Kennismaking Han Hiemstra

Transcriptie

1 Kennismaking Han Hiemstra Procesbegeleider herindeling Westerkwartier Raadsgroep Zuidhorn,14 april 2016

2 Han Hiemstra (1962) Ervaring bij zo n 25 gemeentelijke herindelingen Procesbegeleider bij de gemeenten: Meierijstad (2017); De Friese Meren (2014); Schagen (2013); Oss-Lith (2011); Oldambt (2010); Binnenmaas (2007); Berkelland (2005); Oost-Gelre (2005); e.a. Sinds 2013 eigen bedrijf: Code Samen Daarvoor Leeuwendaal; Atos Consulting, KPMG, Deloitte&Touche, VNG Stijl: Totaaloverzicht met oog voor details; Verbinder; Doener en regelaar; Resultaatgericht.

3 Uitgangspunten 1 januari 2019 Gelijkwaardigheid Openheid Gelijktijdige en gelijkvormige communicatie Praktisch en oplossingsgericht samenwerken Westerkwartier is meer dan de optelsom van vier Het gezamenlijk werken aan een nieuw wij

4 Rol procesbegeleider Klankbord en sparring partner voor Secretarisoverleg, Stuurgroep, Raadsgroep Onafhankelijkheid, vanuit het belang van Westerkwartier Meedenken, stimuleren, motiveren Oog voor kwaliteit en tijd Doorkijken: de juiste dingen doen op het juiste moment Sturen op verantwoordelijkheid: wie gaat waar over Inhoudelijke kennis en ervaring uit vele eerdere trajecten Focus op communicatie, betrokkenheid en draagvlak

5 Kenmerken fusieproject Enerzijds rationeel bouwproject : ontwerpen, voorbereiden, fundamenten leggen, harmoniseren, opbouwen, afwerken Maar ook mentaal proces: nieuwe kansen, nieuwe mogelijkheden, vergezichten, uitdagingen, loslaten van het vertrouwde met daarbij soms onzekerheid en onrust Belangrijkste uitdaging: komen tot een nieuw wij.. Goede voorbereiding helpt daarbij: Gericht op nieuwe gemeente ( wat is rol/verantwoordelijkheid van de nieuwe gemeente ) Samen optrekken (ook als gemeenteraden) Het betrekken van partners en omgeving (bestuurlijk, maatschappelijk)

6 Projectorganisatie Burgers, bedrijven en Instellingen Raadsgroep Raden Bijzonder Georganiseerd Overleg Griffiers Stuurgroep Colleges Bijzondere Ondernemings PB Secretarisoverleg Management besluitvormend voorbereiden informeren adviseren Werkgroepen Medewerkers

7 Rollen en verantwoordelijkheden Raden Eindverantwoordelijk Raadsgroep Besloten (of toch niet?), eens per maand Rol vastgelegd in verordening (conform een reguliere scommissie) Voorbereiden van eensluidende besluitvorming in de Raden Herindelingsontwerp; Visie; Financiën; Leges; APV; sgerelateerde aspecten; Inrichting Griffie; harmonisatievoorstellen voor de nieuwe Raad (Werkgroep) Griffiers Voorbereidend voor Raadsgroep Stuurgroep Neemt alle besluiten binnen de vastgestelde kaders Secretarisoverleg Voorbereidend voor Stuurgroep

8 Belangrijke keuzes voor Raden Wat kies je (gezamenlijk) als ambitie om in ruim tweeënhalf jaar te bereiken in de voorbereiding (en waarom)? Wat kies je (gezamenlijk) als rol voor de gemeenteraden in het voorbereidingsproces? Welke taken/onderwerpen horen bij die rol? Welke structuur van werken en besluiten nemen kies je als gemeenteraden in dit voorbereidingsproces? Hoe geef je de rol van burgers vorm? Wat gaat het kosten en hoe kan je dat dekken/opvangen? Hoe ziet de planning er voor de komende tijd uit?

9 Verdieping: rol gemeenteraden 3 typen fusieonderwerpen: A. Uitsluitend rol gemeenteraden (bv. inrichting griffie) B. Uitsluitend rol Colleges van B&W (bv. benoeming medewerkers) C. Onderwerpen met samenspel in rollen: nader te benoemen Kaderstellende rol: Budget (proceskosten en investeringen bv. ICT), Proces (w.o. rol gemeenteraden), Bv. hoofdlijnen dienstverlening, hoofdlijnen besturing nieuwe gemeente Harmonisatie beleid vòòr (indien gewenst/nodig). Controlerende rol: Kwaliteit, tijdigheid, budgetvoorbereidingsproces Volksvertegenwoordigende rol: Betrekken bevolking (bv. bij visie op nieuwe gemeente en kernenbeleid) Bevorderen transparantie

10 Verdieping: voorbeelden structuur raden Fusie Informele kbg B&W B&W B&W stuurgroep Model Goeree-Overflakkee: Raden in individuele rol Debat (beperkt) tussen Raad en B&W per gemeente Informele afstemming tussen raden in klankbordgroep Stuurgroep coördinatie B&W s Kbg besloten Fusiecommissie stuurgroep B&W B&W B&W Wgn Model Alphen a/d Rijn (o.a.) Debat tussen Raden en Stuurgroep (namens B&W s) in Fusiecommissie Informele en formele afstemming tussen raden in Fusiecommissie Werkgroepen voor deelonderwerpen Stuurgroep namens B&W s Fusiecommissie openbaar Wgn FP stuurgroep B&W B&W B&W Model Schagen (o.a.) Debat tussen fracties en Stuurgroep (namens B&W s) in Fusie met fusiepresidium Raden (alleen) formele rol Werkgroepen voor deelonderwerpen Stuurgroep namens B&W s Fusie openbaar

11 Verdieping: burgerparticipatie Traditioneel weinig burgerparticipatie bij voorbereidingsproces fusie: vaak geen direct belang burgers en betrokkenen (sterk intern/instrumenteel) Inwoners/belanghebbenden wel vaak betrokken bij visie-elementen nieuwe gemeente (karakter, identiteit e.d.). Voorbeeld: kernenbeleid Wel belangrijk dat inwoners/belanghebbenden goed geïnformeerd worden over gevolgen voor hen (met name praktisch) Inwoners/belanghebbenden betrekken bij beleidsformulering nieuwe gemeente. Vraag of en in hoeverre dit aan de orde is. Veel fusies zijn relatief beleidsarm Specifieke onderwerpen waar burgerparticipatie in voorbereiding verder meerwaarde kan hebben: dienstverlening (algemeen/specifieke groepen), eventuele aanpassingen beleid (bv. subsidies, voorzieningen, sociaal beleid)

12 Het proces Gefaseerd Plan van aanpak met mijlpalen, rollen, verantwoordelijkheden, begroting, etc Voorbereidingsfase: herindelingsontwerp, incl naamgeving, visie, financiële scan Besluitvorming: van herindelingsontwerp naar -advies Ontwerpfase: bouwen aan de nieuwe gemeente

13 Aandachtspunten Omgaan met verschillen: omvang, cultuur, gedrag, kwaliteit (On)gelijkheid = feit; (on)gelijkwaardigheid = houding Brede betrokkenheid! Fuseren en innoveren Positie van Middag-Humsterland (en daarmee afhankelijkheid van proces Noord-Groningen c.q. Winsum) In- of ontvlechting van GR-en (m.n. SW Novatec en ISD) Continuering vormen van samenwerking Belang van communicatie

14 Communicatie Uitgangspunt: gelijktijdige en gelijkvormige communicatie Externe communicatie Digitaal: Internetsite, inzet social media, mailings, burgerpanels (?) Post: Huis-aan-huis-bladen, Herindelingskrant (?) Informatiebijeenkomsten; betrekken bij procesonderdelen (W500: visie) Persberichten/persbijeenkomsten Interne comunicatie Personeelsbijeenkomsten Nieuwsbrieven Verslagen van Raadsgroep, Stuurgroep, Projectgroep, BOR Via één intranet: gelijktijdige en gelijksoortige communicatie

15 Tot slot Bereikbaarheid Han Hiemstra VRAGEN??????