Geïntegreerd praktijkproject Lisa Van Looy

Transcriptie

1 1 2 Accountancy-Fiscaliteit CAMPUS Geel Geïntegreerd praktijkproject Lisa Van Looy Vergelijking boekhouddossiers Exact Marlies Lodewyckx Titte Van Laer Jochen Vervoort Vincent Keustermans Toon Van Herck Jasper De Kinderen Jeroen Julien Tom Verherstraeten Melanie Janssens Laura Op de Beeck Academiejaar

2 2

3 3 INHOUDSTAFEL INLEIDING VERGELIJKING EXACT SUBTEAM Periode: november Dagboek 500: bank Dagboek 570: kas Dagboek 600: aankopen Dagboek 650: aankopen CN Dagboek 700: verkopen Dagboek 750: verkopen CN Dagboek 800: diverse dagboek Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Periode: december Dagboek 500: bank Dagboek 570: kas Dagboek 600: aankopen Dagboek 650: aankopen CN Dagboek 700: verkopen Dagboek 750: verkopen CN Dagboek 800: diverse dagboek Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Dagboek 890: diverse dagboek met btw VERGELIJKING EXACT SUBTEAM Periode: november Dagboek 500: bank Dagboek 570: kas Dagboek 600: aankopen Dagboek 650: aankopen CN Dagboek 700: verkopen Dagboek 750: verkopen CN Dagboek 800: diverse dagboek Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Periode: december Dagboek 500: bank Dagboek 570: kas Dagboek 600: aankopen Dagboek 650: aankopen CN Dagboek 700: verkopen Dagboek 750: verkopen CN Dagboek 800: diverse dagboek Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Dagboek 890: diverse dagboek met btw VERGELIJKING TUSSEN SUBTEAMS BESLUIT

4 4 INLEIDING Gedurende het eerste semester hebben we in het boekhoudprogramma Exact boekingen bijgehouden voor de onderneming Protoy Fictivo. De verrichtingen gebeurden voor de periode november en december In dit document worden deze boekhouddossiers vergeleken. We zijn begonnen met de vergelijking binnen de subteams. De fouten werden geanalyseerd en er werd een oorzaak en een eventuele maatregel aan gekoppeld. Hier hebben we een onderscheid gemaakt tussen de twee periodes en de verschillende dagboeken. Na deze analyse is er een finale vergelijking tussen de twee subteams gebeurd. Op basis van deze vergelijking heeft iedereen individueel zijn boekingen verbeterd. Eindigen doen we met een bondige conclusie van zowel de fouten binnen het subteam als die van tussen de twee subteams.

5 5 1 VERGELIJKING EXACT SUBTEAM 7 Een fout die in beide periodes terugkomt, is de foutieve nummering van het boekstuknummer. Dit zorgt er ook voor dat het referentienummer niet klopt. Deze fout kan niet meer rechtgezet worden in het verleden. De stamgegevens zullen echter worden aangepast zodat dit in de toekomst niet meer voorkomt. 1.1 Periode: november Dagboek 500: bank Dagboek 570: kas Btw-code was foutief ingesteld in de boekingslijn. (570058) Te snel geweest met boeken, en daardoor de verkeerde code gebruikt. De btw-code aangepast van 0 naar code 5: binnenland exclusief 21% Dagboek 600: aankopen Het btw-bedrag werd bij een student verkeerd geboekt. ( ) Typfoutje gemaakt bij het invoeren van de boeking. Het teamlid heeft dit aangepast naar de juiste oplossing Dagboek 650: aankopen CN Iemand had een verschil van 1 cent in de boeking. (200004) Typfoutje gemaakt bij het invoeren van de boeking. Deze typfout werd rechtgezet Dagboek 700: verkopen Btwbedrag werd incorrect ingeboekt. ( ) Niet het juiste bedrag ingetypt op de boekingslijn. Aangepast naar de correcte oplossing.

6 Dagboek 750: verkopen CN Dagboek 800: diverse dagboek Een lid van het team had twee boekingen die de andere studenten niet hadden. Deze twee boekingen betreffen eenzelfde boeking maar dan twee keer omgedraaid. Wat er dus voor zorgt dat alle betrokken rekeningen op nul kwamen te staan. Deze boekingen konden helaas niet verwijderd worden uit het diversen dagboek, maar dat is niet echt een probleem aangezien het 2 maal debiteren en crediteren van dezelfde rekening (tegenboeken) alle betrokken rekeningen op nul zetten Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Er was onenigheid over de rekening die gebruikt moest worden. Het gaat hier ofwel om de rekening: Hardware. Dit moest de rekening Software zijn. (Errata) (800014) Errataopmerking niet gelezen. De rekeningen gesplitst en geboekt op de juiste rekening. 1.2 Periode: december Dagboek 500: bank Er was een probleem met een betalingsverschil van 60 eurocent. ( ) Er is een klein verschil betreffende een koersverschil. (24euro versus 23,2 euro). ( ) Aantal teamleden gebruikte de rekening leveranciers i.p.v RC BTW administratie. Iemand had deze 60 eurocent op een verkeerde manier verwerkt. Aantal teamleden hadden de boeking verkeerd afgepunt, waardoor dit koersverschil verschilde. Louter op de verkeerde rekening geboekt. Deze student heeft deze 60 eurocent als een uitzonderlijke kost (664- rekening) geboekt, waardoor het verschil wordt weggewerkt. Afpunting juist gecorrigeerd zodat iedereen een creditsaldo van 24 euro bekomt op de rekening. Gecorrigeerd naar de juiste rekening.

7 Dagboek 570: kas Dagboek 600: aankopen Code I werd foutief geboekt. ( ) Deze boeking werd door iemand op de rekening handelsgoederen geboekt, terwijl deze op de rekening moest staan. ( ) Verkeerde btw-code werd gebruikt, code 5 i.p.v. code B5 ( ) Iemand vergat btw aan te rekenen op deze boeking. ( ) Factuurbedrag foutief ingetypt. ( ) Verkeerd gelezen in het boek en het boekingsverslag. Verkeerde rekening gebruikt bij het inboeken. Verkeerde btw-code gebruikt. Foute code geboekt, namelijk code 0. Typfout. Code I aangepast naar code G5. Aangepast naar de juiste rekening. Aangepast naar de correcte btw-code. Code werd aangepast naar code 5. Aangepast naar de correcte oplossing Dagboek 650: aankopen CN Iemand had btw aangerekend terwijl dit niet nodig was. Het betrof de rekening borgtochten in contanten waarop dus geen btw aangerekend moet worden. (200007) Foute btw-code. Aangepast naar de correcte oplossing Dagboek 700: verkopen Verkeerde btw-code: E ingevuld i.p.v. F ( ) Errata opmerking niet gelezen. Btw-code aanpassen en de lijst in het oog houden.

8 Dagboek 750: verkopen CN Dagboek 800: diverse dagboek Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Dagboek 890: diverse dagboek met btw Sommige studenten hadden dit dagboek niet. Dit betrof een correctieboeking. Sommige teamleden lazen over deze correctieboeking in het handboek. Het dagboek werd aangemaakt en de juiste boeking werd erin verwerkt. Opmerking: Sommige studenten hadden andere beginsaldi op bepaalde rekeningen. Dit was te wijten aan een Errataopmerking, die bepaalde studenten niet doorgevoerd hadden. Dit werd dus rechtgezet, waardoor de beginsaldi bij elke student dezelfde werden. Het betrof een boeking die ervoor zorgde dat 3 rekeningen een ander beginsaldo kregen. Ook hadden sommige studenten de rekening software en hardware nog niet opgesplitst. Dit werd aangepast naar de correcte vermelding ervan in het open huis computerboekhouden.

9 9 2 VERGELIJKING EXACT SUBTEAM 8 Een fout die in beide periodes terugkomt, is de foutieve nummering van het boekstuknummer. Dit zorgt er ook voor dat het referentienummer niet klopt. Deze fout kan niet meer rechtgezet worden in het verleden. De stamgegevens zullen echter worden aangepast zodat dit in de toekomst niet meer voorkomt. 2.1 Periode: november Dagboek 500: bank Dezelfde verrichting tweemaal geboekt: één keer met korting en één keer zonder korting (nr 103) Rekeningnummer leveranciers gebruikt i.p.v RC btw administratie (nr 105) Verrichting verbeterd zonder vorige boeking tegen te boeken Niet gekeken naar de lijst van errata en opmerkingen Verrichting zonder korting tegenboeken Rekeningnummer aanpassen en de lijst in het oog houden Dagboek 570: kas Geen btw vermeld (nr 57) De btw voor giften is 0% maar werd niet aangegeven Ook 0% btw aangeven in het vervolg Rekeningnummer aankopen diensten/werk/studies gebruikt i.p.v vergaderingen/zakenlunch (nr 58) Rekeningnummer terug te vorderen btw gebruikt i.p.v vergaderingen/zakenlunch (nr 58) Verkeerde btw-code: 0% i.p.v. 21% Verkeerde kostenrekening gebruikt Foute instellingen bij rekening waardoor de velden verworpen uitgaven en nietaftrekbare btw niet werden ingevuld Voor vergaderingen/zakenlunch is er een speciale regeling daardoor vergissing gebeurd Volgende keer de rekening vergaderingen/zakenlunch in het achterhoofd houden bij een vergadering Instellingen aanpassen Btw-tarief aanpassen in boeking

10 Dagboek 600: aankopen Bestaande rekening hardware en software gebruikt i.p.v. een nieuwe rekening software ( ) Niet gekeken naar de errata en opmerkingen waarin wordt vermeld dat dit moet worden geboekt op een 21-rekening en niet op een 24-rekening Rekeningnummer aanpassen en hieraan een investeringsfiche linken. De volgende keer errata en opmerkingen in het oog houden Foutief bedrag ( ) Typefout Controleren Geen btw aangerekend ( ) Geen btw-code ingevuld Btw-code invullen Foutief bedrag ( ) Typefout Controleren Rekeningnummer terug te vorderen btw gebruikt i.p.v relatiegeschenkenonbeperkt ( ) Foute instellingen bij rekening waardoor de velden verworpen uitgaven en nietaftrekbare btw niet werden ingevuld Instellingen aanpassen Dagboek 650: aankopen CN Foutief bedrag (5) Typefout Controleren Dagboek 700: verkopen Foutief factuurbedrag (109) Bedrag van het subtotaal gebruikt i.p.v. het totaal factuurbedrag Bedrag aanpassen Dagboek 750: verkopen CN Geen fouten Dagboek 800: diverse dagboek Twee leden van het team hebben een extra dagboek waarin een extra interne overboeking is gebeurd. De oorzaak is onbekend maar het dagboek zal, indien mogelijk, worden verwijderd.

11 Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Bestaande rekening hardware en software gebruikt i.p.v. een nieuwe rekening software ( ) Doordat bij het boeken van de aankopen een verkeerde rekening is gebruikt, klopt ook de afschrijving niet Bij aanpassing in het dagboek aankopen wordt deze fout rechtgezet 2.2 Periode: december Dagboek 500: bank Rekeningnummer gebruikt i.p.v (108) Geen betalingsverschil geboekt ( ) Niet in USD geboekt (113) Rekening diverse vorderingen gebruikt i.p.v geplaatst kapitaal (115) Leningsschuld en intrestkost geboekt als administratieve kost bij de bank (116) Een positief getal ingevuld i.p.v. een negatief (116) Een privéopname werd geboekt op de rekening handelsdebiteuren Vakje vergeten aan te vinken bij het afpunten van de boeking Doordat het allemaal in euro is geboekt, kan er geen wisselkoersverschil zijn Dit is geen vordering, maar een inbreng Verkeerde interpretatie bankafschrift Min vergeten te typen Aanpassen Betalingsverschil boeken indien dit mogelijk is Valuta aanpassen in de aankoopfactuur Boeken op het correcte rekeningnummer De interest en de aflossing boeken op een aparte rekening Een min voor de getallen plaatsen

12 Dagboek 570: kas Rekening gebruikt i.p.v (59 en 62) Geen btw-code ingevuld (61) Geboekt als opbrengst i.p.v. vordering Speciale regeling waarbij btw niet terug vorderbaar is. Aanpassen Btw-code invullen Rekening terug te vorderen btw gebruikt i.p.v bloemen onbeperkt (61) Speciale regeling waarbij btw niet terug vorderbaar is. Fiche van het rekeningnummer aanpassen bij wijzigen btw-percentage nietaftrekbare btw Dagboek 600: aankopen Verkeerd btw-percentage (161) Gebruik verkeerde rekeningen (162) Verkeerd bedrag net voor btw-code (164) Verkeerde valuta gebruikt ( ) Geen btw geboekt (169) De btw volledig afgetrokken (173) Vergissing: op boeken is het 6% i.p.v. 21% btw Geen opsplitsing kosten privé-werk Bij boeken factuur koersverschil niet aangepast Niet gezien dat het om een andere munteenheid ging Dit is een intracommunautaire verrichting, de btw is niet vermeld op de factuur maar moet wel geboekt worden De btw is maar voor de helft aftrekbaar bij personenwagens Aanpassen Opsplitsen Aanpassen Aanpassen Opletten bij intracommunautaire verrichtingen. De btw-code aanpassen naar B5 De fiche aanpassen bij niet-aftrekbare btw

13 Dagboek 650: aankopen CN Een positief getal ingevuld i.p.v. een negatief (200006) één creditnota te weinig geboekt (200007) Min vergeten te typen In dagboek van de aankopen geboekt i.p.v. de creditnota s bij aankopen Een min voor de getallen plaatsen Aankoopfactuur tegenboeken en creditnota boeken in het juiste dagboek Dagboek 700: verkopen Verkeerde btw-code: B ingevuld i.p.v. F ( ) Foutieve bedragen ( ) Niet gekeken naar de lijst van errata en opmerkingen Typefout Btw-code aanpassen en de lijst in het oog houden Controleren Dagboek 750: verkopen CN Dagboek 800: diverse dagboek Dagboek 801: diverse dagboek afschrijvingen Dagboek 890: diverse dagboek met btw

14 14 3 VERGELIJKING TUSSEN SUBTEAMS Verschillend beginsaldo op rekening Schulden op rekening Verschillend rekeningnummer voor Software Commerciële korting op andere manier geboekt (verkoop ) Btw fout ingeboekt (kas 58) Één boeking meer in divers dagboek Verkeerde wisselkoers (verkoop ) Boeking is gebeurd in januari 2000 dus fout in beginbestand Moest op 21 rekening, beide teams hebben andere nummer gekozen Commerciële korting kan op een aparte rekening worden geboekt of kan verrekend worden in maatstaf van heffing Rekening Vergadering/zakenlunch is 100% niet aftrekbaar Correctie van koersverschil Ingestelde wisselkoers moest aangepast worden voor deze boeking Hier kan niets aan veranderd worden Beter afspreken met volledig team welke nummer er gebruikt wordt Dezelfde afspraken maken met de andere groep Fiche van rekening aanpassen tegenboeking Wisselkoers wijzigen

15 15 BESLUIT. We vergeleken onze exact bestanden van de maand november en december Hierbij merkten we op dat de meest voorkomende fout een foutieve rekening is. We probeerden alle fouten zo correct mogelijk op te lossen. Soms was dit echter niet meer mogelijk. Dit werd vermeld in ons document. Voor de periode november 2000 lag het aantal fouten lager dan voor december Dit is te wijten aan de oplossing van de boekingen die voor november 2000 in het boek vermeld stonden. De meeste fouten die in deze periode gemaakt werden waren typfouten en hierdoor waren kleine aanpassingen nodig. Hierna vergeleken we de boekingen van december Het aantal fouten lag hoger. De meest voorkomende fout in deze periode is een foutief btw-bedrag. Ook werden er een aantal fouten gemaakt tegen de wisselkoers. Dit hebben we naar vermogen proberen op te lossen. Wanneer we onze bestanden vergeleken met deze van de andere subgroep merkten we op dat we andere beginsaldi hadden op de rekening schulden rekening. Hiervoor hebben we een Errata-opmerking in aanmerking genomen, waardoor een boeking dit probleem oploste. Ook opmerkelijk is dat deze groep fouten gemaakt heeft tegen het koersverschil. Dit werd dan ook aangepast. We kunnen besluiten dat mensen die het boek gevolgd hebben tijdens het boeken van de verrichtingen een lager aantal fouten hebben gemaakt.