EVALUATIE SAMENWERKING WESTERKWARTIER ICT bureau Westerkwartier Versie: 0.3
ALGEMENE INFORMATIE Periode waarop de evaluatie betrekking heeft: 2013-2014 Uitgevoerd door de gemeente: Gemeente Grootegast Verantwoordelijk afdelingshoofd: F.G. Moorlag Datum evaluatie: Maart 2015
ORGANISATIE VAN HET SAMENWERKINGSONDERDEEL Het samenwerkingsonderdeel is ingebed op de afdeling: Publieke Dienstverlening van de gemeente Grootegast. Aantal fte werkzaam aan het begin van de samenwerking: 10,1. Aantal fte werkzaam aan het begin van de evaluatieperiode: 9.47. Aantal fte werkzaam aan het einde van de evaluatieperiode : 9,47 De volgende personele mutaties vonden plaats in de evaluatieperiode: Op 1 januari is de gegevensbeheerder Marcel Molenkamp gestart in zijn functie. 16 december 2013 aanstelling Peter van der Veen als systeembeheerder 1 april 2014 aanstelling Erik Euwema als informatiemanager. Mathijs Kaat is als informatiemanager februari 2014 uit dienst gegaan. Opmerkingen ten aanzien van de organisatie / formatie / bezetting: De huidige formatie is bijna op volle sterkte en er zijn op dit moment geen aanleidingen om deze uit te breiden of in te krimpen. Wat nog wel speelt is de bezetting van de vooruitgeschoven post in Leek. Doordat Margot en Eric daar regelmatig aanwezig zijn is uitwisseling van kennis en vervanging soms nog lastig. Met de overname van de medewerkers van Novatec komt hier in 2015 meer ruimte in.
UITVOERING VAN HET SAMENWERKINGSONDERDEEL Het samenwerkingsonderdeel kent de volgende basisverplichtingen: Het ICT bureau Westerkwartier is resultaatgericht, faciliterend, ondersteunend, en voelt zich medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de ingerichte ICT gerelateerde werkprocessen in de vier Westerkwartier gemeenten. Het is een professionele en daadkrachtig bureau waarop de medewerkers van de vier Westerkwartier gemeenten graag een beroep doen, waarop het bestuur kan bouwen en waarop medewerkers trots zijn. We spelen adequaat in op ontwikkelingen en verbeteren voortdurend de ICT omgeving. De samenwerking moet dan ook leiden tot financieel voordeel, vermindering van de kwetsbaarheid en verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening (zowel aan de interne als de externe klant). De volgende taken / werkzaamheden horen daarbij: Het bureau verzorgt taken op het gebied van: ICT-beleid, Coördineren I&A, Technisch Applicatiebeheer, Helpdesk, Netwerkbeheer, Systeembeheer, Ondersteuning bij ICT-projecten, Adviseren bij ICT-projecten, Informatiebeleid, Functioneel applicatiebeheer, Gegevensbeheer. Het samenwerkingsonderdeel hanteerde in de evaluatieperiode de volgende doelstellingen: nvt. Deze doelstellingen zijn behaald (incl. toelichting): Het aantal calls dat bij de helpdesk ICT binnenkomt is drastisch omlaag gegaan De performance van het ICT netwerk is sterk verbeterd, mede doordat er 1 netwerk voor de 4 gemeenten is gerealiseerd. Er zijn opleidingen gerealiseerd voor medewerkers op het gebied van Office 2010 Er is een jaarplan ICT 2014-2015 opgesteld (inmiddels vastgesteld in het SO) Het beheer op het gebied van gegevensdistributie binnen de gemeente heeft een start gehad door opleiding van de functioneel- en gegevensbeheerder De thuiswerkvoorzieningen zijn aangepast aan de eisen vanuit de organisatie De GIS (Nedbrowser) omgevingen zijn gemigreerd naar de omgeving van de gemeente Groningen
Deze doelstellingen zijn niet behaald (incl. toelichting): Nvt. In het nieuwe jaarplan is een projectenkalender opgenomen. Deze vertegenwoordigen de doelstellingen van 2015. Deze was voor 2014 nog niet beschikbaar. Naast de reguliere werkzaamheden hebben de volgende activiteiten plaatsgevonden ter verbetering / ontwikkeling van het samenwerkingsonderdeel: Heisessie met medewerkers ICT bureau Opleidingen medewerkers automatisering en informatisering Overlegstructuur Het samenwerkingsonderdeel heeft er op de volgende manieren voor gezorgd dat de bereikbaarheid voor en de evt. aanwezigheid bij de andere gemeenten geborgd was: Bereikbaarheid telefonisch is aangepast aan de nieuwe werktijdenregeling door middel van consignatieregeling Topdesk is Westerkwartierbreed de ingang voor het aanmelden van calls door de medewerker zelf. Dit kan rechtstreeks of via mail aan Helpdesk@zgml.nl Daarnaast is er in Leek en Zuidhorn een vooruitgeschoven post aanwezig. Het contact tussen het samenwerkingsonderdeel en de samenwerkende gemeenten heeft als volgt een invulling gekregen: Marcel Ningen en Erik Euwema hebben regelmatig overleg met de MT leden die ICT in hun portefeuille hebben (Roelof Postma, Henk Zwiep, Klaas Beekman en Frits Moorlag). Naast regulier is er regelmatig ad-hoc overleg over projecten en andere aandachtspunten. Opmerkingen over de uitvoering van dit onderdeel: [ Kik hier en vul opmerkingen in ].
FINANCIEN De volgende tabel laat een overzicht zien van de kosten en inkomsten in de evaluatieperiode. Tabel 1: financieel overzicht Uitgaven Begrote uitgaven Werkelijke uitgaven Resultaat Salarissen en sociale lasten 554.796,00 550.375,09 4.420,91 Arbeidskosten personeel van derden 8.007,00 117,87 7.889,13 Overige kosten 55.567,00 39.820,78 15.746,22.. Saldo 618.370,00 590.313,74 28.056,26 Inkomsten Begrote inkomsten Werkelijke inkomsten Bijdragen gemeenten -508.918,00-491.746,55-17.171,45 Subsidie A+O fonds - -1.000,00 1.000,00 Verr. Hulpkostenplaats ICT -109.452,00-97.567,19-11.884,81 Saldo -618.370,00-590.313,74-28.056,26 Opmerking: De budgetten liggen bij de gemeenten. Wij hebben hier vanuit ICT geen zicht op. Hieruit kan de volgende conclusie worden getrokken: De standaardzaken rond onderhoud e.d. worden binnen de beschikbare budgetten uitgevoerd. Voor overige en nieuwe zaken wordt apart budget aangevraagd. Aan de vier gemeenten zijn de volgende bedragen in rekening gebracht op basis van de onderliggende samenwerkingsovereenkomst: Marum: 98.349,31 Grootegast: Leek: Zuidhorn: 98.349,31 196.698,62 196.698,62 Opmerkingen over de financiën: Voor een ieder zou het zeer efficiënt zijn als het ICT bureau bij de start van het jaar op basis van het jaarplan ICT een budget ter beschikking krijgt. In 2015 gaan we stappen zetten om dit voor 2016 mogelijk te realiseren.
ERVARINGEN VAN ANDERE GEMEENTEN De samenwerkingsgemeenten ervaren de verhouding tussen de mate van ondersteuning en de ondersteuningsbehoefte als volgt: De lijntjes tussen de afdeling en het ICT bureau lopen goed. De contacten verlopen vlot en duidelijk. De verhouding is nu goed. In het begin was er veel rumoer. De ondersteuning van de helpdesk is goed. Ook het overleg met het ICT bureau gaat steeds beter. Men hoopt samen op te trekken in de verdere digitaliseringstrajecten. Hier ligt ook wel een ondersteuningsbehoefte op het gebied van projectleiding. De medewerkers hebben moeten wennen aan de invoering van de helpdesk. Een aantal gemeenten was gewend aan het principe: U vraagt wij draaien. In het begin voelt dit als een teruggang in het niveau van dienstverlening. Ook het feit dat tablets en smartphones niet onder de dienstverleningsovereenkomst vallen was niet verwacht en wordt ook als groot gemis ervaren. Ten opzichte van begin 2014 en nu is de ondersteuning een stuk beter. Er is begrip voor de nieuwe organisatievorm en de gevolgen die dat met zich meebrengt. De samenwerkingsgemeenten ervaren het kwaliteitsniveau als volgt: Dit wordt nogal uiteenlopend ervaren. Gemeenten die al langer in het samenwerkingsverband participeren zijn zeer tevreden, bij de gemeenten die net zijn aangesloten zien in eerste instantie een teruggang maar zien zeker de vooruitgang van de laatste periode. De samenwerkingsgemeenten zijn positief op de volgende onderdelen: De manier van werken met een helpdesk (via telefoon, via mail of topdesk) werkt goed. De inzet van de vooruitgeschoven posten is hier een goede aanvulling op. De overleggen met Marcel en Erik worden zeer op prijs gesteld. Het principe dat er afstemming is over de meeste investeringen op ICT gebied wordt als positief ervaren. Er worden individueel geen applicaties meer aangeschaft die niet bij de andere gemeenten in gebruik zijn of gaan worden. Verder is de bereikbaarheid van het ICT bureau prima. We zijn goed aanspreekbaar voor de organisatie. Er is een enorme vooruitgang geboekt op dienstverlening en de ICT omgeving sinds de start van de samenwerking. De achterstanden die er waren op sommige gebieden zijn weggewerkt. De samenwerkingsgemeenten hebben de volgende verbeterpunten meegegeven: Men verwacht van het ICT bureau nog meer initiërend en proactief te zijn in een aantal zaken Ook de communicatie, het meenemen van de organisatie in de ontwikkelingen kan veel beter vooral proactiever.. De communicatie tussen helpdesk en applicatiebeheer behoeft ook verbetering. Ook het contact met de werkvloer verdient extra aandacht. Door regelmatig op de werkvloer te praten met de medewerkers en te horen wat er leeft zou dit contact opgebouwd kunnen worden. Aan de andere kant verwachten we vanuit het ICT bureau ook vanuit de organisaties een verbetering in de communicatie vooral als het gaat om tijdigheid en eenduidigheid.
De performance van het systeem is soms nog niet goed, het is minder geweest maar soms is het systeem onverklaarbaar traag. In het begin vielen systemen ook regelmatig uit, maar dat is sinds de netwerkintegratie een stuk beter. Het ontbreken van de dienstverlening op smartphones en tablets moet in de dienstverlening worden opgenomen. Hier moet de dienstverleningsovereenkomst dus op worden uitgebreid. En zal de nodige formatie beschikbaar moeten worden gesteld. De kwaliteit van de helpdesk kan beter, maar dat heeft ook te maken met de gewenning dat het principe u vraagt wij draaien niet meer kan worden waargemaakt Soms zijn rollen van bepaalde medewerkers onduidelijk. Er wordt nog wel ondersteuning gevraagd voor specifieke systemen.. De omzetting van niet standaard werkstations naar de nieuwe omgeving (Windows/Office) duurt te lang. Dit is nog niet klaar. In het vervolg moet dit beter voorbereid worden. Eventuele overige opmerkingen samenwerkingsgemeenten: Voorstellen voor het SO kunnen we het best via de ICT MT leden laten lopen. Dan is het meestal voor het SO nog een hamerstuk. Er is gezamenlijk gekozen voor dit samenwerkingsverband en afdelingshoofden zouden deze keuze richting hun medewerkers moeten verdedigen in plaats van andersom. Het ICT bureau begint veel last te krijgen van de matige tot gebrekkige kennis in de organisatie over ICT en/of over de applicaties die in hun eigen afdeling in gebruik zijn. Conclusie naar aanleiding van de input van samenwerkingsgemeenten: De gemeenten zijn gemiddeld gematigd positief over het samenwerkingsverband. Vooral gemeenten die langer meedraaien zijn positiever dan de anderen. Men hecht veel waarde aan goed overleg en vooral ook vooraf goed communiceren over dingen die gebeuren gaan. Soms zijn de rollen van de medewerkers van het ICT bureau nog niet helemaal duidelijk. Hier zou aan gewerkt kunnen worden. Tot slot heerst er ook een geringe mate van bezorgdheid, kunnen we met de huidige middelen en mensen de hoge ambitie realiseren? Reactie gemeenten Leek en Zuidhorn: De gemeenten Leek en Zuidhorn hebben aangegeven dat ze zien dat er de afgelopen periode veel werk verzet is door het ict-bureau. Op een aantal punten hopen deze gemeenten op een verdere ontwikkeling en optimalisatie in de dienstverlening. Dit vinden zij niet direct terug in de evaluatie. Door allerlei omstandigheden is de kwaliteit van dienstverlening nog niet altijd op het niveau dat verwacht wordt. Vooral daar waar het de communicatie en pro-actief handelen van het ict-bureau betreft zijn nog slagen te maken. Er is een afspraak ingepland met de deelnemende gemeenten waar verder doorgepraat zal worden over de verwachtingen over en weer en waar nadere afspraken voor het vervolg zullen worden gemaakt.
CONCLUSIES EN TOEKOMSTBEELD De evaluatie heeft de volgende conclusies opgeleverd: Er zijn nog steeds regelmatig verschillen van inzicht. Dit kost nog veel tijd aan de kant van de medewerkers van het ICT bureau. De volgende doelstellingen zijn (naar aanleiding van deze evaluatie) op de volgende evaluatieperiode van toepassing: Steeds meer samen vanuit een gezamenlijke visie en gezamenlijke kaders. De volgende ontwikkelingen worden in de volgende evaluatieperiode verwacht: Zie hiervoor het jaarplan ICT 2014-2015 De volgende financiële gevolgen worden naar aanleiding van deze ontwikkelingen verwacht: Zie hiervoor het jaarplan ICT 2014-2015