Privacyverklaring voor medewerkers

Transcriptie

1 Privacyverklaring voor medewerkers Ga snel naar: 1 ALGEMENE INFORMATIE 2 2 DE AVG, WAT IS DAT? 2 3 WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS? 2 4 WAT HOUDT VERWERKEN IN? 2 5 WAAROM WIJ GEGEVENS OVER JOU VERWERKEN 2 6 WIE HEEFT INZAGE IN JOUW PERSOONSGEGEVENS? 3 7 DOORSTUREN VAN PERSOONSGEGEVENS 3 8 GEGEVENS DIE WE VAN JOU VERWERKEN 3 9 VERPLICHTING OM PERSOONSGEGEVENS TE VERSTREKKEN 4 10 BEWAARTERMIJNEN 4 11 HET BEVEILIGEN VAN PERSOONSGEGEVENS 4 12 JE GEGEVENS INZIEN OF LATEN WIJZIGEN 5 13 ALS JE VRAGEN HEBT OF EEN KLACHT WILT INDIENEN 5 14 AANPASSEN VAN DE PRIVACYVERKLARING 5 Verwerkingsverantwoordelijke: Het Spectrum Postbus BL DORDRECHT Dordrecht, juli 2018 versie 1.0

2 1 ALGEMENE INFORMATIE Je ontvangt deze informatie omdat Het Spectrum het zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens belangrijk vindt. We zijn daarom transparant over de verwerking van persoonsgegevens om jou duidelijk te maken hoe en waarom we jouw persoonsgegevens verwerken, maar ook welke rechten je hebt en hoe je die kunt gebruiken. 2 DE AVG, WAT IS DAT? Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. In de hele Europese Unie (EU) geldt nu dezelfde privacywetgeving die het omgaan met persoonsgegevens regelt. Deze wet zorgt ervoor: 1. dat jouw privacy-rechten verder zijn versterkt, 2. dat organisaties meer verantwoordelijkheid dragen voor de persoonsgegevens die zij verzamelen en 3. dat alle Europese toezichthouders dezelfde stevige bevoegdheden hebben voor het handhaven. Wil je meer weten over de AVG, ga dan naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: 3 WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS? Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn naam, geboortedatum en adres, maar ook (zakelijk) adres of (zakelijk) telefoonnummer. 4 WAT HOUDT VERWERKEN IN? Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Voorbeelden van verwerkingen zijn: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, doorzenden, verspreiden, met elkaar in verband brengen, afschermen en vernietigen van persoonsgegevens. Er zijn situaties waarin besluitvorming over de verwerking geautomatiseerd wordt uitgevoerd met behulp van gecombineerde gegevens (profilering). Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming over medewerkers en/of arbeidsovereenkomsten. 5 WAAROM WIJ GEGEVENS OVER JOU VERWERKEN Wij verwerken jouw gegevens op grond van gerechtvaardigde belangen van Het Spectrum en omdat bepaalde wet- en/of regelgeving dat aan ons oplegt. Wij verzamelen gegevens van jou, zodat: 1. we een arbeidsovereenkomst kunnen opstellen en uitvoeren, denk onder meer aan het berekenen en uitbetalen van je salaris en het uitvoeren van het personeelsbeleid; 2. we kunnen voldoen aan alle wet- en regelgeving, zoals het afdragen van belasting, van premiegelden en voor identificatie; 3. we de dienstverlening aan onze klanten kunnen organiseren en realiseren, denk onder meer aan het roosteren, het beheren van de formatie en het inzetten van de juiste disciplines voor werkzaamheden; 4. we klanten en hun naaste netwerk kunnen informeren over het team dat de zorg op zich neemt en over andere personen die daarbij betrokken zijn; Pagina 2 van 5

3 5. we collega s kunnen informeren; 6. sommige verwerkingen doen we alleen als jij ons daarvoor persoonlijk toestemming geeft, zoals het publiceren van je foto voor promotiedoeleinden (zie ons Foto- en filmprotocol). 6 WIE HEEFT INZAGE IN JOUW PERSOONSGEGEVENS? Jouw persoonsgegevens gebruikt Het Spectrum alleen voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst die we samen zijn aangegaan. Het Spectrum zorgt ervoor dat inzage in jouw persoonsgegevens beperkt is. Om dat te realiseren is de toegang tot jouw gegevens beveiligd. Dit betekent dat een medewerker (zoals hieronder beschreven) alleen jouw persoonsgegevens kan en mag inzien als die van belang zijn voor het uitvoeren van zijn of haar specifieke functie. Onderstaand overzicht toont welke medewerkers welk inzicht hebben in jouw persoonsgegevens: 1. Volledig inzicht: a. medewerkers van de afdeling P&O en de salarisadministratie; b. je leidinggevende(n); c. medewerkers in en ondersteunend aan het Centraal managementteam (CMT) en het bestuur; d. juristen bij een juridische procedure. 2. Beperkt inzicht: a. alle medewerkers en vrijwilligers van Het Spectrum, denk bijvoorbeeld aan de contactlijsten voor telefonie en en publicaties in nieuwsbrieven; b. klanten en hun naasten, zodat wij hen kunnen informeren over de medewerkers die hen zorg bieden en/of daarbij betrokken zijn; c. organisaties aan wie we gegevens moeten verstrekken (doorsturen) vanwege een (wettelijke) verplichting, denk aan de Belastingdienst, het UWV en het pensioenfonds. 3. Zeer beperkt inzicht: a. medewerkers van organisaties waarmee we samenwerken, zoals van ziekenhuizen, huisartspraktijken, apotheken en de gemeente. Hierbij kun je denken aan je naam, je functie, je werklocatie, je zakelijke adres en je zakelijke telefoonnummer; b. medewerkers van leveranciers. Hierbij kun je denken aan je naam, je functie, je werklocatie, je zakelijke adres en je zakelijke telefoonnummer. 7 DOORSTUREN VAN PERSOONSGEGEVENS Wij sturen alleen gegevens van jou door aan andere organisaties wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze arbeidsovereenkomst of wanneer hiertoe een wettelijke verplichting is. Het Spectrum stuurt alleen de noodzakelijke gegevens door. Dan gaat het bijvoorbeeld om gegevens voor de Belastingdienst, opleidingsinstituten en het UWV. 8 GEGEVENS DIE WE VAN JOU VERWERKEN Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van medewerkers: 1. Gedetailleerde identiteitsgegevens: a. je BSN-nummer; b. je voorna(a)m(en), je roepnaam, je initialen en je titel(s); c. je geslacht, je geboortedatum, je geboorteplaats en je nationaliteit; d. je bankgegevens, waaronder jouw IBAN (bankrekeningnummer); e. een kopie van je ID-bewijs (paspoort of rijbewijs). Pagina 3 van 5

4 2. Gedetailleerde contactgegevens: a. je privéadres; b. je telefoonnummer(s) en je adres(sen); c. contactgegevens in geval van nood. 3. Gegevens over je burgerlijke staat en de samenstelling van je huishouden; 4. Verklaring(en) omtrent je gedrag (VOG); 5. Je loonbelastingverklaring; 6. Gegevens over gevolgde opleidingen, cursussen en stages: a. periode; b. soort en niveau van de opleiding, cursus of stage; c. het behaalde resultaat, hierbij kun je denken aan geslaagd, certificaat, niet afgerond, afgerond. 7. Gegevens over je functie, zoals organisatie-eenheid, arbeidsrelatie en arbeidsduur; 8. Gegevens over de aard, de inhoud, je aanstelling en/of de beëindiging van je arbeidsovereenkomst; 9. De persoonsgegevens die we tijdens de sollicitatieprocedure over je hebben verzameld; a. raadpleeg daarvoor de Privacyverklaring voor sollicitanten; 10. Gegevens over gebeurtenissen, functioneringsgesprekken en loopbaanbegeleiding tijdens je dienstverband, zoals: a. je afwezigheid, bijvoorbeeld bij verlof, ziekte, arts bezoek; b. documentatie over functioneringsgesprekken en loopbaanbegeleiding; c. functie(niveau)- en salarisaanpassingen; d. salarisberekeningen en salarisstroken. 9 VERPLICHTING OM PERSOONSGEGEVENS TE VERSTREKKEN Het is noodzakelijk dat je je persoonsgegevens verstrekt. Alleen wanneer wij over voldoende informatie beschikken, kunnen wij jouw arbeidsovereenkomst uitvoeren en goede dienstverlening organiseren voor onze klanten. Wanneer je ons niet de juiste of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, zijn wij niet in staat jouw dienstverband op de afgesproken wijze en/of volgens de wettelijke verplichtingen uit te voeren. In het uiterste geval kan het zijn dat we onze arbeidsovereenkomst moeten beëindigen. 10 BEWAARTERMIJNEN Jouw persoonsgegevens bewaren wij ten minste 7 jaar, gerekend vanaf het moment dat alle arbeidsovereenkomsten met jou zijn beëindigd. Alleen in bijzondere situaties moeten wij jouw persoonsgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld tijdens een juridische procedure. 11 HET BEVEILIGEN VAN PERSOONSGEGEVENS Wij beveiligen jouw persoonsgegevens met administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Met behulp van ons privacy managementsysteem beoordelen we op vaste momenten of aanvullende maatregelen nodig zijn. Pagina 4 van 5

5 12 JE GEGEVENS INZIEN OF LATEN WIJZIGEN Zowel voor jou, als voor ons, is het belangrijk dat de gegevens die we van je verwerken correct zijn. Jij mag natuurlijk ook iets vinden over de verwerking van jouw gegevens. Daarvoor bieden wij je de volgende mogelijkheden: 1. als je dat wenst, kun je vragen om inzage in de persoonsgegevens die we over jou verwerken; 2. wanneer je constateert dat de gegevens die we over je hebben vastgelegd onjuist zijn of als je situatie is veranderd, kun je ons verzoeken die onvolkomenheden te herstellen; 3. onder bepaalde omstandigheden mag je ons verzoeken je gegevens te wissen, namelijk: a. als wij de gegevens niet meer nodig hebben; b. als wij je gegevens onterecht verwerken; c. als de wettelijk toegestane bewaartermijn is verstreken. 4. voor persoonsgegevens die wij verwerken op basis van jouw persoonlijke toestemming, geldt dat je de toestemming weer kunt intrekken, zoals het gebruik van je foto. Als je inzage of wijziging wilt, neem dan contact op met de afdeling P&O. Stuur een naar Wij nemen daarna contact met je op om een afspraak te maken. Als het een verzoek tot wijziging of verwijderen betreft, beoordelen we ook of we het verzoek mogen uitvoeren. Vanzelfsprekend informeren we je daarover. 13 ALS JE VRAGEN HEBT OF EEN KLACHT WILT INDIENEN Als je nog vragen hebt of je wilt een klacht indienen over de verwerking van jouw persoonlijke gegevens, kun je terecht bij de Functionaris gegevensbescherming (FG). Je kunt jouw vraag of klachten schriftelijk of per indienen bij de Functionaris gegevensbescherming (FG) die binnen Het Spectrum toeziet op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Contactgegevens voor het indienen van een vraag of klacht: Het Spectrum t.a.v. Functionaris gegevensbescherming Postbus BL DORDRECHT Wil je de volgende informatie in de vraag of klacht verwerken? 1. waar de vraag/klacht over gaat: Vraag/Klacht persoonsgegevens medewerker; 2. je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en adres; 3. een beschrijving van de vraag/klacht. 14 AANPASSEN VAN DE PRIVACYVERKLARING Het Spectrum kan deze privacyverklaring aanpassen als zij dat noodzakelijk vindt. Wanneer deze aanpassing in werking treedt en bij belangrijke wijzigingen, informeert Het Spectrum jou daarover. Pagina 5 van 5