EVALUATIE SAMENWERKING WESTERKWARTIER. Salarisbureau Westerkwartier

Transcriptie

1 EVALUATIE SAMENWERKING WESTERKWARTIER Salarisbureau Westerkwartier Versie: 26 juni

2 ALGEMENE INFORMATIE Periode waarop de evaluatie betrekking heeft: 1 november 2013 tot 1 januari 2015 Uitgevoerd door de gemeente: Gemeente Zuidhorn Verantwoordelijk afdelingshoofd: H.J. Zwiep Datum evaluatie: 27 maart

3 Voorwoord In het Westerkwartier is afgesproken om de vier samenwerkingsbureaus jaarlijks te evalueren op basis van een format. Hiermee ontvangt u de evaluatie van het salarisbureau Westerkwartier. De evaluatie heeft plaatsgevonden onder de medewerkers van het bureau en de Managementteams / contactpersonen in de vier Westerkwartier gemeenten. Conclusies, toekomstbeeld en ontwikkelingen Conclusies: o Het salarisbureau kan en moet meer groeien naar een professioneler salarisbureau. o Het salarisbureau heeft de afgelopen periode geen extra kostenbesparing opgeleverd, maar de kostenbesparing bij de start is nog steeds aanwezig o De kwetsbaarheid is voor de individuele gemeenten met de vorming van het salarisbureau afgenomen o De kwaliteit van het salarisbureau werd vorig jaar op onderdelen minder ervaren dan voor de samenwerking, de kwaliteit wordt nu ervaren als hetzelfde als voor de samenwerking Algemene conclusie: Het salarisbureau doet wat het moet doen. De kwaliteit is voldoende, maar er wordt geen extra kwaliteit ervaren ten opzichte van de periode dat er geen gezamenlijk salarisbureau was. Toekomstbeeld: o De komende periode wordt gewerkt aan het verder professionaliseren van het salarisbureau en de kwaliteit van het salarisbureau. o De komende periode wordt gewerkt aan het opstellen van een plan van eisen voor aanbesteding en implementatie van een nieuw salarispakket per 1 januari o Onderdeel van een nieuw pakket is het werken met een eigen portal voor de medewerkers voor onder andere digitaal declareren van reis- en verblijfskosten. Ontwikkelingen komende periode o Een pro-activere houding bij wijzigingen o De verwachtingen beter managen, wat kan wel en wat kan niet o Meer rust aanbrengen in het proces door werkzaamheden ander over het jaar te plannen o In de volgende begroting worden kosten opgenomen voor derden 3

4 ORGANISATIE VAN HET SAMENWERKINGSONDERDEEL Het samenwerkingsonderdeel is ingebed op de afdeling: Afdeling Bedrijfsvoering van de gemeente Zuidhorn. Aantal fte werkzaam aan het begin van de samenwerking: 2,7 Fte. 1,73 Fte Salarisadministrateur A (62,28 uur). 0,97 Fte Salarisadministrateur B (34,92 uur). Aantal fte werkzaam aan het begin van de evaluatieperiode: 2,28 Fte. 1,24 Fte Salarisadministrateur A (44,64 uur) 0,94 Fte Salarisadministrateur B (33,84 uur) Aantal fte werkzaam aan het einde van de evaluatieperiode : 2,28 Fte. 1,24 Fte Salarisadministrateur A (44,64 uur) 0,94 Fte Salarisadministrateur B (33,84 uur) De volgende personele mutaties vonden plaats in de evaluatieperiode: In de evaluatieperiode heeft vervanging in verband met ziekte en vervanging door detachering plaatsgevonden. Opmerkingen ten aanzien van de organisatie / formatie / bezetting: In de eerste helft van het jaar en aan het eind van het jaar is de formatie door ziekte langer dan vier weken niet volledig bezet geweest. Twee collega s Salarisadministrateur A hebben in 2014 overuren gemaakt om de bezetting op niveau te brengen en de werkzaamheden tijdig af te krijgen. 4

5 UITVOERING VAN HET SAMENWERKINGSONDERDEEL Het samenwerkingsonderdeel kent de volgende basisverplichtingen: De salarisadministratie verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. De salarisadministratie wordt aangestuurd door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering van de gemeente Zuidhorn. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het functioneren van het salarisbureau, is eindverantwoordelijk en aanspreekpunt voor het bestuur en MT van de vier Westerkwartiergemeenten en verzorgt jaarlijks een evaluatie. Het salarisbureau is gehuisvest in het gemeentehuis van de gemeente Zuidhorn. De werkzaamheden worden zoveel mogelijk vanuit Zuidhorn verricht, waar nodig worden werkzaamheden verricht in het gemeentehuis van de andere vier Westerkwartiergemeenten. De bezetting van de afdeling is dagelijks gegarandeerd, medewerkers nemen vragen/taken van elkaar over en er is één adres voor het salarisbureau. Het salarisbureau plaatst wijzigingen op intranet. De kosten van het salarisbureau worden evenredig verdeeld over de vier gemeenten naar de verdeelsleutel 1/6 1/6 voor de gemeenten Leek en Zuidhorn en 1/3 1/3 voor de gemeenten Marum en Grootegast. De volgende taken / werkzaamheden horen daarbij: De volgende kerntaken kunnen worden onderscheiden: 5 1. Het verzamelen, controleren, en archiveren van relevante informatie voor de salarisverwerking. De salarisadministratie verzamelt de relevante gegevens voor de salarisverwerking, te weten de vaste en variabele personeelsgegevens en de actuele wettelijke regelingen. Zij controleert of de gegevens zijn geautoriseerd en neemt indien gewenst steekproeven om de juistheid te controleren. De salarisadministratie draagt ook zorg voor de archivering van de gegevens. 2. Het muteren van individuele en collectieve gegevens t.b.v. de berekening van de lonen en salarissen in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem. Da salarisadministratie controleert of alle benodigde informatie aanwezig en geautoriseerd is, om te beginnen met de verloning. Zij voert stamgegevens in, of werkt deze bij en voert de periodieke mutaties in. Zij start de (proef)run(s), voert een controle hierover uit en genereert de loonstroken. Tussentijds vergelijkt zij de cumulatieve stand van de salarissen van de actuele periode t.o.v. die van de voorgaande(n). Ten slotte stelt de salarisadministratie het betalingsvoorstel op en verspreidt de diverse overzichten en rapportages aan belanghebbenden. Periodiek corrigeert de salarisadministratie verwerkingsfouten die ontdekt zijn bij controles of achteraf op basis van ingekomen klachten. 3. Het zorg dragen voor een correcte afwikkeling van te betalen lonen,

6 belastingen en afdrachten De salarisadministratie regelt de te betalen lonen, belastingen en afdrachten. De salarisadministratie vult de aangifte voor de loonheffingafdracht in. Zij verricht diverse controles betreffende de loonsom, inhoudingen en afdrachten en stelt overzichten op aan het management. Daarnaast fungeert de salarisadministratie als vraagbaak voor de organisaties m.b.t. salaristechnische vraagstukken. De salarisadministratie signaleert belangrijke (toekomstige) wijzigingen op salarisgebied richting P&O, management en eventueel het personeel. Daarbij geeft zij de meest voor de hand liggende gevolgen aan van deze wijzigingen. 4. Het aanleveren van gegevens voor de budgetcyclus. De salarisadministratie zorgt voor het aanleveren van gegevens voor de financiële onderdelen van de budgetcyclus. 5. Het zorg dragen voor wijzigingen in het salarisverwerkingssysteem De salarisadministratie brengt indien nodig wijzigingen aan in het salarisverwerkingssysteem (applicatiebeheer). Het applicatiebeheer vindt plaats voor alle vier de gemeenten. # De gemeente Leek geeft de onderdelen drie en vier in eigen huis invulling. Het samenwerkingsonderdeel hanteerde in de evaluatieperiode de volgende doelstellingen: 1. Het uitvoeren en verwerken van de maandelijkse salarismutaties o Ontvangen en verwerken mutaties (subproces) o Tweede muteergang tot salarisstroken (subproces) 2. Het uitvoeren van het jaarwerk salarisadministratie o Rechtmatigheidstoets personeelskosten o Aanleveren gegevens voor begroting/formatieplan, financiële rapportages o Aanleveren van gegevens voor de jaarrekening: Aansluiting salarisadministratie en financiële administratie Specificaties met betrekking tot cafetariamodel 3. Verder professionaliseren salarisadministratie Het delen van kennis en ervaring zorgt ervoor dat de salarisadministrateurs zich blijven ontwikkelen waardoor de salarisadministratie op een hoger niveau wordt getild. Er wordt blijvend gezocht naar nieuwe mogelijkheden en een efficiënter manier van werken, waarbij kwaliteit en dienstverlening voorop staat. 4. Continuïteit/kwetsbaarheid De gemeenten kunnen op ieder moment beschikken over een deskundige salarisadministrateur 5. Financieel voordeel Het samenvoegen van 4 salarisadministraties biedt een financieel voordeel. Deze doelstellingen zijn behaald (incl. toelichting): De doelstellingen 1,2, en 5 zijn behaald. 6

7 Deze doelstellingen zijn niet behaald (incl. toelichting): Doelstellingen 3 heeft verder vorm gekregen maar is nog niet uit ontwikkeld. In de loop van het jaar zijn steeds minder fouten gemaakt. Maar het aantal fouten moet nog verder worden terug gebracht. Het verder professionaliseren moet leiden tot meer rust in het proces, dat is in de tweede helft van het jaar beter gelukt, maar aan het einde van het jaar liepen de werkzaamheden uit de planning en was de rust ook weer uit het proces verdwenen. Het verder professionaliseren moet leiden tot kwaliteitsverbetering, c.q. minder fouten. Ook dat heeft in de eerste helft van het jaar niet de gewenste resultaten opgeleverd. De bezetting op het Salarisbureau is bij een volledige bezetting goed, maar op de vrijdag en tijdens vakanties minimaal. Het salarisbureau kent 6 parttime medewerkers. Dit vraagt om extra aandacht voor afstemming en overdracht van de werkzaamheden, delen van kennis en ervaring, plannen van maandelijks werkoverleg en zo nodig wisseling van werkdagen van parttimers. parttimers. Doel 2015 Het verder professionaliseren moet leiden tot meer rust in het proces, tot kwaliteitsverbetering, c.q. minder fouten. Naast de reguliere werkzaamheden hebben de volgende activiteiten plaatsgevonden ter verbetering / ontwikkeling van het samenwerkingsonderdeel: Met het salarisbureau is een heimiddag belegd. Dit met de bedoeling om gezamenlijk tot een eenduidig beeld en afspraken te komen ter verbetering van de verschillende processen. De afspraken waren voor een deel nieuw, maar toch vooral ook herbevestiging van bestaande afspraken die niet voor alle gemeenten op dezelfde wijze werden uitgevoerd. Het samenwerkingsonderdeel heeft er op de volgende manieren voor gezorgd dat de bereikbaarheid voor en de evt. aanwezigheid bij de andere gemeenten geborgd was: Er is op verschillende manieren contact met de vier Westerkwartier gemeenten over de dagelijkse gang van zaken tussen de salarisadministrateurs en medewerkers en met de P&O medewerkers bij de deelnemende gemeenten. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering heeft contacten met verschillende MT-leden gemeente Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn. Het salarisbureau heeft één mailadres en telefoonnummer. Voor wat betreft mail en telefoonverkeer zijn alle medewerkers aanspreekpunt, waarmee de onderlinge uitwisselbaarheid wordt bevorderd. Specifieke vragen worden overigens wel door een vast contactpersoon beantwoord. Het contact tussen het samenwerkingsonderdeel en de samenwerkende gemeenten heeft als volgt een invulling gekregen: Zie hiervoor. Opmerkingen over de uitvoering van dit onderdeel: Geen. 7

8 8

9 FINANCIEN De volgende tabel laat een overzicht zien van de kosten en inkomsten in de evaluatieperiode. Tabel 1: financieel overzicht Uitgaven Begrote uitgaven Werkelijke uitgaven Resultaat Salarissen en sociale lasten /- 212 Arbeidskosten Inhuur Centric / personeel van derden Digitalisering PD s studiekosten medewerkers / Saldo / Inkomsten Begrote inkomsten Werkelijke inkomsten Saldo geen geen geen Hieruit kan de volgende conclusie worden getrokken: De daadwerkelijke uitgaven komen overeen met de geraamde kosten voor wat betreft de salariskosten. De overige kosten zijn niet geraamd, maar wel gemaakt. Aan de vier gemeenten zijn de volgende bedragen in rekening gebracht op basis van de onderliggende samenwerkingsovereenkomst: Grootegast: Leek: Marum: Zuidhorn: Opmerkingen over de financiën: In de volgende begroting een bedrag opnemen voor kosten derden. 9

10 ERVARINGEN VAN ANDERE GEMEENTEN De samenwerkingsgemeenten ervaren de verhouding tussen de mate van ondersteuning en de ondersteuningsbehoefte als volgt: De ondersteuning en ondersteuningsbehoefte wordt als voldoende ervaren, maar wel wordt opgemerkt dat de ondersteuning professioneler kan worden verleend. Het verrichten van de werkzaamheden lijkt rommelig en de indruk bestaat dat de medewerkers het te druk hebben. Daarnaast is het verwachtingspatroon niet altijd duidelijk. Van het salarisbureau wordt op onderdelen een meer pro-actieve houding verwacht. De samenwerkingsgemeenten ervaren het kwaliteitsniveau als volgt: De kwaliteit van dienstverlening wordt door de samenwerkingsgemeenten verschillend ervaren. De gemeente Leek geeft aan dat de geleverde kwaliteit/dienstverlening onder het niveau is van wat zij gewend waren. De inzet is er maar de kwaliteit die wordt verwacht wordt niet geleverd. Er worden nog teveel fouten gemaakt. Dit laatste wordt ook zo door de gemeente Marum ervaren. Alle vier gemeenten hebben aangegeven meer kwaliteit en deskundigheid te verwachten, waarbij onder andere kan worden gedacht aan een proactieve houding waarbij met de klant wordt meegedacht en over en weer wordt gecommuniceerd. Ook hebben de gemeenten aangegeven beter bediend te kunnen worden in de Planning & Controlcyclus. Zuidhorn en Grootegast ervaren de kwaliteit van dienstverlening over het algemeen niet als beter of slechter dan voor de samenwerking. Ten opzichte van de 2013 ervaren de vier gemeenten wel een lichte verbetering in de dienstverlening. De samenwerkingsgemeenten zijn positief op de volgende onderdelen: De salarissen worden iedere maand betaalbaar gesteld. Vragen worden beantwoord. Het salarisbureau doet wat het moet doen. De inzet en flexibiliteit van het bureau is positief. De samenwerkingsgemeenten hebben de volgende verbeterpunten meegegeven: Zorg voor een betere planning en breng meer rust is het proces. Dit onder andere door de grote stroom van de mutaties in de eerste ronde te verwerken Beoordeel of sommige werkzaamheden op een ander moment in het jaar kunnen plaatsvinden. Werk aan het managen van de verwachtingen. Geef duidelijkheid over de taken van de medewerkers salarisadministratie en de taken van de medewerkers personeelsfunctionaris. Zorg dat er geen ruis ontstaat bij overdracht van taken tussen de functionaris salarisbureau en medewerkers personeelszaken. Als een vraag niet direct kan worden beantwoord meld dat dan. Geef meer pro-actief informatie vanuit het bureau over wijzigingen. 10

11 Eventuele overige opmerkingen samenwerkingsgemeenten: We moeten de kunst beter leren verstaan dat we elkaar kunnen vinden. Daar hoort ook bij om duidelijk aan te geven wat wel kan en wat niet. Hoe om te gaan met loonbeslag op het salaris van een medewerker? Op zichzelf zijn deze gegevens vertrouwelijk. Of de medewerkers van het salarisbureau deze kunnen delen met anderen is afhankelijk van het doel dat daarmee wordt gediend. Volgens advies van de VNG is het voorstelbaar dat de leidinggevende pas wordt geïnformeerd als de loonbeslagen een structureel karakter krijgen en dat bij dreigende integriteitsproblemen de leidinggevende altijd wordt geïnformeerd. Conclusie naar aanleiding van de input van samenwerkingsgemeenten: Het salarisbureau doet wat het moet doen. De kwaliteit is voldoende, maar er wordt geen extra kwaliteit ervaren ten opzichte van de periode dat er geen gezamenlijk salarisbureau was. 11

12 CONCLUSIES EN TOEKOMSTBEELD De evaluatie heeft de volgende conclusies opgeleverd: Het salarisbureau kan en moet meer groeien naar een professioneler salarisbureau. Het salarisbureau heeft de afgelopen periode geen extra kostenbesparing opgeleverd, maar de kostenbesparing bij de start is nog steeds aanwezig De kwetsbaarheid is voor de individuele gemeenten met de vorming van het salarisbureau afgenomen De kwaliteit van het salarisbureau werd vorig jaar op onderdelen minder ervaren dan voor de samenwerking, de kwaliteit wordt nu ervaren als hetzelfde als voor de samenwerking De volgende doelstellingen zijn (naar aanleiding van deze evaluatie) op de volgende evaluatieperiode van toepassing: De komende periode wordt gewerkt aan het verder professionaliseren van het salarisbureau en de kwaliteit van het salarisbureau. De komende periode wordt gewerkt aan het opstellen plan van eisen en aanbesteding van het salarispakket per 1 januari Onderdeel van een nieuw pakket is het werken met een eigen portal voor de medewerkers voor onder andere digitaal declareren van reis- en verblijfskosten. De volgende ontwikkelingen worden in de volgende evaluatieperiode verwacht: Een pro-actievere houding bij wijzigingen De verwachtingen beter managen, wat kan wel en wat kan niet Meer rust aanbrengen in het proces door werkzaamheden anders over het jaar te plannen Opstellen plan van eisen, aanbesteding en implementatie van een nieuw salarispakket per 1 januari De volgende financiële gevolgen worden naar aanleiding van deze ontwikkelingen verwacht: In de volgende begroting worden kosten opgenomen voor derden 12