Vacaturemelding Stichting VluchtelingenWerk Oost Nederland. coördinator financiële afdeling (m/v)

Transcriptie

1 Vacaturemelding Stichting VluchtelingenWerk Oost Nederland Informatie algemeen Het werkgebied van de Stichting VluchtelingenWerk Oost Nederland (VWON) omvat de provincies Gelderland en Overijssel, enkele Utrechtse gemeenten en enkele gemeenten in Flevoland. Het werkgebied is opgedeeld in vier regio's, de werkzaamheden worden lokaal uitgevoerd. Het hoofdkantoor van de stichting inclusief de staf en ondersteunende diensten (communicatie, personeel, (financiële) administratie en automatisering), geclusterd in het bedrijfsbureau, is gevestigd in Arnhem. Activiteiten De activiteiten van de stichting richten zich op de belangenbehartiging van vluchtelingen en op ondersteuning en begeleiding van asielzoekers, vluchtelingen en andere nieuwkomers. De integrale dienstverlening is rond 4 programmalijnen georganiseerd: toelating&terugkeer; vestiging & algemene diensten, inburgering en (arbeids)participatie. De werkzaamheden worden zowel decentraal (in de gemeenten) als centraal (in opvangcentra voor asielzoekers (AZC's), Proces Opvang Locatie (POL) en Aanmeldcentrum (AC) in Zevenaar uitgevoerd. Bij VWON werken circa 4650 medewerkers. Het grootste deel van het uitvoerende dienstverlenende werk wordt gedaan door de meer dan 4400 vrijwilligers op circa 70 locaties. Vacature De afdeling Financiële Zaken (FZ) bestaat op 1 januari 2018 uit een twee medewerkers financiële administratie, uit één medewerker uitvoering crediteuren administratie en uit één controller, tevens hoofd bedrijfsbureau. In verband met het aantal uit te voeren projecten en verdere professionalisering van de organisatie zijn wij per 1 januari 2018, vooralsnog voor 1 jaar, op zoek naar een nieuwe collega voor de functie van coördinator financiële afdeling (m/v) voor 24 tot 28 uur per week De hoofdtaken van deze functie zijn: Beheren en adviseren ten aanzien van subsidies, begroting en budgetten Financieel-administratief ondersteunen van projecten Functioneel aansturen van de drie medewerkers FZ Werkprocessen beheren en faciliteren Als meewerkend voorman/voorvrouw verrichten van financieel administratieve werkzaamheden. De werkzaamheden zijn in bijgaande functiebeschrijving verder uitgewerkt Functie-eisen HBO werk- en denkniveau en relevante opleiding op financieel gebied. Inhoudelijke kennis van de financiële administratie, de salarisadministratie en de daarbij behorende wet- en regelgeving. Goed bekend met het personeels- en financiële systeem Odoo. Het kunnen combineren van goede adviesvaardigheden aan nauwkeurig kunnen werken en zowel klant- als resultaatgerichtheid kunnen functioneren.

2 Informatie over de functie De bijgevoegde functiebeschrijving coördinator financiële afdeling is van toepassing. De coördinator financiële afdeling ressorteert hiërarchisch onder het hoofd bedrijfsbureau. Informatie over de vacature Aanstelling is in het werkgebied van VluchtelingenWerk Oost Nederland Werkdagen en -tijden zijn in overleg te bepalen. De CAO Sociaal Werk is van toepassing. Inschaling vindt plaats in schaal 8 van de salarisregeling CAO heeft een bereik van 2494,- tot 3.553,- bruto per maand bij een volledig dienstverband van 36 uur per week. Informatie over de procedure Vragen over de inhoud van de functie kunnen worden gesteld aan Eddy May, hoofd bedrijfsbureau via telefoonnummer of VOIP 2332 (niet op maandag) of via een aan emay@vwon.nl Informatie over de procedure is te verkrijgen bij PO&O, te bereiken op telefoonnummer (intern 2997). Deze vacature wordt tegelijkertijd intern en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid gaan interne kandidaten voor. Reageren Sollicitatiebrief met curriculum vitae, o.v.v. 'coördinator financiële afdeling (28)' per sturen aan vacaturecofz28@vwon.nl Reacties moeten uiterlijk 4 december 2017 om uur binnen zijn. Gesprekken zullen plaatsvinden spoedig daarna, op het hoofdkantoor. Kandidaten ontvangen hierover tijdig bericht.

3 Coördinator financiële afdeling Algemene kenmerken De coördinator financiële afdeling werkt op de afdeling financiële administratie binnen het bedrijfsbureau en controleert, adviseert en coördineert. Bovendien verricht de coördinator in voorkomende gevallen financieel administratieve werkzaamheden voor VWON. De financieel administratieve werkzaamheden zijn divers. Doel van de functie Het ondersteunen en adviseren van de organisatie inzake financieel management, financiële projectadministratie en de uitvoering van de P&C cyclus. Daarnaast het beheren van rekeningen t.b.v. de debiteuren- en crediteurenadministratie en het verwerken van boekingen hiervoor. Organisatorische positie De coördinator financiële afdeling ressorteert hiërarchisch onder het hoofd bedrijfsbureau en geeft zelf functioneel leiding aan een team van financieel administratief medewerkers. Werkt in voorkomende gevallen samen met stagiaires en/of vrijwilligers, treedt eventueel op als mentor/begeleider. gebieden gebied 1 Beheren van en adviseren over subsidies, begroting en budgetten Is binnen de gehele organisatie een vraagbaak op financieel administratief terrein en treedt op als adviseur inzake financieel management. Adviseert en ondersteunt directie en regiomanagers ten aanzien van het subsidieregister (Odoo). Past afgesproken kengetallen toe bij de inrichting van het subsidieregister. Monitort beschikkingen en vaststellingen. Stelt budgetten op en verzorgt, desgevraagd, budgetoverzichten. Verricht interne controlewerkzaamheden en bewaakt ten aanzien van het eigen taakveld de vastgestelde administratieve organisatie. Verricht ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de controller, verricht voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van begroting en jaarrekening (en tertaalrapportages) zoals uitzoeken balansposten en opstellen specificaties. Adviezen, ondersteuning en informatie zijn gegeven op het gebied van subsidies, begroting en budgetten. gebied 2 Financiëel-administratief ondersteunen van projecten Ondersteunt projectleiders bij het aanvragen van projectsubsidies. Beoordeelt begrotingen en kostprijsberekeningen ten behoeve van projecten. Stelt kaders op waarbinnen begrotingen en berekeningen worden gemaakt. Verricht financieel administratieve werkzaamheden t.b.v. projectleiders van Stichtings- en Verenigingsbrede projecten. Verricht in voorkomende gevallen voor de projectleiders voorbereidende financieel administratieve werkzaamheden ten behoeve van de verantwoording van de projecten aan subsidiënten. Adviezen en ondersteuning zijn gegeven aan projectleiders op het gebied van stichtings- en verenigingsbrede projecten. Begrotingsrichtlijnen voor projecten zijn opgesteld.

4 gebied 3 Werkprocessen beheren en faciliteren Verzorgt het functioneel beheer van het tijdschrijfsysteem in Odoo, ondersteunt P&O bij het inrichten hiervan. Verzorgt het functioneel beheer en de inrichting van het boekhoudpakket en subsidieregister in Odoo. Werkprocessen zijn gefaciliteerd en beheerd, zodanig dat de werkzaamheden in het tijdschrijfsysteem en in het boekhoudpakket, tijdig en correct kunnen worden verwerkt. gebied 4 Financieel administratieve werkzaamheden verrichten en coördineren Verwerkt een grote verscheidenheid aan mutaties, waaronder begrepen de maandelijkse salarisjournaalpost, inkoopfacturen, alle mutaties op de bankrekeningen. Schrijft in opdracht uitstaande rekeningen uit, maakt memoriaalboekingen, ziet toe op te activeren uitgaven, voert betalingsopdrachten uit en bewaakt daarbij de liquiditeit. Bewaakt de debiteurenportefeuille, stelt aanmaningen op en informeert na overleg het incassobureau. Beheert een aantal tussenrekeningen en verricht hiervoor boekingen, bewaakt de tussenrekeningen en voorschotrekeningen. Coördineert de werkzaamheden van de overige teamleden op de financiële administratie Financieel administratieve werkzaamheden zijn verricht, zodanig dat de debiteuren- en crediteurengegevens tijdig en correct zijn verwerkt. Salarissen zijn gecontroleerd en geboekt. Profiel van de functie Kennis HBO werk- en denkniveau. Inhoudelijke kennis van de financiële administratie, de salarisadministratie en de daarbij behorende wet- en regelgeving. Goed bekend met Odoo. Specifieke functiekenmerken Goede uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal. Respecteert de vertrouwelijkheid van de hem/haar ter beschikking staande informatie. Flexibiliteit/aanpassingsvermogen. Nauwkeurigheid/zorgvuldigheid. gerichtheid/doelgerichtheid. Klantgerichtheid. Samenwerking. Efficiency/organisatievermogen.

5