COMPUTERBOEKHOUDEN MET OCTOPUS

Transcriptie

1 COMPUTERBOEKHOUDEN MET OCTOPUS Vierde editie Marieke Van Beylen Filip De Maeseneer Antwerpen Cambridge

2 Computerboekhouden met Octopus. Vierde editie Marieke Van Beylen en Filip De Maeseneer 2016 Antwerpen Cambridge ISBN D/2016/7849/36 NUR 163 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.

3 Woord vooraf Beste student, beste professional, Uw boekhoudgegevens zijn het kloppend hart van uw organisatie. Ze bevatten een schat aan informatie ter ondersteuning van uw beleid. Octopus Internetboekhouden maakt alles toegankelijk, waar u ook bent. U krijgt zo meteen voordelig toegang tot een professioneel boekhoudsysteem, onderhouden door specialisten. Octopus onderscheidt zich door eenvoud en efficiëntie. Voor u ligt het handboek Computerboekhouden met Octopus, het resultaat van de samenwerking tussen Uitgeverij en het softwarehuis Inaras nv. Bij het schrijven van dit boek is Octopus in gebruik bij meer dan organisaties uit alle mogelijke sectoren. Daarvan zijn er ruim accountantskantoren, die samen ongeveer dossiers beheren. U kunt de referenties raadplegen via de homepage van de website Als aankomend professional in de boekhoudmaterie is het belangrijk dat u de theoretische kennis over uw vak zo efficiënt en zo snel mogelijk kunt toepassen in uw toekomstige of huidige werkomgeving. Dit boek is daarom zo samengesteld dat de beide facetten theorie en praktijk aan de hand van gevalstudies worden uitgewerkt. Na een inleidende oefening zijn de mogelijkheden en werkwijzen van Octopus toegelicht met een realistisch dossier, dat u in een afzonderlijk boekdeel vindt. Het uitgangspunt is een klein- en groothandel in speelgoedartikelen die goederen aankoopt en verkoopt in België, de Europese Unie en daarbuiten. Praktijk en theorie zijn helemaal verweven. Het dossier beslaat een periode van januari in het fictieve jaar 2000 tot en met februari in het fictieve jaar Het werkt met een kwartaalaangifte voor de btw, op basis van documenten in EUR en andere valuta. Met die echte documenten gaat u voor de maanden november en december 2000 zelf aan de slag en u boekt in de verschillende dagboeken. U ontmoet eenvoudige alledaagse, maar ook complexere verrichtingen, de inventaris en jaarafsluiting van het boekjaar 2000 en de opening van het boekjaar De permanente toegang tot de site van Octopus met uw eigen gebruikerscode en wachtwoord laat u toe volgens uw eigen mogelijkheden en tempo te werken. We danken graag de proeflezers en de medewerkers van Octopus, de heer Geert Boudrez, Financial Manager van, en onze andere financiële adviseurs voor hun inzet om dit boek te realiseren en we wensen u een leerrijke ervaring toe. Het succes van deze uitgave kan in grote mate beïnvloed worden v

4 Computerboekhouden met Octopus door de feedback die we krijgen van de dagelijkse gebruikers van dit handboek, onder wie uzelf. Suggesties, op- en aanmerkingen, aanbevelingen enz. zijn altijd welkom. De auteurs vi

5 Inleiding Dit boek is tot stand gekomen op vraag van enkele hogescholen die het boekhoudpakket Octopus in hun lessenpakket hebben opgenomen. Ook universiteiten, secundaire scholen, het avondonderwijs en het bedrijfsleven vragen sterk naar Octopus. Het boek kan als handboek bij het begeleid leren gebruikt worden, maar past ook perfect in de benadering van een zelfstudie. De beide auteurs zijn professioneel vertrouwd met het boekhoudpakket. De doelgroep wordt verondersteld over minstens een beperkte kennis van boekhouden te beschikken. Het gebruik van Octopus wordt aan de hand van concrete situaties bestudeerd op basis van een boekhoudplan en de algemene rekeningen die aan de praktijk aangepast zijn. Met zeer speciale dank aan Frieda Beirnaert voor het proeflezen. De uitgever Contactgegevens van het softwarehuis dat Octopus Internetboekhouden ontwikkelde en beheert: Inaras nv Brusselsesteenweg 708a 9050 Gentbrugge Tel.: Contactformulier via de website. vii

6 Structuur van dit praktijkboek Vooraan in het boek bevindt zich een globale inhoudsopgave. Deel 1 brengt u aan de startlijn met Octopus. U ontdekt hoe u uw computer voorbereidt en hoe u zich aanmeldt. Deel 2 richt zich tot alle gebruikers en stelt beknopt de belangrijkste algemene handelingen voor om meteen met Octopus te kunnen werken. U oefent met het speciaal aangemaakte bestand De Goede Smaak. Deel 3 wordt de eerste intense hands-on-ervaring! De korte fictieve case van Starter nv helpt u snel erg handig te worden met de basismogelijkheden van Octopus. U bent dan helemaal klaar voor de echte wereld. U houdt de boekhouding bij van een speelgoedzaak, Protoy Fictivo bvba. In Deel 4 zijn de verrichtingen betrekkelijk eenvoudig, maar toch erg gevarieerd en helemaal uit het leven gegrepen. Deel 5 bevat nog een pak meer uitdagingen van Protoy Fictivo en gecombineerde problemen. Meteen opent u ook al een volgend boekjaar. Op een erg heldere manier verwerft u inzicht in de goed georganiseerde boekhouding en de wereld eromheen. In Deel 6 leert u de knepen van het vak wat betreft de inventaris en de afsluiting van de boekhouding. Octopus bevat verder een hele reeks tools die niet absoluut bij elke boekhouding ingezet moeten worden. Ze zijn specifiek, geavanceerd, arbeidsbesparend of dat allemaal tegelijk. Deel 7 stelt de interessantste ervan voor. U start uw heel eigen boekhouding los van de gevalstudies uit dit boek? Deel 8 helpt u stap voor stap door het proces. ix

7 Inhoud WOORD VOORAF... v INLEIDING... vii STRUCTUUR VAN DIT PRAKTIJKBOEK... ix DEEL 1 VAN START MET OCTOPUS WERKEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET VÓÓR U VAN START GAAT Onderdelen van Octopus Het boekhoudpakket zelf Efficiënt en flexibel Boekhouders/accountants en hun klanten Andere modules en aanverwante toepassingen Facturatiemodule Bankingmodule Document Management System (DMS) en Click & Book Grafische module Octopus en andere pakketten Onlinepakket Toegang krijgen tot Octopus en werken met de nieuwste versie Centrale servers Toegang krijgen tot bepaalde dossiers Help Modules beheren en bestellingen plaatsen Inloggegevens... 7 xi

8 Computerboekhouden met Octopus 3 DIT PRAKTIJKBOEK GEBRUIKEN UW COMPUTER VOORBEREIDEN Uw webbrowser instellen Mozilla Firefox Internet Explorer Elke (andere) browser Aanmelding organiseren Java Run Time (JRT) downloaden of updaten De aanmelding zelf bij Octopus Aanmeldingsscherm en bestand selecteren Facturatiemodule al dan niet activeren Octopus hoofdscherm Details over het dossier Wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten SYNTHESE DEEL 2 WERKEN MET OCTOPUS BEWEGEN DOOR SCHERMEN EN TUSSEN VENSTERS ICOONTJES EN SNELTOETSEN Icoontjes in de hoofdwerkbalk Icoontjes bij lijsten INVULFACILITEITEN Zoeklijsten Keuzelijsten Datumvelden Rekenen in bedragvelden LIJSTEN Een lijst opvragen Zoeken in lijsten Sorteren en vernieuwen van lijsten Sorteren Vernieuwen Opzoeken van details in lijsten AFDRUKKEN xii

9 Inhoud 6 TOELICHTING BIJ HET REKENINGENSTELSEL EN AFSPRAKEN Het rekeningenstelsel en de vaste rekeningen Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen Handelsgoederen Diensten en diverse goederen Kortingen en terugzendingen bij aankopen Kortingen Terugzendingen van handelsgoederen SYNTHESE DEEL 3 EEN GOED BEGIN MET STARTER NV INLEIDING TOT DE GEVALSTUDIE STARTER NV AANKOOPVERRICHTINGEN De documenten voorbereiden Eenvoudige aankoopfactuur inbrengen Kopinfo Detailinfo Het document zelf registreren en later opvragen Aankoopfactuur met handelskorting Inkomende creditnota voor terugzending Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier Aankoopfactuur met financiële korting Aankoopfactuur voor vaste activa Aankoopfactuur met nieuwe rekening Aankoopfactuur met bijkomende kosten Aankoopverrichtingen oplijsten VERKOOPVERRICHTINGEN De documenten voorbereiden Eenvoudige verkoopfactuur inbrengen Verkoopfactuur aan een nieuwe klant Uitgaande creditnota voor terugzending Winkelverkoop Verkoopfactuur voor vaste activa Verkoopfactuur met doorrekening van bijkomende kosten Verkoopverrichtingen oplijsten FINANCIËLE VERRICHTINGEN Bankafschriften De documenten bestuderen xiii

10 Computerboekhouden met Octopus Interne overboeking naar de kas: bankafschrift Kopinfo Detailinfo Eenvoudige vereffening: bankafschrift Schuld opzoeken via het bedrag Schuld opzoeken via de naam van de relatie Schuld opzoeken via boekingsnummer Betaling mits een financiële korting en manueel afpunten: bankafschrift Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken: bankafschrift Negatieve bankrekening: bankafschrift Inning met gemiste financiële korting: bankafschrift Kasbladen De documenten bestuderen Interne overboeking vanuit de bank: kasblad Het Kasboek en de btw-bijzonderheden: kasblad Financiële verrichtingen oplijsten DE DAGBOEKEN VAN STARTER NV AFPUNTING ANNULEREN BOEKING OPVRAGEN, WIJZIGEN EN VERWIJDEREN Boeking opvragen Opvragen op volgnummer Opvragen op relatie Boeking wijzigen Boeking verwijderen BOEKING KOPIËREN SYNTHESE DEEL 4 PROTOY FICTIVO BASIC EENVOUDIGE VERRICHTINGEN VOORSTELLING VAN DE ONDERNEMING Achtergrond van de onderneming Oprichtingsboekingen Inbreng van kapitaal Overname van een andere handelszaak Investeringslening Oprichtingsboekingen Producten en recupelbijdrage Het assortiment Recupelbijdrage De huidige situatie grafisch voorgesteld xiv

11 Inhoud 2 AANKOOPVERRICHTINGEN Voorbereiding van de documenten Eenvoudige aankoopfactuur Aankoopfactuur voor vaste activa Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier Aankoopfactuur zonder btw Aankoopfactuur met verrekende aankoopkosten Boeken op basis van een eerder ingebrachte boeking Inkomende creditnota in afzonderlijk dagboek Een boeking wijzigen en slimme namen kiezen Aankoop van geschenkartikelen Inkomende creditnota met financiële korting Lijsten in verband met aankopen VERKOOPVERRICHTINGEN Voorbereiding van de documenten Verkoopfacturen en creditnota s Winkelverkoop Uitgaande creditnota Verkoopfactuur met doorgerekende transportkosten Lijsten in verband met verkopen Tussentijdse balans en resultatenrekening FINANCIËLE VERRICHTINGEN De documenten bestuderen Bankafschriften Interne overboeking van kas Eenvoudige vereffening Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken Vereffening mits een financiële korting Een onbekende klant Rechtzetting van foutieve transactie; btw-voorschot Lening aflossen en leningsintrest betalen Kasbladen Postzegels aankopen; contante inning van klant Winkelverkoop en aankoop zonder factuur Aankopen met niet-terugvorderbare btw Lijsten in verband met financiële verrichtingen DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: NOVEMBER DE HUIDIGE TOESTAND VAN DIT DOSSIER Grafiekkeuze en type De x-as opmaken De y-as opmaken xv

12 Computerboekhouden met Octopus 6.4 Kleurenthema aanpassen Rapporteringen SYNTHESE DEEL 5 PROTOY FICTIVO ADVANCED COMPLEXERE VERRICHTINGEN EEN STAP VERDER MET PROTOY FICTIVO AANKOOPVERRICHTINGEN Nieuw assortiment met ander btw-tarief Gemengde factuur met privéaankoop Buitenlandse leverancier van binnen de EU Aankoop buiten de EU met vergunning van verlegging van heffing; nieuw land Creditnota voor de rechtzetting van een factuur Levering van diensten bij zending met vergunning van verlegging van heffing Goederen vrij van btw Aankoop buiten de EU zonder vergunning van verlegging van heffing Levering van diensten bij zending zonder vergunning van verlegging van heffing Aankoop met terugstuurbare verpakking Creditnota voor teruggestuurde waarborgverpakking Een wagen leasen Niet-terugvorderbare btw voor autokosten van personenwagens Verrichting met btw-medecontractant Aankoopfactuur voor uitzendkracht Bankkosten Lijsten in verband met aankopen VERKOOPVERRICHTINGEN Uitvoer binnen de EU Verzamelfactuur van winkelverkopen met verschillende btw Verkoop met terugstuurbare verpakking Uitvoer buiten de EU; nieuwe valuta Levering van hersteldienst Lijsten in verband met verkopen Tussentijdse balans en resultatenrekening FINANCIËLE VERRICHTINGEN Bankafschriften Inning van een klant met betalingsverschil; privéopname uit bank Terugbetaling aan klant wegens uitgaande creditnota Inning met afrekening voor bankkosten Betalingsverschil; voorschot op vennootschapsbelasting Negatieve bankrekening; EU-betaling met financiële korting en bankkosten xvi

13 Inhoud Buiten-EU-betaling met bankkosten en wisselkoersverschil; gedeeltelijke betaling Saldobetaling van schuld; kapitaalverhoging Lijsten in verband met financiële verrichtingen DAGELIJKSE DIVERSE VERRICHTINGEN DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER DE HUIDIGE TOESTAND VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER TOCH AL IN JANUARI 2001 BOEKEN Aankoopverrichtingen en loon/weddenstaat Aankoopdocumenten Loon/weddenstaat en factuur van sociaal secretariaat Loon/weddenstaat Aankoopfactuur van sociaal secretariaat Aankoopfactuur voor commissie Verkoopverrichtingen Financiële verrichtingen NIEUWE TECHNIEKEN BIJ PROTOY FICTIVO E-invoicing Boekingen van financiële verrichtingen automatiseren Document Management System (DMS) voor e-invoice Documenten in DMS ter beschikking stellen Via een lokaal bestand Via Click & Book Boeking vanuit DMS Documenten koppelen na het boeken Document Viewer Gekoppelde documenten raadplegen DMS voor andere doeleinden DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: JANUARI EN FEBRUARI SYNTHESE DEEL 6 PROTOY FICTIVO YEAR END AFSLUITINGSVERRICHTINGEN EN OPENING VAN HET NIEUWE BOEKJAAR VAN START MET DE INVENTARIS Waarom een inventaris Behandelde boekingen xvii

14 Computerboekhouden met Octopus 1.3 Niet-behandelde boekingen Stappenplan DE EERSTE PROEF- EN SALDIBALANS DE INVENTARISBOEKINGEN UITVOEREN Voorraadwijziging van handelsgoederen registreren Inventaris in verband met overlopende rekeningen Brandverzekering Abonnement Uitgeversbedrijf De Tijd Rente op de termijnrekening Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen Vervallend deel van een langlopende lening Waardecorrecties van vreemde valuta Waardecorrecties voor openstaande schulden en vorderingen Waardecorrecties voor financiële rekeningen Voorraden van postzegels Inventaris in verband met de vaste activa Controle van de af te schrijven activa Kosten activeren Activa vervreemden De afschrijvingen boeken Alle afschrijvingsfiches controleren De afschrijvingen automatisch boeken BOEKINGEN VAN DE INVENTARIS BTW-CENTRALISATIE DE TWEEDE PROEF- EN SALDIBALANS GERAAMDE BELASTINGEN EN RESULTATENVERWERKING Belastbare basis De basisbelasting Belastingvermeerdering en bonificatie Belastingvermeerdering Besparing bij voorafbetaling Jaarbelasting en geraamde belastingschuld Te bestemmen resultaat Resultaatbestemming BOEKJAAR AFSLUITEN Afsluiting voorbereiden Wettelijke rapporteringen Btw-klantenlisting Btw-aangifte voor het vierde kwartaal xviii

15 Inhoud 8.3 Toekomstig boekjaar aanmaken Boekjaar overboeken Openingspost in het nieuwe boekjaar Overlopende rekeningen afboeken Vorig boekjaar definitief afsluiten SYNTHESE DEEL 7 SPECIALE TOPICS DAGBOEKEN EN PERIODES BEHEREN Dagboeken beveiligen Periodes beveiligen Voor een bepaald dagboek Voor alle Aankoopdagboeken en Verkoopdagboeken tegelijk Dagboeken bijmaken BTW-AANGIFTE EN VERWANTE DOCUMENTEN De btw-aangifte indienen Jaarlijkse btw-listing Omzetvergelijking btw INTRACOMMUNAUTAIRE AANGIFTE EXPORTEREN EN IMPORTEREN Relaties Relaties overnemen uit een ander pakket Het te importeren bestand voorbereiden Stappenplan voor de eigenlijke import Relaties overnemen uit een ander Octopus-bestand Rekeningenstelsel Rekeningenstelsel overnemen uit een ander pakket Rekeningenstelsel overnemen uit ander een Octopus-dossier Artikels in de Facturatiemodule Globale export van lijsten KOSTENPLAATSEN Rekeningen analytisch opvolgen Hoeveelheden en eenheden inbrengen Kostenplaatsen en verdeelsleutels beheren Kostenplaatsen en hoeveelheden ingeven tijdens het boeken Kostenplaatsen rapporteren xix

16 Computerboekhouden met Octopus 6 GEBRUIKERSBEHEER Wie is wie Gebruikers toevoegen Als dossierbeheerder (B-toegangscode) Als gebruiker (U-toegangscode) Rechten bekijken, toekennen en wijzigen Rechten bekijken Rechten toekennen en wijzigen Wie kan wat Hoe rechten toekennen en wijzigen Gebruikers verwijderen GEHELE DOSSIERS BEHEREN Dossiers of delen ervan kopiëren en dossiers leegmaken Dossiers of delen ervan kopiëren Dossiers leegmaken Back-up en Restore Back-up Restore OCTOPUS EN DE MOBIELE PLATFORMEN Algemene werking Click & Book OCTOPUS HAND IN HAND MET ANDERE TOEPASSINGEN Octopus en de jaarrekening met First Jaarrekeningen Octopus en HannaH Octopus en de reissector Octopus en installatiebedrijven Octopus en kantoorautomatisering Octopus en de transportsector Octopus en CRM Octopus en de vrije beroepen SYNTHESE DEEL 8 MET EEN EIGEN DOSSIER STARTEN INFORMATIE EN BESTELLING Algemene informatie Tarieven van Octopus Als dossierbeheerder Als eindklant xx

17 Inhoud 2 VOOR HET EERST AANMELDEN EN WACHTWOORD WIJZIGEN Aanmelden Als dossierbeheerder Als eindklant Wachtwoord wijzigen GEBRUIKERSBEHEER LIJSTEN BEHEREN Rekeningenstelsel Boekjaren Boekjaar bekijken en toevoegen Periodes Pro rata temporis Aan te maken boekjaren kiezen De nodige boekjaren maken Het ter beschikking gestelde boekjaar aanpassen Nieuw boekjaar aanmaken Dagboeken Nieuw Aankoopdagboek en Verkoopdagboek Nieuw Financieel Dagboek Nieuw Dagboek Diversen Leveranciers- en klanteninfo Vanuit een ander pakket overnemen Nieuwe leveranciers- en klanteninfo inbrengen OPENINGSPOST INBRENGEN LOPENDE AFSCHRIJVINGEN INBRENGEN OVERGANG NAAR HET NIEUWE BOEKJAAR ORGANISEREN Boekjaar overboeken Dagboeken in nieuw boekjaar aanmaken Eerste financiële boeking in nieuw boekjaar opnemen SYNTHESE LIJST VAN DE BIJLAGEN Bijlage 1. Java Run Time (JRT) downloaden Bijlage 2. Facturatiemodule activeren Bijlage 3. Invulvelden Beheer>Boekjaren>Detail xxi

18 Computerboekhouden met Octopus Bijlage 4. Invulvelden Beheer>Dagboeken>Detail Bijlage 5. Invulvelden Beheer>Btw-codes>Detail Bijlage 6. Invulvelden Beheer>Muntcodes>Detail Bijlage 7. Invulvelden Beheer>Rekeningen>Detail Bijlage 8. Invulvelden Beheer>Relaties>Detail Bijlage 9. Invulvelden Beheer>Vaste rekeningen Bijlage 10. Lijsten en rapporten Bijlage 11. Sneltoetscombinaties Bijlage 12. Btw-codes Bijlage 13. Consistentiecontroles voor de btw-aangifte in Octopus Bijlage 14. Fisconetplus KB 1/Bijlage II Omschrijving van de roosters van de btw-aangifte xxii