot de site van Exact Online met uw eigen gebruikerscode en wachtwoord laat u toe volgens uw eigen mogelijkheden en tempo te werken. v
Computerboekhouden met Exact Online We danken graag de proeflezers en de medewerkers van Exact Online, de heer Geert Boudrez, Financial Manager van en onze andere financiële adviseurs voor hun inzet om dit boek te realiseren en we wensen u een leerrijke ervaring toe. Het succes van deze uitgave en alle herdrukken kan in grote mate beïnvloed worden door de feedback die we krijgen van de dagelijkse gebruikers van dit handboek, onder wie uzelf. Suggesties, op- en aanmerkingen, aanbevelingen enz. zijn altijd welkom. De auteurs vi
Inleiding Dit boek is tot stand gekomen op vraag van enkele hogescholen die het boekhoudpakket Exact Online in hun lessenpakket hebben opgenomen. Ook universiteiten, het avondonderwijs, secundaire scholen en het bedrijfsleven vragen uitdrukkelijk naar Exact Online. Het boek kan als handboek bij het begeleid leren gebruikt worden, maar past ook perfect in de benadering van een zelfstudie. De beide auteurs zijn professioneel vertrouwd met het boekhoudpakket. De doelgroep wordt verondersteld over minstens een beperkte kennis van boekhouden te beschikken. Het gebruik van Exact Online wordt aan de hand van concrete situaties bestudeerd op basis van een boekhoudplan en de algemene rekeningen die aan de praktijk aangepast zijn. Met zeer speciale dank aan Frieda Beirnaert voor het proeflezen. De auteurs Contactgegevens van Exact Software nv, die Exact Online ontwikkelde en beheert: Exact Software Belgium nv/sa Kon. Astridlaan 166 1780 Wemmel Belgium Tel: + 32 2 711 15 11 Fax: + 32 2 721 92 18 Info: marketing@exact.be Algemeen: www.exactsoftware.be Specifiek voor de boekhoudsoftware: www.exactonline.be Contactformulier via de website. vii
Structuur van dit praktijkboek Vooraan in het boek bevindt zich een globale inhoudsopgave. Deel 1 brengt u aan de startlijn met Exact Online. U ontdekt hoe u uw computer voorbereidt en hoe u zich aanmeldt. Deel 2 richt zich tot alle gebruikers en stelt beknopt de belangrijkste algemene handelingen voor om meteen met Exact Online te kunnen werken. U probeert alles uit in het speciaal aangemaakte bestand. Deel 3 wordt de eerste intense hands-on-ervaring! De korte fictieve case Starter bvba helpt u snel erg handig te worden met de basismogelijkheden van Exact Online. U bent dan helemaal klaar voor de echte wereld. U houdt de boekhouding bij van een speelgoedzaak, ProtoyFictivo bvba. In Deel 4 zijn de verrichtingen betrekkelijk eenvoudig maar toch erg gevarieerd en helemaal uit het leven gegrepen. Deel 5 bevat nog een pak meer uitdagingen en gecombineerde problemen bij ProtoyFictivo. Meteen opent u ook al een volgend boekjaar. Op een erg prettige manier verwerft u inzicht in de goed georganiseerde boekhouding en de wereld eromheen. In Deel 6 leert u de knepen van het vak wat betreft de inventaris en de afsluiting van de boekhouding. Exact Online bevat verder een hele reeks tools die niet absoluut bij elke boekhouding ingezet moeten worden. Ze zijn specifiek, geavanceerd, arbeidsbesparend of dat allemaal tegelijk. Deel 7 stelt de interessantste ervan voor. U start uw heel eigen boekhouding los van de gevalstudies uit dit boek? Deel 8 helpt u stap voor stap door het proces. ix
Inhoud WOORD VOORAF... v INLEIDING... vii STRUCTUUR VAN DIT PRAKTIJKBOEK... ix DEEL 1 VAN START MET EXACT ONLINE... 1 1 WERKEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET... 2 2 VÓÓR U VAN START GAAT... 3 2.1 Standaardbestanddelen van Exact Online... 3 2.1.1 Efficiënt en flexibel... 3 2.1.2 Boekhouders/accountants en hun klanten... 3 2.2 Optionele modules en aanverwante toepassingen... 4 2.2.1 Module Activa... 4 2.2.2 Module Valuta... 4 2.2.3 Module Factuur... 4 2.2.4 Module Elektronisch Bankieren... 5 2.2.5 Module Budget... 5 2.2.6 Module Kostenanalyse... 5 2.2.7 Module CRM... 5 2.2.8 Module Abonnementen... 6 2.2.9 Exact Online hand in hand met andere toepassingen... 6 2.3 Een onlinepakket... 6 2.3.1 Toegankelijkheid en nieuwe versies... 6 2.3.2 Centrale servers... 6 2.4 Toegang tot de administraties... 7 2.5 Helpfunctie... 7 xi
Computerboekhouden met Exact Online 2.6 Inloggegevens... 7 2.6.1 Voorlopige abonnementen en login... 7 2.6.2 Definitieve abonnementen en login voor ondernemers en accountants... 7 2.6.3 Abonnementen en login voor docenten en studenten... 7 3 HOE GEBRUIKT U DIT PRAKTIJKBOEK... 7 3.1 Opmaak van de boekteksten... 7 3.2 Wetenswaardigheden en richtlijnen... 8 4 VOORBEREIDING VAN UW COMPUTER... 8 4.1 Systeemeisen... 8 4.2 Instellingen in uw webbrowser... 9 4.3 Adobe Acrobat Reader... 9 4.4 Aanmelding op de Exact Online-site... 9 4.4.1 Aanmeldscherm... 9 4.4.2 Exact Online hoofdscherm... 10 4.4.2.1 Linkerdeel van het hoofdscherm... 11 4.4.2.2 Rechterdeel van het hoofdscherm... 12 4.4.2.3 Stamgegevens voor de administratie... 12 4.5 Wachtwoord wijzigen... 12 5 HELPSCHERMEN EN TIPS... 13 5.1 Algemene helpfunctie... 13 5.1.1 Helpmenu... 13 5.1.2 Tips... 13 5.2 Contextgebonden helpfuncties... 13 6 UITLOGGEN... 14 7 SYNTHESE... 14 DEEL 2 WERKEN MET EXACT ONLINE... 15 1 TOEGANG TOT WAT U NODIG HEBT... 16 2 BEWEGEN DOOR SCHERMEN... 16 3 ICOONTJES, KNOPPEN EN DATUMVELDEN... 17 3.1 Icoontjes... 17 3.2 Knoppen... 17 3.3 Datumvelden... 18 4 LIJSTEN OPVRAGEN EN SORTEREN... 18 4.1 Boekingen opzoeken... 18 xii
Inhoud 4.1.1 Overzicht geboekte periodes... 19 4.1.2 Boekingsverslag... 19 4.2 Lijsten van leveranciers, klanten en grootboekrekeningen... 20 5 DATA OPZOEKEN... 22 5.1 Data in lijsten opzoeken... 22 5.1.1 Keuzelijsten... 22 5.1.2 Zoeklijsten... 23 5.1.2.1 Zoeken in lijsten... 23 5.1.2.2 Details opzoeken in lijsten... 24 5.2 Data in administraties opzoeken... 24 6 LIJSTEN EXPORTEREN EN AFDRUKKEN... 24 7 TOELICHTING BIJ HET REKENINGENSTELSEL EN AFSPRAKEN... 25 7.1 Het rekeningenstelsel en de vaste rekeningen... 25 7.2 Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies... 26 7.2.1 Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen... 26 7.2.1.1 Handelsgoederen... 26 7.2.1.2 Diensten en diverse goederen... 26 7.2.2 Kortingen en terugzendingen bij aan- en verkopen... 27 7.2.2.1 Kortingen... 27 7.2.2.2 Terugzendingen van handelsgoederen... 27 8 SYNTHESE... 28 DEEL 3 EEN GOED BEGIN MET STARTER BVBA... 29 1 INLEIDING TOT DE GEVALSTUDIE STARTER BVBA... 30 1.1 Openingspost... 30 1.2 Aanwezige leveranciers en klanten... 31 1.3 Voorbeelden en oplossingen... 32 2 AANKOOPVERRICHTINGEN... 32 2.1 De documenten voorbereiden... 32 2.2 Eenvoudige aankoopfactuur inbrengen... 32 2.2.1 Hoofding... 33 2.2.2 Detailinfo... 34 2.3 Aankoopfactuur met handelskorting... 36 2.4 Inkomende creditnota voor terugzending... 37 2.5 Een nieuwe leverancier... 37 2.6 Aankoopfactuur met financiële korting... 40 2.7 Aankoopfactuur voor vaste activa... 42 2.8 Aankoopfactuur met nieuwe rekening... 42 xiii
Computerboekhouden met Exact Online 2.9 Aankoopfactuur met bijkomende kosten... 45 2.10 Aankoopverrichtingen oplijsten... 46 3 VERKOOPVERRICHTINGEN... 46 3.1 De documenten voorbereiden... 46 3.2 Eenvoudige verkoopfactuur inbrengen... 47 3.3 Een nieuwe klant... 47 3.4 Uitgaande creditnota voor terugzending... 48 3.5 Verkoopfactuur voor vaste activa... 48 3.6 Verkoopfactuur met doorrekening van bijkomende kosten... 50 3.7 Verkoopverrichtingen oplijsten... 50 4 FINANCIËLE VERRICHTINGEN... 50 4.1 Dagafschriften van de bank... 51 4.1.1 De documenten bestuderen... 51 4.1.2 Interne overboeking naar de kas: dagafschrift 2... 51 4.1.2.1 Kopinfo... 52 4.1.2.2 Detailinfo... 52 4.1.3 Eenvoudige vereffening: dagafschrift 3... 54 4.1.4 Financiële korting mits snelle betaling: dagafschrift 5... 55 4.1.5 Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken: dagafschrift 6... 58 4.1.6 Negatieve bankrekening: dagafschrift 7... 59 4.1.7 Inning mits een financiële korting: dagafschrift 8... 59 4.2 Kasbladen... 60 4.2.1 De documenten bestuderen... 60 4.2.2 Interne overboeking vanuit de bank: kasblad 1... 61 4.2.3 Kasboeking met nieuwe rekening: kasblad 2... 61 4.3 Financiële verrichtingen oplijsten... 62 5 DE DAGBOEKEN VAN STARTER BVBA... 62 6 BOEKING OPVRAGEN, WIJZIGEN EN VERWIJDEREN... 68 6.1 Boeking opvragen... 68 6.1.1 In een dagboek... 68 6.1.2 In een transactieoverzicht... 68 6.1.2.1 Opvragen op volgnummer... 68 6.1.2.2 Opvragen op relatie... 68 6.1.2.3 Opvragen op omschrijving... 68 6.1.3 In een historisch dagboek... 68 6.2 Boeking wijzigen... 69 6.3 Boeking verwijderen... 69 7 BOEKING KOPIËREN... 70 8 SYNTHESE... 70 xiv
Inhoud DEEL 4 PROTOY FICTIVO: BASIC EENVOUDIGE VERRICHTINGEN... 71 1 VOORSTELLING VAN DE ONDERNEMING... 72 1.1 Achtergrond van de onderneming... 72 1.2 Oprichtingsboekingen... 73 1.2.1 Inbreng van kapitaal... 73 1.2.2 Overname van een andere handelszaak... 73 1.2.3 Investeringslening... 74 1.2.4 Oprichtingsboekingen... 75 1.3 Producten en recupelbijdrage... 76 1.3.1 Het assortiment... 76 1.3.2 Recupelbijdrage... 77 1.4 Huidige toestand van de onderneming... 78 1.4.1 Cockpit (algemeen)... 78 1.4.2 Mijn cockpit... 79 1.4.2.1 Mijn cockpit zonder zelf gekozen inrichting... 79 1.4.2.2 Mijn cockpit met zelf gekozen inrichting... 80 1.4.3 Accountant s cockpit... 80 2 AANKOOPVERRICHTINGEN... 81 2.1 Voorbereiding van de documenten... 81 2.2 Eenvoudige aankoopfactuur... 82 2.3 Aankoopfactuur voor vaste activa... 82 2.3.1 Boeking... 82 2.3.2 Investeringsfiche... 83 2.3.2.1 Afschrijvingsmethoden... 83 2.3.2.2 Activumgroepen... 84 2.3.2.3 Investeringsfiche maken... 86 2.4 Controle op de volledigheid van de fichelijst... 86 2.5 Aankoopfactuur met een nieuwe leverancier... 87 2.6 Aankoopfactuur zonder btw... 88 2.7 Aankoopfactuur met verrekende aankoopkosten... 88 2.8 Boeken op basis van sjabloon... 89 2.8.1 De vaste boeking maken... 89 2.9 Inkomende creditnota in afzonderlijk dagboek... 90 2.10 Een boeking wijzigen en slimme namen kiezen... 91 2.11 Aankoop van geschenkartikelen... 92 2.12 Inkomende creditnota met financiële korting... 93 2.13 Lijsten in verband met aankopen... 94 3 VERKOOPVERRICHTINGEN... 94 3.1 Voorbereiding van de documenten... 95 3.2 Verkoopfacturen en creditnota s... 95 3.3 Winkelverkopen... 95 xv
Computerboekhouden met Exact Online 3.4 Uitgaande creditnota... 96 3.5 Verkoopfactuur met doorgerekende transportkosten... 96 3.6 Lijsten in verband met verkopen... 96 3.7 Tussentijdse balans en resultatenrekening... 96 4 FINANCIËLE VERRICHTINGEN... 97 4.1 De documenten bestuderen... 97 4.2 Dagafschriften van de bank... 97 4.2.1 Interne overboeking van kas... 97 4.2.1.1 Afzonderlijke koppeling per transactie... 98 4.2.1.2 Gezamenlijke koppeling van verschillende transacties... 98 4.2.2 Eenvoudige vereffening van een openstaande post... 99 4.2.3 Meerdere vereffeningen van openstaande posten tegelijk registreren... 99 4.2.4 Vereffening van een financiële korting buiten de termijn... 100 4.2.5 Een onbekende klant... 101 4.2.6 Rechtzetting van foutieve transactie; btw-voorschot... 102 4.2.7 Lening aflossen en leningsintrest betalen... 102 4.3 Kasverslagen... 103 4.3.1 Postzegels aankopen; contante inning van klant... 103 4.3.2 Winkelverkoop en aankoop zonder factuur... 103 4.3.3 Aankopen met niet-terugvorderbare btw... 104 4.4 Lijsten in verband met financiële verrichtingen... 104 5 DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: NOVEMBER 2000... 104 6 SYNTHESE... 112 DEEL 5 PROTOY FICTIVO: ADVANCED COMPLEXERE VERRICHTINGEN... 113 1 EEN STAP VERDER MET PROTOY FICTIVO... 114 2 AANKOOPBOEKINGEN... 114 2.1 Nieuw assortiment met ander btw-tarief... 115 2.2 Gemengde factuur met privéaankoop... 116 2.3 Buitenlandse leverancier van binnen de EU... 117 2.4 Aankoop buiten de EU met vergunning van verlegging van heffing en wisselkoers aanpassen... 119 2.5 Creditnota ter rechtzetting van een factuur... 121 2.6 Levering van diensten bij zending met vergunning van verlegging van heffing... 121 2.7 Goederen vrij van btw... 122 2.8 Aankoop buiten de EU zonder vergunning van verlegging van heffing... 123 2.9 Levering van diensten bij zending zonder vergunning van verlegging van heffing... 124 2.10 Aankoop met terugstuurbare verpakking... 124 2.11 Creditnota voor teruggestuurde waarborgverpakking... 125 xvi
Inhoud 2.12 Niet-terugvorderbare btw voor autokosten van personenwagens... 125 2.13 Een wagen leasen... 127 2.14 Verrichting met btw-medecontractant... 128 2.15 Aankoopfactuur voor uitzendkracht... 129 2.16 Bankkosten... 129 2.17 Lijsten in verband met aankopen... 129 3 VERKOOPVERRICHTINGEN... 129 3.1 Uitvoer binnen de EU... 129 3.2 Verzamelfactuur van winkelverkopen met verschillende btw... 130 3.3 Verkoop met terugstuurbare verpakking... 130 3.4 Uitvoer buiten de EU, nieuwe valuta... 131 3.5 Levering van hersteldienst... 132 3.6 Lijsten in verband met verkopen... 132 3.7 Tussentijdse balans en resultatenrekening, openstaande posten... 132 4 FINANCIËLE VERRICHTINGEN... 132 4.1 Dagafschriften van de bank... 133 4.1.1 Inning van een klant met betalingsverschil; privéopname uit bank... 133 4.1.2 Terugbetaling aan klant wegens uitgaande creditnota... 134 4.1.3 Inning met afrekening voor bankkosten... 135 4.1.4 Betalingsverschil; voorschot op vennootschapsbelasting... 136 4.1.5 Negatieve bankrekening; EU-betaling met financiële korting en bankkosten... 136 4.1.6 Buiten-EU-betaling met bankkosten en wisselkoersverschil; gedeeltelijke betaling... 137 4.1.7 Saldobetaling van schuld; kapitaalverhoging... 139 4.1.8 Kasverrichting met niet-terugvorderbare btw... 139 4.2 Lijsten in verband met financiële verrichtingen... 141 5 DAGELIJKSE DIVERSE VERRICHTINGEN... 141 5.1 800 Diversen Dagboek... 142 5.2 801 Diversen Dagboek Afschrijvingen... 142 5.3 802 Diversen Dagboek zonder btw... 142 5.4 890 Diversen Dagboek met btw... 142 5.5 900 Openingsdagboek... 142 6 DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER 2000... 143 7 BOEKINGEN VERWERKEN... 143 8 TOCH AL IN JANUARI 2001 BOEKEN... 144 8.1 Aankoopverrichtingen en loon/weddenstaat... 145 8.1.1 Aankoopdocumenten... 145 8.1.2 Loon/weddenstaat en factuur van sociaal secretariaat... 146 8.1.2.1 Loon/weddenstaat... 146 8.1.2.2 Aankoopfactuur van sociaal secretariaat... 148 8.1.3 Aankoopfactuur voor commissie... 149 xvii
Computerboekhouden met Exact Online 8.2 Verkoopverrichtingen... 149 8.3 Financiële verrichtingen... 150 9 DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: JANUARI 2001... 150 10 BETALINGSHERINNERINGEN... 166 10.1 De toestand van vervallen schulden en vorderingen bekijken... 166 10.2 Betalingsherinnering voorbereiden voor verzending... 166 10.2.1 Bepaalde vervallen vorderingen opzoeken... 166 10.2.2 Lay-out kiezen... 166 10.2.3 Afdrukvoorbeeld bekijken... 167 10.3 Betalingsherinnering versturen... 168 11 SYNTHESE... 168 DEEL 6 PROTOY FICTIVO: YEAR END AFSLUITINGSVERRICHTINGEN EN OPENING VAN HET NIEUWE BOEKJAAR... 169 1 VAN START MET DE INVENTARIS... 170 1.1 Waarom een inventaris... 170 1.2 Behandelde boekingen... 170 1.3 Niet-behandelde boekingen... 171 1.4 Stappenplan... 171 2 DE EERSTE SALDIBALANS... 172 3 DE INVENTARISBOEKINGEN UITVOEREN... 173 3.1 Voorraadwijziging van handelsgoederen registreren... 173 3.2 Inventaris in verband met overlopende rekeningen... 174 3.2.1 Brandverzekering... 174 3.2.2 Abonnement Uitgeversbedrijf Tijd... 175 3.2.3 Rente op de termijnrekening... 175 3.3 Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen... 176 3.3.1 Vervallend deel van een langlopende lening... 176 3.3.2 Btw-centralisatie... 177 3.3.2.1 Aangiften kwartaal 1, 2 en 3... 178 3.3.2.2 Voorafgaand btw-overzicht voor kwartaal 4... 178 3.3.2.3 Reeds gestorte voorschotten voor dit kwartaal... 178 3.3.2.4 De btw-aangifte voor kwartaal 4 zelf voorbereiden... 179 3.3.2.5 De aangifte uitvoeren... 179 3.3.3 Waardecorrecties van vreemde valuta... 181 3.3.3.1 Herwaardering van de openstaande schulden... 182 3.3.3.2 Waardecorrecties voor openstaande vorderingen... 183 3.3.3.3 Waardecorrecties voor grootboekrekeningen... 184 xviii
Inhoud 3.3.4 Voorraden van postzegels... 184 3.4 Inventaris in verband met de vaste activa... 185 3.4.1 Controle van de af te schrijven activa... 185 3.4.2 Kosten activeren... 185 3.4.3 Transacties in verband met vaste activa... 187 3.4.3.1 Activa verkopen... 187 3.4.3.2 Andere acties in verband met vaste activa... 188 3.4.4 De afschrijvingen automatisch verwerken... 188 4 DE TWEEDE SALDIBALANS... 191 5 DAGBOEKEN VOOR DE VERRICHTINGEN VAN DE INVENTARIS EN BTW... 191 6 VOORBEREIDING VAN DE EINDAFSLUITING... 197 6.1 Correctieboekingen... 197 6.2 Geraamde belastingen... 197 6.2.1 Belastbare basis... 197 6.2.2 De basisbelasting... 198 6.2.3 Belastingvermeerdering en bonificatie... 198 6.2.3.1 Belastingvermeerdering... 198 6.2.3.2 Bonificatie... 199 6.2.3.3 Jaarbelasting en geraamde belastingschuld... 199 6.3 Back-up maken... 200 6.4 Controle ter voorbereiding van de afsluiting... 200 6.4.1 Derde saldiblans... 200 6.4.2 Consistentiecontroles... 200 6.4.3 Te bestemmen resultaat... 201 7 RESULTAAT VERWERKEN... 201 7.1 Beslissing tot bestemming van het resultaat... 201 7.2 Boekingen verwerken... 202 7.3 Resultaat overdragen... 203 7.4 Perioden sluiten... 203 7.5 Klaar voor het volgende boekjaar... 203 7.6 Toch al aan het werk in 2001... 204 7.7 Boekstuknummers in het nieuwe boekjaar... 204 7.8 Overlopende rekeningen afboeken... 204 7.9 Wettelijke rapporteringen... 205 7.9.1 Btw-aangifte voor het vierde kwartaal... 205 7.9.2 Btw-klantenlisting... 205 8 SYNTHESE... 205 xix
Computerboekhouden met Exact Online DEEL 7 SPECIALE TOPICS... 207 1 SCHERMAANPASSINGEN EN GEBRUIKERSINSTELLINGEN... 208 1.1 Mijn cockpit... 208 1.1.1 Zones in mijn zelf gekozen cockpit... 208 1.1.2 Inhoud van de zones wijzigen... 208 1.1.3 Mijn cockpit volledig zelf opbouwen... 209 1.2 Aanpassingen in andere schermen... 209 1.2.1 Lijsten aanpassen... 210 1.2.1.1 Tab Filter... 210 1.2.1.2 Tab Kolommen... 210 1.2.1.3 Tab Koppelingen... 211 1.2.2 Boekingsschermen en relatieschermen aanpassen... 212 1.2.2.1 Boekingsschermen aanpassen... 213 1.2.2.2 Relatieschermen aanpassen... 215 1.2.3 Historieken aanpassen... 215 1.3 Gebruikersinstellingen... 215 1.3.1 Tabblad Algemeen... 215 1.3.2 Tabblad Stijl... 216 2 KOPPELING MET ACCOUNTANT VASTLEGGEN... 216 2.1 Samenwerking met accountant vastleggen... 217 2.2 Samenwerking met accountant wijzigen of stopzetten... 218 3 GEBRUIKERSBEHEER... 219 3.1 Overzicht van de geregistreerde gebruikers... 219 3.2 Gebruiker toevoegen aan het overzicht... 220 3.3 Rechten toekennen aan een gebruiker... 223 3.3.1 Overzicht van de huidige rechten... 223 3.3.2 Rechten van gebruikers kopiëren... 224 3.4 Gebruikers toevoegen aan een nieuwe administratie... 224 3.5 Toegang voor de helpdesk van Exact Online... 225 4 ADMINISTRATIES BEHEREN... 226 4.1 Administratie instellen als hoofdadministratie... 226 4.2 Stamgegevens kopiëren... 226 4.2.1 Stamgegevens kopiëren naar een nieuwe administratie... 227 4.2.2 Stamgegevens kopiëren naar een bestaande administratie... 228 4.3 Transacties naar andere administratie kopiëren... 228 4.4 Administratie verwijderen of opnieuw beginnen... 228 4.4.1 Administratie verwijderen... 228 4.4.2 Opnieuw beginnen in een administratie... 229 4.5 Administraties classificeren... 229 4.5.1 Classificaties en eigenschappen aanmaken... 230 xx
Inhoud 4.5.2 Administratie koppelen aan classificatie en eigenschappen... 232 4.5.3 Eigenschappen en classificaties verwijderen... 232 4.6 Elementen van een administratie instellen... 234 4.6.1 Tabblad Boekhouding... 234 4.6.2 Tabblad Activa... 234 4.6.3 Tabblad Algemeen... 234 4.6.4 Tabblad Extra diensten... 234 4.7 Dagboeken bijmaken... 234 5 RELATIES CLASSIFICEREN... 235 6 WERKEN MET BACK-UPS... 235 6.1 Uw administraties in veiligheid... 235 6.2 Back-up maken... 236 6.3 Back-up teruglezen... 239 6.4 Back-up downloaden... 240 6.5 Back-up uploaden... 240 6.6 Back-up verwijderen... 241 7 EXPORTEREN EN IMPORTEREN... 241 7.1 Wat kunt u exporteren/importeren... 242 7.2 Exporteren/importeren met.xml... 242 7.2.1 Stamgegevens overnemen... 243 7.2.1.1 Stamgegevens exporteren... 243 7.2.1.2 Stamgegevens importeren... 245 7.2.2 Transacties overnemen... 247 7.2.2.1 Transacties exporteren... 247 7.2.2.2 Transacties importeren... 248 7.2.3 Bestanden exporteren, wijzigen en opnieuw importeren in.xml... 249 7.2.3.1 Bestand exporteren... 250 7.2.3.2 Bestand wijzigen... 250 7.2.3.3 Bestand opnieuw importeren... 250 7.3 Exporteren/importeren met.csv of.xls... 251 8 EXACT ONLINE EN DE INTERVATTOEPASSING... 251 8.1 Mogelijkheden met Intervat... 251 8.2 Voordelen van werken met Intervat... 251 8.3 Aangiften indienen langs Intervat... 251 8.4 Aangiften en aanverwante informatie bekijken... 252 9 SAMENWERKEN MET EXTERNE GEGEVENSBRONNEN: WEB SERVICES... 253 9.1 Graydon... 253 9.2 CompanyWeb.be... 254 9.3 Index Financial Analytics... 254 10 BOEKJAREN VERWIJDEREN OF HERDEFINIËREN... 255 xxi
Computerboekhouden met Exact Online 10.1 Boekjaren verwijderen... 255 10.2 Boekjaren herdefiniëren... 255 11 EXTRA MODULES BIJBESTELLEN OF ABONNEMENT WIJZIGEN... 256 12 SYNTHESE... 257 DEEL 8 MET EEN EIGEN DOSSIER STARTEN... 259 1 INFORMATIE EN BESTELLING... 260 1.1 Algemene informatie... 260 1.2 Tarieven van Exact Online... 261 1.2.1 Als dossierbeheerder... 261 1.2.2 Als eindklant... 261 1.2.2.1 Exact Online Starterspack... 261 1.2.2.2 Exact Online Invoicing... 261 1.2.2.3 Exact Online Basic... 262 1.2.2.4 Exact Online Advanced... 262 1.2.2.5 Exact Online Premium... 262 2 VOOR HET EERST AANMELDEN EN WACHTWOORD WIJZIGEN... 263 2.1 Aanmelden... 263 2.1.1 Als dossierbeheerder... 263 2.1.2 Als eindklant... 263 2.2 Wachtwoord wijzigen... 263 3 STARTEN MET EEN NIEUWE ADMINISTRATIE... 263 3.1 Uw allereerste administratie inrichten... 263 3.1.1 Werken met of zonder een accountant... 264 3.1.2 Starten met een template... 265 3.1.2.1 Van uw accountant... 265 3.1.2.2 Van Exact Online zelf... 265 3.1.3 Definitie van het eerste boekjaar... 267 3.2 Nieuwe administratie aan bestaande reeks toevoegen... 267 3.2.1 Administratiegegevens registreren... 267 3.2.2 Nieuw aangemaakte administratie activeren en inrichten... 272 3.3 Huidige administratie converteren... 273 3.4 Met een lege administratie beginnen... 273 4 LIJSTEN BEHEREN... 274 4.1 Rekeningenstelsel... 274 4.2 Boekjaren bekijken en toevoegen... 274 5 DAGBOEKEN BEKIJKEN EN AANVULLEN... 276 xxii
Inhoud 6 OPENINGSPOST INBRENGEN... 277 7 RELATIES INBRENGEN... 278 8 DE MODULE ACTIVA INRICHTEN... 279 8.1 Dagboek kiezen... 279 8.2 Stamgegevens bepalen... 279 8.2.1 Afschrijvingsmethode vastleggen... 279 8.2.2 Grootboekrekeningen vastleggen... 281 8.2.3 Activumgroepen... 282 9 HET DEMOBESTAND VAN EXACT ONLINE OPENEN... 283 10 SYNTHESE... 284 LIJST VAN DE BIJLAGEN... 285 BIJLAGE 1. TIPS VOOR DE INSTELLINGEN VOOR UW WEBBROWSER... 287 BIJLAGE 2. BTW-CODES... 291 BIJLAGE 3. INVULVELDEN RELATIES... 293 BIJLAGE 4. INVULVELDEN GROOTBOEKREKENINGEN... 295 BIJLAGE 5. INVULVELDEN ACTIVUMGROEPEN... 299 BIJLAGE 6. INVULVELDEN ACTIVA... 301 BIJLAGE 7. BTW-AANGIFTE VIERDE KWARTAAL... 303 xxiii