COMPUTERBOEKHOUDEN MET WINBOOKS

Transcriptie

1 COMPUTERBOEKHOUDEN MET WINBOOKS Marieke Van Beylen Filip De Maeseneer Antwerpen Cambridge

2 Computerboekhouden met WinBooks Marieke Van Beylen en Filip De Maeseneer 2015 Antwerpen Cambridge ISBN D/2015/7849/111 NUR 163 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.

3 Woord vooraf Beste student, beste professional, Uw boekhoudgegevens zijn het kloppende hart van uw organisatie. Ze bevatten een schat aan informatie ter ondersteuning van uw beleid. WinBooks bestaat in twee versies. De eerste versie, WinBooks Classic, werkt met software die lokaal of in Terminal Server geïnstalleerd wordt onder Windows. De tweede, WinBooks on Web, waarin alle voordelen van Cloud Computing volop benut worden, maakt alles toegankelijk waar u ook bent. U krijgt zo meteen voordelig toegang tot een professioneel boekhoudsysteem, onderhouden door specialisten. Dit handboek werkt met en beschrijft WinBooks on Web, maar het pakket zal hier verder gewoon WinBooks genoemd worden. Voor u ligt het handboek Computerboekhouden met WinBooks, het resultaat van de samenwerking tussen de uitgeverij en het softwarehuis WinBooks nv. Bij het schrijven van dit boek bestaat WinBooks 20 jaar en is het in gebruik bij ongeveer organisaties uit alle mogelijke sectoren. Dat zijn zowel fiduciaires als individuele klanten. U kunt de referenties raadplegen via de homepage van de website Als aankomend professional in de boekhoudmaterie is het belangrijk dat u de theoretische kennis over uw vak zo efficiënt en zo snel mogelijk kunt toepassen in uw toekomstige of huidige werkomgeving. Dit boek is daarom zo samengesteld dat de beide facetten theorie en praktijk aan de hand van gevalstudies worden uitgewerkt. Na een inleidende oefening zijn de mogelijkheden en werkwijzen van WinBooks toegelicht met een realistisch dossier, dat u in een afzonderlijk boekdeel vindt. Het uitgangspunt is een klein- en groothandel in speelgoedartikelen die goederen aankoopt en verkoopt in België, de Europese Unie en daarbuiten. Praktijk en theorie zijn helemaal verweven. Het dossier beslaat een periode van januari in het (fictieve) jaar 2015 tot en met januari in het fictieve jaar Het werkt met een kwartaalaangifte voor de btw, op basis van documenten in EUR en andere valuta. Met die echte documenten gaat u voor de maanden november en december 2015 zelf aan de slag en boekt u in de verschillende dagboeken. U ontmoet eenvoudige alledaagse, maar ook complexere verrichtingen, de inventaris en de jaarafsluiting van het boekjaar 2015 en de opening van het boekjaar De permanente toegang tot de site van WinBooks met uw eigen gebruikerscode en wachtwoord laat u toe volgens uw eigen mogelijkheden en tempo te werken. v

4 Computerboekhouden met WinBooks We danken graag de medewerkers van WinBooks voor het beantwoorden van onze vele vragen. Bijzondere dank gaat uit naar mevrouw Gerda Du Ville. Bij danken we de heer Geert Boudrez, Financial Manager, en de proeflezers voor hun inzet om dit boek te realiseren. Ook gaat onze bijzondere dank uit naar Frieda Beirnaert voor het vele proeflezen van dit en onze voorgaande boeken. We wensen u als gebruiker van het handboek een leerrijke ervaring toe. Het succes van deze uitgave en alle herdrukken kan in grote mate beïnvloed worden door de feedback die we krijgen. Suggesties, op- en aanmerkingen, aanbevelingen enz. zijn altijd welkom. De auteurs vi

5 Inleiding Dit boek is tot stand gekomen op vraag van enkele hogescholen die het boekhoudpakket WinBooks in hun lessenpakket hebben opgenomen of zullen opnemen. Ook universiteiten, secundaire scholen, het avondonderwijs en het bedrijfsleven vragen sterk naar WinBooks. Het boek kan als handboek bij het begeleid leren gebruikt worden, maar past ook perfect in de benadering van een zelfstudie. Beide auteurs zijn professioneel vertrouwd met het boekhoudpakket. De doelgroep wordt verondersteld over minstens een beperkte kennis van boekhouden te beschikken. Het gebruik van WinBooks wordt aan de hand van concrete situaties bestudeerd op basis van een boekhoudplan en de algemene rekeningen, die aan de praktijk aangepast zijn. De uitgever Contactgegevens van het softwarehuis dat WinBooks on Web ontwikkelde en beheert: WinBooks nv Prins Boudewijnlaan Kontich Tel.: Contactformulier via de website. vii

6 Structuur van dit praktijkboek Vooraan in het boek bevindt zich een globale inhoudsopgave. Deel 1 brengt u aan de startlijn met WinBooks. U ontdekt hoe u uw computer voorbereidt en hoe u zich aanmeldt. Deel 2 richt zich tot alle gebruikers en stelt beknopt de belangrijkste algemene handelingen voor om meteen met WinBooks te kunnen werken. U oefent met het speciaal aangemaakte bestand De Goede Smaak. Deel 3 wordt de eerste intense hands-on-ervaring! De korte fictieve case van Starter nv helpt u snel erg handig te worden met de basismogelijkheden van WinBooks. U bent dan helemaal klaar voor de echte wereld. U houdt de boekhouding bij van een speelgoedzaak, Protoy Fictivo bvba. In Deel 4 zijn de verrichtingen betrekkelijk eenvoudig, maar toch erg gevarieerd en helemaal uit het leven gegrepen. Deel 5 bevat nog een pak meer uitdagingen van Protoy Fictivo en gecombineerde problemen. Meteen opent u ook al een volgend boekjaar. Op een erg prettige manier verwerft u inzicht in de goed georganiseerde boekhouding en de wereld eromheen. In Deel 6 leert u de knepen van het vak wat betreft de inventaris en de afsluiting van de boekhouding. WinBooks bevat verder een hele reeks tools die niet absoluut bij elke boekhouding ingezet moeten worden. Ze zijn specifiek, geavanceerd, arbeidsbesparend of dat allemaal tegelijk. Deel 7 stelt de interessantste ervan voor. U start uw heel eigen boekhouding los van de gevalstudies uit dit boek? Deel 8 helpt u stap voor stap door het proces. ix

7 Inhoud WOORD VOORAF... v INLEIDING... vii STRUCTUUR VAN DIT PRAKTIJKBOEK... ix DEEL 1 VAN START MET WINBOOKS WERKEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET VÓÓR U VAN START GAAT Onderdelen van WinBooks Het boekhoudpakket zelf: de module Accounting De Accounting-versies: efficiënt en flexibel Fiduciaires en hun klanten Bijkomende modules voor Accounting Module Vaste Activa Module SEPA-Overschrijvingen Module Codabestanden inlezen Module Analytische Boekhouding Module Balansanalyse Andere producten van WinBooks Online toegankelijkheid Toegang tot WinBooks en werken met de nieuwste versie Centrale servers Toegang krijgen tot bepaalde dossiers Handleidingen Inloggegevens... 8 xi

8 Computerboekhouden met WinBooks 3 DIT PRAKTIJKBOEK GEBRUIKEN AANMELDING BIJ WINBOOKS Uw webbrowser instellen Aanmeldingsscherm en bestand selecteren Het aanmeldingsscherm vervolledigen Een dossier kiezen De taal kiezen WINBOOKS HOOFDSCHERM Uitzicht en icoontjes Menu s Configuratiescherm Wachtwoord wijzigen SYNTHESE DEEL 2 WERKEN MET WINBOOKS WERKEN MET VENSTERS Bewegen in vensters Vensters openen De grootte van uw vensters bepalen Verschillende vensters tegelijk openen MENU S, ICOONTJES, SNELTOETSEN EN EIGEN VOORKEUREN Menu s in de hoofdwerkbalk Menu s in de zijwerkbalk Icoontjes en sneltoetsen Icoontjes Sneltoetsen Eigen voorkeuren GEGEVENS VINDEN, WIJZIGEN EN INVULLEN Gegevens ophalen uit lijsten Zoeken in databases Zoeken in een lijst Eenvoudig zoeken Filteren op kolomkoppen Zoeken via de filter Gegevens wijzigen in een lijst Keuzelijsten Datumvelden xii

9 Inhoud 4 BOEKINGEN EN OVERZICHTEN CONSULTEREN, LIJSTEN SORTEREN Boekingen consulteren Een overzicht opvragen Lijsten sorteren Opzoeken van details in lijsten AFDRUKKEN TOELICHTING BIJ HET REKENINGENSTELSEL EN AFSPRAKEN Het rekeningenstelsel en de specifieke rekeningen Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen Handelsgoederen Diensten en diverse goederen Kortingen en terugzendingen bij aankopen Kortingen Terugzendingen van handelsgoederen SYNTHESE DEEL 3 EEN GOED BEGIN MET STARTER NV INLEIDING TOT DE GEVALSTUDIE STARTER NV AANKOOPVERRICHTINGEN De documenten voorbereiden Eenvoudige aankoopfactuur inbrengen Kopinfo Detailinfo Het document bewaren en later opvragen Aankoopfactuur met handelskorting Inkomende creditnota voor terugzending Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier Aankoopfactuur met financiële korting Aankoopfactuur voor vaste activa Aankoopfactuur met nieuwe rekening Aankoopfactuur met bijkomende kosten Lijst met aankoopverrichtingen VERKOOPVERRICHTINGEN De documenten voorbereiden Eenvoudige verkoopfactuur inbrengen Verkoopfactuur aan een nieuwe klant Uitgaande creditnota voor terugzending xiii

10 Computerboekhouden met WinBooks 3.5 Verkoopfactuur voor vaste activa Verkoopfactuur met doorrekening van bijkomende kosten Lijst met verkoopverrichtingen FINANCIËLE VERRICHTINGEN Bankafschriften De documenten bestuderen Interne overboeking naar de kas: bankafschrift Kopinfo Detailinfo Eenvoudige vereffening: bankafschrift Schuld opzoeken op naam van de relatie Schuld opzoeken via boekingsnummer Schuld opzoeken via bedrag Achteraf pas afpunten Betaling mits een financiële korting en afpunten: bankafschrift Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken: bankafschrift Negatieve bankrekening: bankafschrift Inning met gemiste financiële korting: bankafschrift Kasbladen De documenten bestuderen Interne overboeking vanuit de bank: kasblad Het Kasboek en de btw-bijzonderheden: kasblad Lijst met financiële verrichtingen DE DAGBOEKEN VAN STARTER NV AFPUNTING ANNULEREN BOEKING OPVRAGEN, WIJZIGEN EN VERWIJDEREN Boeking opvragen Opvragen op relatie Opvragen op volgnummer Met verdere gegevens Boeking wijzigen Boeking verwijderen BOEKING ALS SJABLOON BEWAREN SYNTHESE xiv

11 Inhoud DEEL 4 PROTOY FICTIVO BASIC EENVOUDIGE VERRICHTINGEN VOORSTELLING VAN DE ONDERNEMING Achtergrond van de onderneming Oprichtingsboekingen Inbreng van kapitaal Overname van een andere handelszaak Investeringslening Oprichtingsboekingen Producten en recupelbijdrage Het assortiment Recupelbijdrage AANKOOPVERRICHTINGEN Voorbereiding van de documenten Eenvoudige aankoopfactuur Aankoopfactuur voor een vast activum Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier Aankoopfactuur zonder btw Aankoopfactuur met verrekende aankoopkosten Boeken op basis van een eerder ingebrachte boeking Inkomende creditnota in afzonderlijk dagboek Een boeking wijzigen en slimme namen kiezen Aankoop van geschenkartikelen Inkomende creditnota met financiële korting Overzichten in verband met aankopen VERKOOPVERRICHTINGEN Voorbereiding van de documenten Verkoopfacturen en creditnota s Winkelverkopen Uitgaande creditnota Verkoopfactuur met doorgerekende transportkosten Overzichten in verband met verkopen Tussentijdse balans en resultatenrekening FINANCIËLE VERRICHTINGEN De documenten bestuderen Bankafschriften Interne overboeking van kas Eenvoudige vereffening Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken Vereffening mits een financiële korting Een onbekende klant xv

12 Computerboekhouden met WinBooks Rechtzetting van foutieve transactie; btw-voorschot Lening aflossen en leningintrest betalen Kasbladen Postzegels aankopen; contante inning van klant Winkelverkoop en aankoop zonder factuur Aankopen met niet-terugvorderbare btw Overzichten in verband met financiële verrichtingen DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: NOVEMBER DE BOEKINGEN VALIDEREN Wie kan wat in de validering Valideren door gebruiker met rechten van het type Invoer Valideren door gebruiker met rechten van het type Boekhouder Valideren door gebruiker met rechten van het type Administrator Werkwijze SYNTHESE DEEL 5 PROTOY FICTIVO ADVANCED COMPLEXERE VERRICHTINGEN EEN STAP VERDER MET PROTOY FICTIVO AANKOOPVERRICHTINGEN Nieuw assortiment met ander btw-tarief Gemengde factuur met privéaankoop Buitenlandse leverancier van binnen de EU Aankoop buiten de EU met vergunning van verlegging van heffing, nieuw land Creditnota voor de rechtzetting van een factuur Levering van diensten bij zending met vergunning van verlegging van heffing Goederen vrij van btw Aankoop buiten de EU zonder vergunning van verlegging van heffing Levering van diensten bij zending zonder vergunning van verlegging van heffing Aankoop met terugstuurbare verpakking Creditnota voor teruggestuurde waarborgverpakking Een wagen leasen Niet-terugvorderbare btw voor autokosten van personenwagens Verrichting met btw-medecontractant Aankoopfactuur voor uitzendkracht Bankkosten Lijsten in verband met aankopen xvi

13 Inhoud 3 VERKOOPVERRICHTINGEN Uitvoer binnen de EU Verzamelfactuur van winkelverkopen met verschillende btw-percentages Verkoop met terugstuurbare verpakking Uitvoer buiten de EU; nieuwe valuta Levering van hersteldienst Lijsten in verband met verkopen Tussentijdse balans en resultatenrekening FINANCIËLE VERRICHTINGEN Bankafschriften en kasbladen Inning van een klant met betalingsverschil; privéopname uit bank Terugbetaling aan klant wegens uitgaande creditnota Inning met afrekening voor bankkosten Betalingsverschil; voorschot op vennootschapsbelasting Negatieve bankrekening; EU-betaling met financiële korting en bankkosten Buiten-EU-betaling met bankkosten en wisselkoersverschil; gedeeltelijke betaling Saldobetaling van schuld; kapitaalverhoging De rekening Interne overboekingen afpunten Lijsten in verband met financiële verrichtingen Aanmaningen Aanmaningsparameters instellen Tabblad opties aanmaningen Tabblad Tabblad Kop- en voettekst van de aanmaning Aanmaningsvoorstel oproepen Geselecteerde aanmaningen versturen Historiek van de aanmaningen beheren DAGELIJKSE DIVERSE VERRICHTINGEN DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER TOCH AL IN JANUARI 2016 BOEKEN Aankoopverrichtingen en loon/weddenstaat Aankoopdocumenten Loon/weddenstaat en factuur van sociaal secretariaat Loon/weddenstaat Aankoopfactuur van sociaal secretariaat Aankoopfactuur voor commissie Fiche voorbereiden Fiche oproepen Verkoopverrichtingen Financiële verrichtingen xvii

14 Computerboekhouden met WinBooks 8 DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: JANUARI SYNTHESE DEEL 6 PROTOY FICTIVO YEAR END AFSLUITINGSVERRICHTINGEN EN OPENING VAN HET NIEUWE BOEKJAAR VAN START MET DE INVENTARIS Waarom een inventaris Behandelde boekingen Niet-behandelde boekingen Stappenplan DE EERSTE PROEF- EN SALDIBALANS BESTUDEREN DE INVENTARISBOEKINGEN UITVOEREN Voorraadwijziging van handelsgoederen registreren Inventaris in verband met overlopende rekeningen Brandverzekering Abonnement Uitgeversbedrijf De Tijd Rente op de termijnrekening Inventaris in verband met schulden, vorderingen (andere dan btw) en financiële rekeningen Vervallend deel van een langlopende lening Waardecorrecties van vreemde valuta Voorraden van postzegels Negatieve balans op een financiële rekening Inventaris in verband met de vaste activa Module activeren Instellingen voor Beheer Vaste Activa vastleggen Algemene opties voor vaste activa en berekeningswijze Tabblad Berekening Opties voor de boekingsrekeningen Opties voor de specifieke rekeningen Overnamegegevens uit het verleden Controle van de af te schrijven activa Kosten activeren Activa vervreemden Andere niet frequente verrichtingen in verband met vaste activa De afschrijvingen boeken Inventaris in verband met btw BOEKINGEN VAN DE INVENTARIS xviii

15 Inhoud 5 DE TWEEDE PROEF- EN SALDIBALANS GERAAMDE BELASTINGEN EN RESULTATENVERWERKING Belastbare basis De basisbelasting Belastingvermeerdering en bonificatie Belastingvermeerdering Bonificatie Jaarbelasting en geraamde belastingschuld Te bestemmen resultaat Resultaatbestemming BOEKJAAR AFSLUITEN Afsluiting voorbereiden Wettelijke rapporteringen Btw-klantenlisting Btw-aangifte voor het vierde kwartaal Sluitpost en openingspost Overlopende rekeningen afboeken SYNTHESE DEEL 7 SPECIALE TOPICS SCHERM- EN VENSTERAANPASSINGEN, GEBRUIKERSVOORKEUREN, GEBRUIKERSNAAM Beginscherm en vensters aanpassen Beginscherm aanpassen Hoofdmenu s Zijwerkbalk Rekenmachine Vensters aanpassen Vensterinhoud aanpassen Gebruikersvoorkeuren Voor de invoering van gegevens Cursor laten stoppen Standaarddagboeken Sneltoetsen Autocomplete Voorkeuren resetten Opmaakvoorkeuren Gebruikersnaam wijzigen xix

16 Computerboekhouden met WinBooks 2 WINBOOKS EN INTERVATTOEPASSING Btw-aangifte Btw-aangifte voorbereiden Btw-aangifte indienen voor eigen klanten Historiek Jaarlijkse btw-klantenlisting Lijst overeenstemming btw Intracommunautaire aangifte EXPORTEREN EN IMPORTEREN Het te importeren bestand voorbereiden Een Excel-bestand voorbereiden Een.csv-bestand als basis voor import Importlocatie opzoeken Stappenplan voor de eigenlijke import Stap 1: Een Excel-bestand selecteren Stap 2: Kolomkoppen koppelen Stap 3: Excel-gegevens importeren De geïmporteerde gegevens aanpassen Artikels in de module Commercieel Beheer Overzichten exporteren ANALYTISCHE BOEKHOUDING Werkterrein van de analytische boekhouding Analytische boekhouding voorbereiden Module Analytische boekhouding activeren Analytische plannen definiëren Analytische plannen van het type Analytische rekeningen Van het type Data en Hoeveelheid Analytische rekeningen maken voor de plannen Analytische categorieën definiëren Samengestelde verdeelsleutels maken Verdelen over niet-uitgesplitste andere analytische rekeningen Verdelen over uitgesplitste andere analytische rekeningen Het boekhoudplan openstellen voor de analytische boekingen Voorkeuren bepalen voor het invoeren van analytische boekingen Nu echt analytisch boeken Historiek per analytische rekening KOPPELING MET ACCOUNTANT VASTLEGGEN OF WIJZIGEN GEBRUIKERSBEHEER DOOR ADMINISTRATORS Gebruikers en hun dossiers Gebruiker bijmaken Rechten bekijken, toekennen en wijzigen xx

17 Inhoud 7 GEHELE DOSSIERS BEHEREN Back-up Restore WINBOOKS EN EXTERNE TOEPASSINGEN WinBooks en de jaarrekeningsoftware Balansanalyse Nieuw dossier in Balansanalyse WinBooks en andere externe koppelingen WINBOOKS DASHBOARD Inhoud van WinBooks Dashboard Beginnen werken met WinBooks Dashboard Dashboard aanmaken Dashboard bekijken Dashboard verwerven WINBOOKS EN DE MOBIELE PLATFORMEN EXTRA MODULES BIJBESTELLEN OF ABONNEMENT WIJZIGEN SYNTHESE DEEL 8 MET EEN EIGEN DOSSIER STARTEN INFORMATIE EN BESTELLING Algemene informatie Tarieven van WinBooks Als fiduciaire Als eindklant/kmo VOOR HET EERST AANMELDEN EN WACHTWOORD WIJZIGEN Aanmelden Als fiduciaire Als eindklant/kmo Wachtwoord wijzigen LEEG BESTAND AANMAKEN Stap 1. Dossierbron selecteren Stap 2. Algemene informatie van het dossier Stap 3. Basisinstellingen selecteren Stap 4. Boekjaar bepalen Stap 5. Gegevens uit een ander dossier overnemen Stap 6. Gegevens uit standaardlijsten overnemen Stap 7. Gevorderde instellingen xxi

18 Computerboekhouden met WinBooks 3.8 Stap 8. Aanmaken van nieuw dossier bevestigen Stap 9. Volgend boekjaar aanmaken INSTELLINGEN VOOR HET NIEUWE DOSSIER Opties boekhouding en dagboeken Opties boekhouding Dagboeken Dossieropties Opties vaste activa BESTANDEN VOOR REKENINGEN, RELATIES EN VASTE ACTIVA Bestanden voor rekeningen in een nieuw dossier plaatsen Bestanden voor relaties in een nieuw dossier plaatsen Bestanden voor vaste activa in een nieuw dossier plaatsen BEGINSALDI IMPORTEREN Beginsaldi voor de relaties Beginsaldi voor de andere rekeningen, de openingspost, invoeren GEBRUIKERSBEHEER SYNTHESE xxii